Thuật ngữ “ứng dụng” đề cập đến một ứng dụng phần mềm chạy trên các thiết bị máy tính, chẳng hạn như máy vi tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Các ứng dụng từ lâu đã được sử dụng cho các mục đích năng suất và truy xuất thông tin chung (Izhar và Malhotra, 2014) , nhưng các nhà phát triển đã thúc đẩy xu hướng chuyên môn hóa trong các lĩnh vực như kiểm toán. Ứng dụng kiểm toán thường được định nghĩa là “các thủ tục kiểm toán chính thức có thể được thực hiện bằng một công cụ máy tính” (Vasarhelyi và cộng sự, 2014). Chúng thường là một tập hợp các gói phần mềm tự động hóa các thủ tục kiểm toán nhất định với sự can thiệp hạn chế của con người và có thể được sử dụng lại để tiến hành nhiệm vụ kiểm toán mục tiêu một cách thường xuyên. Mỗi ứng dụng có thể thực hiện một tác vụ kiểm toán duy nhất hoặc kết hợp nhiều bài kiểm toán liên quan. Các ứng dụng cũng có thể được tùy chỉnh để hoàn thành các nhiệm vụ kiểm toán cụ thể của công ty (Dai và Li, 2016). Nhiều nhà cung cấp phần mềm đã nỗ lực tạo ra các ứng dụng kiểm toán trong những năm gần đây. Điển hình như CaseWare International Inc., một công ty lớn cung cấp các giải pháp phần mềm cho các nghiệp vụ kế toán và kiểm toán, đã bắt đầu phát triển các ứng dụng kiểm toán trong những năm gần đây. Công ty này đã xây dựng một thị trường bán các ứng dụng kiểm toán chỉ có thể hoạt động trên nền tảng của riêng mình. Hàng
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thanh Tú chục ứng dụng kiểm toán đang có mặt trên thị trường tính đến thời điểm này, bao gồm các tài khoản kế toán và sổ cái khác nhau như sổ cái tổng hợp, tài khoản phải thu, khoản phải trả, hàng tồn kho, tài sản cố định và bảng lương. ACL Services Ltd., một công ty phần mềm kiểm toán lớn khác, cũng tạo ra không ít ứng dụng phân tích được xây dựng trước để tự động hóa các kiểm soát tài chính tiêu chuẩn trong bốn chu kỳ kinh doanh bao gồm: mua hàng thanh toán, bán hàng thu tiền, ghi sổ nhật ký chung và theo dõi tài sản cố định, cùng với quản trị nhân lực.
Đáng chú ý, các công ty kiểm toán trên thế giới cũng tích cực đầu tư, có thể kể đến Ernst & Young đã tạo ra nhiều ứng dụng thông tin chi tiết, một số ứng dụng trong số đó có định hướng kiểm tra. Ví dụ: “Forensics App” (Tạm dịch: Ứng dụng pháp lý) trình bày các xu hướng gian lận, hối lộ và tham nhũng mới nhất. KPMG ra mắt “U.S.Audit App”trên Apple store nhằm cung cấp thông tin mới nhất về việc ghi nhận doanh thu, tuân thủ quy định và kế toán tài chính tới những KTV.
Qlik là nhà cung cấp phần mềm chuyên về hình ảnh và trí tuệ kinh doanh. Nó đã tung ra một sản phẩm mới có tên “Qlik Sense Enterprise” cho phép người dùng phát triển các ứng dụng kiểm toán của riêng họ. KTV có thể tạo trang tổng quan tùy chỉnh với các bảng, biểu đồ và biểu đồ ưa thích của họ để trực quan hóa dữ liệu liên quan đến kiểm toán để phát hiện ra các mẫu bất thường và kịp thời nắm bắt các sai sót hoặc gian lận tiềm ẩn. Vì ứng dụng này không được thiết kế đặc biệt cho mục đích kiểm tra, nên nó không có các chức năng dành riêng cho kiểm toán được tích hợp sẵn. Tuy nhiên, sau khi tạo các ứng dụng tùy chỉnh, KTV có thể sử dụng lại các chức năng và chỉ số để thực hiện phân tích kiểm toán thường xuyên.
Nhiều công ty khác cũng đã phát triển các sản phẩm tương tự như ứng dụng (app like), có mục đích giống như ứng dụng kiểm toán nhưng với các tên khác. AuditNet, một tổ chức cung cấp tài nguyên toàn cầu cho KTV nội bộ và CPA, cũng đưa ra thư viện các phần được thu thập của các kịch bản phân tích dữ liệu. Các tập lệnh đó hoạt động giống như các ứng dụng kiểm toán vì chúng cũng thực hiện một tập hợp các thủ tục phân tích dữ liệu cho mục đích kiểm toán. Forestpin Corporation là công ty phát triển các ứng dụng phân tích dữ liệu doanh nghiệp. Sản phẩm của nó, “Forestpin Enterprise”, tự động chạy các bài kiểm tra phân tích được lập trình trước và
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thanh Tú hiển thị kết quả của tất cả các phân tích trên trang tổng quan bằng cách sử dụng “ô”. Mỗi ô có thể được xem như một ứng dụng kiểm toán thực hiện kiểm tra đánh giá phân tích cụ thể và tạo ra kết quả với ít tương tác của người dùng. TeamMate Analytics là phần mềm có tập hợp 10 mô-đun giống như ứng dụng để hỗ trợ các chức năng kiểm tra phân tích. Vì nó chạy trên Excel, người dùng không có kỹ năng về công nghệ tốt vẫn có thể sử dụng các công cụ phân tích đó.
