1.3.1. Xác định nhu cầu đ o tạo
Để xác định đúng nhu cầu đào tạo, trƣớc hết cần hiểu đúng về nhu cầu đào tạo. Khi nhân sự trong tổ chức không đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ đặt ra theo các ti u chí xác định thì có thể hiểu rằng nhân sự không đủ hay thiếu hụt năng lực thực hiện và khi đó nhu cầu đào tạo có thể xuất hiện. Nhƣ vậy, việc xác định sự thiếu hụt về năng lực thực hiện là công việc quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo và là tiền đề để xác định nhu cầu đào tạo. Sau khi xác định đƣợc sự thiếu hụt về năng lực thực hiện, tổ chức cần căn cứ vào hiện trạng của đơn vị mình để đánh giá th m việc đào tạo có cần phải đƣợc thực hiện hay không? Có cách nào để tổ chức có thể bù đắp sự thiếu hụt năng lực thực hiện đó một cách hiệu quả hơn việc tổ chức đào tạo hay không?...
Nhiệm vụ xác định nhu cầu đào tạo trƣớc tiên là nhiệm vụ của tổ chức hay cá nhân đƣợc giao nhiệm vụ về đào tạo trong doanh nghiệp ( thƣờng là phòng hoặc ban đào tạo nằm độc lập hoặc trực thuộc trong bộ phận khác nhƣ bộ phận nhân sự). Để làm đƣợc việc này, nhà đào tạo cần căn cứ vào bảng mô tả công việc của từng vị trí công việc tƣơng ứng để làm căn cứ so sánh khi đánh giá, phân tích các yếu tố li n quan để xác định ra nhu cầu đào tạo.
Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào và vào lúc nào cũng có thể xây dựng và ban hành một bản mô tả công việc của nhân viên một cách đầy đủ, rõ ràng. Do đó việc xác định nhu cầu đào tạo trong hầu hết các tổ chức đều gặp phải những trợ ngại và khó khăn nhất định.
chính là việc xác định sự thiếu hụt năng lực do thiếu hụt kiến thức, kỹ năng”. Tử đó, ta có thể xác định đƣợc công thức công thức xác định nhu cầu đào tạo nhƣ sau:
Nhu cầu đào tạo = Tổng năng lực để hoàn thành công việc – Năng lực sẵn có để thực hiện công việc – Thiếu hụt năng lực do nguyên nhân quản lý.
Nhu cầu đào tạo sẽ đƣợc phát hiện và đề xuất thông qua hai nhóm nội dung chính theo trình tự nhƣ sau:
Một, xác định nhu cầu của đào tạo thông qua:
Các hoạt động giám sát công việc của tổ chức, các nhà quản lý có thể đƣa ra yêu cầu về việc đào tạo.
Các hoạt động tiếp xúc, thảo luận với các nhà quản lý, các nhân viên của tổ chức để xác định các nhu cầu đào tạo ở mức hẹp hơn.
Kết quả từ các cuộc khảo sát, phỏng vấn trên diện rộng trong tổ chức đối với nhân viên và nhà quản lý.
Hai, Sau khi xác định đƣợc các dấu hiệu của nhu cầu đào tạo, các dấu
hiệu này sẽ đƣợc sàng lọc, phân tích và so sánh với thực tiễn của tổ chức để xác định các mức độ ƣu ti n nhu cầu đào tạo và lựa chọn các giải pháp.
Nhƣ vậy, nội dung xác định nhu cầu đào tạo là việc phân tích bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp để qua đó xác định đúng đối tƣợng đào tạo và xác định mục ti u đào tạo phù hợp. Trong đó, phân tích bối cảnh doanh nghiệp cần thực hiện các phân tích về tổ chức, phân tích công việc và phân tích cá nhân với các nội dung cụ thể nhƣ sau:
Phân tích tổ chức: Chỉ ra các điều kiện hiện tại của doanh nghiệp về nguồn nhân lực (tài chính, nhân lực…), mục tiêu chiến lƣợc và xác định mức độ phù hợp của các điều kiện, mục tiêu này với hoạt động đào tạo. Đồng thời tìm kiếm sự đồng thuận và ủng hộ của các cấp quản lý doanh nghiệp cũng nhƣ ngƣời lao động trong việc sẵn sàng tổ chức đào tạo và tham gia đào tạo.
Phân tích công việc: Chỉ ra các yêu cầu cụ thể về nhiệm vụ của nhân viên ở từng vị trí công việc khác nhau, chỉ ra các yếu tố đảm bảo cần thiết để nhân vi n đáp ứng đƣợc các yêu cầu của công việc cụ thể đó (về kiến thức, kỹ năng, các công cụ dụng cụ đảm bảo…).
