Quản lý mua sắm thiết bị y tế bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát mua sắm thiết bị y tế. Qua việc phân tích kinh nghiệm của các bệnh viện trong quản lý mua sắm thiết bị y tế, bài học rút ra đối với Bệnh viện Bạch Mai nhƣ sau:
- Lập kế hoạch mua sắm thiết bị y tế đƣợc thực hiện trực tiếp bởi bộ phận quản lý thiết bị y tế, bộ phận phụ trách tài chính kế toán, bộ phận sử dụng thiết bị y tế. Kế hoạch mua sắm thiết bị phải rõ ràng, chi tiết, phù hợp với các nguồn lực của bệnh viện và điều kiện môi trƣờng bên ngoài. Bộ phận sử dụng thiết bị y tế xác định chính xác chủng loại, số lƣợng thiết bị y tế cần thiết với yêu cầu chuyên môn. Thiết bị y tế cần đƣợc mô tả chi tiết cấu hình, thông số kỹ thuật, tính năng sử dụng. Các nguồn kinh phí để mua sắm thiết bị
y tế đƣợc hạch toán chi tiết dựa trên căn cứ đầy đủ, rõ ràng.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, gồm hai hoạt động chính là huy động vốn và tổ chức lựa chọn nhà cung cấp.
Huy động nguồn vốn phù hợp với loại kế hoạch mua sắm, thuận lợi cho hoạt động mua sắm thiết bị, đảm bảo tuân thủ đúng luật. Lựa chọn sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc thì bệnh viện phải thực hiện trình tự xin vốn, phê duyệt dự toán và kế hoạch đấu thầu, báo cáo kết quả thực hiện và xin giải ngân vốn theo đúng các quy định về quản lý, sử dụng ngân sách nhà nƣớc. Lựa chọn nguồn vốn từ các khoản thu viện phí, quỹ phát triển sự nghiệp của bệnh viện để mua sắm thiết bị y tế cần phải thông qua hội đồng quản lý tài chính của bệnh viện. Lựa chọn nguồn vốn vay ngân hàng thƣơng mại thì ngoài việc tuân thủ theo các quy định thì còn phải thực hiện theo các yêu cầu khác của ngân hàng nhƣ cam kết tín dụng, tài sản thế chấp, trình tự trả lãi và hoàn vốn.
Tổ chức lựa chọn nhà cung cấp thiết bị y tế thông qua các hình thức đấu thầu. Tất cả các hoạt động mua sắm thiết bị y tế thông qua các hình thức đấu thầu. Tất cả các hoạt động mua sắm thiết bị y tế tại bệnh viện đều tuân thủ theo đúng luật đấu thầu và các quy định khác nhƣ: Quy định về quản lý ngân sách nhà nƣớc, quy định xác định dự toán đầu tƣ theo luật xây dựng, quy định mua sắm tài sản để duy trì hoạt động thƣờng xuyên của các cơ quan nhà nƣớc, quy định quản lý nguồn phóng xạ…Theo quy định hiện hành, các hoạt động mua sắm vật tƣ y tế đƣợc thực hiện dƣới hai hình thức lựa chọn nhà thầu trong mua sắm thiết bị y tế cho phù hợp. Khi mua sắm thiết bị y tế cần phải xác định rõ mục đích, nguồn vốn để mua sắm thiết bị y tế. Mục tiêu của tổ chức đấu thầu là mua đƣợc đúng chủng loại thiết bị y tế cần mua với giá thấp nhất từ nhà cung cấp đủ năng lực.
có chuyên môn tốt, có đủ năng lực, phẩm chất đạo đức tốt. Yêu cầu kỹ năng chuyên môn của đội ngũ cán bộ tham gia mua sắm thiết bị y tế là các cán bộ giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn, thiết bị y tế, kế toán, đƣợc đào tạo và cấp chứng chỉ đấu thầu. Giám đốc bệnh viện ra quyết định thành lập các tổ chuyên gia và giao nhiệm vụ cụ thể: Xây dựng kế hoạch đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
Đối với hoạt động thanh quyết toán các chi phí liên quan đến thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị y tế bao gồm chi phí mua thiết bị y tế, chi phí khác nếu có chỉ đƣợc thực hiện khi các bên hoàn thành đủ các nghĩa vụ của mình, thiết bị đƣợc nghiệm thu bàn giao, hồ sơ thanh quyết toán có đầy đủ các tài liệu, chứng từ theo quy định.
- Kiểm soát hoạt động mua sắm thiết bị y tế tại bệnh viện đƣợc tiến hành song song, liên tục trong suốt quá trình mua sắm thiết bị y tế. Tại từng bƣớc của hoạt động mua sắm thiết bị y tế, phó giám đốc chuyên trách và các trƣởng bộ phận chịu trách nhiệm vừa thực thi vừa giám sát, nếu có hoạt động chƣa phù hợp s đƣợc xem xét, điều chỉnh ngay. Kiểm soát mua sắm thiết bị y tế ở Bệnh viện Bạch Mai bao gồm kiểm soát về tài liệu, văn bản, kiểm soát về yêu cầu kỹ thuật, kiểm soát về quy trình đấu thầu, kiểm soát thanh quyết toán. Kết thúc từng đợt mua sắm thiết bị y tế, bệnh viện thuê đơn vị tƣ vấn kiểm toán độc lập giúp bệnh viện ra soát, hoàn thiện hồ sơ liên quan đến hoạt động mua sắm thiết bị y tế.
CHƢƠNG 2
PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU