7. Kết cấu của đề tài
2.2.1. Kế toán các khoản phải thu
* Đặc điểm các khoản phải thu của công ty
- Các khoản phải thu của công ty: + Phải thu KH
+ Phải thu khác
+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Những trường hợp làm phát sinh các khoản phải thu
+ Các khoản phải thu KH phát sinh khi có các giao dịch mua - bán giữa DN với KH, trong đó DN cung cấp hàng hóa cho KH và KH sẽ thanh toán sau. KH có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
+ Các khoản phải thu khác phát sinh trong những trường hợp như: phải thu tiền bồi thường vật chất như hư hỏng máy móc, hàng hóa, mất mát tiền hoặc tài sản của công ty; tiền cổ tức, lãi tiền gửi; tài sản thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân; ... Thông thường, trong hoạt động kinh doanh của công ty, các khoản phải thu này ít phát sinh.
+ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là khoản thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động SXKD của DN, được khấu trừ theo luật thuế.
- Hệ thống chứng từ sử dụng
Kế toán sẽ sử dụng: Đơn đặt hàng, Phiếu xuất kho, Phiếu thu, Hóa đơn GTGT, Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn bán hàng, Giấy báo Có của Ngân hàng, ...
- Hệ thống TK sử dụng
+ TK 131 “Phải thu khách hàng” + TK 138 “Phải thu khác”
+ Các TK liên quan như TK 111, 112, 511, ... - Hệ thống sổ sách sử dụng
+ Sổ Cái TK 131, 138
+ Sổ chi tiết TK 131, 138 và các TK khác liên quan như TK 111, 112, 511, . + Sổ Nhật ký chung
+ Khi có các giao dịch bán chịu hoặc xảy ra các trường hợp làm phát sinh công nợ phải thu, kế toán phải tiến hành lập hóa đơn, ghi nhận các chứng từ, tiến hành hạch toán và ghi sổ trên phần mềm.
+ Sau khi ghi sổ, kế toán phải quản lý và thu hồi các khoản nợ này đầy đủ và đúng kỳ hạn.
+ Khi khách hàng trả nợ, kế toán lập Phiếu thu (nếu nợ được trả bằng tiền mặt), hoặc nhận Giấy báo Có của Ngân hàng (nếu nợ trả bằng chuyển khoản), và ghi
vào các sổ liên quan.
* Kế toán các khoản phải thu khách hàng
- Qui trình bán hàng của Công ty Techno
Sơ đồ 2.4. Qui trình bán hàng của công ty
+ Tiếp nhận Đơn đặt hàng: Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận các đơn đặt hàng của KH. Sau đó, xác định công ty có đủ nguồn hàng cũng như thỏa thuận về giá cả, đồng thời gửi lại một biên bản Xác nhận đơn đặt hàng cho KH.
+ Xét duyệt bán chịu: Công ty cần tìm hiểu các thông tin có liên quan để đưa ra đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định có chấp nhận bán chịu hay không. Sau khi được xét duyệt, kế toán lập Biên bản xác nhận công nợ. Bước xét duyệt này sẽ giúp công ty đảm bảo khả năng thu hồi nợ, phòng tránh rủi ro về nợ khó đòi hay thậm chí không thu hồi được.
+ Chuẩn bị hàng và giao hàng cho khách: Kế toán lập Phiếu xuất kho và chuyển cho Bộ phận Kho. Bộ phận Kho sẽ thực hiện xuất hàng và giao hàng đến cho KH cùng vời Biên bản giao nhận hàng.
+ Lập hóa đơn: Kế toán lập Hóa đơn bán hàng và Hóa đơn GTGT, đảm bảo hóa đơn cung cấp đầy đủ và chính xác về hàng hóa, số lượng hàng cũng như số tiền hàng.
+ Theo dõi công nợ: Kế toán theo dõi nợ sát sao cũng như gửi những thông báo đến KH, đảm bảo KH thanh toán đúng thời hạn.
+ Xét duyệt hàng bán bị trả lại: Khi hàng hóa bị lỗi hay hỏng, bị khách hàng trả lại, kế toán cần ghi giảm trừ khoản phải thu của những hàng hóa này.
