Như đã đề cập tại phần thực trạng ở trên thì hiện nay tại Seaprodex Hà Nội công tác phân tích công việc vẫn còn nhiều hạn chế, công ty mới chỉ đưa ra những nhiệm vụ, chức năng tương đối cho mỗi công việc chứ chưa xây dựng được tiêu chuẩn chức danh và bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chuyên môn kỹ thuật đánh giá người thực hiện công việc cho từng vị trí chức danh công việc cụ thể.. Do đó, công ty cần chú trọng xây dựng, thực hiện công tác phân tích công việc trong thời gian sớm nhất có thể để CBCNV trong công ty sớm có cái nhìn toàn diện hơn về chức vụ và công việc của mình.
Khi tiến hành phân tích công việc phải có tiến trình chi tiết, cụ thể, cần thời gian để xây dựng và thực hiện không nên quá vội vàng mà phải tiến hành theo đúng quy trình phân tích công việc.
* Quy trình phân tích công việc:
1. Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc:
Để công tác phân tích công việc thực sự hiệu quả thì bước này giúp cung cấp thông tin về:
- Yêu cầu cụ thể, rõ ràng của công việc là gì?
Những thông tin mô tả trên nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định chiêu mộ và lựa chọn những nhân viên như thế nào sẽ phù hợp nhất với tổ chức của mình. Ngoài ra, khi hiểu rõ mục đích của phân tích công việc, nhà quản lý sẽ xác định chính xác những thông tin cần thu thập, đồng thời thiết kế những biểu mẫu phù hợp với các thông tin đó.
2. Bước 2: Thu thập những thông tin liên quan.
Sau khi xác định được mục đích phân tích công việc, cán bộ chuyên trách nhân sự của công ty cần thu thập các thông tin về:
- Cơ cấu bộ máy tổ chức hiện tại, chế độ lương bổng, đãi ngộ của công ty, điều kiện môi trường lao động...
- Thực tế các hoạt động làm việc của nhân viên trong công ty
- Những phẩm chất, kĩ năng, trình độ chuyên môn,.. .mà nhân viên cần có.
- Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kĩ thuật đang được sử dụng hiện tại để phục vụ cho hoạt động sản xuất.
- Thông tin về các quy định về chuẩn mực hành vi khi làm việc và tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của công ty.
Từ những thông tin tổng quan này cung cấp cho nhà quản lý cái nhìn tổng quan hơn về dòng công việc trong tổ chức, từ đó họ sẽ lựa chọn những phương pháp tiến hành phân tích công việc phù hợp và hữu dụng nhất.
3. Bước 3: Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu để phân tích.
Nhà quản lý không thể tiến hành thu thập của tất cả đối tượng cùng làm một công việc được mà họ chỉ nên lựa chọn một số cá nhân tiêu biểu để tiến hành phân tích. Nhờ đó họ vừa xác định được những yêu cầu tối thiểu về kiến thức, kĩ năng và năng lực cần có để thực hiện công việc mà vẫn tiết kiệm được thời gian, công sức trong quá trình phân tích.
4. Bước 4: Thu thập thông tin về công việc.
- Thông tin về tình hình thực hiện công việc như: phương pháp thực hiện công việc, tiêu hao năng lượng trong lao động, trình độ, kĩ năng làm việc, những hiểu biết liên quan đến công việc.
- .Các tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc của nhân viên như: định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng của sản phẩm hay công việc....
- Thông tin về những đãi ngộ khi làm việc: Chế độ lương, thưởng, những dụng cụ được trang bị như: đồng phục, dụng cụ bảo hộ (găng tay, khẩu trang..) - Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin: có 4 phương pháp: Có bốn
phương pháp cơ bản được sử dụng một cách riêng lẻ hoặc kết hợp với nhau trong quá trình thu thập thông tin và phân tích công việc là quan sát, phỏng vấn, bản câu hỏi và nhật ký làm việc.. Nhà quản lý cần nắm rõ cách thức thực hiện mỗi phương pháp để từ đó lựa chọn phương pháp phù hợp..
+ Quan sát: được sử dụng cho những công việc lao động chân tay, đòi hỏi tiêu chuẩn hoá, những công việc có chu kỳ ngắn.
Ví dụ như, các công việc chế biến tôm bóc vỏ tại dây chuyền sản xuất thủy sản, công việc văn thư tại văn phòng công ty Seaprodex Hà Nội.
+ Phỏng vấn: Có ba loại phỏng vấn để thu thập thông tin phân tích công việc phỏng vấn cá nhân, phỏng vấn một nhóm nhân viên có cùng công việc giống nhau, phỏng vấn những người giám sát hoặc những người có kiến thức vững trong công việc.
Phỏng vấn là kỹ thuật thu thập thông tin được sử dụng phổ biến nhất để phân tích công việc. Nó cho phép nhà sự tiếp xúc trực tiếp giữa nhà phân tích và ứng viên, tạo điều kiện thuận lợi để thu thập thông tin để phân tích công việc.
+ Bảng câu hỏi: Sử dụng bản câu hỏi là phương pháp ít tốn kém nhất trong việc thu thập thông tin. Nó là cách thức hữu hiệu để thu thập một số lượng lớn thông tin trong một thời gian ngắn.
+ Nhật ký làm việc: Ghi lại công việc đã làm và sẽ phải thực hiện trong thời gian tới.
5. Bước 5: Thẩm định kết quả phân tích.
Sau bước phân tích công việc, cần phải thẩm định những thông tin thu thập với những nhà phân tích khác và người quản lý (hay giám sát ) công việc này.. .Việc xem xét lại kết quả phân tích giúp nhà phân tích khẳng định tính chính xác và đầy
đủ của thông tin về công việc, đồng thời bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch.
6. Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, bảng yêu cầu công việc với người thực hiện
Nhà quản lý có thể xây dựng bản mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc của công ty như phụ lục 2, 3.
Do sự thay đổi về các yếu tố công nghệ hay yếu tố nhân sự nên công ty cần tránh việc sử dụng lại các kết quả của phân tích công việc từ trước mà thay vào đó nên tiến hành phân tích lại công việc một cách phù hợp theo từng thời kỳ.