- Điều phối, phối hợp giữa các đơn vị xí nghiệp và phòng ban trong công ty còn vấn
3.2.2.1. Thực hiện chuyên môn hóa công tác lập hồ sơ dự thầu
Việc tổ chức lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiến thức về nhiều mặt của công tác thi công xây dựng công trình. Sự chuyên môn hóa sẽ làm tăng hiệu quả, chất lượng hồ sơ dự thầu sẽ được nâng cao hơn.
Công tác lập Hồ sơ dự thầu như chúng ta đã biết là bước quan trọng nhất, quyết định chất lượng tranh thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành tùy từng loại dự án khác nhau trong đó biện pháp thi công, giá, điều kiện thanh toán là các nội dung cơ bản nhất đòi hỏi phải có nhiều thời gian và chi phí để đảm bảo thông tin là đủ điều kiện tin cậy và phù hợp với năng lực tài chính, kỹ thuật của Công ty.
Công ty trải qua một thời gian kinh nghiệm thực hiện nhiều loại dự án khác nhau, đã có đủ cơ sở để xây dựng quy trình lập Hồ sơ đấu thầu nhằm giảm bớt các hao phí và tiết kiệm thời gian lập hồ sơ.
Việc quy trình hóa này cũng như một sự đầu tư cần phải có sự quan tâm của lãnh đạo và những người có trách nhiệm đồng thời nó đòi hỏi một sự chuẩn bị đồng bộ về dữ liệu và thiết bị đồng bộ không chỉ ở bộ phận kỹ thuật - nơi lập dự án.
Quy trình hóa cần thiết tạo ra một sơ đồ tổng hợp hay từng bước đơn vị riêng biệt. Các công việc nội dung phải đảm bảo được thực hiện và kiểm tra nhằm tránh sai, thiếu sót không cần thiết của Hồ sơ dự thầu tránh sửa chữa bổ sung và giảm đáng kể thời gian lập dự toán.
- Trong công tác lập hồ sơ dự thầu, Công ty cần tổ chức thành các nhóm chuyên môn:
Nhóm làm phần hành chính pháp lý: nhóm này phải kê khai những năng lực sẵn có theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đây là phần đầu tiên của hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư đánh giá, Công ty phải lập sẵn hồ sơ về năng ực cao nhất để khi đấu thầu có thể rà soát lại nhằm giảm bớt thời gian và những sai sót có thể xảy ra. Việc bố trí hình thức hồ sơ cũng rất quan trọng vì đây chính là yếu tố tạo ấn tượng ban đầu với chủ đầu tư.
Nhóm lập phương án thi công: Bao gồm những cán bộ kĩ thuật, chuyên gia có tay nghề và kinh nghiệm. Nhóm này dựa vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và những thông tin thu được để thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các khâu: Lập
bản vẽ thiết kế và biện pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, bố trí máy móc thiết bị, vật tư vật liệu và nhân công thực hiện dự án.
Sau đó đưa ra sơ đồ tổ chức hiện trường, bố trí lao động, máy móc thiết bị sao cho có hiệu quả nhất. Đây chính là khâu quyết định đến các chỉ tiêu kỹ thuật của công trình: tiến độ, chất lượng, an toàn… trong thi công công trình. Đồng thời thực hiện công tác này có thể tránh được sự chồng chéo trong quản lý và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, phát huy được các thế mạnh về nhân lực và máy móc thiết bị.
Nhóm làm phần tài chính: Nhóm này thực hiện lập giá dự thầu, thuyết minh biểu tính giá dự thầu. Thực tế nhiều công trình rất hay sai sót ở khâu thiết kế, dẫn đến bổ sung thiết kế hoặc sửa chữa hiệu đính làm cho dự án đầu tư phải lập lại và phải xét duyệt lại toàn bộ dự án. Chính vì vậy, việc lập giá dự toán trước hết chủ dự án và công ty phải đọc kỹ để hiểu thật cặn kẽ, chi tiết, tỉ mỉ công trình về mặt thiết kế so với thực tế mình khảo sát được.
