Quy trình thẩm định giá tại công ty áp dụng căn bản theo Tiêu chuẩn thẩm định giá số 5 ban hành theo Thông tư 28/2015/TT-BTC ngày 06 tháng 03 năm 2015, và cụ thể hóa như sau.
Bước 1 Bước 2
Nhận yêu N Lập phương
cầu án định gia
Bước 3 Khảo sát hiện trường,
thu thập thông tin
Bước 4 Xác định giá trị
tài sản
Bước 5 Lập báo cáo định giá,
phát hành chứng thư
Hình 2.2: Quy trình thẩm định giá tại Vinacontrol PV
(Nguồn: Hồ sơ năng lực của Vinacontrol PV)
Bước 1: Nhận yêu cầu thẩm định:
- Phòng Hành chính kế toán của công ty tiếp nhận yêu cầu thẩm định giá của khách hàng thông qua điện thoại, tiếp xúc trực tiếp hoặc từ các nguồn khác.
- Nghiên cứu hồ sơ.
- Gửi và hướng dẫn khách hàng làm theo mẫu đề nghị thẩm định giá, nội dung công văn cần nêu rõ, chi tiết về tài sản cần thẩm định cụ thể (bao gồm các thông tin: loại tài sản, mục đích thẩm định giá, thời điểm thẩm định giá), hướng dẫn khách hàng cung cấp tài liệu.
- Sau khi nhận được thông tin của khách hàng, công ty tiến hành thỏa thuận giá dịch vụ và điều kiện thẩm định, gửi chào phí, soạn thảo và ký kết hợp đồng thẩm định giá.
- Lập biên bản nhận bàn giao hồ sơ định giá.
Bước 2:Lập phương án định giá tài sản
• Xác định tổng quát về tài sản cần thẩm định giá và loại hình giá trị làm cơ sở thẩm định giá
Từ công văn đề nghị thẩm định giá đã nhận được ở Bước 1, thẩm định viên đã xác định:
- Khách hàng, những người sử dụng kết quả thẩm định giá.
- Các cơ sở pháp lý, đặc điểm cơ bản về đặc tính, tính năng, thông số kỹ thuật (tên máy móc thiết bị, model, xuất xứ, năm sản xuất, năm đưa vào sử dụng, công suất, năng suất, chế độ hoạt động, tình trạng hao mòn hiện tại, các yêu cầu bảo dưỡng, hiệu quả sử dụng, đã từng đại tu, sửa chữa lớn) của tài sản cần thẩm định giá và các tài sản so sánh (nếu có).
- Mục đích thẩm định giá của khách hàng.
- Các điều kiện ràng buộc trong xác định đối tượng thẩm định giá: Cán bộ thực hiện thẩm định giá cần phải đưa ra những giả thiết và điều kiện bị hạn chế đối với những yêu cầu và mục đích thẩm định giá của khách hàng, những yếu tố ràng buộc ảnh hưởng đến giá trị tài sản, những giới hạn về tính pháp lý, công dụng của tài sản, ...Việc đưa ra những điều kiện hạn chế và ràng buộc của cán bộ thực hiện thẩm định giá phải dựa trên cơ sở:
+ Có sự xác nhận bằng văn bản của khách hàng, trên cơ sở nhận thức rõ ràng những điều kiện đó sẽ tác động đến bên thứ ba thông qua kết quả thẩm định giá.
+ Phù hợp với quy định của luật pháp và các quy định hiện hành khác có liên quan.
+ Trong quá trình thẩm định giá, nếu chuyên viên thẩm định giá thấy những điều kiện hạn chế và ràng buộc đưa ra là không chặt chẽ hoặc thiếu cơ sở thì phải xem xét lại và thông báo ngay cho lãnh đạo và cho khách hàng.
- Xác định thời điểm thẩm định giá.
- Xác định các nguồn dữ liệu cần thiết cho cuộc thẩm định giá.
- Xác định rõ cơ sở giá trị của tài sản. Cán bộ thực hiện thẩm định giá cần xác định rõ loại hình giá trị làm cơ sở cho việc thẩm định giá là giá trị thị trường hay giá
trị phi thị trường. Việc xác định cơ sở giá trị của tài phải phù hợp với những quy định của pháp luật hiện hành và các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.
