Thiết lập chính sách chiết khấu cho khách hàng
Trong suốt 5 năm hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp chưa đề xuất phương án chiết khấu nào cho khách hàng mặc dù đã nới lỏng chính sách trả chậm để duy trì mối quan hệ với khách hàng thường xuyên, tuy nhiên điều này lại làm gia tăng các khoản phải thu. Vì vậy, doanh nghiệp cần có chương trình ưu đãi để thu hút thêm khách hàng thông qua việc thiết lập chính sách chiết khấu hàng hóa, tạo cho khách hàng tâm lý được hưởng nhiều ưu đãi hơn hay sự hài lòng khi đến với BeTa và cũng là để tăng năng lực cạnh tranh với các đơn vị trong cùng ngành có cùng tiêu chí kinh doanh
Cụ thể, doanh nghiệp khuyến khích gia tăng khối lượng hàng hóa bán ra nhưng cũng khuyến khích việc thanh toán đúng kỳ hạn, đưa ra điều kiện tín dụng áp dụng với mỗi dự án là “1/30 net 60”, tức là khách hàng được phép trả chậm nhưng phải hoàn
thành tiền hàng trong vòng 60 ngày, tuy nhiên khách hàng sẽ được chiết khấu ngay 1% tổng số tiền hàng nếu thanh toán ngay trong vòng 30 ngày đầu
Theo bộ tài chính thì chưa có quy định thống nhất về tỷ lệ chiết khấu thanh toán. Do đó, mức chiết khấu thanh toán trên được đề xuất dựa vào tình hình của công ty, quy mô nợ, thời gian trả nợ trước hạn, tỷ lệ lãi suất ngân hàng và sự tham khảo từ một số công ty tương đồng về quy mô
Tuy nhiên khoản mục chiết khấu này cần được ghi rõ ràng trong hợp đồng mua bán giữa 2 bên như là điều kiện cần và điều kiện đủ làm căn cứ thực hiện chiết khấu đối với khách hàng. Do công ty đang trên đà cần phát triển mạnh để bù lỗ những năm trước và cải thiện tình hình kinh doanh nên chấp nhận chiết khấu hay chi phí vận chuyển làm giảm trừ một phần doanh thu để đổi lại nguồn khách hàng, gia tăng dự án được kí kết, tạo thêm công ăn việc làm cho người lao động.
Tăng cường công tác quảng cáo
Mặc dù đã thành lập 5 năm nhưng BeTa vẫn hoạt động ở kênh truyền thống. Các dự án của công ty chủ yếu đến từ khách hàng cũ hay qua người thứ 3. Với sự phát triển mạnh mẽ của internet cũng như sự lớn mạnh của ngành thương mại điện tử, không chỉ kinh doanh buôn bán thời trang hay đồ ăn... mới cần lập web mà cả những doanh nghiệp trong ngành công nghiệp - xây dựng như BeTa cũng phải tìm cho mình cách để quảng bá thương hiệu, sản phẩm tới khách hàng để đẩy mạnh hoạt đông kinh doanh, thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng, vì vậy công ty cần đầu tư tìm hiểu để quảng cáo hình ảnh đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí và đề xuất xây dựng hình ảnh quảng cáo của công ty thông qua kênh mạng có thể coi là giải pháp tối ưu trong nền kinh tế 4.0
Phương thức chạy quảng cáo google adwords đang được khá nhiều doanh nghiệp trong ngành xây dựng - công nghiệp ưa chuộng, để chiến lược chạy quảng cáo có hiệu quả thì doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị thiết kế website có uy tín, có kiến thức để có thể hiểu được ý tưởng của các dự án mà BeTa đã và sẽ thực hiện. Website được thiết kế tích hợp với những tính năng như live chat, định vị bản đồ.. thiết kể chuẩn SEO (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm với các nội dung có được thứ hạng cao trên
các bộ máy tìm kiếm như google, bing, yahoo...) để khi khách hàng tìm kiếm dễ dàng thấy kết quả ngay trên đầu mục khi nhập từ khóa khớp với từ khóa quảng cáo của công ty và tương thích với cả điện thoại hay máy tính đều có thể xem dễ dàng. Trình bày các mặt hàng công ty có thể cung cấp kèm giá bán và thông tin dự án từng thực hiện mang lại 1cho khách hàng cảm giác tin tưởng hơn về sự chuyên nghiệp và có cái nhìn lạc quan với tín nhiệm của công ty.