Phân tích con ngƣời: Khảo sát để đánh giá trình độ, năng lực hiện tại của mỗi cá nhân, tr n cơ sở đó, ngƣời làm công tác đào tạo, so sánh trình độ, năng lực hiện tại này với các tiêu chí công việc đã đƣợc mô tả để chỉ ra ai là ngƣời cần đƣợc đào tạo, cần đào tạo nội dung gì, đào tạo bằng phƣơng pháp nào, vào thời điểm nào; đồng thời, xác định mức độ sẵn sàng tham gia đào tạo của cán bộ nhân vi n. Nhƣ vậy, thông qua các bƣớc phân tích con ngƣời, doanh nghiệp xác định đƣợc nhu cầu đào tạo của mỗi cá nhân, từ đó xác định đƣợc nhu cầu đào tạo của từng bộ phận và của toàn doanh nghiệp.
Để nhận biết nhu cầu đ o tạo có thể áp dụng một số phương pháp sau: Phương pháp điều tra phỏng vấn: Là phƣơng pháp dùng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn để điều tra về nhu cầu đào tạo. Khi lựa chọn phƣơng pháp kỹ thuật này cần căn cứ vào tính chất đặc điểm của công việc để lập bảng điều tra nhu cầu đào tạo. Bảng điều tra phải căn cứ vào bản thuyết minh công việc để liệt kê ra nội dung cần đƣợc điều tra. Sau đó ngƣời đƣợc điều tra tiến hành đánh giá tầm quan trọng của nội dung đào tạo và nhu cầu đào tạo.
Phương pháp phân tích tư liệu: Là phƣơng pháp sử dụng những văn bản tƣ liệu liên quan đến mục tiêu, chiến lƣợc phát triển của doanh nghiệp; kế hoạch nguồn nhân lực, thông tin nguồn nhân lực; bản mô tả công việc để phân tích nhu cầu đào tạo.
Phương pháp quan sát hiện trường: Thông qua hành vi, cách thức thực
hiện công việc thực tế của ngƣời lao động đƣợc quan sát trực tiếp tại hiện trƣờng làm việc để đƣa ra đánh giá về nhu cầu đào tạo. Ngƣời quan sát phải thông thạo về chuyên môn công việc nhƣ cán bộ lãnh đạo của ngƣời lao động
này hoặc là chuyên gia ở lĩnh vực có liên quan. Hành vi công việc cần quan sát gồm: tính thành thạo và chính xác trong động tác, tốc độ làm việc, số lƣợng chất lƣợng công việc, kỹ năng thao tác thiết bị v.v....
Phương pháp trưng cầu ý kiến: Là phƣơng pháp thu thập ý kiến của
những ngƣời có li n quan để biết đƣợc nhu cầu đào tạo của nhân vi n đó. Các nhân viên liên quan có thể là cấp tr n, đồng nghiệp, cấp dƣới, đây là những ngƣời thƣờng xuyên có quan hệ công tác với nhân viên nên khá hiểu về năng lực, tình hình thực hiện công việc của nhân vi n đó. Phƣơng pháp này phù hợp hơn với việc phân tích nhu cầu đào tạo của cán bộ quản lý.
Xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng đƣợc kế hoạch đào tạo khả thi, hƣớng tới đạt đƣợc mục tiêu đào tạo.
Các yêu cầu đối với việc xác định nhu cầu đào tạo.
Với nội dung về xác định nhu cầu đào tạo nhƣ đã trình bày ở trên, các yêu cầu chính đặt ra đối với việc xác định nhu cầu đào tạo là:
- Xác định đƣợc đúng đối tƣợng cần đào tạo - Xác định đƣợc các nội dung cần đào tạo - Xác định đƣợc thời gian cần tổ chức đào tạo
1.3.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch đ o tạo:
Xác định mục đích, mục tiêu cho đào tạo
Kế hoạch đào tạo đƣợc hiểu là văn bản chính thức đƣợc các cấp có thẩm quyền của tổ chức phê duyệt làm căn cứ để triển khai thực hiện các hoạt động đào tạo cũng nhƣ để quản lý và điều chỉnh khi cần thiết. Nội dung của bản kế hoạch đào tạo chỉ rõ những việc cần làm, làm nhƣ thế nào và theo trình tự nào, nó bao quát các nội dung nhu mục ti u, phƣơng pháp đào tạo, thời gian, kinh phí, nhân sự tham gia…Do đó, một bản kế hoạch đào tạo đƣợc lập một cách nghi m túc và có phƣơng pháp sẽ là một bản kế hoạch khả thi.
