y tế công lập
1.2.2.1 Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế là nội dung đầu tiên của quá trình quản lý. Đây là hoạt động đƣợc thực hiện hàng năm của các đơn vị sự nghiệp y tế công lập, là cơ sở quan trọng để các đơn vị sự nghiệp y tế công lập thực hiện mua sắm trang thiết bị y tế theo kế hoạch.
Kế hoạch mua sắm TTBYT đƣợc lập dựa trên phê duyệt định hƣớng quy hoạch phát triển chung của ngành, phê duyệt kế hoạch trung hạn của từng đơn vị và phê duyệt kế hoạch chi tiết hàng năm theo kế hoạch vốn Nhà nƣớc hay huy động nguồn vốn hợp pháp khác.
Lập kế hoạch mua sắm thiết bị y tế là nhiệm vụ rất phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận thuộc đơn vị sự nghiệp y tế công lập. TTBYT bên cạnh việc là công cụ khám chữa bệnh còn gắn với công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học vào sử dụng TTBYT. Do đó lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế bao gồm các hoạt động sau:
- Xác định nhu cầu thiết bị y tế của các bộ phận sử dụng, tổng hợp thành biểu danh mục thiết bị y tế cần thiết mua sắm.
- Phân loại thành từng lô/nhóm thiết bị y tế.
- Căn cứ vào các nguồn lực của bệnh viện để phân chia thành từng đợt mua sắm sắm thiết bị y tế.
Tại các đơn vị sự nghiệp y tế công lập, việc lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế phải xác định đƣợc rõ nguồn vốn đầu tƣ, số lƣợng TTBYT cần mua sắm tƣơng ứng với từng loại nguồn vốn khác nhau. Các nguồn vốn đầu tƣ cho việc mua sắm TTBYT rất đa dạng: từ liên doanh, từ nguồn vốn ngân sách Nhà nƣớc, nguồn quỹ phát triển các hoạt động sự nghiệp của bệnh viện và đề án xã hội hoá y tế...
1.2.2.2.Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
* Huy động nguồn lực tài chính
Trong đơn vị sự nghiệp y tế công lập, Phòng tài chính kế toán là bộ phận đƣợc giao trách nhiệm thực hiện các công việc huy động nguồn lực tài chính. Bộ phận vật tƣ thiết bị y tế, kế hoạch tổng hợp, tổ chức hành chính có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ trong quá trình huy động nguồn lực tài chính để mua sắm thiết bị y tế.
Nguồn lực tài chính để thực hiện mua sắm thiết bị y tế trong bệnh viện công lập bao gồm:
+ Nguồn ngân sách nhà nƣớc + Nguồn thu viện phí trực tiếp + Nguồn thu từ quỹ bảo hiểm y tế + Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp + Nguồn tài trợ, viện trợ
+ Vay vốn ngân hàng + ….
* Thực hiện mua sắm thiết bị y tế
Quy trình thực hiện mua sắm trang thiết bị y tế trong các cơ sở y tế công lập đƣợc thực hiện nhƣ sau:
- Lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu; - Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu;
- Tổ chức lựa chọn nhà thầu;
- Đánh giá hồ sơ dự thầu và thƣơng thảo hợp đồng;
- Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; - Hoàn thiện, ký kết thỏa thuận khung;
- Hoàn thiện, ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu trúng thầu. - Quyết toán, thanh lý hợp đồng.
Căn cứ kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế đƣợc thủ trƣởng đơn vị sự nghiệp y tế công lập phê duyệt. Bộ phận đƣợc giao tổ chức mua sắm trang thiết bị y tế chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan, đơn vị sử dụng trang thiết bị y tế xây dựng phƣơng án tổ chức mua sắm cụ thể trình Thủ trƣởng đơn vị phê duyệt. Phƣơng án mua sắm trang thiết bị y tế thƣờng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
+ Chủng loại, số lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật thiết bị, hàng hoá; + Phƣơng án giá cụ thể đối với từng loại tài sản, hàng hóa;
+ Yêu cầu về chế độ bảo hành, bảo trì sản phẩm của nhà cung cấp; + Dự kiến thời gian tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa;
+ Phƣơng án tiếp nhận tài sản và phƣơng án bàn giao tài sản cho các cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản;
+ Thời gian, phƣơng thức thanh toán và những vấn đề khác có liên quan. Cơ sở y tế công lập có các hình thức mua sắm trang thiết bị y tế nhƣ sau:
Khi thực hiện mua sắm trang thiết bi y tế, Thủ trƣởng đơn vị sự nghiệp y tế công lập có thẩm quyền quyết định mua sắm và đƣợc quyền lựa chọn một trong các hình thức mua sắm theo quy định dƣới đây:
- Đấu thầu rộng rãi
Trong lựa chọn nhà thầu trong mua sắm tài sản, hàng hóa đều phải thực hiện đấu thầu rộng rãi, trừ những trƣờng hợp đƣợc áp dụng các hình thức mua sắm khác.
Khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, không hạn chế số lƣợng nhà thầu tham dự đấu thầu. Trƣờng hợp tại thời điểm đóng thầu có ít hơn 3 (ba) nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu thì Bên mời thầu phải báo cáo ngay (trực tiếp, điện thoại, email, fax hoặc bằng văn bản) đến ngƣời có thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản để xem xét, giải quyết trong thời hạn không quá 4 giờ theo một trong hai cách sau đây: Quyết định cho phép kéo dài thời điểm đóng thầu nhằm tăng thêm hồ sơ dự thầu hoặc cho phép mở thầu để tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu đã nộp.
Đối với trƣờng hợp gia hạn thời gian, cần quy định rõ thời điểm đóng thầu, thời hạn nộp hồ sơ mới và các thời hạn tƣơng ứng để nhà thầu có đủ thời gian sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu mới.
Đối với trƣờng hợp báo cáo bằng điện thoại hoặc trực tiếp thì sau đó bên mời thầu hoàn tất thủ tục bằng văn bản trong thời hạn không quá 10 ngày, kể từ ngày đóng thầu.
- Đấu thầu hạn chế
Đấu thầu hạn chế đƣợc áp dụng trong các trƣờng hợp sau đây:
+ Theo yêu cầu của nhà tài trợ nƣớc ngoài đối với nguồn vốn sử dụng cho gói thầu;
+ Gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù, gói thầu có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng yêu cầu của gói thầu.
Khi thực hiện đấu thầu hạn chế, phải đƣợc phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu. Bên mời thầu phải mời tối thiểu 5 nhà thầu đƣợc xác định là có đủ năng lực và kinh nghiệm tham gia đấu thầu; trƣờng hợp thực tế có ít hơn 5 nhà thầu, thủ trƣởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản xem xét, quyết định cho phép tiếp tục tổ chức đấu thầu hạn chế hoặc áp dụng hình thức lựa chọn khác.
- Mua sắm trực tiếp
Việc áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp phải đƣợc phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu trên cơ sở tuân thủ quy định tại Điều 21 của Luật Đấu thầu đối với hợp đồng đã ký với nhà thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế. Thời hạn 6 tháng đƣợc tính từ khi ký kết hợp đồng gốc đến khi kết quả mua sắm trực tiếp đƣợc phê duyệt.
Trƣờng hợp sử dụng hợp đồng đã ký kết của đơn vị khác hoặc trƣờng hợp tổng giá trị mua sắm bổ sung vƣợt quá giá trị hợp đồng đã ký trƣớc đó phải đƣợc cấp trên trực tiếp phê duyệt bằng văn bản trƣớc khi thực hiện.
Quy trình mua sắm trực tiếp:
+ Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị thực hiện mua sắm phê duyệt hồ sơ yêu cầu để làm cơ sở cho nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất;
+ Việc đánh giá hồ sơ đề xuất đƣợc thực hiện theo các nội dung sau: (i) Kiểm tra các nội dung về mặt kỹ thuật và đơn giá; (ii) Cập nhật năng lực của nhà thầu; (iii) Đánh giá tiến độ thực hiện; (iv) Các nội dung khác (nếu có).
+ Trình duyệt, thẩm định và phê duyệt kết quả mua sắm trực tiếp. - Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm tài sản
Chào hàng cạnh tranh đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp có đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung mua sắm là những tài sản thông dụng, s n có trên thị trƣờng với đặc tính kỹ thuật đƣợc tiêu chuẩn hóa và tƣơng đƣơng nhau về chất lƣợng.
