Cổ phần truyền thông số Vdata.
Trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh của công ty vừa qua, có thể thấy các cán bộ lãnh đạo của công ty đã nhận biết được tầm quan trọng củaCTTDNS, CTTDNS của công ty cũng ngày một hoàn thiện hơn tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải khắc phục. Sau quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực trạng CTTDNS
tại Công ty CPTTS Vdata em xin đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện 70
chỉ căn cứ ở ngay thời điểm hiện tại để đưa ra quyết định, cũng chưa tính đến được các yếu tố như: biến động nhân sự trong tổ chức, số nhân viên sẽ nghỉ việc, nguồn nhân sự bên trong và bên ngoài công ty,... dẫn đến việc xác định nhu cầu tuyển dụng chưa chính xác.
Trong thời gian tới, BPNS của Công Ty Vdata nên yêu cầu các đợn vị, bộ phận
xây dựng và lập ra 3 bản: “ Mô tả công việc”, “ Tiêu chuẩn công việc”, “ Yêu cầu nhân sự” cho các vị trí chứ danh cần tuyển đính kèm với nhu cầu tuyển dụng của phòng ban mình. Thông qua phân tích và tìm hiều các “Bản mô tả công việc”, “Tiêu chuẩn công việc”, “Yêu cầu nhân sự” và trao đổi trực tiếp với các phòng ban, các CBTD có thể xác định chính xác nhân sự phù hợp cho vị trí chức danh công việc cần tuyển. Ngoài ra, các đơn vị cần đưa ra các dự báo về khả năng nhân viên sẽ bị sa thải,
nghỉ việc, cần đào tạo, từ đó mới có con số chính xác về lượng nhân sự cần tuyển, để làm được điều đó công ty cần phải phải thực hiện tốt công tác đánh giá thực hiện công
việc.
- Hoàn thiện công tác lên kế hoạch tuyển dụng cụ thể.
Công ty cần có kế hoạch tuyển dụng cụ thể, chi tiết theo từng giai đoạn trong quá trình thực hiện CTTDNS.
Đối tượng tuyển dụng hướng tới trong giai đoạn tiếp theo của mình là người lao động, sinh viên tốt nghiệp các trường CĐ- ĐH chuyên ngành Kinh tế và Công Nghệ- Kỹ Thuật nên công ty cần lựa chọn địa điểm, nơi và phương pháp thu hút, tìm kiếm ứng viên phù hợp. Qua đó việc thu hút, tìm kiếm các ứng viên sẽ hiệu quả hơn, hồ sơ ứng tuyển vào các vị trí sẽ có chất lượng tốt hơn, công ty cũng sẽ không mất nhiều thời gian và công sức cho bước lọc hồ sơ.
Công ty cũng cần phải phân quy trình tuyển dụng thành nhiều bước nhỏ, từng bước lại tương ứng với một mốc, khoảng thời gian và ngân sách tuyển dụng nhất định
và cụ thể chứ không nên chỉ dựa vào việc ước lượng dựa trên chi phí của các năm trước như hiện tại. Bên cạnh đó, công ty cũng cần có các khoản ngân sách dự trù để
bao nhiêu?....Công ty cần đưa ra các quy định cụ thể về thời gian: Thời gian phỏng vấn? Thời gian thông báo kết quả trúng tuyển? Thời gian thông báo qua thử việc? để có kế hoạch cụ thể hơn trong quá trình tuyển mộ, tuyển chọn và đào tạo nhân viên mới. Ngoài ra công ty cũng cần xác định tỷ lệ sàng một các hợp lý cho mỗi vị trí công
việc cần tuyển trong từng gai đoạn của quá trình tuyển dụng.
3.2.2. Hoàn thiện công tác tuyển mộ.
- Đa dạng và khai thác một số nguồn và kênh tuyển mộ mới.
Đối với nguồn nội bộ, nguồn được cho là mang lại nhiều lợi ích và chất lượng
nhân sự tốt cho công ty. Tuy nhiên, khi sử dụng nhân sự cũ có thể gây ra hiện tượng rập khuôn, máy móc, thiếu tính sáng tạo trong công việc mới. Do đó, công ty phải tổ chức một khóa đào tạo kỹ lưỡng các kỹ năng cần thiết trước khi chuyển họ sang một công việc mới. Ngoài ra, nó còn gây ra hiện tượng hình thành nhóm “ứng cử viên không thành công”. Nhóm này thường có biểu hiện không phục và chống đối với lãnh
đạo và thường tạo ra những xung đột như: chia bè kéo phái, gây mâu thuẫn nội bộ. Để hạn chế tình trạng này, công ty cần đưa ra lý do mà họ không được chọn, động viên họ hoàn thiện kỹ năng, kinh nghiệm để có cơ hội thăng tiến lần sau.