Trong doanh nghiệp, việc lập kế hoạch đào tạo thƣờng đƣợc thực hiện bởi một đơn vị chuyên trách về đào tạo (Hoặc một cá nhân/ đơn vị liên quan nhƣ bộ phận kế hoạch, giảo viên, nhà quản lý, thậm chí có sự tham gia của chính các học viên.
Các nội dung chính của xây dựng kế hoạch đào tạo:
Xây dựng các nội dung, chƣơng trình đào tạo phù hợp với từng đối tƣợng và nhóm đối tƣợng đƣợc đào tạo.
Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo và bố trí giáo vi n/ ngƣời đào tạo phù hợp.
Xác định số lần, thời gian và địa điểm tổ chức đào tạo cụ thể, phù hợp với từng nhóm đối tƣợng đƣợc đào tạo, đặc biệt chú ý tới yếu tố địa lý và cần có thời gian cho đối tƣợng đƣợc đào tạo và đơn vị quản lý của họ có đủ thời gian thu xếp công việc để tham gia đào tạo.
Xác định kinh phí đảm bảo cho kế hoạch đào tạo. Tr n cơ sở xác định mục ti u, đối tƣợng đào tạo và nội dung chƣơng trình đào tạo, việc lập kế hoạch đào tạo cần đƣợc tối ƣu nhất về chi phí.
Thông thƣờng, các doanh nghiệp lập kế hoạch đào tạo theo năm, trong đó có phân bổ lịch đào tạo cho từng tháng, quý. Trên thực tế kế hoạch đào tạo thƣờng đƣợc xem xét điều chỉnh, theo thực tế tình hình hoạt động của doanh nghiệp chứ không cứng nhắc áp dụng theo kế hoạch đƣợc phê duyệt từ đầu năm.
Báo cáo cập nhật kế hoạch đạo tạo
Các bƣớc lập kế hoạch đào tạo có thể tóm tắt qua 4 bƣớc cơ bản theo trình tự nhƣ sau:
Các yêu cầu đối với việc xây dựng kế hoạch đào tạo:
Chỉ ra đƣợc ngƣời chịu trách nhiệm về đào tạo và ngƣời tham gia đào tạo. Các nội dung đảm bảo rõ ràng (Về thời gian, kinh phí, địa điểm, nội dung thực hiện…)
Chỉ ra đƣợc các tiêu chí cần đạt.
Đƣợc phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền.
1.3.3. riển khai đ o tạo:
Triển khai đào tạo là hoạt động phát sinh chi phí thực tế, do vậy, các doanh nghiệp thƣờng nhắc kỹ lƣỡng dù đã có nhu cầu đào tạo và kế hoạch đào tạo. Để đảm bảo tính tối ƣu và hiệu quả, doanh nghiệp cần cân nhắ lựa chọn phƣơng pháp và hình thức đào tạo phù hợp (từ đào tạo, hợp tác đào tạo hay thuê ngoài thực hiện đào tạo).
Thu thập các yếu tố cơ bản liên quan tới đào tạo
Mô tả và thể hiện logic các yếu tố liên quan tới đào tạo trong kế hoạch đào tạo
Trình duyệt và phê duyệt kế hoạch đào tạo
Liên tục cập nhật sự thay đổi của kế hoạch đào tạo
khảo sát
Tham vấn
Các nội dung chính cần chuẩn bị khi đào tạo bao gồm
Chuẩn bị đào tạo: Bất kỳ chƣơng trình đào tạo nào trƣớc khi tiến hành
cũng cần có sự chuẩn bị, công tác chuẩn bị càng tốt thì việc triển khai đào tạo càng có khả năng đạt đƣợc mục ti u đào tạo cao hơn. Chuẩn bị đào tạo bao gồm chuẩn bị về chuyên môn và chuẩn bị về hậu cần, cụ thể:
Chuẩn bị về chuyên môn: biên soạn chƣơng trình đào tạo, tài liệu giảng dạy, lựa chọn giáo viên, các công cụ và phƣơng tiện để đánh giá kết quả học tập của học vi n…
Chuẩn bị về hậu cần: Thu xếp việc đi lại, ăn ở cho học viên (nếu đào tạo tập trung ở ngoài nơi làm việc), bố trí nhân sự thay thế trong thời gian học vi n đi học, chuẩn bị các yếu tố đảm bảo an toàn cho khóa học (công cụ sơ cứu…), kinh phí cho học viên, (nếu đƣợc phê duyệt)…
Thực hiện đào tạo: Triển khai thực hiện các nội dung đào tạo theo kế hoạch.
