1.4 .Các hình thức kế toán
3.1. Đánh giá thực trạng công táckế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động
3.1.1. Ưu điểm
3.1.1.1. về tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán của Công ty tư vấn đầu tư Châu Giang về cơ bản đã khá hoàn thiện. Các nhân viên kế toán có năng lực, trình độ và có tinh thần trách nhiệm trong công việc được giao. Bên cạnh đó các nhân viên đều có sự phối hợp ăn ý với nhau để hoàn thiện quá trình kế toán một cách chính xác và đúng đắn.
Đồng thời, phòng kế toán đã tiến hành công tác kiểm tra và cung cấp thông tin một đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo CTCPTVĐT Châu Giang để công ty có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.
3.1.1.2. Về phương pháp hạch toán
Đối với giá vốn hàng bán, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền. Đây là phương pháp đơn giản và dễ thực hiện, giúp cho việc kế toán hạch toán giá vốn hàng bán một cách giản đơn và tiết kiệm thời gian.
Đối với thuế GTGT, công ty sử dụng phương pháp khấu trừ. Đây là một phương pháp khá hữu ích trong việc khấu trừ được thuế GTGT đầu vào, đồng thời sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT cũng làm doanh nghiệp tận dụng linh hoạt việc sử dụng vốn.
3.1.1.3. về hệ thống sổ sách và phần mềm kế toán
Hệ thống sổ sách của công ty được sắp xếp khoa học, thống nhất và tương đối hoàn chỉnh do công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hệ thống các báo cáo đầy đủ (Báo cáo về từng khách hàng, Báo cáo về số lượng hàng hóa,...) cũng giúp ích cho Ban lãnh đạo công ty trong việc nắm được tình hình kinh doanh tổng quan của công ty trong kỳ và giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh tế quan trọng.
Phần mềm kế toán mà công ty đang dùng là phần mềm kế toán MISA, phần mềm khá phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ do có giao diện đơn giản, gọn nhẹ và dễ dàng sử dụng. Đây là phần mềm kế toán mang độ chính xác cao và ít bị sai sót, việc trình bày các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính sẽ trở nên chính xác hơn. Đồng thời, phần mềm MISA chạy trên công nghệ SQL (Structured Query Language, hay còn gọi là ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc), vì công nghệ này chỉ cho phép đăng nhập và sử dụng dữ liệu với khi người dùng có quyền hạn nhất định nên phần mềm kế toán MISA có độ bảo mật rất cao. Điều này khiến cho việc trình bày thông tin trên báo cáo tài chính trở nên đáng tin cậy hơn.
3.1.2. Nhược điểm và nguyên nhân
3.1.2.1. Nhược điểm
• Về các khoản trích lập dự phòng
Công ty không tiến hành trích lập các khoản dự phòng như trích lập phải thu khó đòi hay trích lập giảm giá hàng tồn kho. Các công ty thường có xu hướng trì hoãn việc trả nợ, do đó việc thu hồi lại các khoản nợ phải thu khá là khó khăn đối với doanh nghiệp. Các khoản phải thu khó đòi quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng vòng quay tiền của doanh nghiệp sẽ chậm lại, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc sử dụng vốn của CTCPTVĐT Châu Giang.
Bên cạnh đó, công ty cũng không tiến hành trích lập các khoản giảm giá hàng tồn kho. Thép là nguyên liệu Việt Nam nhập khẩu nhiều, do đó chênh lệch về tỷ giá ngoại tệ cũng có tác động không nhỏ đến chi phí nguyên vật liệu. Đồng thời những biến động về nguyên vật liệu xây dựng thường thay đổi thất thường, do đó nếu không tiến hành trích lập các khoản giảm giá hàng tồn kho, công ty sẽ có thiệt hại lớn nếu có biến động xảy ra về giá nguyên vật liệu. Ví dụ nếu giá thép giảm mạnh, dẫn đến việc công ty thua lỗ một số tiền lớn, điều này ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty trên BCTC. Những nhà đầu tư có thể rút vốn do lợi nhuận của công ty quá thấp so với dự kiến, mang đến tổn thất không nhỏ cho công ty (vừa mất tiền, vừa mất nhà đầu tư). Trong khi đó, nếu doanh nghiệp tiến hành trích lập dự phòng các khoản giám giá hàng tổn kho, khi giá thép giảm, công ty vẫn có khả năng đưa khoản dự phòng vào bù đắp tổn thất. Tuy rằng khoản dự phòng này được coi như là chi phí và có thể làm giảm lợi nhuận ròng của doanh nghiệp nhưng lại có thể giúp doanh nghiệp có thể bảo toàn vốn kinh doanh trong thời kì khủng hoảng trong ngành.
