II. Đánh giá cho điểm:
2.3. Đánh giá hoạt động tham dự thầu
2.3.1.Những kết quả đạt được
Hình thức đấu thầu: Hình thức đấu thầu mà công ty ngày càng đa dạng trước
đây công ty chủ yếu tham gia các công trình do sự giao khoán của nhà nước do còn cổ phẩn của nhà nước thì nay các hình thức đã đa dạng hơn bao gồm cả đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, đấu thầu hạn chế. Hình thức chủ yếu mà công ty tham gia là đấu thầu cạnh tranh rộng rãi chiếm tới trên 50% tổng số gói thầu tham gia phù hợp với đặc điểm của công ty là công ty cổ phần quy mô trung bình.
Về quy trình tham dự thầu: có thể nói quy trình tham dự thầu của công ty khá khoa học và hợp lý, đảm bảo cho công việc, được tiến hành một cách thông suốt. Quy trình tham dự thầu phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty thuận tiện cho ban lãnh đạo công ty đánh giá, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi công tác tham dự thầu của các phòng ban được phân công nhiệm vụ.
Về công tác thu thập thông tin: Nhìn chung công tác thu thập thông tin có nhiều
tiến bộ, đội ngũ cán bộ làm thầu đã nhận thức được tầm quan trọng của việc nắm bắt thông tin. Các cán bộ ngày càng có ý thức trong việc mở rộng các mối quan hệ để thu thập thông tin, thường xuyên tìm hiểu thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng. Các thông tin thu thập được sẽ được lưu trữ và bàn bạc để thống nhất xử lý cho phù hợp với từng hoàn cảnh.
Về chất lượng hồ sơ dự thầu: Chất lượng hồ sơ dự thầu đang từng bước được
nâng cao. Một bộ hồ sơ dự thầu có chất lượng tốt, có tính khả thi là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả thắng thầu của công ty. Vì vậy, công ty không ngừng nâng cao chất lượng Hồ sơ dự thầu.
- Về mặt nội dung: cơ bản đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Những
thông tin về nhà thầu như bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng kí thuế, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng, các số liệu về tài chính đã được kiểm toán năng lực kinh nghiệm, máy móc thiết bị… đã đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư. Trong hồ sơ dự thầu, kế hoạch bố trí máy móc thiết bị, bố trí nhân sự luôn được lập rõ ràng. Việc cam kết nguồn vốn thực hiện hợp đồng thể hiện được năng lực tài chính và khả năng thực hiện công trình đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng.
- Về mặt hình thức: Hồ sơ dự thầu được trình bày rõ ràng, các thông tin được sắp
xếp khoa học, hợp lý tiện cho việc xem xét đánh giá của Bên mời thầu.
- Về khả năng thắng thầu: Khả năng thắng thầu của doanh nghiệp xây dựng thể
hiện ở số lượng công trình trúng thầu, quy mô giá trị công trình , tỉ lệ thắng thầu qua các năm. Trong những năm qua Công ty cổ phần xây dựng THII Quảng Bình đã không ngừng nỗ lực để nâng cao khả năng thắng thầu.
Bảng 2.10: Kết quả công tác tham dự thầu Công ty cổ phần xây dựng tổng hợp II Quảng Bình
Năm
Chỉ Tiêu 2011 2012 2013
Số công trình tham gia dự thầu 20 22 25
Số công trình trúng thầu 9 11 13
Giá trị thắng thầu( tỷ đồng) 63 84 101
(Nguồn: Phòng kế hoạch – kỹ thuật)
Nhìn vào bảng số liệu và trên ta có thể thấy rằng số lượng công trình trúng thầu tăng tăng qua các năm. Cụ thể so với năm 2010 thì năm 2011 có 9 công trình trúng thầu, đạt 45% . Năm 2012 là 11 công trình, đạt 50%. Năm 2013 là 13 công trình, đạt 52%. Nhìn chung số lượng công trình thắng thầu có xu hướng tăng lên do uy tín của công ty ngày càng tăng. Bên cạnh đó công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác tham gia dự thầu nên đã đầu tư nhiều vào khâu này. Rõ ràng công ty tham dự ngày càng nhiều gói thầu hơn, công tác tìm kiếm thông tin và lập hồ sơ dự thầu ngày càng được coi trọng.