+ Xét duyệt xóa các khoản nợ không thu hồi được: Cần có quyết định xét duyệt của cấp trên về việc xóa các khoản nợ này. Sau đó kế toán sẽ cập nhật lại vào sổ sách.
Người nộp tiền: CÒNG TY cố PHẤN ĐIẸN CHIỂU SẢNG HÀI PHÒNG Địa chi: số 1, đường Hoàng Diệu. P .Minh Khai Q. Hồng Bàng, TP. Hãi Phòng
, Công ty điện chiếu sáng Hãi Phòng thanh toán tiền mua đèn LED theo HD
ý o: số 0002056 ngày 12/11/2018
số: NTTK18Ũ33O Ngày: 12/11/2018
r
Taikhoam 1121
Số tài khoăn đon vị thụ hưởng: 0 6810062030
Tại ngân hàng: Ngân hàng Quân đội
Số tiền: 1.061.500.000 Loại tiền: VND
Số tiền bang chữ: Một tỹ không trăm sáu mười JIiot triệu năm trăm nghìn đồng
Diễn giãi Sn tiền nguyên tệ (VXD) So tiền (VND)
Ghi Ntf GhiCo
Công ty điện chiếu sáng Hãi Phòng
thanh toán tiền mua đèn LED theo
HD số 0002056 ngày 05/11/2018
1.061.500.000 1.061.500.000 1121 131
Sơ đồ 2.5. Qui trình ghi sổ các khoản phải thu KH kết hợp với Misa
- Qui trình lập hóa đơn và hạch toán
Ví dụ 1: Ngày 05/11/2018, công ty bán 50 đèn led chiếu sáng đường phố cho Công
ty Cổ phần điện chiếu sáng Hải Phòng, tổng tiền hàng chưa thuế là 965.000.000 đồng.
Kế toán sẽ tiến hành lập Hóa đơn GTGT (Phụ lục 3) làm 2 liên, 1 liên giao cho KH, 1 liên lưu lại tại phòng và sử dụng để hạch toán.
Nợ TK 131 1.061.500.000
Có TK 5111 965.000.000
30
Có TK 33311 96.500.000
Ke toán sẽ vào Misa phần Bán hàng, lập Chứng từ bán hàng, nhập các thông tin về
KH, hàng hóa, tiền hàng, thuế GTGT, ... như trên hóa đơn. Phần mềm sẽ tự động ghi dữ liệu vào Sổ NKC, Sổ chi tiết TK 131 cũng như Sổ Cái TK 131. (Minh họa cách nhập Misa được trình bày trong Phụ lục 3).
Đến ngày 12/11/2018, Công ty Cổ phần điện chiếu sáng Hải Phòng thanh toán tiền
hàng qua chuyển khoản. Khi nhận được Giấy báo Có, kế toán sẽ cập nhật lên phầnNợ TK 1121 1.061.500.000
Có TK 131 1.061.500.000
Công ty Co phần Techno Việt Nam Corporation
So 68, pho Me, thị tran Me, huyện Gia Vien, tính Ninh Bình, Việt Nam GIẢYBẤO CÓ
Giám đỗc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Thũ quỹ
(Ký, họ tên)
Kê toán trưởng Người lập phiêu Người nộp tiên
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Chứng từ Dien giải TKdoi Phát sinh S ⅛ hiệu Ngaythang Ny Có Sadu đâu kỳ- 18. ũ 72.555 C5ng⅛ι ATNADEiNIM______________________________________ ____ ... - - -
Cong ty LP điện chiếu S áng Hải Phòng 05/1IZZOlS Bán đèn LED cho
Công ty CP điện chiều sáng Hãi Phòng
5111 965.000.000
33311 96500.000 12/1 IZZOl
S KH trã tĩển đèn LED qua chuyên khoăn
1121 !.Ofil .500.000
____ ... - - -
CSng ty TPiHH MTV CCfkhL S3 14/1 IZZOl
S Bán mấy gia công cho Công ty TNHH MTV _______Cữ khi S3________
5111 50.764.000
20/1 IZZOl
S KH trã tiên mấy gĩa công bang tĩen mặt
Illl 50.764.000
____ ... ____
CSng phát sinhSodv CUOL kỳ 15.5 S 7.233 ^ 15.015.674 __________________3_____
19.044.114
Ví dụ 2: Ngày 14/11/2018, công ty bán chịu một lô hàng gồm các loại máy gia công cho Công ty TNHH một thành viên cơ khí 83. Tổng giá trị tiền hàng là 50.764.000, thuế suất 0%. Định khoản:
Nợ TK 131 50.764.000
Có TK 5111 50.764.000
Kế toán cũng tiến hành lập Hóa đơn GTGT và nhập liệu vào Misa để hạch toán và
lên sổ.
