1.4.4. Hinh thức kế toán trên máy vi tính
a. Đặc trưng cơ bản và các sổ kế toán sử dụng trong kế toán bán hàng
và
xác định KQBH của Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế
toán và báo cáo tài chính theo quy định.
b. Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng và xác định KQBH theo Hình thức
kế
toán trên máy vi tính
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán bán hàng hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trong phân hệ bán hàng trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái các tài khoản hoặc Nhật ký -Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan đến hoạt độngbán hàng và xác định KQBH.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Sơ đồ 1.12: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên phần mềm
máy tính
Ghi chú:
Nhập số liê hàng ngày---*
In sỗ, báo cáo cuối tháng cuối năm Đối Ctiieuzkiềm tra ÷---►
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
NAM THANH
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Phát triển Thương mại Dịch vụ Nam Thanh.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Buffet từ lâu đã được ưa chuộng ở Châu Âu, xuất hiện lần đầu tiên vào thế kỷ 17 tại Pháp. Nắm bắt được xu hướng đó , công ty Cổ phần Phát triển Thương mại Dịch vụ Nam Thanh chính là đơn vị tiên phong mở đường và phát triển cho hình thức kinh doanh ẩm thực mới mẻ này tại Việt Nam . Sau hơn 10 năm hình thành và phát triển , công ty đã ngày càng khẳng định được vị trí của mình khi sở hữu chuỗi Nhà hàng Buffet nổi tiếng mang thương hiệu Sen Tây Hồ . Đến nay, Nhà hàng Sen đã trở thành điểm đến được nhiều thực khách yêu thích , đặc biệt đây còn là nơi được lựa chọn phục vụ buffet cho các phái đoàn cao cấp của Chính Phủ, các Hội nghị thượng đỉnh như ASEM5, Văn phòng thương mại VCCI...
*Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ NAM THANH
*Tên giao dịch: NAM THANH SERVICE.,JSC
*Địa chỉ trụ sở: Số 86 Nguyễn Du, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
*Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần *Vốn điều lệ : 7.000.000.000
*Điện thoại: 024 3719 9242 *Mã số thuế: 0108271196
*Ngành nghề kinh doanh chính: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm của ngành nghề kinh doanh
a/Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là kinh doanh ẩm thực: Kinh doanh nhà hàng, dịch vụ ăn uống ( Không bao gồm dịch vụ kinh doanh quán bar, vũ trường) . Công ty tập trung phát triển dịch vụ nhà hàng, chú trọng phát triển cơ sở vật chất, phát triển thực đơn và phong cách phục vụ ngày một chuyên nghiệp, lượng khách hàng quen thuộc với công ty ngày một nhiều, nhà hàng cũng có nhiều cơ hội tiếp đón những khách hàng VIP. Bên cạnh dịch vụ ăn uống tại nhà hàng, công ty còn cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tại nhà riêng khách hàng, tổ chức tiệc cưới, hỏi, hội nghị, sinh nhật ... Trong tương lai, công ty có kế hoạch mở rộng hệ thống nhà hàng rộng khắp cả nước.
Với lĩnh vực kinh doanh nhà hàng buffet , dịch vụ ăn uống lưu động thì công ty chú trọng thu hút lượng khách đa phần là thanh niên, nhân viên văn phòng. Vì vậy công ty đã đăng quảng cáo trên các tạp chí lớn như: Báo Sinh Viên, Báo Món Ngon, Tạp chí ẩm thực và kênh TV Sopping.đồng thời công ty cũng đề ra các chính sách khuyến mại cho khách hàng như: giảm 10% cho khách hàng có thẻ VIP hay thanh toán qua cá ngân hàng như : ANZ,HSBC,VPB.
b/Đặc điểm của ngành nghề kinh doanh
Công ty Cổ phần Phát triển Thương mại Dịch vụ Nam Thanh là công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, dịch vụ của công ty khá đa dạng: phục vụ ẩm thực các món ăn từ dân dã đến hiện đại với nhiều các món ăn của các nước khác nhau .chúng là hàng hóa, dịch vụ phổ biến phù hợp và thiết yếu với nhịp sống hiện đại và nhu cầu ngày càng cao của con người hiện nay. Nếu căn cứ vào bản chất của sản phẩm, dịch vụ và quá trình sản xuất, những nhân tố quyết định nhu cầu, phương thức xác định giá thì nhìn chung chúng có đặc điểm sau:
- Chịu ảnh hưởng của văn hóa, xã hội và phong tục tập quán - Là loại sản phẩm được sơ chế sẵn
- Phù hợp với nhu cầu của đại bộ phận người dân
- Gía cả hợp lý, chất lượng luôn đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm
2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Phát triểnThương mại Dịch vụ Nam Thanh Thương mại Dịch vụ Nam Thanh
a/Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ( Nguồn : Phòng tài chính - kế toán )
*Chú giải:
θ : Quan hệ phối hợp
→ : Quan hệ chỉ đạo
-Bộ phận nhà hàng gồm: Tổ bàn, tổ bếp
-Bộ phận dịch vụ gồm: Trang trí tiệc cưới , tiệc sinh nhật ... b/Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong công ty
* Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có quyền hạn cao nhất trong công ty, quy định các chiến lược của công ty, đưa ra những giải pháp phát triển cho công ty, các vấn đề có liên quan đến cổ phần, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ trong công ty. Hội đồng quản trị có quyền quyết định cơ cấu tổ chức ,quy chế, nội
quy quản lý nội bộ của công ty. • Giám đốc điều hành
Là người đại diện theo pháp luật của công ty, do hội đồng quản trị bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước pháp luật và hội đồng quản trị toàn bộ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Giám đốc xác định phương hướng, kế hoạch, và các chủ trương lớn của công ty, sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn theo phương án được chủ tịch hội đồng quản trị duyêt. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, các chức danh quản lý trong công ty ngoại trừ các chức danh do hội đồng quản trị bổ nhiệm.