- Về giá trị các gói thầu trúng thầu: Khi mới thành lập các gói thầu trúng thầu của công ty chủ yếu là các gói thầu có quy mô nhỏ, tuy nhiên trong thời gian gần đây công ty đã thắng thầu những gói thầu có giá trị lớn hơn, phù hợp với năng lực và những nỗ lực của công ty trong quá trình phát triển.
Nhân sự làm công tác đấu thầu
Đội ngũ nhân sự đã từng bước được đào tạo nâng cao trình độ từ công tác tổ chức tìm kiếm, lọc thông tin đến công tác lập hồ sơ, tuy chưa thành lập được phòng ban chuyên trách nhưng công ty đã bước đầu hình thành lập đội ngũ cán bộ đấu thầu chuyên thực hiện công tác giúp cho công tác đấu thầu được tiến hành nhanh chóng thuận tiện hơn, tuy nhiên đôi khi còn gặp sự thiếu thống nhất trong quyết định của lãnh đạo các phòng ban.
Với việc cổ phần từ công ty nhà nước, cán bộ lãnh đạo trong công ty là những người có kinh nghiệm trên 20 năm. Đây cũng được coi là một lợi thế để công ty có thể tránh khỏi những thiếu sót và những sai lầm trong quá trình quản lý.
Đội ngũ nhân sự cấp dưới, kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm lâu năm và tốt nghiệp từ các trường đại học chính quy có chất lượng trong nước. Do công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp. Đội ngũ cán bộ kỹ thuật bao gồm cả kỹ sư xây dựng và xây lắp cho nên khi tham gia xây dựng các công trình mà hầu như công trình nào cũng có cả xây dựng và quá trình lắp đặt thường kết hợp song song với nhau. Do đó
đây là một lợi thế với công ty, công ty có thể tính toán được một cách dễ dàng về mặt kỹ thuật bởi có sự phối hợp giữa kỹ sư xây dựng và kỹ sư lắp máy.
Năng lực quản lý chất lượng công trình và quản lý kỹ thuật
Quản lý chất lượng công trình là một đòi hỏi khó mà bất kỳ công ty nào cũng cần phải chú trọng và nâng cao uy tín để tạo ra sự tín nhiệm và nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như nâng cao lợi nhuận từ việc quản lý thích hợp đúng đắn.
Công ty đã luôn chú trọng đến những yêu cầu của chủ đầu tư, tuân theo những gì đã ký trong hợp đồng, luôn báo cáo tình hình tiến độ thực tế từ cấp dưới lên cấp trên để có những điều chỉnh hợp lý khi có sự cố xảy ra trong quá trình thi công. Mặt khác công ty còn thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý chất lượng đồng thời cập nhật các quy định hiện hành để đảm bảo công tác quản lý được tốt.
Công ty vẫn định kỳ hàng năm tổ chức cho cán bộ đi học tập, đào tạo nâng cao tay nghề, đặc biệt là đội ngũ quản lý kỹ sư của công ty. Các cán bộ giỏi và chuyên gia giỏi được đãi ngộ hợp lý và là người truyền dạy kinh nghiệm cho các nhân viên trẻ trong công ty. Bên cạnh đó công ty cũng chú trọng đào tạo nâng cao trình độ tiếng anh cho các cán bộ quản lý để dễ dàng làm việc với các đối tác nước ngoài.
Về đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên:
Đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên công ty từng bước được cải thiện. Các chế độ chính sách với người lao động được thực hiện đầy đủ. Các phong trào do công ty phát động luôn được tập thể cán bộ công nhân viên hưởng ứng nhiệt tình. Tinh thần đoàn kết trong toàn thể cán bộ công nhân viên luôn được đề cao trong mọi hoạt động. Thu nhập bình quân đầu người của cán bộ công nhân viên tăng dần qua các năm. Năm 2013 thu nhập bình quân đầu người. là 3 triệu đồng/người/ tháng và có xu hướng tăng trong thời gian tới.
