7. Kết cấu khóa luận
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản
trích theo
lương tại Công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT 2.3.1. Ưu điểm
Sau quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT, với kiến thức đã được giảng dạy tại học viện kết hợp với thức tế công việc, em đã học hỏi
được rất nhiều bài học bổ ích về kế toán, đặc biệt là công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Với một doanh nghiệp thương mại như DGT, bộ máy kế toán nói chung cũng như công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng được xây dựng tương đối phù hợp, có nhiều ưu điểm, cụ thể như:
- Bộ máy kế toán gọn nhẹ
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT tương đối gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Các nhân viên kế toán được sắp xếp công việc phù hợp với trình độ học vấn và khả năng làm việc của mỗi cá nhân. Mỗi phần hành kế toán đều được phân công cụ thể cho từng kế toán viên. Việc phân chia nhiệm vụ cụ thể như vậy giữa các bộ phận giúp cho việc hạch toán được chính xác, đầu đủ và kịp thời các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ. Đơn vị luôn chú trọng đến việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ kế toán viên bằng việc thường xuyên tổ chức các buổi học thêm để nâng cao nghiệp vụ, vì vậy hiện nay đội ngũ kế toán của DGT tương đối vững mạnh về chuyên môn và có kinh nghiệm trong công việc.
- Hính thức kế toán hợp lý
DGT đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chứng từ kế toán được kế toán viên cập nhật liên tục, đầy đủ và kịp thời, quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty rất khoa học, thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sách. Vì vậy, việc lập các báo cáo tài chính được thực hiện một cách chính xác.
Quy trình tính lương thông qua cơ sở ban đầu là bảng chấm công người lao động luôn
đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, thống nhất trong một tháng và giữa 12 tháng trong năm. Phương pháp tính lương đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Việc ghi chép dữ liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác, kịp thời, hợp lí và đúng
quy định của pháp luật. Hiện nay, doanh nghiệp đang áp dụng hai hình thức trả lương
rất phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty: trả lương theo thỏa thuận
áp dụng cho bộ phận văn phòng và trả lương theo doanh thu cho bộ phận bán hàng nhằm khuyến khích người lao động làm việc có trách nhiệm, năng suất cao, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Công tác hạch toán TL và CKTTL được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Những người lao động nghỉ hưởng BHXH được theo dõi sát sao, các chứng từ phải đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan mới được chấp nhận, có sự xem xét kĩ lưỡng,
cẩn thận cho từng trường hợp để xét đúng mức hưởng BHXH và đảm bảo sự công bằng giữa tất cả mọi người.
- Thanh toán tiền lương đúng hạn
Việc thanh toán tiền lương hàng tháng cho người lao động thông qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt, trả lương theo đúng thời điểm quy định của công ty. Việc thanh toán tiền lương thông qua tài khoản ngân hàng giúp giảm sai sót, mất mát, thiệt hại với kế toán viên khi phải làm việc với số tiền lớn và mỗi người lao động lại nhận một
mức lương khác nhau. Đồng thời, trả lương đúng hạn cũng tạo ra cho người lao động sự tin tưởng, thoải mái khi đi làm, kích thích khả năng sáng tạo của người lao động, nâng cao trách nhiệm, hăng say lao động cống hiến cho doanh nghiệp.
Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương luôn được tính toán cẩn thận, chính xác, đầy đủ theo đúng tỷ lệ pháp luật quy định, được phân bổ đúng cho từng đối tượng
nhiều nhược điểm do bộ máy kế toán của doanh nghiệp mới thành lập chưa lâu, còn non trẻ về kinh nghiệm, đôi khi vẫn phải đảm nhận công việc chồng chéo đã dẫn đến những hạn chế như:
- Chấm công chưa hợp lý
Việc chấm công như hiện nay chỉ thể hiện rằng người lao động đã làm theo ngày công
nhưng vẫn chưa sát sao được số giờ làm của một người. Đôi khi, người lao động xin đi muộn/về sớm một giờ nhưng vẫn được chấm công làm đủ giờ, như vậy là chưa công bằng với những người đi làm đầy đủ.