Đối với nguồn bên ngoài, công ty lên mở rộng việc thu hút ứng viên tại các cơ
sở đào tạo. Đây là nguồn tuyển dụng dồi dào và mang lại chất lượng cao cho công ty.
Công ty cần xây dựng mối quan hệ với các trường CĐ- ĐH trên địa bàn, tổ chức các buổi giới thiệu việc làm, các hội chợ việc làm, các tọa đàm nghề nghiệp để thu hút ứng viên và tìm kiếm ứng viên. Công ty cũng nên chú trọng đến việc thu hút các sinh
viên sắp ra trường bằng hình thức thực tập, mặc dù họ chưa có nhiều kinh nghiệm nhưng họ lại được trang bị các kiến thức bài bản, có sức trẻ, nhiệt huyết và sự sáng tạo. Nếu trong quá trình thực tập công ty thấy học thực hiện tốt công việc có thể tạo điều kiện để họ gắn bó với công ty lâu dài.
Họ và tên Năm sinh Giới tính Địa chỉ
Vị trí ứng tuyển
Chỉ tiêu Thang điểm Điểm của ứng viên Ghi chú Thái độ
Trình độ Kỹ năng Kinh nghiệm
việc tốt. Công ty nên xây dựng thông báo tuyển mộ làm nổi bật lên các yếu tố trên. Bên cạnh đó có thể lên các ý tưởng sáng tạo về nội dung (Content Creative), hấp dẫn ứng viên ngay từ những nội dung đầu tiên của tin tuyển dụng, tin tuyển dụng dễ hiểu nhưng vẫn phải đảm bảo sự chính xác, thêm hình ảnh hoặc các video về công ty để tạo sự thu hút cho ứng viên, có thể kết hợp với bộ phận marketing để truyền thông vị trí cần tuyển dụng.
- Thực hiện đánh giá quy trình tuyển mộ.
Hiện tại Công ty vẫn chưa chú trọng và thực hiện bước này trong quá trình xây
dựng và tiến hành thực hiện quy trình tuyển mô của công ty.Vì vậy công ty cần bổ sung công tác này vào trong hệ thống quy trình tuyển dụng hiện tại nhằm đánh giá và
rút kinh nghiệm cho các lần tuyển mộ tiếp theo của mình.
3.2.3. Hoàn thiện công tác tuyển chọn.
- Xây dưng một “ Bảng đánh giá hồ sơ ứng viên”.
Để hạn chế việc đưa ra các quyết định chủ quan và thiếu chính xác trong khi sàng lọc hồ sơ của ứng viên công ty cần phải thiết lập các tiêu chẩn đánh giá phù hợp
và khoa học. Công ty có thể xây dựng “Bảng đánh giá hồ sơ ứng viên” đối với từng vị trí, chức danh cụ thể. Áp dụng phương pháp chấm điểm trên hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí về: giới tính, địa điểm sống, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, mục tiêu, thái độ, ngoại hình. Mỗi tiêu chí sẽ có thang điểm khác nhau dựa vào tầm quan
73
Mục tiêu Ngoại hình Tổng
Ví dụ đối với vị trí trưởng nhóm kinh doanh của công ty thì tiêu chí kinh nghiệm sẽ có điểm tối đa là 4 còn tiêu chí trình độ là 2. Người lọc hồ sơ cần xem xét ứng viên đạt bao nhiêu điểm đối với mỗi tiếu chí. Tổng điểm ở tất cả các tiêu chí là cơ sở để ra quyết định xem có lên loại ứng viên luôn hay không.
- Xây dựng khung câu hỏi phỏng vấn sơ bộ phù hợp.
Để thu được đầy đủ các thông tin cần thiết và hữu ích, tránh đưa ra các câu hỏi
lan mam, không liên quan đến công việc, làm mất thời gian và tiền bạc của đôi bên trong quá trình phỏng vấn sơ bộ. Công ty lên xây dựng một khung câu hỏi đối với mỗi vị trí tuyển dụng cụ thể trong đó có một số câu hỏi để thu thập thông tin cần thiết
mà người phỏng vấn chưa thấy được qua hồ sơ ứng viên. Từ đó thấy được mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng và đưa ra quyết định có nên tổ chức phỏng
vấn trực tiếp cho ứng viên hay không. Ngoài ra trong bước này công ty cần tạo điều kiện để trao đổi với ứng viên thêm các thông tin mà trên thông báo tuyển dụng chưa
111STΓ 11 ...CONG CTEcCHINH... ---pỵ--- 7« —i... 7 O 1 2.
về thông tin, tránh tâm lý hoang mang cho ứng viên, nâng cao nguyện vọng tham gia phỏng vấn trực tiếp và được làm việc tại công ty của ứng viên.