• Lập kế hoạch thẩm định giá
- Mục đích lập kế hoạch thẩm định giá là nhằm xác định rõ ràng những công việc phải làm và thời gian thực hiện từng bước công việc cũng như thời gian cho toàn bộ quá trình thẩm định giá, cụ thể:
+ Căn cứ công văn đề nghị thẩm định giá, công ty thành lập tổ thẩm định giá, lập phương án phân công nhiệm vụ thực hiện công việc của từng thành viên trong nhóm thực hiện để đảm bảo đúng quy trình, và chất lượng thẩm hoạt động thẩm định giá.
+ Xác định các tài liệu cần thu thập về thị trường, tài sản, tài liệu so sánh.
+ Phát triển các nguồn tài liệu, đảm bảo tính trung thực của nguồn tài liệu và phải được kiểm chứng.
+ Xây dựng tiến độ nghiên cứu, xác định trình tự thu thập và phân tích dữ liệu, thời hạn cho phép của trình tự.
+ Xác định các nội dung công việc, thông tin cần thuê hoặc mua ngoài.
Bước 3: Khảo sát thực tế, thu thập thông tin và phân tích thông tin
Các nguồn thông tin cần thu thập, phục vụ cho quá trình thẩm định giá bao gồm thông tin do khách hàng cung cấp, thông tin từ kết quả khảo sát thực tế, thông tin từ các giao dịch mua bán tài sản trên thị trường.
• Khảo sát thông tin
- Khảo sát và thu thập số liệu về đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, đặc điểm máy móc thiết bị. Ngoài ra, cán bộ thẩm định giá cần thu thập thêm các thông tin về tình hình tiêu thụ, phân phối trên thị trường như tài sản được bán rộng rãi, độc quyền phân phối hay hình thức khác.
- Cán bộ thực hiện thẩm định giá trực tiếp tham gia quá trình khảo sát hiện trạng, ký biên bản khảo sát hiện trạng tài sản, thu thập số liệu về thông số của tài
sản thẩm định giá và các tài sản so sánh (nếu sử dụng các tài sản so sánh), chụp ảnh hiện trạng tài sản (toàn cảnh, chi tiết).
- Cán bộ thực hiện thẩm định giá có trách nhiệm kiểm chứng thông tin, đảm bảo độ tin cậy, tính chính xác của tài sản trước khi đưa vào để phân tích thông tin, áp dụng cách tiếp cận và phương pháp thẩm định giá. Trong trường hợp phát hiện nội dung tài liệu do khách hàng cung cấp không đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc có nghi vấn, cần phải yêu cầu khách hàng xác minh hoặc bổ sung đầy đủ.
• Thu thập thông tin
- Cán bộ thực hiện thẩm định giá phải thu thập các thông tin như: thông tin pháp lý của tài sản, thông tin liên quan đến chi phí, giá bán, chính sách thuế, thu nhập, các điều kiện về giao dịch của tài sản cần thẩm định giá và tài sản so sánh (nếu có), thông tin về yếu tố cung - cầu, sở thích của người mua, người bán tiềm năng, các chủ thể tham gia thị trường, tình hình lạm phát, chỉ số giá của nhóm tài sản cụ thể, tình hình hoạt động sản xuấ kinh doanh và khả năng khai thác của máy móc thiết bị thẩm định giá.
Để thực hiện thẩm định giá, cán bộ thẩm định giá phải dựa trên những thông tin thu thập từ nhiều nguồn như: khảo sát thực tế, những giao dịch mua bán tài sản (giá chào bán, giá trả, giá thực mua bán), điều kiện mua bán, khối lượng giao dịch, địa điểm, thời gian giao dịch, điều kiện vận chuyển, lắp đặt, bảo hành, bảo trì, chi phí đào tạo chuyển giao công nghệ... thông qua các tin tức trên báo chí của địa phương, trung ương, các cơ quan quản lý thị trường, thông tin trên các văn bản pháp lý về quyền của chủ tài sản, về các đặc điểm kinh tế kĩ thuật của tài sản, thông qua việc phỏng vấn các công ty sản xuất, kinh doanh tài sản. Đồng thời cần phải nêu rõ nguồn gốc thông tin trong báo cáo thẩm định giá và phải được kiểm chứng, bảo đảm độ chính xác và độ tin cậy của thông tin.