Góp phần khẳng định thương hiệu của của Công ty
Nhờ hiệu quả của công tác tiếp thị đấu thầu, thương hiệu công ty đang dần được nhiều nhà đầu tư biết tới và tin tưởng. Bên cạnh đó, nâng cao chất lượng các công trình đã tham gia xây dựng cũng là một yếu tố giúp thương hiệu Công ty ngày càng được củng cố mạnh mẽ.
Thông qua hoạt động đấu thầu, Công ty đang thực hiện nghiêm túc việc thi công các công trình trúng thầu đảm bảo các yêu cầu của chủ đầu tư nên uy tín ngày càng cao và ngày càng được các chủ đầu tư biết đến và trở thành đối thủ cạnh tranh mạnh của các công ty khác hoạt động cùng lĩnh vực. Đặc biệt Công ty nhận được nhiều sự khen ngợi và chứng nhận cho các công trình đã thực hiện với chất lượng tốt, đảm bảo tiến độ. Nhờ đó gia tăng uy tín cho Công ty trên thị trường xây lắp.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những mặt đạt được thì công tác tham dự thầu công ty còn tồn tại một số hạn chế sau:
- Công tác lập hồ sơ dự thầu vẫn còn thiếu sót. Chất lượng hồ sơ dự thầu không ổn định. Việc lập giá dự thầu cập nhật, lưu trữ thông tin về giá cả vật tư, vật liệu, quan hệ với các đối tác cung cấp thiết bị, vật tư, quan hệ với các nhà thầu phụ chưa tốt. Vì vậy trong nhiều gói thầu giá dự thầu đưa ra chưa đủ sức thuyết phục các chủ đầu tư. Những điểm yếu chính của công tác lập hồ sơ dự thầu ở đây chủ yếu là việc thiếu chủ động trong công tác cập nhật bảng giá thị trường dẫn đến những khó khăn trong giai đoạn thi công. Khi mà giá chào thầu cho ra một mức thấp nhưng đến lúc thi công thì mức giá đã chào không phù hợp gây lỗ nếu tiếp tục thi công, còn nếu bỏ thì phải bồi thường hợp đồng hay mất bảo đảm thực hiện hợp đồng.
- Công tác tìm kiếm thông tin còn kém kể cả trong khâu nắm bắt và xử lý thông tin. Hoạt động thu thập thông tin cho dự thầu chưa tích cực, chưa khai thác được thế mạnh thông tin từ mạng internet. Do chưa có một bộ phận tìm kiếm thông tin, trách nhiệm chưa được phân công cụ thể nên có nhiều gói thầu quy mô lớn, phù hợp với năng lực bị bỏ qua. Thông tin nhận được đôi khi không được xử lý kịp thời, cơ cấu tổ chức hoạt động đầu thầu theo chế độ kiêm nhiệm nên trách nhiệm với công việc chưa cao. Thông tin về gói thầu và đối thủ cạnh tranh trong quá trình tham dự thầu là căn cứ quan trọng để quyết định có tham dự thầu hay không. vì vậy công tác thu thập thông tin và đánh giá tình hình thực tế cần phải được đẩy mạnh hơn.
Chưa chú trọng tới công tác tiếp thị đấu thầu, chưa có các hình thức quảng bá, marketing gây dựng hình ảnh công ty. Vì thế sẽ rất khó khăn trong việc mở rộng thị trường.
- Công tác chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu còn chồng chéo, chưa hình thành một bộ phận đấu thầu độc lập, chịu trách nhiệm chính. Các cán bộ thực hiện công việc đấu thầu đang làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, vì vậy phần nào chưa đáp ứng được tính đa năng trong yêu cầu của công việc đa dạng, phức tạp. Sự hạn chế về trình độ chuyên môn của một số cán bộ trẻ, trình độ thi công, trình độ kỹ thuật của công nhân chưa đáp ứng được yêu cầu thi công của các công trình lớn. Một số cán bộ công nhân trẻ rất nhiệt tình với công việc nhưng do kiến thức kinh nghiệm còn hạn chế nên chất lượng công việc được giao không được như mong muốn.