KH trả tiền hàng bằng tiền mặt vào ngày 20/11/2018. Định khoản:
Nợ TK 1111 50.764.000
Có TK 131 50.764.000
Đồng thời kế toán cũng lập Phiếu thu 3 liên, liên 1 và 2 lưu lại, liên 3 giao cho
Công tỵ Cô phân Technn Việt Nam Coqioration
So 68, pho Me, thị tran Me, huyện Gia Viễn, tỉnh Ninh Bình, Việt Nam
Mầu sổ: Ql -TT
(Ban hành theo OD số 48/2006/QĐ-
BTC ngày ỉ 4/9/2006 của Bộ trường BTC) PHIẾU THU Ngày 20 tháng 11 năm 2018 Quyển số: ... SỔ: PTN18Ữ636 Nợ: Hll Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty TNHH một thành viên cơ khi 83
Địa di TP. Hà Nội
Lý do nộp: Thu tiên hàng Cóng ty TNHH một thành viên cơ khi 83
SỐ tiền: 50.764.000 VND
Viêt băng chữ: Năm mươi triện bày trăm sáu mươi tít nghìn đông.
Kèm theo:...chứng từ gốc
Giám đôc Kê toán trường Người nộp tiên
(Ký, họ tên, đóng dâu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày.... tháng... năm... Người lập phiêu (ĩCý, họ ten) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Nguyễn Thành Công
Đã nhận đù SO tiền (Viểt bang chữ): Năm mươi triệu bảy trăm sáu mưcá tư nghìn đồng.
(Nguồn: Tài liệu phòng Kế toán)
32
- Mau Sổ chi tiết và Sổ Cái TK 131:
CÔNG TY CP TECHNO VlET NAM CORPORATION
Địa chĩ: So 68, pho Me, thị trần Me, huyện Gia Vien, tĩnh Ninh Bình, Việt Nam
SỎ CHITIỂT TẢI KHOiAN TK 131 - Phii thu khách hàng
Ngày tháng ghi SO Chúng từ Diễn giãi TK Qoi úng So tiền Ghichủ SH Ngaythan g 4 Ntf Có 1 2 3 5 6 7 8 So Qu Qau kỳ 18.072.jjj 05/11/2018 05/11/2018 Bán đèn LED chữ Công ty CP điện chiếu sáng HP 511 965.000.000 333 96.500.000 12/11/2018 12/11/2018 KH trã tiền đèn LED qua chuyên khữãn 112 1.061.500.000 -... -... -... 14/11/2018 14/11/2018
Bán máy gia công cho Công ty TNHH
MWctfldii 83
511 50.764.000
20/11/2018 20/11/2018 KH trà tiền máy gia công bằng tiền mặt Ill 50.764.000 - ... ... ... cộng phát sinh 13.986.233 16.013.674 So Qu CUOi kỳ 19.044.114 Ngày 31/12ZZ01S
Ngv⅛i ghi &□ (Ký và ghi ro họ tên)
Ke toán trv⅛ng (Kỹ và ghi ro họ tên)
Giám đổc
(Ký và ghi ro họ tên)
CÔNG TY CP TECHNO ÌTỆT NAM CORPORATION
Địa chi: sổ 68, phổ Me, thị trnn Me, huyện Gia Vien, tĩnh Ninh Bình, Việt Nam
SÔ CÃI
TK 131 - Phãi thu khách hàng Tháng 11/2018
- Mau Sổ Nhật ký chung
COKC TY CP TLCHNCI JTlT N-UI CORPORATION
Địa. ữhĨ! Sũ 68, phở JIe, thị traɑ JIe, huyện Gia Vien, tĩnh Niah Eiah, Việt Nam Ngày
thang ghi SQ
Chửng tử Dlen giãi TK đổi
ứng SQ tiền SH Ngày tháng 4 Nự Có 1 ĩ 3 5 6 7 ... ... ....... C5/11/201 Ĩ BH000 07 C5/11/201 Ĩ Bần d⅛n LED (Ccng ty CP diện Chi=U sáng HP) Dnznh thu bần hàng 5111 965.000.000 Thr.= GTGT dâu ra phãi nộp 33311 96.500.000~ PhiithuKH 131 1.0⅛1.500.000 ~ Chng 1.051,500,000 1.051,500,000 12/11/201 8 'HTKO Ol 12/11/201 8
Thu tiên cân (Công ty CP điện
chi=u sáng HP) Ill 3J.C00.CM -.... ... -.... 14/11/201 8 BH00Ữ15 14/11/2018 Bán máy gia còng (Ccng ty TNHH
mệt thành vi≡n Cữ khi S3)Phái thu KH 131 50.754.000
