Xây dựng và kiện toàn hệ thống thông tin dữ liệu phục vụ công tác thẩm định giá là một giải pháp quan trọng và cần thiết đối với Công ty Cổ phần Thẩm định giá Vinacontrol nói riêng; các doanh nghiệp tham gia thẩm định giá nói chung. Thông tin là yếu tố đầu vào của quá trình thẩm định giá, là vũ khí, nguồn lực trong môi trường cạnh tranh. Hiện nay, hệ thống thông tin của công ty chưa được chú trọng xây dựng, chưa thực sự chủ động trong việc tìm kiếm khai thác nguồn thông tin, mà chủ yếu dựa vào thông tin kiểm tra mang tính thời điểm bởi các cán bộ thẩm định
giá, điều đó làm cho hiệu quả công tác thẩm định giá không cao vì vậy phải xây dựng và hoàn thiện một hệ thống thông tin toàn diện và có chiều sâu.
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác thẩm định giá, đảm bảo thông tin sử dụng cho các cuộc thẩm định giá được đầy đủ, chính xác, kịp thời và đáng tin cậy, công ty cần có hệ thống thông tin giá. Một hệ thống thông tin tốt sẽ giúp cho chuyên viên thẩm định có các căn cứ thị trường một cách khá chính xác và giảm thiểu thời gian cho quá trình thu thập thông tin.
Ở giải pháp này, công ty cần:
- Thành lập một bộ phận thường xuyên cập nhật, xây dựng hệ thống dữ liệu và cung cấp thông tin. Tất cả thông tin phải được thu thập và tập trung về một mối là phòng thông tin. Thông tin phải có độ chính xác và độ tin cậy cao.
- Đầu tư mua sắm, xây dựng hệ thống phần mềm phục vụ công tác quản lý khai thác, lưu giữ, phân tích thông tin và chia sẻ thông tin trên toàn hệ thống giúp nâng cao chất lượng các cuộc thẩm định giá, tạo điều kiện cho cán bộ thẩm địnhgiá tìm được những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, tin cậy và đầy đủ.
- Ban lãnh đạo công ty cần phải vạch ra kế hoạch thu thập, tìm kiếm, phân tích, tổng hợp thông tin thị trường để từ đó giúp bộ phận lưu trữ có thể hoàn thiện ngân hàng dữ liệu thông tin của công ty.
- Tạo lập mối quan hệ tốt với các công ty cung ứng nguồn sản phẩm, phân phối máy móc thiết bị vừa mở rộng thị trường khách hàng vừa tạo điều kiện thuận lợi trong công tác tìm giá cả đồng thời sử dụng đó như một kênh kiểm tra thông tin chéo mà trên thực tế một số tài sản mang tính chất đặc biệt, chuyên dùng không phải lúc nào cũng có thể tìm kiểm được trên thị trường và từ các nguồn thông tin khác mang tính chuyên biệt như tổng cục thống kê, cơ quan thuế, hải quan, trung tâm giá hay với các các doanh nghiệp thẩm định giá khác.
- Thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu liên quan đến công tác thẩm định giá, vừa đảm bảo đúng yêu cầu của tiêu chuẩn thẩm định giá về lưu trữ hồ sơ vừa có thông tin tài sản phục vụ đối chiếu so sánh giá khi cần thiết.
Với các điều kiện:
- Bộ phận quản lý thông tin dữ liệu phải có đủ những điều kiện cần thiết để áp dụng những tiến bộ trong công nghệ thông tin và vững về nghiệp vụ để thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin.
- Thông tin dữ liệu phải được phân nhóm theo từng lĩnh vực, chủng loại, theo quy trình và có logic.
- Cần hiện đại hóa hệ thống máy tính nội bộ để trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các phòng. Đây chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề thông tin một cách chính xác và kịp thời nhất.
- Đẩy mạnh hơn nữa tham khảo, hợp tác và trao đổi thông tin với các đối tác, khách hàng, với các công ty cùng ngành đặc biệt là cơ quan cung cấp thông tin như tổng cục thống kê, hải quan.. .để nâng cao độ chính xác của thông tin thu thập.
Thông tin phục vụ công tác thẩm định giá sẽ đầy đủ, chính xác, kịp thời và có độ tin cậy cao, sẽ giúp hiệu quả công tác thẩm định cao, hạn chế rủi ro cho thẩm định viên và công ty. Thời gian thu thập thông tin sẽ giảm thiểu, công tác phân tích thị trường, các yếu tố khác nhau giữa các tài sản so sánh và tài sản thẩm định dễ dàng hơn, từ đó có cơ sở để đưa ra tỷ lệ điều chỉnh hợp lý cho từng yếu tố khác nhau. Qua đó xây dựng bảng hệ số điều chỉnh nhằm hoàn thiện công tác thẩm định và nâng cao chất lượng các cuộc thẩm định giá.