Khi không trích lập dự phòng, CTCPTVĐT Châu Giang sẽ khó có thể xử lý kịp thời nếu thị trường xảy ra những rủi ro về kinh tế và có thể chịu ảnh hưởng nặng nề về tình hình tài chính bởi những tổn thất không đáng có.
• Về chính sách chiết khấu thanh toán
Như đã nói ở trên, các công ty khách hàng thường có xu hướng trì hoãn việc trả nợ hay số lượng tiền khá lớn khiến các công ty trả chậm. Việc này ảnh hưởng nghiêm trọng đến vòng quay vốn của CTCPTVĐT Châu Giang.
Công ty không có những chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng để khuyến khích việc khách hàng trả tiền sớm. Việc chiết khấu thanh toán được coi như một khoản chi phí đối với doanh nghiệp nhưng lại được xem như là doanh thu đối với khách hàng, chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy việc trả tiền của các công ty khách hàng nhanh hơn, công ty cũng có thể sử dụng vốn linh hoạt hơn. Đây là hạn chế không chỉ ở
CTCPTVĐT Châu Giang, mà còn là hạn chế ở nhiều công ty trong nhiều lĩnh vực khác.
Bên cạnh đó thì doanh nghiệp không sử dụng phương thức bán hàng chuyển thẳng mà sử dụng phương thức bán hàng qua kho. Điều này khiến cho doanh nghiệp bị tăng thêm chi phí lưu kho và mất thêm chi phí vận chuyển. Có nghĩa là doanh nghiệp đang mất đi một khoản tiền khá lớn vì phương thức bán hàng không phù hợp.
• Về nhân viên kế toán
Bộ máy kế toán được thiết kế rất tốt tuy nhiên công ty thuộc loại hình doanh nghiệp xây dựng, loại hình kinh doanh và các loại mặt hàng khá đa dạng và phong phú nên việc hạch toán các tài khoản đôi khi còn nặng nề và phức tạp.
Các nhân viên kế toán tuy có năng lực nhưng cũng có nhiều nhân viên mới, kinh nghiệm trong việc xử lý số liệu và hạch toán trên phần mềm máy tính còn nhiều thiếu sót. Dan đến việc lúng túng khi xử lý những tình huống phức tạp, đặc biệt là trong nhiều trường hợp còn dẫn đến sai sót quá nhiều trong kì kế toán. Điều này ảnh hưởng vô cùng lớn đến tính hiệu quả của công việc cũng như sự chính xác của thông tin trên báo cáo tài chính. Những sai sót và hậu quả thường là do kế toán trưởng nhận.
3.1.2.2. Nguyên nhân
• Đối với các khoản trích lập dự phòng
Đây là một khoản được coi như là một khoản chi phí, do cảm thấy giá nguyên vật liệu sẽ không có sự biến động quá nhiều, lo sợ nếu trích lập các khoản dự phòng không đúng sẽ dẫn đến tổn thất cho doanh nghiệp cũng như do khoản sự phòng này làm giảm thu nhập ròng của doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp không tiến hành trích lập các khoản dự phòng.
Công ty thực hiện chiết khấu thương mại cho từng đối tượng ngay tại bảng báo giá được gửi đến cho khách hàng, do đó công ty không thực hiện ghi nhận các khoản chiết khấu thương mại.
• Đối với các nhân viên kế toán
CTCP tư vấn đầu tư Châu Giang mới được thành lập, do đó việc tuyển nhân viên mới là điều không thể tránh khỏi. Đồng thời mối quan hệ của phòng ban kế toán chưa chặt chẽ, phối hợp chưa tốt dẫn đến việc hạch toán còn nhiều sai sót. Cũng không thể bỏ qua việc các nhân viên mới còn dè dặt và không dám đặt câu hỏi khi không hiểu về nghiệp vụ đang làm, bên cạnh đó các nhân viên có kinh nghiệm hơn cũng không chia sẻ kiến thức, hướng dẫn nhân viên mới làm việc với những nghiệp vụ khó và phức tạp.