Dnanh thu bán hàng 5111 50.764.000 Cộng 50.764.000 50,764,QOQ 20/11/201 8 PTOO S 20/11/201 8
Thu tiên máy gia công (Câng ty TNHH mệt thành vi=n cơ khi
83)
Tian mạt Illl 50.764.000
Phli thu KH 131 50.764.000
Cnng 50,764,QOQ 50,764,QOQ
— — — ... —
Teag Ciittg 350.67012.020 3 50. ⅞7fi.
⅛12.020^
Người ghi sổ Ke toán truing Giám Qoc
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rồ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
(Nguồn: Tài liệu phòng Kế toán)
34
sỏ NHẠT KÝ CHUNG
Ngày tháng ghi sỗ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng So tiền Ghichú SH Ngày tháng Ny Cờ 1 2 3 5 6 7 8 So dư đầu kỳ 13/12/201 8 13/12/201 8
Mua máy cua bàn của Công ty CP Công nghệ vả thiết bị hàn chi nhánh Hải Phòng 331 1.430.000 Cộng phát sinh 1.430.ŨO Ữ Số dư cuỗỉ kỳ' _______________lỉ___ 1.430.ŨO Ữ
Người ghi sổ Ke toán trưởng Giám Soc
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Ngày 30 tháng 11 năm 201S
Người ghi 3D kê tũáu trương Giầm diet
(Kỹ và ghi rõ họ tên) (Kỹ và ghi rõ họ tàn) (Kỹ vả ghi rõ họ tàn)
(Nguồn: Tài liệu phòng Kế toán)
* Kế toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
- Chứng từ sử dụng: Ke toán sử dụng Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bảng kê, ...
- Qui trình ghi sổ: Tương tự như kế toán các khoản phải thu KH, chỉ khác sổ được sử dụng là của TK 133, 1331 và các TK liên quan khác.
- Qui trình hạch toán:
Ví dụ 3: Ngày 13/12/2018, Công ty mua mảnh cắt và cán dao của Công ty CP Công nghệ và thiết bị hàn chi nhánh Hải Phòng, tiền hàng chưa có thuế là 1.300.000 đồng, thuế GTGT là 10%. Dựa vào Hóa đơn GTGT do người bán cung cấp, kế toán sử dụng Misa, vào phần Bán hàng đề nhập chứng từ mua hàng. Trong phần Chứng từ
mua hàng sẽ có mục Thuế, kế toán nhập thuế suất là 10%. (Minh họa nhập vào Misa
được trình bày trong Phụ lục 3). Hạch toán:
Nợ TK 156 1.300.000
Nợ TK 1331 130.000
Có TK 331 1.430.000
- Sổ Cái TK 132
CÔNG TY CP TECHNO VIỆT NAM CORPORATION
Địa chỉ: sỗ 68, phố Me, thị trấn Me, huyện Gia Viễn, tỉnh Ninh Bình, Việt Naui
SỐ CÁI
TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Tháng 12/2018
(Nguồn: Tài liệu phòng Kế toán)
Sổ hiệu
Tên TK
Sỗ dư đạn nãm Sỗ phát sinh Số dư cuỗỉ năm
Nự Cò Nự Có Nợ Có À B 1 2 5 6 9 10 TK trong bảng Ill Tiền mặt 276.589.346 1.009.712.812 578.927.111 707.375.047 ' Illl Tiền VN 276.589.346 1.009.712.812 478.927.111 807.375.047 112 TGNH 15.289.754.300 50.918.652.566 918.088.127 65.290.318.739 112 1 TienV N 15.289.754.30 0 50.918.652.56 6 918.088.127 65.290.318.73 9 131 Phảithu KH 30.987.615.455 25.815.617.928 20.775.192.834 25.947.190.361 138 Phải thu khác
* Kế toán các khoản phải thu khác
Ke toán sử dụng TK 138 “Phải thu khác” để hạch toán các giao dịch thuộc khoản mục này. Tuy nhiên, hiện nay, các trường hợp phát sinh những giao dịch này là rất ít, bởi vậy kế toán cũng ít dùng đến TK 138.