Quy trình thực hiện chào hàng cạnh tranh:
+ Hồ sơ yêu cầu: Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị thực hiện mua sắm phê duyệt hồ sơ yêu cầu. Hồ sơ yêu cầu bao gồm yêu cầu về mặt kỹ thuật nhƣ số lƣợng, tiêu chuẩn, đặc tính kỹ thuật, thời hạn cung cấp hàng hoá, thời hạn hiệu lực của báo giá, thời điểm nộp báo giá, các yêu cầu về bảo hành, bảo trì, đào tạo, chuyển giao và các nội dung cần thiết khác, không nêu yêu cầu về bảo đảm dự thầu. Việc đánh giá các yêu cầu về mặt kỹ thuật đƣợc thực hiện theo tiêu chí “đạt”, “không đạt” và đƣợc thể hiện trong hồ sơ yêu cầu.
+ Tổ chức chào hàng: Bên mời thầu phải gửi thông tin để đăng thông báo mời chào hàng 3 k liên tiếp trên các tờ báo để các nhà thầu quan tâm tham dự, cụ thể nhƣ sau: (i) Đối với gói thầu có giá gói thầu từ 500 triệu đồng đến dƣới 2 t đồng; đăng tải trên Báo Đấu thầu và trên trang thông tin điện tử về đấu thầu; (ii) Đối với gói thầu dƣới 500 triệu đồng: đăng tải trên một tờ báo viết đƣợc phát hành rộng rãi trong một ngành hoặc trong một tỉnh hoặc rộng rãi trong cả nƣớc. Ngoài việc đăng tải theo quy định trên có thể đăng tải đồng thời trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng khác. Bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia kể từ ngày đầu tiên đăng tải thông báo mời chào hàng;
+ Bên mời thầu phát hành hồ sơ yêu cầu tới trƣớc thời điểm kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề xuất cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia để bảo đảm nhận đƣợc tối thiểu 3 hồ sơ đề xuất từ 3 nhà thầu khác nhau. Thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ đề xuất tối thiểu là 5 ngày;
+ Nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất đến bên mời thầu bằng cách gửi trực tiếp, gửi qua đƣờng bƣu điện hoặc fax. Mỗi nhà thầu chỉ đƣợc nộp một hồ sơ đề xuất;
+ Bên mời thầu chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin trong hồ sơ đề xuất của từng nhà thầu. Ngay sau khi kết thúc thời hạn nộp hồ sơ đề xuất, bên mời thầu lập văn bản tiếp nhận các hồ sơ đề xuất gồm các nội dung nhƣ: tên nhà thầu, giá chào, điều kiện hậu mãi, thời gian có hiệu lực của hồ sơ đề xuất và gửi văn bản này đến các nhà thầu đã nộp hồ sơ đề xuất.
Đánh giá hồ sơ đề xuất:
+ Bên mời thầu đánh giá các hồ sơ đề xuất đƣợc nộp theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu về mặt kỹ thuật. Hồ sơ đề xuất vƣợt qua bƣớc đánh giá về mặt kỹ thuật khi tất cả yêu cầu về mặt kỹ thuật đều đƣợc đánh giá là “đạt”;
+ Bên mời thầu so sánh giá chào của các hồ sơ đề xuất đáp ứng về mặt kỹ thuật để xác định hồ sơ đề xuất có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấp nhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và không vƣợt giá gói thầu s đƣợc đề nghị lựa chọn.
Phê duyệt kết quả chào hàng. - Tự thực hiện
Hình thức tự thực hiện đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp đơn vị sự nghiệp y tế công lập quyết định mua sắm là nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm để thực hiện gói thầu thuộc dự án do mình quản lý và sử dụng, đảm bảo mang lại hiệu quả cao hơn việc lựa chọn nhà thầu khác thực hiện gói thầu.
Việc áp dụng hình thức tự thực hiện phải đƣợc phê duyệt trong kế hoạch đấu thầu. Khi áp dụng hình thức tự thực hiện, dự toán cho gói thầu phải đƣợc phê duyệt theo quy định. Đơn vị giám sát việc thực hiện gói thầu phải độc lập với đơn vị quyết định mua sắm về tổ chức và tài chính.