- Chỉ tính tiền thuế TNCN1 lần/năm
Đối với việc tính thuế TNCN, kế toán viên không tính thuế cho người lao động theo tháng mà đến năm tài chính sau mới thực hiện việc tính thuế TNCN phải nộp rồi nhập
dữ liệu vào phần mềm kế toán. Tiền thuế thu nhập cá nhân của người lao động trong vòng một năm là tương đối lớn mà chỉ tính một lần dẫn đến việc xử lí sẽ rất phức tạp,
dẫn đến nhầm lẫn, nộp thiếu,...
- Chưa có những khoản phụ cấp cho người lao động
Công ty hiện nay vẫn chưa áp dụng mức phụ cấp trách nhiệm đối với những người đảm nhận chức trách quản lí, phụ cấp ăn ca, đi lại, liên lạc với nhân viên bán hàng. Dù đây là những khoản phụ cấp không bắt buộc, nhưng những khoản phụ cấp như vậy sẽ có tính chất khuyến khích và giúp người lao động gắn bó với doanh nghiệp lâu
hơn.
- Chưa có phần mềm kế toán riêng
Hiện nay, công ty vẫn đang sử dụng phần mềm kế toán 3TSoft là phần mềm miễn phí
Bộ phận kế toán của DGT sẽ chỉ phân chia công việc cho nhân viên kế toán chính thức chịu trách nhiệm chính và thực hiện các công việc như ghi nhận sổ sách, kí hóa đơn mua hàng, giữ quỹ và lập phiếu thu cho khách hàng,... còn lại toàn bộ những công việc khác như nhập dữ liệu lên máy tính, phần mềm, lập hợp đồng mua bán hàng hay tính lương và trợ cấp cho nhân viên đều được thực hiện bởi các nhân viên part-time là sinh viên năm ba, năm tư và có cả những sinh viên không theo học chuyên
ngành kế toán. Các bạn sinh viên chưa ra trường còn thiếu sót rất nhiều kinh nghiệm cũng như các kiến thức kế toán thực tế nhưng lại được trực tiếp đảm nhận các công việc kế toán đòi hỏi tính cẩn thận, tỉ mỉ của một công ty. Từ đó, họ sẽ rất dễ gây ra những nhầm lẫn và sai sót trong quá trình làm việc, làm mất nhiều thời gian hơn để kiểm tra lại.
Dưới đây là những nguyên nhân dẫn đến tồn tại các hạn chế đó:
- Nguồn nhân lực
Với đặc điểm hoạt động là một doanh nghiệp thương mại thu hút được rất nhiều nhân
sự trẻ là sinh viên đến từ nhiều trường đại học, cao đẳng, bên cạnh điểm mạnh là sự trẻ trung, năng động và sáng tạo, thế nhưng với những vị trí quản lý quan trọng, yêu cầu kinh nghiệm và sự cẩn thận, tỉ mỉ như kế toán thì lại là một nhược điểm lớn. Số lượng nhân sự kế toán giàu kinh nghiệm còn ít, ngay cả những kế toán viên chính thức cũng mới chỉ có khoảng 1-2 năm kinh nghiệm làm việc thực tế, trong khi đó, khối lượng công việc ngày càng tăng cao khiến cho tiến độ công việc đôi lúc bị chững
lại cũng như dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình làm việc. - Ban giám đốc ít quan tâm đến bộ phận kế toán
Ban giám đốc của DGT vẫn còn coi nhẹ, chưa nhận thức được mức độ quan trọng của bộ máy kế toán, chưa dành nhiều sự quan tâm đúng mức cho hoàn thiện bộ máy kế toán để đáp ứng yêu cầu ghi nhận giao dịch đầy đủ, khách quan, trung thực và kịp thời. Dù đã đề xuất về việc áp dụng các phần mềm kế toán hiện đại hơn vào thực tế, nhưng hiện nay vẫn chưa được chấp thuận. Doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng phần53
việc thay vì sử dụng máy tính do doanh nghiệp cung cấp, mỗi khi máy tính gặp trục trặc sẽ tốn thời gian để sửa chữa, làm gián đoạn công việc.