Kiểm soát các hoạt động đào tạo:Việc kiểm tra thực hiện các nội dung đào tạo để đảm bảo việc thực hiện đúng kế hoạch và nội dung đề ra. Ví dụ nhƣ kiểm tra tài liệu của khóa học có đúng là nội dung đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt hay không? Tài liệu có đƣợc gửi trƣớc tới học vi n đúng thời gian quy định hay không? Giáo vi n đƣợc bố trí có thực hiện giảng dạy trực tiếp hay lại cử ngƣời khác giảng dạy thay? Học viên có học tập nghiêm túc hay không?...
Khắc phục các trở ngại khi triển khai đào tạo: Việc triển khai đào tạo
trong thực tế có thể sẽ gặp trở ngại làm ảnh hƣởng tới hiệu quả của chƣơng trình đào tạo và đôi khi có thể làm phá vỡ kế hoạch đào tạo, thậm chí có thể làm cho kế hoạch đào tạo phải hủy bỏ (Thí dụ: số lƣợng học vi n không đủ, hoặc nhiều hơn dự kiến, phát sinh thêm các chi phí ngoài dự kiến: trục trặc về
điều kiện đảm bảo nhƣ mất điện kéo dài, trang thiết bị giảng dạy bị hỏng và không có thiết bị thay thế kịp thời…). Do đó, ngƣời làm công tác đào tạo cần lƣờng trƣớc những rủi ro và có kế hoạch dự phòng, ứng phó kịp thời.
Yêu cầu đối với triển khai đào tạo:
Đảm bảo tốt công tác chuẩn bị về nội dung chƣơng trình, cơ sở vật chất, giáo vi n…
Đảm bảo về thời gian tổ chức theo kế hoạch, trƣờng hợp có thay đổi về thời gian cần thông báo trƣớc cho các đơn vị và cá nhân li n quan để sắp xếp công việc cho phù hợp.
Đảm bảo an toàn cho giảng vi n và ngƣời tham gia đào tạo.
1.3.4. Đánh giá đ o tạo:
Mục đích quan trọng nhất của việc đánh giá đào tạo là để nâng cao chất lƣợng công tác đào tạo. Thông qua hoạt động đánh giá, doanh nghiệp có thể xác định đƣợc những điểm cần cải tiến của chƣơng trình đào tạo nói chung và của cả chính hoạt động đánh giá đào tạo nói riêng.
Việc đánh giá kết quả đào tạo đòi hỏi ngƣời đánh giá phải có trình độ chuyên môn nhất định và phải đảm bảo tính khách quan, hơn nữa kết quả đánh giá của mỗi chƣơng trình đào tạo có ảnh hƣởng tới việc lập kế hoạch đào tạo và chƣơng trình đào tạo tiếp theo. Do đó, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tự thực hiện đánh giá hoặc thu đơn vị bên ngoài thực hiện
Nội dung đánh giá kết quả đào tạo thông thƣờng gồm 2 phần:
Đánh giá chương trình đào tạo: So sánh kết quả của các nội dung triển
khai đào tạo thực tế với chƣơng trình, kế hoạch đã đề ra. Thông qua các điểm tồn tại, bất cập phát sinh có thể đánh giá đƣợc việc lập kế hoạch đào tạo có tốt hay không, đánh giá đƣợc chƣơng trình đào tạo có phù hợp và phát huy hiệu quả hay không, giáo viên có phù hợp hay không,…
Đánh giá kết quả học tập của học viên, bao gồm cả đánh giá hiệu quả công việc của học viên sau khi được đào tạo: Với nội dung này, sau khi học
viên hoàn thành mỗi khóa học sẽ có bài kiểm tra, đánh giá. Kết quả kiểm tra, đánh giá này có thể phản ánh đƣợc học viên có nghiêm túc trong quá trình học tập hay không, mức độ tiếp thu kiến thức đƣợc giảng dạy đến đâu…; đồng thời, thông qua tỉ lệ học viên có kết quả kiểm tra ở mức “đạt”, đơn vị tổ chức đào tạo cũng có thể đánh giá đƣợc mức độ phù hợp của chƣơng trình đào tạo đối với học viên. Bên cạnh đó, vì mục tiêu của đào tạo là học viên cải thiện đƣợc kết quả làm việc, nâng cao hiệu quả công việc, nên các doanh nghiệp thƣờng tổ chức theo dõi và đánh giá th m kết quả thực hiện nhiệm vụ của các học vi n sau khi đƣợc đào tạo, so sánh với kết quả thực hiện nhiệm vụ của quá trình trƣớc đào tạo.
Yêu cầu đối với đánh giá đào tạo:
Có sự chuẩn bị kỹ lƣỡng để đảm bảo kết quả đánh giá là chính xác nhất