Với cách thức quảng cáo này công ty có thể linh động với nguôn ngân sách, khi có người click vào quảng cáo thì mới phải thanh toán, công ty dễ dàng nắm được doanh thu thực tế nhờ google ads mang lại và công ty có thể dễ dàng thay đổi thông điệp quảng cáo, tạm dừng hoặc bắt đầu chiến dịch marketing bất cứ thời điểm nào mà không phải trả thêm phí. Do đó, công ty cần kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí GVHB, chi phí quản lí kinh doanh điều tiết giảm hợp lý để bù đắp cho chi phí quảng cáo, đó cũng là điều cần thiết để tiếp cận nhiều khách hàng hơn đặc biệt là vào mùa nắng nóng cao điểm.
Quản lý tốt các khoản phải thu
Tạo một hệ thống theo dõi công nợ hoàn chỉnh và vẫn đảm bảo duy trì tốt quan hệ khách hàng. Đối với những hợp đồng lớn thì công ty nên thu thập thông tin về lịch sử thanh toán, tình hình tài chính, khả năng thanh toán, xếp hạng tín nhiệm của khách hàng để làm căn cứ đưa ra hạn mức nợ và thời hạn thanh toán. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, sắp xếp các khoản này theo thời gian nợ cụ thể, thông báo qua email, fax. thời hạn trả nợ hoặc liên lạc trực tiếp để xác nhận việc khách hàng sắp xếp thời gian trả nợ.
Để thực hiện những đề xuất trên thì bộ phận thu hồi nợ ngoài việc đôn đốc khách trả nợ đúng hạn thì có thể linh động thông báo đến khách hàng về bổ sung chi tiết sản phẩm hay chính sách chiết khấu mới để tạo mối quan hệ thân thiện tin cậy, còn về phía nội bộ công ty cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận, bất cứ khoản nợ nào phát sinh cũng cần được đưa ngay vào danh sách theo dõi trên để tránh thất thoát hay bỏ sót công nợ phải thu khách hàng. Ngoài ra, công ty nên tiến hành lập dự phòng cho
các khoản phải thu khó đòi để phòng ngừa những trường hợp khách hàng mất khả năng thanh toán.
3.2.2 Tăng cường biện pháp quản lý chặt chẽ với các khoản chi phí
Kiểm soát chi phí giá vốn hàng bán
Kiểm soát chi phí luôn là bài toán hóc búa đối với mỗi nhà quản trị công ty, tiết kiệm được một đồng chi phí giúp tăng thêm được một đồng lợi nhuận. Đối với BeTa thì GVHB chiếm tỷ trọng rất lớn, tốc độ tăng lớn hơn so với tốc độ tăng của doanh thu thuần, đó cũng là nguyên nhân làm lợi nhuận âm ở năm 2019. Việc tăng doanh thu để tăng lợi nhuận sẽ rất khó nếu không đi kèm với một chính sách chi phí hợp lý. Vì vậy, công ty cần tăng cường biện pháp tiết kiệm, giảm tối đa chi phí giá vốn hàng bán
Với tình hình thị trường cạnh tranh như hiện này, công ty cần xây dựng thị trường đầu vào ổn định bằng việc thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung cấp uy tín, tìm kiếm nguồn hàng có chất lượng ổn định và ít biến động về giá. Công ty cũng đã mở rộng địa bàn hoạt động do đó số lượng thiết bị máy móc lắp đặp dân dụng cũng tăng lên, doanh nghiệp cần nhập nhiều hàng hơn, vì vậy cần tận dụng tìm kiếm các khoản chiết khấu thanh toán mua hàng, tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển. Hiện tại công ty đang nhập nguồn hàng từ Hải Phòng, tuy nhiên không nên chỉ phụ thuộc vào một nhà cung cấp mà cần tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa ở gần hơn như Hà Nội với chất lượng tương đương, giá cả cạnh tranh để tiết kiệm một phần thời gian, chi phí và để tránh rủi ro thông tin với các đối tác thì công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp trên các diễn đàn doanh nghiệp, hội nhóm doanh nghiệp trong ngành công nghiệp - xây dựng để có thêm thông tin về bạn hàng, tránh rủi bạn hàng thiếu uy tín làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty
Bên cạnh đó cũng cần luôn chủ động lên số lượng đầu vào cụ thể và kịp thời về chủng loại, chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật cho từng hợp đồng kí kết hoàn thiện công trình, hệ thống lắp đặt tránh sự ách tắc không kịp tiến hành công trình và gom vận chuyển một đợt giảm thiểu chi phí vận chuyển. Đặc biệt, công ty cũng cần rà soát chặt chẽ hơn trong việc cung cấp minh bạch các chứng từ hóa đơn liên quan đến khâu xuất nhập hàng hóa.
