5. Kết cấu của đề tài
4.2.3. Với các nhà quản lý doanh nghiệp
Để nâng cao CLTTKT trên BCTC, doanh nghiệp cần phải có những biện pháp cụ thể như sau:
- Việc sửa lỗi dữ liệu rất tốn thời gian và khó khăn vì vậy cần xây dựng thêm thời gian cho việc lập kế hoạch và chuẩn bị trước khi bắt đầu thu thập và phân tích thông tin có thể giúp ngăn ngừa lỗi xảy ra cũng như tiết kiệm thời gian và công sức. Công việc đảm bảo chất lượng tốt giúp thiết lập mục tiêu cho việc sử dụng thông tin, cải thiện mức độ liên quan và tính kịp thời của thông tin, đồng thời hợp
lý hóa công việc ở các giai đoạn sau trong vòng đời của thông tin.
- Phát hiện và sửa lỗi, hoặc kiểm soát chất lượng, là một thành phần quan trọng của chất lượng thông tin. Kiểm soát chất lượng thường được thực hiện thủ công nhưng có thể được sắp xếp hợp lý thông qua việc sử dụng các công cụ lập lập danh mục các vấn đề phổ biến với các bản sửa lỗi đơn giản. Sử dụng thống kê tóm tắt để xem xét cũng có thể giúp phát hiện ra các lỗi tiềm ẩn cần sửa. Sửa các lỗi phổ biến giúp cải thiện độ chính xác, đầy đủ và nhất quán của thông tin. Đảm bảo rằng con người và tài nguyên được dành riêng cho bước này là phòng tuyến cuối cùng để cải thiện chất lượng thông tin.
- Một số thông tin phân tích về tình hình hoạt động và tình hình tài chính của công
ty sẽ được cung cấp trong báo cáo thường niên của các công ty niêm yết. Thông tin quản lý rủi ro cũng nên được coi là thông tin bắt buộc trong báo cáo thưởng niên của các công ty.
- Phải công bố và chú ý theo dõi những thông tin bất thường. Cần có những hướng
dẫn chi tiết hơn đối với các sự kiện có ảnh hưởng trọng yếu đến hoạt động của công ty.
Kiểm soát nội bộ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống quản trị của tổ chức và khả năng quản lý rủi ro, đồng thời là nền tảng để hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu của tổ chức và tạo ra, nâng cao và bảo vệ giá trị của các bên liên quan. Những thất bại trong tổ chức cao thường dẫn đến việc áp đặt các quy tắc và yêu cầu bổ sung, cũng như các nỗ lực tuân thủ tốn kém thời gian và tốn kém sau đó. Tuy nhiên, điều này che khuất thực tế rằng loại kiểm soát nội bộ phù hợp - cho phép một tổ chức tận dụng các cơ hội
68
- Tách biệt các nhiệm vụ kế toán là biện pháp kiểm soát nội bộ quan trọng nhất cần được thực hiện. Các doanh nghiệp nhỏ thường chỉ dựa vào một nhân viên để quản lý tất cả các khía cạnh của quy trình kế toán. Tuy nhiên, việc có một người chịu trách nhiệm phê duyệt hóa đơn, thanh toán, xử lý tiền mặt và đối chiếu bảng
sao kê ngân hàng khiến bạn dễ bị tổn thương. Lý tưởng nhất là không một nhân viên nào có quyền kiểm soát duy nhất hai hoặc nhiều trách nhiệm này. Công ty nên có các nhân viên khác nhau ủy quyền giao dịch cho những người chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Việc kiểm soát nội bộ này khiến việc thực hiện hành vi cố ý gian lận khó xảy ra hơn.
- Nhà quản trị cần thực hiện đúng các thủ tục đánh giá rủi ro để quá trình KSNB tích hợp có thể được thực hiện theo đúng khái niệm, từ đó nâng cao CLTTKT. - Sử dụng tự động hóa quy trình làm việc để cung cấp một khuôn khổ cho các quy
trình cần kiểm soát. Tự động hóa quy trình cung cấp các thủ tục kiểm soát nhất quán, phân tách nhiệm vụ, điểm kiểm tra, phê duyệt và cấu trúc buộc người dùng
quy trình phải tuân thủ các hoạt động kiểm soát đã thiết lập. Khi người sử dụng quy trình di chuyển qua một quy trình, các kiểm soát nội bộ sẽ chi phối thông tin được cung cấp, khi quy trình có thể tiến hành (nếu các yêu cầu được đáp ứng), khi một phần của quy trình yêu cầu xem xét, phản hồi của ban quản lý,... Quy trình hoạt động giống nhau đối với mọi người sẽ đảm bảo tính nhất quán.
Các chính sách rõ ràng và thủ tục trong hệ thống kế toán hiệu quả có nghĩa là các
quy trình có thể được áp dụng nhất quán và các kỳ vọng là rõ ràng. Chúng cũng cung cấp một khuôn khổ cho tính liên tục và đồng nhất và đảm bảo công ty đang thiết lập các
quy trình vận hành thông lệ tốt nhất. Vì vậy, một hệ thống kế toán hoạt động hiệu quả sẽ giúp CLTTKT được nâng cao. Để đạt được điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện
pháp thay đổi ngay từ hôm nay
- Tự động hóa bất cứ khi nào có thể giúp giảm thiểu thời gian dành cho các công việc kế toán trong suốt cả tuần. Ngoài ra, tự động hóa giúp giảm nguy cơ sai sót
69
cách sử dụng một hệ thống tự động. Đồng thời, nhà quản trị sẽ yên tâm khi biết rằng tự động hóa giúp giảm nguy cơ gian lận.
- Chọn lựa các tính năng phần mềm kế toán hiệu quả, xác định công cụ, tính năng và chức năng phù hợp để tạo ra hệ thống kế toán và sổ sách kế toán tốt nhất. - Tránh thủ tục giấy tờ giúp giảm bớt sự lộn xộn và chất chồng trên bàn làm việc.
Tất cả các thủ tục giấy tờ có thể được lưu trữ và quản lý ở định dạng kỹ thuật số: hợp đồng, hóa đơn, biên lai,... Không có lý do gì để mọi người phân loại qua các trang rời khi mọi thứ đều có thể được phân loại và truy cập trực tuyến nhanh chóng. Thêm vào đó, việc sử dụng hóa đơn hoặc chứng từ bằng giấy có thể gây ra tình trạng mất mát, rách, hỏng trong quá trình lưu chuyển cũng như lưu trữ chứng từ kế toán. Một tờ hóa đơn bị rách cũng sẽ bị cho là không hợp lệ khi doanh nghiệp phải giải trình với cơ quan Thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho nhân viên kế toán tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao trình độ, cập nhật những thay đổi của các quy định và chuẩn mực, từ đó nâng cao chất lượng BCTC và TTKT.