Ứng dụng kiểm toán có thể được chia thành ba loại cơ bản theo chức năng:
Ứng dụng kiểm toán phân tích: là các quy trình phân tích được máy tính hóa (Dai và Li, 2016). Các chức năng của ứng dụng kiểm toán phân tích có thể bao gồm từ truy vấn đơn giản để xác định hồ sơ kế toán bất thường, chẳng hạn như các giao dịch được đăng vào cuối tuần, đến phân tích dữ liệu nâng cao như khai thác quy trình để phân tích hoạt động kinh doanh của công ty. Ví dụ về các ứng dụng kiểm toán phân tích là ứng dụng Caseware và ACL.
Ứng dụng kiểm toán trình bày: chúng chủ yếu được sử dụng để trực quan hóa dữ liệu liên quan đến kiểm toán. Nói chung, các ứng dụng kiểm toán bản trình bày chỉ cần người dùng tương tác đơn giản, chẳng hạn như hoạt động “kéo và thả”. Ứng dụng Qliksense thuộc loại này.
Ứng dụng kiểm toán tin tức: thu thập thông tin liên quan đến kiểm toán và cung cấp tin tức, xu hướng và những thay đổi mới nhất về quy định, phương pháp kiểm toán,.... cho KTV. Ví dụ về các ứng dụng kiểm toán thông tin bao gồm: ứng dụng kiểm toán của KPMG Hoa Kỳ và ứng dụng pháp lý của EY.
Ban đầu, phần lớn các ứng dụng kiểm toán đang được phát triển bởi các nhà cung cấp phần mềm, nhưng khi các ứng dụng kiểm toán được áp dụng rộng rãi và các công cụ phát triển của chúng trở nên phổ biến hơn, một số ý tưởng tốt nhất cho các ứng dụng mới có thể giống như wiki và không độc quyền (Zhang và cộng sự, 2012). Xu hướng này sẽ ngày càng tăng số lượng ứng dụng có sẵn, đồng thời làm giảm khả năng của KTV trong việc tìm kiếm ứng dụng kiểm toán phù hợp theo cách thủ công. Thách thức lớn nhất của việc sử dụng ứng dụng để thực hiện kiểm toán không nằm ở bản thân công cụ, mà là sự hiểu biết về kiến thức cơ bản. Các ứng dụng, đặc biệt là các ứng dụng phân tích, có thể thực hiện các chức năng liên quan đến khai thác dữ liệu,
Khóa luận tốt nghiệp Vũ Thị Thanh Tú học máy, các mô hình phân tích dữ liệu nâng cao. Khi các KTV có kiến thức và kinh nghiệm hạn chế về các mô hình đó, họ có thể không sử dụng được các ứng dụng một cách hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, Byrnes (2015) đã đề xuất một “siêu ứng dụng (super app)”, trong đó “nhiều điểm quyết định thủ công trước đây trong quy trình có thể được loại bỏ, do đó làm cho nó trở thành một tác vụ thân thiện hơn với người dùng”.
So với phần mềm kiểm toán truyền thống, lợi ích quan trọng nhất của các ứng dụng kiểm toán là tính dễ sử dụng. Các ứng dụng kiểm toán đơn giản hóa và tự động hóa các thủ tục kiểm toán và do đó cho phép KTV thực hiện các kiểm tra kiểm toán một cách hiệu quả. Chúng thường yêu cầu ít tương tác của người dùng, tức là sau khi tải dữ liệu vào ứng dụng kiểm toán, chúng sẽ tự động phân tích dữ liệu dựa trên các thuật toán được lập trình sẵn. Ngược lại, phần mềm kiểm toán lớn thường yêu cầu người dùng thực hiện các thao tác phức tạp để thu được kết quả. So với phần mềm truyền thống với các gói tiêu chuẩn hóa, các ứng dụng kiểm toán có thể tùy chỉnh nhiều hơn. Người kiểm toán có thể tạo các ứng dụng kiểm toán tùy chỉnh để hoàn thành các nhiệm vụ kiểm toán, đặc biệt bằng cách sử dụng một tập hợp công cụ hỗ trợ cho việc phát triển ứng dụng thông qua một nền tảng chuyên nghiệp do các NCC mang lại (Dai và Li, 2016). Không giống như phần mềm kiểm toán truyền thống chỉ có thể được sử dụng trên máy tính, các ứng dụng có thể hoạt động trên các thiết bị máy tính khác nhau, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh, giúp tăng tính linh hoạt trong môi trường làm việc của KTV. Các công cụ máy tính nhỏ, chẳng hạn như máy tính bảng và điện thoại thông minh sẽ thuận tiện hơn để sử dụng khi thực hiện kiểm tra đánh giá ở xa văn phòng, chẳng hạn như kiểm tra hàng tồn kho tại hiện trường.