• Phân tích thông tin
Phân tích thông tin là quá trình phân tích toàn bộ các thông tin thu thập được liên quan đến tài sản thẩm định giá và các tài sản so sánh, từ đó đánh giá tác động của các yếu tố đó đến kết quả thẩm định giá cuối cùng.
- Phân tích những thông tin về đặc điểm của tài sản từ khảo sát hiện trường tài sản (pháp lý, kinh tế kỹ thuật).
- Phân tích những thông tin đặc trưng của thị trường tài sản cần thẩm định giá gồm yếu tố cung-cầu, sự thay đổi chính sách, pháp luật, sự phát triển của khoa học, công nghệ và các yếu tố khác có liên quan.
Bước 4: Xác định giá trị tài sản cần thẩm định giá
- Căn cứ cách tiếp cận thẩm định giá, cán bộ thẩm định phân tích và lựa chọn phương pháp thẩm định giá phù hợp với mục đích, cơ sở giá trị của tài sản, mức độ sẵn có của các dữ liệu, thông tin. Cán bộ thẩm định giá nêu rõ các phương pháp nào được áp dụng để xác định mức giá trị của tài sản cần thẩm định giá.
Bước 5: Lập báo cáo và chứng thư thẩm định giá, giải trình báo cáo, chứng thư, lưu trữ hồ sơ thẩm định giá
- Chứng thư và Báo cáo thẩm định giá được lập theo biểu mẫu quy định của công ty và theo Tiêu chuẩn thẩm định giá. Sau khi cán bộ thẩm định giá hoàn thiện dự thảo, chuyển hồ sơ cho thẩm định viên kiểm duyệt sơ bộ, nếu đạt chuyển Giám đốc duyệt và có trách nhiệm giải trình thắc mắc do lãnh đạo, khách hàng và các bên liên quan đưa ra (khi được yêu cầu).
Khi trình Giám đốc và thẩm định viên xem xét, hồ sơ phải gồm có: + Công văn đề nghị cung cấp dịch vụ thẩm định giá (nếu có). + Danh mục tài sản thẩm định giá.
+ Bản sao Hợp đồng dịch vụ thẩm định giá.
+ Báo cáo thẩm định giá có chữ ký đầy đủ của cán bộ thực hiện thẩm định giá, người phụ trách hồ sơ.
+ Biên bản khảo sát thực tế hiện trạng tài sản kèm ảnh chụp hoặc mô tả chi tiết.
+ Biên bản đánh giá chất lượng tài sản nếu có.
+ Hồ sơ, giấy tờ, bản đồ, bản vẽ, chứng từ liên quan đến tài sản thẩm định giá.
+ Báo giá thu thập trên thị trường, các nguồn thông tin trên mạng.
- Sau khi Giám đốc đã xem xét và duyệt hồ sơ, Báo cáo, chứng thư, hợp đồng cán bộ thực hiện thẩm định giá chỉnh sửa và in báo cáo, chứng thư chính thức và trả hồ sơ khách hàng.
- Ket thúc quy trình là công tác lưu trữ hồ sơ.
Vàn thư tiêp nhận bô sơ
r- Tíẻp nhận hỏ so, hương dán viẻt cóng vãn đẻ nghị * thâm định, ghi nhật kỷ, vào sô, sô họp đỏng lập Quvet L định thảnh lập Hội đỏng TĐG
- Xác định tòng quát về TSTDG
- Lập ké hoạch thám định giã
- Kliao sát hiện trương, thu thập thông tin
- Phản tích thõng tin ' - Xác định giá trị thám định giã
- Lâp bão cáo, chứng thư, hop đóng
- Chuyên bão cão cho người phụ trách hỏ SO
v≈ Giãi trinh các thác mảc cùa lành đạo, khách hãng - Duyệt báo cáo, chững thư lãn 2
r∙ In báo cáo, chửng thư chinh thức
- Trmh lành đạo ký
- Chuyên vân thư đóng dau
k- Gữi hò SO cho khách hãng
Hình 2.3: Sơ đồ thẩm định giá tại công ty
(Nguồn: Hồ sơ năng lực của Vinacontrol PV)