- Hệ thống máy móc thiết bị khá đồng đều hiện đại còn mới nhưng công tác kiểm tra bảo dưỡng máy móc thiết bị chưa được chú trọng, trong vài năm tới sẽ ảnh hưởng đến việc thi công công trình. Đặc biệt với doanh nghiệp xây dựng, máy móc thiết bị là nhân tố quan trọng khẳng định năng lực của mình.
- Năng lực quản lý công tác đấu thầu Còn hạn chế trong việc thống nhất ý kiến lãnh đạo đôi khi khó khăn trong việc ra quyết định thực hiện các gói thầu cụ thể nào. Công tác quản lý tiến độ cũng như bố trí nhân lực nguồn lực còn hạn chế. Do đặc điểm công ty là công ty xây lắp nên vốn bỏ ra thường lớn, thời gian bỏ vốn kéo dài mà chưa thu lại vốn cho nên việc bố trí phân bổ vốn kém, cũng như lập kế hoạch thực hiện vốn không hợp lý đã gây ra những thất thoát không cần thiết cho công ty.
- Năng lực quản lý chất lượng công trình Quản lý chất lượng công trình ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đầu tư của chủ đầu tư nhưng cũng ảnh hưởng tới uy tín của nhà thầu. Do đó cần đánh giá đúng những hạn chế tồn tại là công việc vô cùng khó khăn.
Mạng lưới quản lý tại công trình thường mỏng, đôi khi phải quản lý khối lượng công việc khá lớn do đó ảnh hưởng tới chất lượng chung của toàn bộ công trình cũng như gián tiếp ảnh hưởng tới uy tín và khả năng thắng thầu của công ty trong những dự án tiếp theo.
Có những giai đoạn nhiều công trình gói thầu cùng đi vào triển khai thi công. do đó gây khó khăn cho công tác quản lý. Các cán bộ kỹ thuật phải phân tán và di chuyển giữa các công trinh nên khó khăn cho khâu kiểm soát hoạt động thi công một cách thường xuyên và không kịp đôn đúc nhắc nhở dẫn đến chậm trong tiến độ
ảnh hưởng tới những giai đoạn sau. Hạn chế trong công tác quản lý là điều không thể tránh khỏi, do đặc điểm của ngành xây dựng: thời gian kéo dài, địa điểm xây dựng xa, điều kiện tự nhiên cũng như văn hoá – xã hội của khu vực gần công trường cũng ảnh hưởng nhiều,…Mặc dù, trong HSDT có đề cập đến kế hoạch công tác quản lý và giám sát quá trình thi công, nhưng trong thực tế, quá trình này chưa được thực hiện tốt, vẫn có tình trạng buông lỏng, dẫn đến chất lượng công trình không đảm bảo tốt nhất, làm chậm tiến độ thi công, làm tăng chi phí do là vật tư bị thất thoát,… tình trạng này sẽ làm giảm uy tín của Công ty với các Chủ đầu tư, giảm khả năng trúng thầu trong các gói thầu tham dự tiếp theo.
- Chưa tích cực mở rộng mối quan hệ với các ngân hàng và tổ chức tín dụng. Trong những năm qua tình hình tài chính của công ty khá ổn định, song nguy cơ về tình trạng thiếu vốn là rất lớn đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, công ty chưa chú trọng đúng mức trong việc củng cố, tăng cường mối quan hệ và mở rộng mối quan hệ với các tổ chức tài chính. Bản thân công ty là một doanh nghiệp trẻ, quy mô vốn chưa đủ lớn để cạnh tranh với các công ty lớn có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xây dựng thì việc mở rộng mối quan hệ với các ngân hàng và các tổ chức tín dụng là vô cùng cần thiết.
2.3.3.Nguyên nhân