Để công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần Nam Thanh được hoàn thiện hơn, cần đưa ra những biện pháp phù hợp nghiêm chỉnh thực hiện biện pháp đó. Sau khi có cơ hội được tìm hiểu và nghiên cứu về công tác kế toán ở phòng kế toán của doanh nghiệp , em thấy rằng công tác kế toán cũng như công tác quản lý của công ty đã tương đối hợp lý. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn tồn đọng tại một số vấn đề còn bất cập. Với mong muốn công tác kế toán ở công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa , em xin đưa ra những giải pháp về tổ chức công tác kế toán bán hàng và XĐKQ bán hàng như sau:
*Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ.
Để tránh tình trạng chứng từ luân chuyển còn chậm trễ, công ty nên có những quy định hợp lý về thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban để
việc hạch toán được nhanh chóng,kịp thời, chính xác.Ngoài ra, công ty nên có phiếu giao nhận chứng từ để đảm bảo việc luân chuyển giữa các phòng ban được thuận lợi, các nhân viên có ý thức trong công tác bảo quản chứng từ và cũng để dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm, giải quyết khi chứng từ bị mất hay thất lạc.
*Hoàn thiện quy trình sắp xếp chứng từ:
Các chứng từ gốc khi được chuyển về văn phòng cần phải được phân loại.sắp xếp riêng theo từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi,đối chiếu số liệu để vào các sổ,thẻ,bảng liên quan. Quy định thời gian nộp chứng từ cho kế toán trưởng kiểm soát.
*về phân công lao động tại phòng kế toán
Do sự phân công lao động tại phòng kế toán quy định mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm một phần hành riêng của mình mà không nắm bắt được các công việc khác điều này ảnh hưởng đến sự thống nhất công việc và tiến độ của công tác kế toán. Để khắc phục tình trạng này kế toán tổng hợp của công ty cần phải tổng hợp số liệu kế toán và lập các báo cáo tài chính, giảm tải bớt khối lượng công việc của kế toán trưởng, tham gia tìm hiểu các phần hành kế toán khác nhau.
Đồng thời công ty cần có những khóa đào tạo tập chung về những phần hành kế
toán của công ty, đảm bảo các kế toán viên không chỉ am hiểu về phần hành mình làm mà còn có những hiểu biết nhất định về tất cả các phần hành khác. Điều này giúp ích cho công việc chung của toàn bộ phân kế toán trong trường hợp có nhân viên
nghỉ đột xuất mà chưa tìm được người thay thế ngay, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.
*Hoàn thiện kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Để thu hút được nhiều khách hàng mới cũng như giữ vững mối quan hệ với khách hàng truyền thống, công ty nên áp dụng các chính sách chiết khấu hay giảm giá cho khách hàng mua với số lượng lớn hay khách hàng lâu năm.Đồng thời thực hiện giao hàng đúng thời hạn quy định trong hợp đồng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng và giao hàng chậm tiến độ.Công ty có thể xây dựng các chính sách chiết khấu, giảm giá bằng cách tham khảo các doanh nghiệp cùng ngành hoặc tự xây dựng dựa
theo chiến lược kinh doanh trong tường thời kỳ.Bên cạnh đó hoàn thiện, đẩy mạnh hoạt động kiểm soát việc lưu trữu,hàng tồn kho . Bởi tính đặc thù của hàng hóa của công ty là thực phẩm dùng phục vụ con người nên cần sạch sẽ , đảm bảo an toàn thực phẩm ; hệ thống kho bãi cần được kiểm tra, nâng cấp thường xuyên, đảm bảo đủ tiêu chuẩn tránh tình trạng hàng hóa bị hỏng do tác động của môi trường, điều này giúp giảm rủi ro cho cả khách hàng và nhà hàng
* Hoàn thiện kế toán giá vốn hàng bán
Hiện công ty đang áp dụng phương pháp thực tế đích danh để xác định giá vốn hàng xuất bán. Nhưng với việc các nghiệp vụ nhập xuất kho diễn ra thường xuyên và quá liên tục và trên cơ sở nền kinh tế đang khó khăn, giá cả đầu vào biến động liên tục như hiện nay thì việc tính giá vốn hàng bán như vậy không được phù hợp. Với sự trợ giúp đắc lực của phần mềm kế toán được cài đặt sẵn các chương trình tính giá vốn, công ty có thể xem xét việc thay đổi sang phương pháp tính giá vốn hàng bán bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập để phù hợp hơn với đặc điểm kinh doanh của công ty mà vừa tiện lợi và không mất quá nhiều công sức kế toán.
*Hoàn thiện kế toán xác định kết quả bán hàng
Để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được KQSXKD của từng loại hình hoạt động, công ty nên mở sổ chi tiết theo dõi KQHĐKD đối với từng loại hình hoạt động. Sổ này bao gồm các cột về doanh thu, giá vốn hàng bán, CPBH, CPQLDN, lãi( lỗ). Trong đó:
+ Doanh thu được lấy từ sổ chi tiết bán hàng
+ CPBH, CPQLDN được lấy từ bảng phân bổ CPBH, CPQLDN.