- Sự liên kết trong bộ máy kế toán còn yếu
Sự liên kết trong bộ máy kế toán của DGT còn mang tính cơ học, ghép nối. Khối lượng công việc của kế toán trưởng bị dồn lại quá nhiều trong khi các kế toán và thực
tập sinh chưa thể chia sẻ cùng, khiến cho nhiều công việc bị dồn lại trong thời gian ngắn, nên dễ gây chồng chéo, ách tắc, đặc biệt vào khoảng thời gian phải hoàn tất BCTC cho đơn vị.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 đã trình bày thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT và đưa ra được những số liệu, bảng biểu, sơ đồ cụ thể mà em đã thu thập được trong quá trình thực tập tại đơn vị. Nhìn chung, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp tương đối đơn giản, hình thức kế toán hợp lí nhưng vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế cần khắc phục.
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
XU HƯỚNG CÔNG NGHỆ SỐ DGT
3.1. Định hướng phát triển của Công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT
3.1.1. Định hướng phát triển chung của công ty
Trong tương lai gần, mục tiêu phát triển của Công ty TNHH Xu hướng Công nghệ số DGT tập trung chủ yếu trên các khía cạnh:
Thứ nhất: Áp dụng công nghệ hiện đại vào quy trình kinh doanh của doanh
nghiệp. Thời gian gần đây, khi khoa học công nghệ phát triển nhanh mạnh, đặc biệt trước sự bùng nổ của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, đã xuất hiện nhiều phương thức kinh doanh mới dựa trên nền tảng phát triển trực tuyến như: dữ liệu lớn, điện toán đám mây, kết nối vạn vật, công nghệ tự động hóa trong qua trình sản xuất và kiểm soát chất lượng... Những hình thức công nghệ này không những giúp doanh nghiệp áp dụng để nâng cao năng suất và đảm bảo chất lượng mà còn có thể kết hợp cùng nhau để đổi mới các hoạt động của doanh nghiệp từ phân tích thói quen tiêu dùng của khách hàng, quảng bá sản phẩm, tư vấn trực tuyến, kiểm soát sản xuất và chất lượng tự động, quản lý tài chính, làm việc từ xa... Qua đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn thông qua tối ưu hóa quy trình kinh doanh,
làm tăng năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm, nâng cao chất lượng khâu
tiêu thụ sản phẩm và chính sách hậu mãi.
Thứ hai: Liên tục nâng cao chất lượng và đổi mới các sản phẩm nhằm mang
lại cho người tiêu dùng nhiều lựa chọn và trải nghiệm, đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe của thị trường. Nhu cầu tiêu dùng của con người là vô hạn, các doanh nghiệp
dù có cố gắng đến mấy cũng khó có thể chiều lòng được hết đòi hỏi ngày càng khắt khe của người tiêu dùng. Chính vì lẽ đó, doanh nghiệp nên đi sâu để tìm ra hướng
phục vụ, cung cấp sản phẩm tận tình, chu đáo hơn. Hơn nữa, DGT sẽ chú trọng hơn việc phát triển bộ phận truyền thông nhằm đảm nhiệm việc nghiên cứu về khách hàng,
nhu cầu thị trường, đối thủ cạnh tranh... để cung cấp các chính sách về sản phẩm, giá cả, phân phối. Công việc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quảng cáo và khuyếch
trương sản phẩm, góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Thứ ba: Không ngừng đầu tư phát triển và hoàn thiện cơ sở vật chất, ưu tiên
đầu tư để toàn bộ hệ thống cửa hàng khang trang, rộng rãi, sạch đẹp hơn đồng thời xem xét mở thêm nhiều chi nhánh bán hàng tạo điều kiện cho người mua dễ dàng tìm
đến được với DGT.
