3.2. Các giải pháp nhằm tăng cường quản trị nguồn nhân lực tại công ty Viglacera
3.2.4. Xây dựng hệ thống kỉ luật hợp lý
Kỉ luật lao động là những tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động mà tổ chức xây dựng lên, dựa trên cơ sở pháp lý hiện hành và các chuẩn mực đạo đức xã hội. Mục tiêu của kỉ luật là làm cho người lao động làm việc dựa trên tinh thần hợp tác theo cách thức thông thường và có quy củ, do đó kỉ luật tốt nhất chính là sự tự giữ kỉ luật. Bởi vậy, người làm công tác quản trị nguồn nhân lực cần làm cho người lao động hiểu được những mong đợi, yêu cầu của tổ chức với bản thân họ. Từ đó, họ có thể định hướng cách thức làm việc có hiệu quả ngay từ khi bắt đầu thực hiện công việc với một tinh thần hợp tác và phấn khởi. Các hình thức kỉ luật có thể áp dụng:
- Phê bình dựa trên cơ sở đưa ra những sự nhắc nhở và phê bình nhẹ nhàng có tính xây dựng.
- Khiển trách: là hình thức kỉ luật chính thức hơn. Mục đích là tiếp cận tích cực nhằm tạo cơ hội cho người vi phạm sửa chữa sai lầm. Người quản lý phải có trách niệm trong việc đạt được sự nhất trí với những người dưới quyền bằng những thủ tục và giám sát họ.
- Trừng phạt (cảnh cáo): là biện pháp cuối cùng áp dụng đối với người vi phạm kỉ luật hình thức này đưa ra những hình phạt nghiêm khắc, tăng theo thời gian đối với những người bị kỉ luật. Các mức nối tiếp của kỉ luật trừng phạt như sau:
+ Cảnh cáo miệng.
+ Cảnh báo bằng văn bản. + Đình chỉ công tác. + Sa thải.
Muốn kỉ luật có hiệu quả trong tổ chức cần tuân thủ những nguyên tắc sau: - Xây dựng hệ thống kỉ luật một cách rõ ràng, hợp lý và cụ thể không dựa vào ý muốn cá nhân, trong đó quy định rõ ràng các điều khoản kỉ luật, các mức độ vi phạm kỉ luật và các hình thức kỉ luật tương ứng, đồng thời phải xây dựng cơ chế khiếu nại
tạo điều kiện cho việc thông tin hai chiều trong kỉ luật một cách dân chủ, công khai, công bằng với mọi người lao động.
- Phải quy định rõ ràng trách nhiệm của người liên quan đến kỉ luật lao động, nhằm tránh tình trạng ỷ lại, thụ động, chồng chéo và đổi lỗi cho nhau khi vi phạm kỉ luật và xử lý kỉ luật.
- Phải thông tin đầy đủ và kịp thời các điều khoản của kỉ luật lao động đến người lao động nhằm khuyến khích sự tự thực hiện giữ gìn kỉ luật trong từng người lao động, từng tổ, nhóm làm việc.
- Trước khi tiến hành kỉ luật, cần phải tiến hành điều tra, xác minh được các vi phạm, các mức độ vi phạm và các hình thức kỉ luật tương ứng đã được quy định và thông báo cho người vi phạm biết.
- Trong hầu hết các tường hợp, đặc biệt trong việc sa thải, người quản lý phải chứng minh rõ ràng người lao động đã phạm lỗi. Khi xác định rõ các sai phạm thì việc xử lý kỉ luật phải được thực hiện một cách nhất quán và công minh theo đúng nội quy, quy chế đã đề ra và thông báo cho người lao động biết về hình thức kỉ luật họ phải gánh chịu và giới hạn về thời gian đối với hình thức kỉ luật đó.
1.1.1 3.2.5 Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản trị nguồn nhân lực tại Công
ty.
Việc áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là không thể thiếu được ở giai đoạn công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay, nó giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc. Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, nhân sự tiền lương và thông tin điều hành một cách chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp. Áp dụng hệ thống thông tin tại các doanh nghiệp là vấn đề luôn được quan tâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương
mại, quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều câu hỏi cần đặt ra xung quanh việc ứng dụng trên.
Với quy tắc vàng: "Con người là tài sản quý giá nhất", ngày nay vấn đề quản trị nguồn nhân lực được đưa lên hàng đầu trong công tác xây dựng và phát triển các tổ chức. Trong các công ty hay đơn vị hành chính, bộ phận quản lý nhân sự được bổ sung kiến thức cũng như công cụ hiện đại để làm tốt công việc này.
Phạm vi của quản trị nguồn nhân lực rất rộng, tạo ra khối lượng dữ liệu lớn. Tính cấp thiết đặt ra ở đây là lưu giữ làm chủ và khai thác được kho dữ liệu này, thực sự lấy từ chính thông tin và tri thức.
Sự xuất hiện của Tin học đã tạo một bước đột phá rất lớn trong sự phát triển của khoa học và công nghệ. Chính vì vậy, ngày nay, trong tất cả các ngành, các lĩnh vực ở mọi cấp độ và quy mô khác nhau vai trò ứng dụng của Tin học là vô cùng quan trọng và tất yếu.
Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công.
Hiện nay Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội đã áp dụng hệ thống thông tin – quản lý thông tin tại các phòng ban, các Nhà máy… giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Trợ giúp các cán bộ nghiệp vụ tổ chức, thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ về tài chính - kế toán, bán hàng, vật tự, dự án, quản trị nhân lực, tiền lương và thông tin điều hành, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc. Chúng cũng góp phần đưa các hoạt động của doanh nghiệp đi vào nề nếp.
Thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực ở công ty hiện nay vẫn còn chậm, thiếu và yếu do chưa chú trọng đến công tác hoạch định ứng dụng tin học cho bây giờ và tương lai. Về đầu tư tài chính chưa được chú trọng nhiều. Nguồn nhân lực có trình độ còn thiếu và yếu lại chủ yếu tập chung ở các Nhà máy, tổ sản xuất. Do ở các tổ sản xuất chủ yếu là các công nhân có trình độ phổ thông vì vậy vấn đề ứng dụng tin học không được đề cao, vẫn còn quản lý
theo phương pháp ghi chép là chủ yếu. Bên cạnh đó công tác quản lý chủ yếu vẫn theo tự phát còn nhiều bất cập vì vậy công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị nhân lực chưa được chú trọng.
Hiện tại công ty mới chỉ đang ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng công ty trong công tác lưu giư hồ sơ, soạn thảo văn bản. Việc xử lý thông tin và truyền tải thông tin vì vậy nhiều khi không được kịp thời. Việc tìm kiếm thông tin về văn bản pháp luật, chế độ chính sách của nhà nước còn chậm.
Với hai Nhà máy đặt tại hai tỉnh khác nhau nên việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản trị nhân lực tại công ty là vấn đề rất cần thiết.
Để đáp ứng được việc này thì Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội cần chú trọng hơn nữa tới các vấn đề sau:
- Công tác nhân lực hiện có: Công ty tạo điều kiện đầu tư về kinh tế, thời gian cử cán bộ, nhân viên đi học tập nâng cao trình độ về công tác quản trị nhân lực, công nghệ tin học ứng dụng trong quản trị nhân lực.
- Công tác tuyển dụng: Bên cạnh về chuyên môn tốt, người được tuyển dụng phải có chuyên môn về tin học cao đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra.
- Công ty cần đầu tư trang thiết bị, máy móc, công nghệ (phần mềm quản trị nhân lực)
Một hệ thống thông tin quản trị nhân sự bao gồm các chức năng sau:
a. Chức năng lưu trữ
Hệ thống chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình liên kết chặt chẽ với nhau thể hiện đúng với mối quan hệ giữa chúng ở bên ngoài.
- Dữ liệu hoạt động tại mỗi khối trong Quản trị Nguồn nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống.
- Hệ cơ sở dữ liệu của hệ thống với thông tin nhân sự làm trung tâm phải đảm bảo:
+ Đa chiều + Có tính lịch sử
+ Có tính hiện tại (Thông tin kịp thời)
Chức năng là chức năng nền tảng cho việc đáp ứng các chức năng khác.
b. Chức năng tìm kiếm.