Công ty nên xác định kết quả kinh doanh cho từng hoạt động, lập sổ chi tiết, báo cáo kết quả kinh doanh hàng quý, hàng năm theo từng hoạt động kinh doanh để theo dõi, đưa ra các giải pháp kinh doanh phù hợp hơn với từng hoạt động. Cụ thể, Công ty có thể sử dụng các tài khoản chi tiết của TK 911:
+ TK 9111: Kết quả hoạt động kinh doanh: bán hàng hóa, dịch vụ + TK 9112: Kết quả hoạt động tự sản xuất: Bán thành phẩm
+ TK 9113: Kết quả hoạt động khác.Như vậy, sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thông tin đánh giá về thị trường, tìm kiếm thị trường, xác định kết quả kinh doanh, đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, kịp thời và hiệu quả.
*Hoàn thiện về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi.
Khi doanh nghiệp thực hiện chính sách bán chịu sẽ dẫn đến chi phí và lợi ích phát sinh. Lợi ích ở đây chủ yếu là làm gia tăng doanh thu và cuối cùng là lợi nhuận gia tăng, ngược lại sẽ bị lỗ nếu như phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi. Nhiều khách hàng tiềm năng sẽ không mua hàng nếu doanh nghiệp không bán chịu, khách hàng sẽ mua từ những đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp khi những doanh nghiệp này có chính sách bán chịu. Do không phải khách hàng nào cũng có thể thu hồi được nợ, công ty cần tiến hành trích lập dự phòng cho nhưng khoản nợ có khả năng không thể thu hồi được nợ. Nếu xuất hiện những khoản nợ quá hạn thanh toán, công ty không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của Bộ Tài Chính ban hành là trái với quy định của Pháp luật hiện hành. Điều này dẫn đến các khoản phải thu của khách hàng được phản ánh không sát với thực tế.
Do đó, khi kết thúc kỳ kếtoán, kế toán lập báo cáo phải thu quá hạn cần lập dự phòng chi tiết cho từng đối tượng khách hàng có quan hệ mua hàng với công ty, sau đó xác định mức dự phòng cần phải trích lập rồi gửi cho kếtoán trưởng xem xét và hạch toán theo quy định:
Nợ TK 642
Có TK 2294 - Dự phòng phải thu khó đòi
Bên cạnh việc tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi, để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi vốn, công ty nên đưa ra hạn mức nợ tối đa chung cho tất cả các khách hàng hoặc hạn mức riêng cho từng đối tượng khách hàng để giảm thiểu rủi ro không thu hồi hoặc khó thu hồi được nợ, nhất là đối với những đối tác mới.
*Hoàn thiện về phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán đạt yêu cầu phải có tính bảo mật, thân thiện với người dùng, dễ thay đổi, chỉnh sửa theo yêu cầu quản lí, các thông tin cần được trình bày minh bạch dễ hiểu và người sử dụng có thể lấy số liệu, truy vấn thông tin một cách
dễ dàng nhanh chóng. Phần mềm hiện cung cấp tính năng phân quyền truy cập cho người dùng song công ty chưa tiến hành phân quyền truy cập. Công ty nên tiến hành phân quyền truy cập và trách nhiệm rõ ràng khi sử dụng phần mềm, tăng tính bảo mật của phần mềm. Mỗi kế toán nên đặt mật khẩu riêng cho các phân hệ mà mình phụ trách, tránh để người khác quy cập vào xem sửa thay đổi thông tin dữ liệu kế toán. Bên cạnh đó, công ty cần thường xuyên nâng cấp, cập nhật phần mềm diệt vi rút hệ thống máy tính hiện đại, giảm sai sót trong quá trình tính toán và truy xuất thông tin, thực hiện việc xử lí thông tin, lên sổ, báo cáo nhanh chóng, tránh làm mất dữ liệu trong máy.
*Hoàn thiện về kỹ thuật, con người và tổ chức bộ máy kế toán.
+ Về kỹ thuật : Để đáp ứng được nhu cầu , trình độ chuyên môn nghiệp vụ , trình độ tin học của cán bộ quản lý cũng như đội ngũ nhân viên kế toán thì doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống trang thiết bị tin học . Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như: quản lý, máy chủ, kiểm soát thông tin ra, vào hệ thống, thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, bảo trì hệ thống theo yêu cầu của nhà cung cấp phần mềm và nhu cầu của công ty, thực hiện phân quyền đối với các máy nhập và xử lý dữ liệu để đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán.
+ Về con người và tổ chức bộ máy kế toán:Tổ chức đào tạo các cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các khâu công việc một cách khoa học: Nhập chứng từ vào phần mềm, kiểm tra việc nhập số liệu, thực hiện các thao tác để ra kết quả một cách chính xác theo yêu cầu của kế toán viên. Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng, nhiệm vụ của từng người trong hệ thống, ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên.
*Hoàn thiện cơ sở vật chất:
Công ty cần tiếp tục đầu tư xây dựng cơ sở kỹ thuật, trang thiết bị máy móc hiện đại nhằm nâng cao điều kiện làm việc, cải tiến năng suất lao động đồng thời thường xuyên cập nhật các thông tin mới về sự điều chỉnh, đổi mới trong kế toán và luật thuế hiện hành. Tạo điều kiện thuận lợi cho các kế toán viên tham gia
các khóa hướng dẫn thực hiện các quy định mới để tiếp cận và nắm bắt một cách rõ ràng và đầy đủ