- Điều phối, phối hợp giữa các đơn vị xí nghiệp và phòng ban trong công ty còn vấn
3.2.3.2. Hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập, xử lý thông tin về dự án, gói thầu, về chủ đầu tư và thông tin về các nhà thầu… là yếu tố quan trọng để Công ty đưa ra quyết định có tham gia dự thầu hay không, là một trong những cơ sở quan trọng để Công ty xây dựng hồ sơ dự thầu.
Hệ thống thông tin nước ta còn nhiều bất cập, do vậy những thông tin doanh nghiệp nhận được từ những nguồn trực tiếp là rất hạn chế và tính hiệu quả của những thông tin này chưa cao. Muốn hoạt động có hiệu quả và nắm bắt được những thông tin kịp thời, đầy đủ thì Công ty phải tự xây dựng cho mình một hệ thống thông tin thị trường hữu hiệu. Việc tìm kiếm thị trường phải được quán triệt đến mọi cán bộ công nhân viên, đồng thời có quy định về các khuyến khích đối với những nhân viên có thể cung cấp những thông tin có ích cho hoạt động của thông tin.
Công ty cần thiết lập một hệ thống thông tin được trang bị đầy đủ, đồng bộ và hiện đại. Những nhân viên chuyên làm công tác về thông tin phải được đào tạo sử dụng thành thạo các máy móc thiết bị này, đồng thời phải nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, của Công ty. Hệ thống thông tin này phải cập nhật đầy đủ kịp thời những định hướng chiến lược, những chính sách ưu tiên…của nhà nước, những đặc điểm kinh tế xã hội của từng giai đoạn, từng địa phương, những thông tin chi tiết về các nhà thầu, chủ đầu tư và những dự án sắp được đem ra đấu thầu. Đây chính là cơ sở dữ liệu quan trọng để Công ty có thể tiến hành phân tích và xử lý thông tin có hiệu quả.
Bên cạnh việc tìm hiểu thông tin từ thị trường, Công ty cần quan tâm hơn nữa tới việc quảng bá hình ảnh của mình. Nhiều trường hợp chủ đầu tư tổ chức đấu thầu cạnh trạnh hạn chế khi đó việc nằm trong danh sách ngắn của chủ đầu tư là bước đầu tiên để tiếp cận với gói thầu. Chính vì vậy việc tạo ấn tượng với khách hàng là hết sức quan trọng. Công ty có thể quảng bá hình ảnh qua những khách hàng cũ, khách hàng truyền thống thông qua chính những công trình mà mình đã thực hiện cho khách hàng đó, chất lượng tiến độ thi công, chế độ duy tu bảo dưỡng, những hoạt động sau hợp đồng sẽ để lại ấn tượng rất tốt trong lòng khách hàng là nguyên nhân để khách hàng đó lại chọn Công ty trong những gói thầu khác. Ngoài ra, Công ty có thể quảng cáo hình ảnh của mình thông qua internet với những khách hàng mới, khách hàng tiềm năng. Việc tạo một webside riêng không những giúp tăng cường quảng bá hình ảnh đến khách hàng, mà còn khẳng định vị thế, qui mô của Công ty.
3.2.3.3. Công tác dự báo thị trường
Đặc điểm của hoạt động xây dựng là sử dụng lượng lớn nguyên vật liệu lại tiến hành trong thời gian dài, giá cả khi tiến hành lập hồ sơ dự thầu đến khi tiến hành xây dựng rồi đến khi công trình hoàn thành có thể trải qua những biến động lớn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá bỏ thấu, giá thành xây dựng, lơi nhuận của Công ty.
Trong những năm qua, công tác dự báo thị trường ở Công ty hầu như không được tiến hành nếu có thì cũng chỉ ở mức khởi đầu và phần nhiều dựa vào kinh nghiệm cảm tính, chưa thường xuyên nghiên cứu dự báo dẫn đến tình trạng Công ty bị bất ngờ, chịu ảnh hưởng nghiêm trọng như biến động giá xăng dầu, khan hiếm sắt thép, tăng giá xi măng…
Chính vì vậy Công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo một cách thường xuyên, không mơ hồ, phải có độ tin cậy tức là nghiên cứu các yếu tốt có tác động mạnh nhất, trực tiếp nhất đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Dự báo là xác định các thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai
giúp ban lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý, lập kế hoạch kinh doanh … chính xác từ đó nâng cáo khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường.
Kết luận
Trong nền kinh tế thị trường, đấu thầu với tính cạnh trạnh của nó ngày càng trở thành phương pháp phổ biến được chủ đầu tư lựa chọn. Vì vậy, hơn ai hết các doanh nghiệp xây dựng phải nhận thức được tầm quan trọng của công tác đấu thầu với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Với Công ty cổ phần VIỆT REN, hoạt động đấu thầu đã không còn xa lạ. Công ty đã tham gia đấu thầu và thắng thầu nhiều công trình có giá trị và qui mô lớn, có yêu cầu kĩ thuật phức tạp. Tuy nhiên, công tác đấu thầu của Công ty không tránh khỏi vẫn còn những sai sót, hạn chế, tỷ lệ trúng thầu vẫn còn ở mức thấp. Nhận thức được tầm quan trọng của đấu thầu đến tình hình sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của mình, trong những năm qua Công ty luôn quan tâm đến vấn đề đổi mới, hoàn thiện công tác đấu thầu, vì vậy tình hình đấu thầu ở Công ty đã có những chuyển biến tích cực. Mặc dù vậy trong thời gian tới Công ty vẫn cần mạnh dạn cải cách đổi mới, đầu tư hơn nữa cho công tác này cả về cơ cấu tổ chức, nhân sự. Mặc dù đã hết sức cố gắng những với sự hiểu biết thực tế và thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo cùng bạn bè để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn và các anh chị trong Phòng kế hoạch tổng hợp của Công ty cổ phần Việt Ren..