*Bộ phận lễ tân
Bộ phận lễ tân được coi như bộ mặt của nhà hàng trong việc giao tiếp và tạo mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác. Đây cũng là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của nhà hàng cũng như giữa các bộ phận với nhau trong công ty. Hơn nữa, bộ phận lễ tân cũng là trợ thủ đắc lực của người quản lý trong việc tư vấn, góp ý về tình hình của nhà hàng , nhu cầu của thị trường, xu hướng trong tương lai,... giúp ban giám đốc nắm vững tình hình những khách hàng sắp sử dụng , đang sử dụng dịch vụ,...
Nhiệm vụ và vai trò của lễ tân nhà hàng:
• Chào đón khách
• Tư vấn các dịch vụ phù hợp với khách hàng
• Hướng dẫn và giúp khách hoàn thiện thủ tục đặt bàn.
• Tiếp nhận và giải quyết những yêu cầu cũng như vấn đề của khách. • Chuyển các yêu cầu của khách đến các bộ phận khác có liên quan.
*Bộ phận Nhà hàng
Bộ phận nhà hàng được chia thành các bộ phận nhỏ khác : bộ phận Bếp , bộ phận Bàn.
Nhiệm vụ và vai trò của bộ phận nhà hàng:
• Mang lại doanh thu lớn cho công ty
• Cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách hàng
• Tổ chức những hoạt động kinh doanh dịch vụ ăn uống với các sản phẩm là đồ ăn thức uống.
___________Chỉ tiêu__________ Năm 2019 Năm 2018 Năm 2017 1.Doanh thu thuần___________ 13 118 503 850 11 796 154
890 10 780 620 448
2.Giá vốn hàng bán___________ 5 501 585 397 5 141 668 595 4 850 630 750
• Không ngừng làm phong phú thực đơn ăn uống của nhà hàng, khiến cho khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhà hàng.
• Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm để khách hàng an tâm sử dụng.
* Bộ phận bảo vệ , bảo trì
- Bộ phận bảo vệ :
+ Bộ phận bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho khách hàng, tài sản của
nhà hàng và khách hàng đến sử dụng dịch vụ; chịu trách nhiệm về an ninh - an toàn trong khuôn viên nhà hàng .
+ Nhiệm vụ chính của bộ phận bảo vệ
• Tuần tra, canh gác theo ca, luôn trong tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố
• Trông giữ xe cho khách hàng và cho nhân viên các bộ phận trong nhà hàng • Hỗ trợ lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi nhà hàng
• Hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ - Bộ phận bảo trì :
+ Bộ phận bảo chịu trách nhiệm quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong nhà hàng , đảm bảo việc vận hành tốt nhất, không gặp bất kỳ sự cố, trục trặc nào trong quá trình hoạt động,...
+ Công việc chính của bộ phận bảo trì :
• Theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong nhà hàng • Sửa chữa các công cụ, thiết bị khi có yêu cầu của bộ phận khác
• Thực hiện công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm thanh ánh sáng cho các sự kiện, hội nghị, hội thảo,..
*Bộ phận dịch vụ :
Bộ phận này có chức năng gia tăng giá trị cho nhà hàng, tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng khi đến với nhà hàng . Nhiệm vụ chính là tìm hiểu về nhu cầu của khách, thiết kế và tổ chức các chương trình phù hợp, các buổi tiệc, liên hoan, các trò chơi khi có yêu cầu hay đặt hàng từ phía khách hàng .
*Phòng Tài chính - Ke toán :
Đây là bộ phận hoạt động nội bộ trên văn phòng của công ty với chức năng chính là tìm nguồn vốn cho công ty, quyết định các chiến lược về tài chính, theo dõi và báo cáo sổ sách thu chi, công nợ, phối hợp cùng các phòng ban phân bổ chi tiêu cho hợp lý,... nhằm góp phần vào sự phát triển chung.
Nhiệm vụ của bộ phận kế toán - tài chính là lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn, lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và toàn công ty; lập báo cáo tài chính theo tháng - quý - năm, quản lý và giám sát thu chi,...
2.1.4 Một số chỉ tiêu hoạt động của Công ty Cổ phần Phát triển Thương mạiDịch vụ Nam Thanh Dịch vụ Nam Thanh
- Trong 3 năm gần đây công ty luôn có doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ lớn và có lãi. Cụ thể như sau: