- Điều phối, phối hợp giữa các đơn vị xí nghiệp và phòng ban trong công ty còn vấn
3.2.1.3. Tăng cường công tác khảo sát hiện trường, hoàn thiện khâu
nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình
Khảo sát hiện trường là một khâu đặc biệt quan trọng trong đấu thầu, đảm bảo thành công thắng thầu đúng thực tế nhất từ đó đảm bảo có hiệu quả kinh doanh cao. Công ty nên tăng cường công tác đi khảo sát cho tổ làm dự án thầu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tổ hoàn thành nhiệm vụ. Khảo sát hiện trường công trình cần chú ý đến các vấn đề về địa chất công trình, mặt bằng giá, nguồn khai thác nguyên vật liệu đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và hợp lý
hoá khoảng cách vận chuyển, địa điểm tập kết nguyên vật liệu, lán trại cho cán bộ công nhân viên thi công công trình, mức sống dân cư... Công tác khảo sát hiện trường đòi hỏi phải trả lời đầy đủ các vấn đề đó, để tạo cơ sở đầy đủ tài liệu cho lập phương án thi công và lập giá dự thầu đạt độ chính xác cao và phù hợp với thực tế, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật và thực trạng công trình, có thể có những ý kiến đề xuất thêm với chủ đầu tư về công trình.
Ngoài ra, trước khi đi khảo sát hiện trường công ty phải tiến hành khảo sát tại bàn:
- Đánh giá về dự án: địa điểm tiêu chuẩn thi công, mức nguồn vốn dự định giá trị công trình, khả năng sơ bộ công ty có thể đảm đương thi công được hay không... để tiến hành mua Hồ sơ mời thầu tránh mất những chi phí không đáng có khi chưa tính toán kỹ và chi phí quan hệ khi khả năng thắng thầu thấp, các điều kiện bất lợi như giá trị công trình nhỏ, địa điểm thi công xa, nguồn vốn chưa xác định...
- Khảo sát tại bàn còn một vấn đề nữa là việc xem xét kỹ Hồ sơ mời thầu: những vấn đề đòi hỏi tiêu chuẩn kỹ thuật, bản vẽ, bản tiên lượng gồm khối lượng hạng mục công trình, các đòi hỏi khác về thủ tục hồ sơ để làm căn cứ cho cuộc khảo sát và lập hồ sơ dự thầu.
- Hiện nay hệ thống quản lý chất lượng của công ty hoạt động chưa có hiệu quả. Công ty chưa bố trí công việc đúng với khả năng và chuyên môn của các cán bộ kỹ thuật. Chức năng và vai trò của hệ thống này chưa được coi trọng.
- Để khắc phục tình trạng trên, công ty nên tổ chức ở mỗi đội thành viên từ 1 đến 2 cán bộ quản lý chất lượng, họ hoạt động độc lập không phải kiêm nhiệm theo dõi giám sát thi công cụ thể một công trình nào. Họ có nhiệm vụ kiểm tra thường xuyên việc tuân thủ các quy trình quy phạm xây dựng tại các công trình, giúp các cán bộ trực tiếp giám sát công trình các biện pháp để phòng ngừa và khắc phục các sai phạm về kỹ thuật. Có như vậy những cán bộ quản lý chất lượng này mới có điều kiện và thời gian để giám sát được tất cả các công trình cũng như để nghiên cứu đưa ra các biện pháp kỹ thuật hữu hiệu phục vụ công tác thi công đạt kết quả tốt. Số cán bộ này phải được lựa chọn
cẩn thận trong số đội ngũ cán bộ kỹ thuật của công ty, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hơn các cán bộ kỹ thuật khác.
- Để tăng cường vai trò của hệ thống quản lý chất lượng, công ty cần ban hành quy định mang tính chất bắt buộc, chỉ khi nào được sự đồng ý và xác nhận của cán bộ quản lý chất lượng thì công trình mới được bàn giao và thanh toán. Tránh tình trạng hiện nay, một số công trình chưa có chữ ký đồng ý của cán bộ quản lý chất lượng nhưng vẫn được bàn giao và thanh toán.
- Kiểm tra công tác chuẩn bị thi công: trước khi bắt tay vào thi công công trình, công ty nên chuẩn bị kỹ công tác này, các cán bộ kỹ thuật được giao theo dõi thi công phải chuẩn bị đầy đủ các biện pháp, phương án thi công, trình bày biểu đồ tiến độ thi công, bố trí sắp xếp nhân lực cho từng giai đoạn và từng công việc, thời gian và số lượng vật tư cần đáp ứng những yêu cầu về trang bị máy móc. Tất cả những điều trên phải được thông qua phòng kỹ thuật, chỉ khi nào được thông qua thì công trình mới được khởi công. Nếu vì lý do nào đó mà các yếu tố trên chưa được đáp ứng thì công ty cần có ngay các phương án bổ sung, công tác chuẩn bị có thể làm chậm khởi công, nhưng nó sẽ tạo điều kiện cho cả quá trình thi công được thuận lợi.
- Kiểm tra quá trình cung ứng vật tư: chi phí cho việc mua vật tư và nguyên liệu để đưa vào công trình chiếm 60 - 70% giá trị công trình. Do vậy, việc chất lượng công trình đáp ứng được yêu cầu thiết kế đề ra phụ thuộc trực tiếp vào chất lượng nguyên vật liệu và các chi tiết thiết bị khác được cung ứng. Cho nên việc kiểm tra nguyên vật liệu và các chi tiết được cung ứng có ý nghĩa to lớn. Vì vậy, công ty phải thực hiện các nguyên tắc nhằm cải tiến việc đảm bảo chất lượng và loại trừ những trường hợp cung ứng vật tư không đạt chất lượng:
+ Công ty và bên cung cấp hàng phải tiến hành trao đổi, bàn bạc đi đến sự thống nhất trong suốt quá trình thi công.