Ví dụ 4:
Ngày 18/11/2018, kế toán kho qua kiểm kê phát hiện thiếu một máy thổi khí Turbo
trị giá 3.200.000 đồng. Việc hàng bị thiếu này chưa xác định được nguyên nhân tại sao, do ai và đang chờ được xử lý. Kế toán sẽ phải hạch toán hàng hóa này vào TK 1381 “Hàng thiếu chờ xử lý’”.
Đến ngày 2/12/2018, xác định được lý do tài sản bị thiếu và nhận được biên bản xử lý của cấp trên, ví dụ trách nhiệm thuộc về nhân viên quản lý kho và người này phải bồi thường giá trị máy thổi khí Turbo. Số tiền bồi thường này sẽ bị trừ vào lương
tháng 4 của người quản lý này. Lúc này kế toán định khoản: 18/11/2018: Nợ TK 1381 3.200.000 Có TK 156 3.200.000 2/12/2018: Nợ TK 334 3.200.000 Có TK 1381 3.200.000
Đến cuối kỳ, kế toán sẽ sử dụng Misa để cộng các số liệu trên Sổ Cái và lập bảng
142 Chi phí trả trước ngắn 20.865.221 37.827.110 29.046.682 29.645.649 334 Phải trả người lao 214.786.253 214.786.253
2.2.2. Kế toán nợ phải trả
* Đặc điểm các khoản phải trả của công ty
- Các khoản phải trả của công ty bao gồm: + Các khoản phải trả nhà cung cấp
+ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + Phải trả người lao động
+ Các khoản phải trả, phải nộp khác
- Các trường hợp làm phát sinh các khoản phải trả tại công ty
+ Các khoản phải trả người bán phát sinh khi công ty mua chịu công cụ, dụng cụ, máy móc, đồ dùng văn phòng, ...
+ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước là nghĩa vụ của công ty. Công ty phải trả Thuế GTGT đầu ra khi bán hàng hóa cho KH.
- Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Hệ thống tài khoản sử dụng: + TK 331 “Phải trả người bán” + TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp”
+ Các TK liên quan khác như TK 111, 112, ... - Hệ thống sổ sách sử dụng
+ Sổ Cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331, 333, các TK 111, 112, . + Sổ Nhật ký chung
- Trình tự kế toán nợ phải trả
+ Khi có các giao dịch công ty mua chịu phát sinh hoặc khi đến kỳ nộp thuế, kế toán cần tổng hợp các hóa đơn, chứng từ liên quan. Sau đó, dùng Misa để nhập
dữ liệu chứng từ, hạch toán và ghi sổ.
+ Kế toán có trách nhiệm quản lý các khoản nợ phải trả của công ty và đảm bảo chúng được trả đủ khi đến hạn thanh toán.
+ Nếu các khoản nợ thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập Phiếu chi. Nếu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi Ngân hàng. Khi nhận được Giấy báo Nợ từ ngân hàng, kế toán cập nhật vào các sổ sách liên quan.
* Kế toán các khoản phải trả người bán
- Qui trình mua hàng
Sơ đồ 2.6. Qui trình mua hàng của công ty
+ Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Bộ phận mua hàng tiếp nhận các yêu cầu mua