Một vấn đề đáng được quan tâm trong việc quản lý dự án đấu thầu cũng như xét chọn thầu ở nước ta là lập dự toán để tính giá bỏ thầu và công ty cần phải theo để phù hợp với môi trường đấu thầu. Giá thầu là yếu tố quan trọng nhất cho thắng thầu và thi công đạt hiệu quả kinh doanh. Vậy để có giá bỏ thầu đúng với nguyên tắc đấu thầu của công ty là “Bỏ thầu thắng nhưng phải làm được”. Người lập giá dự toán đấu thầu cần phải nắm vững về định mức sử dụng, nắm được đơn giá nơi công trình thi công từ đơn giá của Sở Tài chính - vật giá và mặt bằng giá trên thị trường, hiểu rõ phương án thi công, khả năng tài chính của công ty, chính sách khấu hao máy, sự phối hợp kết hợp giữa các công trình thi công.
Còn việc xử lý giá thầu nên thống nhất ngay từ đầu trong tổ để xử lý từ lúc bắt đầu cho dễ trong việc làm giá, tránh phải sửa đi sửa lại. Những cái mình điều chỉnh thì gắn vào đó là các văn bản thể hiện tính giảm giá là hợp lý để đầy đủ cơ sở thuyết phục chủ đầu tư, tránh hiện tượng không biết khi chủ đầu tư hỏi đến những vấn đề mình giảm giá.
Việc cập nhật giá đảm bảo thi công có hiệu quả và có lợi thế cạnh tranh bằng sự đặt hàng với khối lượng lớn và nguồn vật liệu ở bạn hàng quen, khai thác được nguồn vật liệu đạt yêu cầu chất lượng kỹ thuật nhưng khoảng cách vận chuyển ngắn và giá rẻ cũng là tạo được lợi thế cạnh tranh.
Một công việc cần thiết của nhóm này nữa là các điều kiện về tài chính và các điều kiện thanh toán hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp nhưng lại phải để cho chủ đầu tư dễ chấp nhận.
3.2.2.2. Hoàn thiện công tác xác định giá bỏ thầu
Hiện nay, ở Công ty cổ phần VIỆT REN cũng như các Công ty khác trong lĩnh vực xây dựng đều sử dụng các phần mềm kế toán trong công tác xác định giá bỏ thầu. Vì vậy các lỗi số học trong quá trình tính toán giá là rất ít gặp. Vấn đề đặt ra là quá trình bóc tách bản tiên lượng và xác định giá thành nguyên vật liệu, chi phí sử dụng máy móc thiết bị:
+ Bóc tách bản tiên lượng: đây là quá trình phân tách gói thầu thành các công việc cụ thể chi tiết.Việc phân tách này càng chính xác chi tiết thì càng dễ dàng trong quá trình thi công, đặc biệt nó giúp xác định mức giá bỏ thầu một cách chính xác gần với thực tế nhất. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có chuyên môn kinh nghiệm cao. Ở Công ty hiện nay, cán bộ được đào tạo một cách có hệ thống về lập hồ sơ dự thầu không nhiều, chủ yếu là tự tích luỹ kinh nghiệm trong quá trình công tác. Do đó Công ty cần mạnh dạn cử cán bộ đi đào tạo chuyên sâu về công tác lập hồ sơ dự thầu. Tiến tới xây dựng đội ngũ cán bộ đấu thầu có trình độ cao, được chuyên môn hoá.
+ Xác định giá thành nguyên liệu, chi phí sử dụng máy móc thiết bị: Vấn đề này được để cập ở trên là một phần của công tác marketing trong đấu thầu. Tuy nhiên cần phải chú ý ngay cả khi hồ sơ dự thầu đã được hoàn thành và gửi đi vẫn phải theo dõi các biến động về giá. Để có thay đổi phù hợp trong thư giảm giá được công bố khi mở thầu.