Tiết kiêm chi phí quản lý kinh doanh
Như đã phân tích ở chương 2 thì chi phí quản lý kinh doanh chiếm tỷ trọng khá lớn so với doanh thu thuần, chỉ sau khoản chi phí giá vốn, đặc biệt là sự xuất hiện của khoản chi phí bán hàng năm 2019, sự gia tăng của những chi phí này đã làm giảm lợi nhuận của công ty. Do đó, cần phải chú trọng tăng cường quản lý, tiết kiệm chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí QLDN giai đoạn 2017-2018 chiếm tỷ trọng tương đối cao so với doanh thu thuần. Trong thời gian tới công ty cần tiết kiệm các khoản chi phí, luôn duy trì quản lý chặt chẽ các khoản phí như chi phí văn phòng, chi phí vật liệu quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài như chi trả cho nhà thầu phụ, chi phí tiếp khách... tránh gây lãng phí bởi các hoạt động không cần thiết. Rà soát tinh giảm nhân sự để đảm bảo bộ máy làm việc hiệu quả mà gọn nhẹ, từ đó làm giảm chi phí liên quan đến lao động. Bên cạnh đó cần thực hiện nâng cao ý thức tập thể, tinh thần tự giác và tiết kiệm bằng hình thức khen thưởng hay phê bình để vừa kiểm soát được chi phí vừa tạo môi trường làm việc có tính kỷ luật.
Ngoài ra doanh nghiệp cần quan tâm đến chi phí lãi vay, trong những năm gần đây thì một phần nguồn vốn của doanh nghiệp đến từ vay nợ, chính chi phí lãi vay phải trả cũng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên công ty cũng chưa tận dụng được tối đa lợi thế của đòn bẩy tài chính, vì thế cần để tâm hơn đến khoản mục này, đặc biệt quan tâm đến khoản phải thu khách hàng để đẩy nhanh tốc độ quay vòng của vốn lưu động, hạn chế việc bị khách hàng chiếm dụng vốn, dẫn đến sự phụ thuộc vào nguồn tài trợ vốn từ bên ngoài, đe dọa đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
3.2.3 Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản - nguồn vốn
Do đặc thù kinh doanh nên TSNH chiếm tỷ trọng chủ yếu trong cơ cấu vốn của công ty trong khi đó khoản phải thu khách hàng lại chiếm tỷ trọng đáng kể trong TSNH dẫn đến tình trạng ứ đọng một lượng vốn và không có khả năng sinh lời. Điều này thể hiện quy mô kinh doanh tăng và công ty thì chưa có biện pháp tối ưu nào để thúc đẩy vòng quay vốn lưu động nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Thiết lâp kế hoạch sử dung sử dung vốn hiêu quả:
Công ty cần xây dựng hệ thống phân tích đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến nhu cầu vốn và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, khi thực hiện công ty phải bám sát vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn đã lập dựa vào thực tế sử dụng vốn trong kỳ kèm theo đánh giá xu hướng thay đổi cung cầu trên thị trường, trên cơ sở đó điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Nếu có phát sinh bất thường thì cần chủ động cung ứng kịp thời bằng việc lựa chọn một vài nhà cung cấp nguyên liệu, tạo mối quan hệ với nhiều đối tác để tương hỗ nhau khi cần
Cân đối giữa vốn vay với nguồn vốn chiếm dụng, khai thác linh hoạt các nguồn vốn chiếm dụng trong kỳ nhưng vẫn phải đảm bảo thanh tóan đúng hạn để giữ được uy tín của công ty. Cân đối lợi ích từ việc chiếm dụng vốn với lợi ích từ việc trả các khoản nợ để có quyết định phù hợp trong từng trường hợp.