- Kết hợp phỏng vấn trực tiếp tại công ty với làm các bài test kiểm tra năng lực của ứng viên.
Công ty nên xây dựng các bài test để kiểm tra một số khía cạnh như: Khả năng
ty duy, trí tuệ, sự nhạy bén, khả năng ứng xử và giải quyết vấn đêg, trình độ và các kỹ năng liên quan trong quá trình thực hiện công việc.. .Những khía cạnh vẫn chưa thể đánh giá được đối với ứng viên sau khi phỏng vấn trực tiếp tại công ty. Đối với mỗi vị trí tuyển dụng công ty cần xây dựng các bài test cụ thể khác nhau. Ví dụ với nhân viên kỹ thuật công ty có thể sử dụng các bài test như: Test kiến thức cơ bản của ngôn ngữ, công nghệ, Test thuật toán qua các bài lập trình, Test khả năng Debug code
( cho đoạn code sai, hãy tìm đoạn sai và sửa lại hoặc hỏi xem nó sai ở đâu) để kiểm tra trình độ chuyên môn thực tế của ứng viên. Đối với vị trí quản lý, công ty có thể sử dụng những bài test tình huống, giả định sau đó yêu cầu ứng viên đưa ra cách nhìn
nhận và cách giải quyết của bản thân để thấy được óc tư duy, khả năng phân tích chiến lược, chỉ đạo cấp dưới, sự linh hoạt, sáng tạo, quyết đoán trong công việc và tinh thần chịu trách nghiệm của họ. Từ đó, đánh giá được chính xác năng lực và sự phù hợp của ứng viên để ra quyết định có nên cho họ cơ hội làm việc tại công ty hay không.
- Xây dựng kế hoạch thử việc và mẫu đánh giá ứng viên thử việc.
Thử việc được coi như thời gian “sống thử” của ứng viên với công ty, là hoạt động giúp công ty và ứng viên thấy được đôi bên có thật sự phù hợp với nhau hay không. Công ty lên đưa ra một bản kế hoạch đối với nhân viên thử việc tại một ví trí công việc cụ thể một cách bài bản và hệ thống. Trong đó mỗi mốc và khoảng thời gian sẽ tương ứng với một nội dung công việc cụ thể theo một trình tự nhất định để nhân viên có thể làm quen và thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Tại công ty hiện nay vẫn chưa có một “ Mẫu phiếu đánh giá ứng viên thử việc”
75
lên tiếp tục để ứng viên gắn bó với công ty hay không một các khách quan và khoa học.
Bảng 3.2. Bảng đánh giá sau thời gian thử việc
BAXG DAXH GIÁ SAV THOI GIAX THỬ VIỆC
Họ ten: ... Chức vụ:______________________Ngày thử việc:_______________ Người quân Ịỵ trực ậêp:.... Chức vụ: .. --- -... - - - -.
3. 4 5- 111ST T1 ””L””:L””:™so”vdiyBvcXucoNGyT£c™”””””””"””” ''DlS 1 Tmh phức tạp
2 Khỏi lượng công việc S è giò Iam việc Ucmg ngày 3 Tmh sang tạo. Imh động
4 Tmh phôi họp. tô chức 5 Thih thản Trà ch Tihihn
6 Tính kỹ luật
1 Ket quã đạt được (công việc} 8 Kinh nghiệm giãi quyêt
9 Ky năng chuyên mòn 1
0 Khã nãng quăn lý sãp xệp công việc
TOIhGHTFAITDTTiA ΓN⅛1 Γ⅛⅛πa r∣-⅝aτι hộ r-ãr-r-liĩ τi⅛ι)∙
(nguồn timviec365.vn)
Bằng việc đánh giá các yếu tố như: khối lượng và chất lượng làm việc ( có thể tính bằng KPI), thái độ, sự tuân thủ nội quy,... của nhân viên thử việc trên thang điểm các trọng số để nhìn thấy được những gì nhân viên đó đã làm được trong thời gian thử việc tại công ty thông quá điểm số cuối cùng. Đồng thời, nhân viên thử việc cũng được tự đánh giá những gì mà họ đã làm được ngay trên phiếu này.