+ Công ty và bên cung cấp vật tư phải chịu trách nhiệm đầy đủ về việc kiểm tra chất lượng vật tư.
+ Công ty chịu trách nhiệm cung cấp những thông tin đáng tin cậy và các yêu cầu được xác định rõ ràng về từng loại vật tư cho bên cung ứng.
+ Giữa công ty và bên cung cấp phải ký một hợp đồng xác định chất lượng sản phẩm, số lượng và giá cả, thời gian cung cấp, phương thức thanh toán. Công ty phải chú ý kiểm tra chất lượng những loại vật tư để lâu ngày trong kho dễ bị xuống cấp, chú ý công tác bảo quản đinh kỳ một cách kết quả nhất theo định kỳ để tránh tình trạng vật tư xuống cấp do bảo quản không tốt. Đối với các loại vật tư dễ bị xuống cấp nên dùng đến đâu mua đến đó.
- Trong công tác quản lý chất lượng, công ty cần lưu ý kiểm tra thường xuyên tình trạng máy móc thiết bị thi công. Có chế độ bảo dưỡng định kỳ, để khi cần thiết máy móc thiết bị có thể hoạt động được ngay. Công ty cần cố gắng tăng khối lượng công việc do máy móc thực hiện, có như vậy chất lượng công trình mới được nâng cao. Đối với các loại máy móc thiết bị còn thiếu, công ty cần đầu tư để mua sắm cho đầy đủ (bao gồm cả các máy móc thiết bị phục vụ cho công tác kiểm tra chất lượng).
- Bên cạnh việc bảo dưỡng định kỳ, đầu tư máy móc thiết bị mới, công ty cần đào tạo đội ngũ thợ vận hành máy có tay nghề cao và có ý thức trong việc bảo quản và sử dụng máy móc thiết bị.
- Công ty cần phải kiểm tra chặt chẽ chất lượng sản phẩm dở dang ở các khâu trong quá trình sản xuất, các sản phẩm này phải đạt chất lượng thì mới làm tiếp các bước sau. Cán bộ quản lý chất lượng và kỹ thuật phải thường xuyên kiểm tra việc chấp hành quy trình kỹ thuật, phương pháp thao tác, tỷ lệ pha trộn cấp phối, liều lượng vật liệu có đúng với các chỉ tiêu yêu cầu đặt ra hay không. Trong từng hạng mục công trình cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra: nếu thấy phần công việc trước đảm bảo chất lượng thiết kế đề ra thì mới cho công nhân làm tiếp phần sau. Tránh tình trạng công việc hay hạng mục công trình trước chưa đảm bảo các thông số kỹ thuật và các chỉ tiêu về chất lượng lại làm luôn công việc hay hạng mục tiếp theo.
- Sau khi kết thúc mỗi phần công việc trong hạng mục công trình, cán bộ quản lý chất lượng và cán bộ kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra kỹ thuật và nghiệm thu, tiến hành ghi chép đầy đủ số liệu kiểm tra vào sổ nhật ký công trình để làm tài liệu theo dõi kiểm tra và xác định trách nhiệm khi có sự cố đối với công trình.
- Thực hiện tốt hồ sơ hoàn công: trước khi bàn giao công trình cho chủ đầu tư, công ty cần tiến hành hoàn thiện đầy đủ hồ sơ hoàn công về thiết kế, thay đổi thiết kế và công việc đã thực hiện. Đây không chỉ là cơ sở để thanh quyết toán công trình mà nó còn giúp cho công ty có cơ sở để đánh giá công tác quản lý chất lượng. Theo nguyên tắc, chủ đầu tư chịu trách nhiệm chung đối với chất lượng công trình. Người giám sát thi công chịu trách nhiệm giám sát việc sử dụng đúng, đủ vật liệu, thiết bị thi công vào công trình, đảm bảo thi công theo đúng thiết kế. Người giám sát thi công được hưởng phụ cấp trách nhiệm cao nhưng nếu phát hiện chất lượng công trình không đảm bảo như thiết kế; vật tư, thiết bị sử dụng bị thiếu, kém chất lượng thì người giám sát thi công phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại; nhà thầu chịu trách nhiệm về sử dụng đúng, đủ, kịp thời vật tư, thiết bị, nhân công để thi công công trình theo đúng hợp đồng đã ký kết. Trường hợp phát hiện có gian lận so với cam kết sẽ phải bồi thường, chịu phạt theo hợp đồng.
- Nói tóm lại, để nâng cao chất lượng công trình, công ty cần phải thực hiện kiểm tra giám sát trong tất cả các khâu của quá trình thi công, đảm bảo các khâu này phải thực hiện đúng các yêu cầu quy định đã đề ra.
3.2.2. Nâng cao năng lực lập hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu phải rõ ràng, tỷ mỉ, có tính thuyết phục cao và thỏa mãn được yêu cầu của chủ đầu tư. Nó phải thể hiện được sự thận trọng và hoàn chỉnh của công tác chuẩn bị, bởi đó chính là sự khẳng định việc coi trọng dự án mà Công ty tham gia dự thầu. Là tài liệu quan trọng nhất được bên chấm thầu xem xét đánh giá tỉ mỉ, có tính quyết định đến khả năng trúng thầu vì vậy công tác lập hồ sơ dự thầu cần phải được đặc biệt quan tâm.