Phân tích công việc là quá trình thu thập thông tin và phân tích đánh giá về công việc trong một cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, hiện tại Hội sở chưa tiến hành phân tích, đánh giá tính chất công việc của từng chức danh cụ thể để bố trí cán bộ, hỗ trợ hợp lý, lập kế hoạch đào tạo và làm cơ sở để đánh giá thành tích. Do đó, hiệu quả làm việc của các cán bộ, công chức Hội sở chưa thực sự cao. Trong thời gian tới, Hội sở cần phải tiến hành một số giải pháp như:
- Ngân hàng cần tiến hành phân tích công việc một cách khoa học và định kì 3-4 năm phải xem xét lại nếu tính chất công việc thay đổi. Cần phải lựa chọn phương pháp phù hợp để thu thập thông tin như sử dụng bảng hỏi, phỏng vấn, hay quan sát … cũng như lựa chọn nhóm chuyên gia, là những người trong Hội sở hoặc thuê chuyên gia bên ngoài cùng thực hiện thu thập thông tin và xây dựng. Sau khi thu thập được các thông tin này, cần tập hợp thành một cuốn sổ tay để phát cho CBNV, phát cho từng CBNV trong cơ quan và đây được coi là cuốn cẩm nang để định hướng hành vi của CBNV.
Tuy nhiên, khi tiến hành phân tích công việc, cần phải tuân thủ nguyên tắc 03 mặt cân bằng đó là:
Hình 4.2: Nguyên tắc cân bằng
Theo đó, trách nhiệm là phạm vi công việc mà một cá nhân bắt buộc phải hoàn thành. Nghĩa vụ là những yêu cầu phải thực hiện đối với công việc như nghĩa vụ báo cáo, nghĩa vụ giải trình, nghĩa vụ tuân thủ những quy tắc, quy định liên quan. Quyền hạn là quyền quyết định, quyền ra lệnh hoặc thực hiện các công việc cần thiết để hoàn thành trách nhiệm được giao.
Vì vậy, để hoàn thành chức vụ, CBNV phải được trao quyền hạn tương ứng với trách nhiệm. Khi quyền hạn và trách nhiệm được giao tương ứng nhau, CBNV cần phải đặt nghĩa vụ lên hàng đầu để làm đúng chức trách.
Hội sở cần xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh cụ thể. Các bản mô tả công việc thường bao gồm ba nội dung như sau:
+ Phần xác định công việc: gồm tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên bộ phận/phòng ban/địa điểm thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp, số người lãnh đạo dưới quyền, mức lương,… Ngoài ra có thể tóm lược một số tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc.
+ Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc: tóm tắt chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm thuộc công việc. Phần này yêu cầu mô tả các câu hỏi chính xác, nêu rõ xem CBNV phải làm gì, thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm như thế nào và tại sao phải thực hiện những nhiệm vụ đó.
+ Các điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường vật chất (máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc, các điều kiện khác có liên quan.
Chức vụ
Nghĩa vụ Trách
nhiệm
Ngoài ra, Hội sở cũng nên xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh công chức. Đây là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với CBNV về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có; các yêu cầu về đạo đức, tinh thần, trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết; các yêu cầu về thể lực.
Bản tiêu chuẩn chức danh công chức phải bao gồm các nội dung cơ bản như tiêu chuẩn về phẩm chất, trình độ chính trị; tiêu chuẩn về đạo đức cách mạng, đạo đức nghề nghiệp; tiêu chuẩn về năng lực chỉ đạo, quản lý; tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn.
Việc xây dựng bản tiêu chuẩn chức danh sẽ giúp Hội sở có căn cứ để xác định các yêu cầu về phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực công tác, trình độ kiến thức của từng chức danh công chức trong hệ thống. Đây cũng có thể sử dụng làm căn cứ để tuyển chọn, bố trí, sử dụng, nhận xét, đánh giá, đề bạt cán bộ và xác định rõ nội dung, chương trình đào tạo, bồi dưỡng; để thực hiện các chính sách, chế độ đãi ngộ khác với CBNV; căn cứ để tổ chức thi tuyền, thi nâng bậc cho CBNV; cơ sở, căn cứ để các CBNV phấn đấu trong học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức lối sống, năng lực, hiệu quả công tác, hoàn thành tốt chức trách, thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của mình.
Hội sở cũng nên xây dựng bản hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc. Bản này gồm các thông tin mang tính định lượng, rõ ràng. Tuy nhiên, các công việc hành chính của Hội sở khó có thể đo lường định lượng mà chỉ các công việc mang tính tác nghiệp mới có thể đo lường bằng phương pháp định lượng. Tuy nhiên, cần chú ý rằng, để đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác, các tiêu chuẩn phải được quy định rõ bằng văn bản, mức độ định lượng của các tiêu chuẩn này tùy thuộc vào nội dung, bản chất công việc của công chức, yêu cầu chung đối với tất cả các tiêu chuẩn là đạt mức độ định lương cao nhất có thể.
Do đặc thù nghề nghiệp nên khi đánh giá CBNV tại Hội sở cần đảm bảo cả ba yếu tố đó là (1) kết quả thực hiện công việc như số lượng, chất lượng công việc; (2) hành vi của người công chức như ý thức chấp hành kỷ luật, thực hiện các quy định của tổ chức; (3) xem xét phẩm chất đạo đức nghề nghiệp của người CBNV.