3.2.4. Hoàn thiện công tác đánh giá sau tuyển dụng.
Hiện tại, công ty vẫn chưa chú trọng quan tâm và thực hiện công tác đánh giá sau tuyển dụng. Điều này khiến cho việc nhận thức được các mặt tích cực, sai sót và
hạn chế cho công ty chưa được chính xác. Do vậy, công ty vẫn chưa đưa ra được các giải pháp hữu hiệu để cải tiến quy trình tuyển dụng ngày một hoạt thiện hơn, giúp cho tổ chức ngày một tiếp cận với được nhiều ứng viên hơn, tuyển được nhiều nhân sự tài giỏi cho tổ chức hơn.
Để giải quyết vấn đề này công ty có thể áp dụng phương pháp: Theo dõi hiệu quả tuyển dụng dựa trên nền tảng dữ liệu có được trong hoạt động tuyển dụng để phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định cải tiến quy trình tuyển dụng của công ty. Việc đánh giá thực hiện tuyển dụng cũng phải được tiến hành một cách thường xuyên theo từng giai đoạn để có được các kế hoạch và quy trình tuyển dụng phù hợp với mục tiêu về nguồn nhân lực và mục tiêu kinh doanh của công ty theo từng giai đọan.
3.2.5. Một số giải pháp khác để hoàn thiện công tác tuyển dụng.
- Thực hiện phân chia quyền hạn, nhiệm vụ, trách nghiệm cụ thể cho từng cán bộ nhân sự.
Để tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu suất trong khi thực hiện các khâu của quy trình tuyển dụng công ty nên thực hiện việc phân chia quyền hạn, nhiệm
vụ, trách nghiệm cụ thể cho từng cán bộ nhân sự trong công ty. Hiện tại một cán bộ nhân sự trong công ty phải thực hiện tất cả các bước từ: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng ( Trưởng phòng nhân sự), tiếp nhận nhu cầu từ trưởng phòng nhân sự, xây dựng
thông báo tuyển mộ, tìm nguồn và kênh tuyển mộ, đăng thông báo tuyển mộ, tìm kiếm ứng viên, tổng hợp và sàng lọc hồ sơ ứng viên, phỏng vấn sơ bộ, đặt lịch hẹn gửi thư mời phỏng vấn trực tiếp, tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn, phỏng vấn trực tiếp ứng viên ( trưởng phòng và chuyên viên tuyển dụng), gửi thư mời tiếp nhận công
việc, hướng dẫn và đào tạo hội nhập cho nhân viên mới (chuyên viên đòa tạo), theo dõi ứng viên trong thử việc. Điều này gây ra hiện tượng bị “loãng” khi thực hiện tất cả các công việc, khối lượng công việc cần thực hiện quá nhiều và không được chuyên
môn hóa dẫn đến hiệu quả không cao. Vì vậy tại mỗi khâu công ty nên phân công 77
Năng lực của CBTD có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng và hiệu quả của CTTDNS của công ty. Trong bối cảnh khan hiếm và cạnh tranh nhân sự có chất lượng
cao gay gắt như hiện nay, CBTD gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình thu hút và tiếp cận người lao động. Điều này đòi hỏi khả năng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ làm công tác tuyển dụng cần ngày một nâng cao và cải thiện. Để nâng cao
trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng công ty có thể đầu tư tổ chức cho nhân viên tham gia các lớp đào tạo bài bản, các hội thảo khoa học với sự tham gia của các chuyển gia quản trị nhân sự, tổ chức các buổi đánh giá, các buổi chia sẻ,...Để nhân viên học tập, rèn luyện và tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng mềm cho bản thân để áp dụng vào công việc.
- Ứng dụng công nghệ để tự động hóa quy trình tuyển dụng.
Trong thời đại 4.0 như hiện nay, công nghệ tạo điều kiện đẩy nhanh hiệu quả, thời gian thực hiện CTTDNS, giúp tiết kiệm công sức, ngân sách mà vẫn mang lại những nhân sự có chất lượng cao cho công ty. Hiện tại công ty chủ yếu sử dụng các công cụ như: Google Driver hoặc execl để quản lý ứng viên và quy trình tuyển dụng những công cụ này ngày càng trở nên lạc hậu và kém linh hoạt trong công tác quản lý và lưu trữ dữ liệu. Viêc áp dụng công nghệ sẽ giúp nhà tuyển dụng trong việc hệ thống, số hóa các hoạt động trong quy trình tuyển dụng bao gồm: đăng tin tuyển dụng,
tiếp nhận và lọc CV ứng viên, đặt lịch phỏng vấn, trả kết quả qua email tự động hay đánh giá CTTDNS từ chi phí, tỷ lệ sàng lọc .. .Công ty có thể áp dụng một số phần mềm trong tuyển dụng hiện nay như: Base E-hiring, AMIS tuyển dụng, Talent Solution, , Greenhouse và Workable.
- Tạo động lực cho người lao động để thu hút và giữ chân nhân tài.