Thứ tư: Tăng cường đào tạo, nâng cao chuyên môn, kĩ năng cho cán bộ công
nhân viên và đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân bán hàng để gây dựng uy tín
với khách hàng. Doanh nghiệp tập trung vào xây dựng và triển khai có hiệu quả kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên theo hướng thiết thực, sát với yêu cầu công việc; đổi mới nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo, bồi dưỡng để giúp cán bộ, công nhân viên có thể dễ dàng học hỏi, nghiên cứu và vận dụng trong quá trình công tác.
Thứ năm: Cải thiện chế độ đãi ngộ, mức lương thưởng và trợ cấp dành cho
nhân viên giúp họ yên tâm làm việc lâu dài và cống hiến hết sức mình cho doanh nghiệp. Một số chế độ đãi ngộ cho người lao động mà DGT đang có kế hoạch triển khai như thưởng hiệu suất làm việc, lương tháng 13, hỗ trợ người lao động khi mua nhà, mua xe,... sẽ tạo cho người lao động tinh thần phấn khởi, giảm thiểu áp lực công
việc và giữ chân họ ở lại với doanh nghiệp.
3.1.2. Định hướng phát triển của bộ phận kế toán
Trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, bộ phận kế toán sẽ có nhiều định hướng để phát triển công việc:
- Mở rộng phạm vi làm việc
Thành tựu to lớn của cách mạng công nghiệp 4.0 với những ứng dụng tiện ích như vạn vật kết nối, dữ liệu lớn, số liệu hóa... sẽ giúp công việc của kế toán viên không bị
giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Kế toán viên dù ở bất kì đâu cũng có khả năng hoàn thành công việc kế toán để bắt kịp tiến độ của đơn vị.
- Công việc của bộ phận kế toán được hỗ trợ kịp thời, giải phóng sức lao động cho nhân viên kế toán:
Thành tựu công nghệ 4.0 không những không tước đi cơ hội nghề nghiệp của kế toán
viên mà còn giúp kế toán viên hoàn thành những công việc lặp đi lặp lại một cách nhàm chán như nhập dữ liệu thủ công lên phần mềm kế toán. Các ứng dụng trí tuệ nhân tạo Blockchain có thể giúp người lao động giảm bớt gánh nặng nghiệp vụ tuân thủ.
- Tối đa hóa hiệu quả của các nguồn lực
Việc phát triển hệ thống trí tuệ nhân tạo, vạn vật kết nối trên toàn thế giới sẽ mở ra cơ hội mới để bộ phận kế toán tiếp cận những phần mềm kế toán hiện đại với giá cả phù hợp. Từ đó, sử dụng hiệu quả nguồn lực, tiết kiệm thời gian, nhân lực, tiệm cận hệ thống kế toán, kiểm toán quốc tế. Thông qua việc sử dụng các trang thiết bị, chương trình, công nghệ số hiện đại, kế toán viên có thể thu thập được các thông tin, dữ liệu mà trước đây tốn rất nhiều thời gian mới có thể làm được. Công nghệ đám mây đã được áp dụng nhiều trong các doanh nghiệp để lưu trữ dữ liệu kế toán, giảm thiểu rủi ro cho các kế toán viên về lưu trữ dữ liệu kế toán...
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và
các khoản
kế toán. Bởi lí do này, các giải pháp giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại DGT sẽ được đề xuất dưới đây.
- Bổ sung hoàn thiện quy chế tính lương cho người lao động:
Hiện nay, công ty vẫn áp dụng cách tính lương cho người lao động dựa trên thỏa thuận hợp đồng lao động và doanh thu bán hàng, nhưng chưa hỗ trợ cho người lao động các khoản phụ cấp như phụ cấp ăn ca, đi lại, phụ cấp trách nhiệm,... Mặc dù đây
là những khoản phụ cấp không bắt buộc nhưng khi doanh nghiệp có thêm chính sách