- Lựa chọn nhà thầu trong trƣờng hợp đặc biệt
Đối với chủng loại tài sản chỉ do một cơ sở sản xuất, có giá bán thống nhất do Nhà nƣớc quy định (nhƣ điện, nƣớc...), cƣớc điện thoại cố định, bảo
trì hệ thống tổng đài điện thoại cố định: Thủ trƣởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện ký hợp đồng với đơn vị cung cấp để thực hiện.
Trƣờng hợp cần lựa chọn nhà thầu để cung cấp dịch vụ tổ chức các hội nghị, hội thảo, đại hội, tập huấn... (phục vụ ăn, nghỉ cho đại biểu; cho thuê hội trƣờng, phòng họp và các dịch vụ liên quan nhƣ trang trí, khánh tiết, nƣớc uống...) mà do yêu cầu thực tế phải bố trí địa điểm ăn, nghỉ tập trung cho tất cả đại biểu; Thủ trƣởng đơn vị căn cứ địa điểm dự kiến tổ chức hội nghị để lựa chọn và ký hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo phù hợp với quy mô, tính chất, nguồn kinh phí, tiết kiệm, hiệu quả và chịu trách nhiệm về quyết định của mình; đồng thời phải đảm bảo đầy đủ chế độ hoá đơn, chứng từ để thanh, quyết toán theo quy định.
- Phân chia gói thầu mua sắm: Vật tƣ y tế nói chung đƣợc phân chia thành các nhóm sau:
Nhóm 1. Bông, dung dịch sát khuẩn, rửa vết thƣơng Nhóm 2. Băng, gạc, vật liệu cầm máu, điều trị vết thƣơng
Nhóm 3. Bơm, kim tiêm, dây truyền, găng tay và vật tƣ y tế sử dụng trong chăm sóc ngƣời bệnh
Nhóm 4. Ống thông, ống dẫn lƣu, ống nối, dây nối, chạc nối, catheter Nhóm 5. Kim khâu, chỉ khâu, dao phẫu thuật
Nhóm 6. Vật liệu thay thế, vật liệu cấy ghép nhân tạo
Nhóm 7. Vật tƣ y tế sử dụng trong một số chuyên khoa (Tim mạch và X- quang can thiệp; Lọc máu, lọc màng bụng; Mắt, Tai Mũi Họng, Răng Hàm Mặt; Tiêu hóa; Tiết niệu; Chấn thƣơng, chỉnh hình; Huyết học, truyền máu)
Nhóm 8. Vật tƣ y tế sử dụng trong chẩn đoán, điều trị khác
Nhóm 9. Các loại vật tƣ y tế thay thế sử dụng trong một số thiết bị chẩn đoán, điều trị
- Tiến hành ký kết hợp đồng mua sắm trang thiết bị y tế, giao nhận hàng hoá và quyết toán, thanh lý hợp đồng.
Căn cứ kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế đƣợc phê duyệt, các đơn vị đƣợc giao tổ chức mua sắm trang thiết bị y tế. Đơn vị đƣợc giao tổ chức mua sắm trang thiết bị y tế thực hiện tổ chức mua sắm theo đúng các nội dung đã đƣợc phê duyệt, bao gồm những nội dung chủ yếu sau: Chủng loại, số lƣợng, tiêu chuẩn kỹ thuật tài sản, hàng hoá; Phƣơng án giá cụ thể đối với từng loại tài sản, hàng hóa; Yêu cầu về chế độ bảo hành, bảo trì sản phẩm của nhà cung cấp; Dự kiến thời gian tổ chức mua sắm tài sản, hàng hóa; Phƣơng án tiếp nhận tài sản và phƣơng án bàn giao tài sản cho các cơ quan, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản; Thời gian, phƣơng thức thanh toán và những vấn đề khác có liên quan…
1.2.2.3. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế
Công tác kiểm tra, giám giám việc thực hiện kế hoạch mua sắm trang thiết bị y tế là việc so sánh, đo lƣờng kết quả thực hiện đƣợc so với các mục tiêu nhằm phát hiện các điểm sai lệch, nguyên nhân và phƣơng hƣớng giải quyết để kết quả đạt đƣợc phù hợp với các mục tiêu, tiêu chuẩn đặt ra. Công tác kiểm tra, giám sát còn đƣợc xem là quá trình cung cấp thông tin phản hồi giúp cho phát hiện các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động quản lý.