Nâng cao chất lương cơ sở vât chất, áp dung tiến bô khoa hoc công nghê
Do cơ sở vật chất, máy móc - phương tiện vận tải của công ty thuộc loại đã cũ mua lại từ trước làm ảnh hưởng đến năng suất vận hành, tốn nhiều xăng dầu hơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa làm gia tăng chi phí vận chuyển, đây cũng chính là một phần nguyên nhân khiến chi phí QLDN tăng lên qua các năm.
Vì vậy, công ty cần khắc phục, sửa chữa lại các thiêt bị hiện có và tiến hành rà soát lại những máy móc thiết bị không dùng đến nhưng chưa khấu hao hết để thanh lý thu hồi vốn hay tận dụng những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng giá trị sử dụng vẫn còn để giảm thiểu chi phí khấu hao TSCĐ. Đầu tư nâng cao trang thiết bị hiện đại hơn, tiết kiệm nguồn nhiên liệu và thân thiện với môi trường nhưng cũng cần cân nhắc hạn chế đầu tư mới không cấp thiết để dành nguồn vốn cần thiết cho các dự án nhằm mục tiêu sinh lời.
Cập nhật các phần mềm kế toán như Fast, Metadata hay CNS để nâng cấp cho công việc tính toán và nhập dữ liệu vào excel. Ngoài ra công ty cũng có thể tham khảo các phầm mềm về quản lý tài chính như CFO nhằm tăng cường công tác phân tích tài chính, đánh giá tài sản- nguồn vốn của doanh nghiệp.
3.2.4 Hoàn thiện công tác nâng cao chất lượng nguồn lao động
Nguồn tài nguyên quý giá của mỗi quốc gia chính là con người. Phát huy yếu tố con người luôn là nhiệm vụ trọng yếu của không riêng tổ chức nào. Đối với BeTa thì số lượng nguồn nhân lực được đào tạo tăng nhưng chưa đáp ứng được đòi hỏi từ thị trường, kết quả đào tạo chưa được như mục tiêu đề ra của công ty. Vấn đề khan hiếm nguồn nhân lực lắp đặt điều hòa trong mùa cao điểm dẫn đến việc thuê thêm lao động mùa vụ tay nghề chưa được cao. Do đó, để công ty hoạt động tốt đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực vững mạnh để đáp ứng các yêu cầu của công việc đề ra
Đối với lượng nhân công từ nhà thầu phụ, cần xem xét kỹ trước khi bàn giao và tốt nhất là lựa chọn kĩ, hợp tác cùng nhà thầu phụ có uy tín lâu năm để tránh rủi ro tiến độ. Tổ chức đào tào, giúp nâng cao tay nghề của đôi ngũ lao động bằng hình thức đào tạo tại chỗ hay gửi đi học ở các trung tâm đào tạo nghề. Bên cạnh đó là sự sàng lọc đối với nhân công lao động chưa đáp ứng tiêu chí công việc trong khi vẫn phải chi trả một khoản tiền cho nhân công lao động đáng kể qua các năm
Tuy nhiên, nhân công lao động thường là từ quê ra Hà Nội làm ăn, do đó cán bộ cần có thái độ tích cực, quan tâm động viên nhân công lao động cả về mặt tinh thần giúp các nhân công tham gia học hỏi nâng cao tay nghề, trình độ với sự trách nhiệm và lòng yêu nghề, hiếu kì với công việc kèm theo những chính sách khen thưởng - kỷ luật phù hợp để động viên, khuyến khích nhân sự sôi nổi, hăng hái làm việc.