- Nhu cầu tìm kiếm trong công tác này là rất đa dạng, tìm kiếm thông tin hiện tại, tìm kiếm thông tin quá khứ, tìm kiếm thông tin thực thể đơn giản, tìm kiếm thông tin phức hợp.
- Dựa trên kết quả của chức năng 1, thì hệ thống cho phép cán bộ tổ chức thực hiện tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng với các yêu cầu tìm kiếm từ đơn giản tới phức tạp.
- Tìm thông tin cá nhân.
- Tìm thông tin cá nhân trong quá khứ. - Tìm biểu mẫu.
- Việc thực hiện tìm kiếm trả ra kết quả là một trong những công tác biến dữ liệu thành thông tin.
c. Chức năng tổng hợp.
Công tác tổng hợp là một công tác bắt buộc trước khi ra đưa các quyết định. Việc lưu dữ liệu đầy đủ trên nền tảng thiết kế liên kết với nhau sẽ cho phép hệ thống thực hiện các thống kê phức tạp theo tập các tiêu chí mềm dẻo khác nhau.
- Số lượng nhân sự với ngạch bậc lương. - Thống kê trên bằng cấp.
- Thống kê số lượng nhân sự sắp nghỉ hưu. - Thống kê số lượng nhân sự sắp tăng lương. - Thống kê khen thưởng, kỷ luật.
d. Chức năng trợ lý.
Hệ thống đóng vai trò như một người trợ lý của cán bộ tổ chức:
- Tự động in ấn hợp đồng theo thông tin nhân sự và biểu mẫu lưu trong hệ thống.
- Tự động in ấn các quyết định khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, nghỉ hưu, sa thải.
- Tự động in ấn kế hoạch tuyển dụng.
Công tác quản trị nguồn nhân lực là công tác diễn ra trong suốt quá trình hình thành và phát triển của công ty. Đây là một trong những công tác quan trọng nhất, thường xuyên nhất trong đời sống hoạt động của một đơn vị.
Bởi tính chất lâu dài và thường xuyên như thế, dữ liệu được sản sinh ra trong quá trình này là rất lớn, trải rộng ở nhiều mặt hoạt động của tổ chức. Dữ liệu đó là đến từ: sơ yếu lý lịch nhân sự, quyết định khen thưởng, kỷ luật, hệ thống ngạch, bậc lương, các tài liệu về tuyển dụng,… cho đến các biểu mẫu phục vụ công việc.
Với mức chi phí đầu tư ban đầu không lớn, việc áp dụng công nghệ tin học với những chức năng hữu ích to lớn trên trong công tác quản trị nguồn nhân lực sẽ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao cho sự phát triển của công ty. Do đó đây là một giải pháp không thể thiếu trong các doanh nghiệp hiện nay.
Trong các yếu tố cấu thành nên hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như vốn, công nghệ, thiết bị, vật tư,... thì công tác quản trị nguồn nhân lực được xem là yếu tố quyết định nhất. Các nghiên cứu lý thuyết về sản xuất kinh doanh hiện nay đều khẳng định quản trị nguồn nhân lực là chức năng cốt lõi và quan trọng nhất của mọi nội dung quản lý. Do đó, việc bố trí, sắp xếp đội ngũ nhân sự tại Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội cả về số lượng lẫn chất lượng và sự ổn định hợp lý của nó phải được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Việc phân tích thực trạng nguồn nhân lực nhằm đề ra những giải pháp để tăng cường công tác quản trị nguồn nhân lực là vấn đề cần thiết cần được nghiên cứu và thực hiện.
3.3. Kiến nghị
3.3.1 Kiến nghị với Tổng công ty Viglacera.
Thực tế hiện nay đang đặt ra những thách thức lớn cho Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội về cạnh tranh, hội nhập, đòi hỏi Công ty phải tích cực hơn nữa trong công tác cơ cấu, sắp xếp lao động và cải tiến xây dựng bộ máy tổ chức của đơn vị. Vì vậy, Tổng công ty Viglacera với tư cách là đơn vị chủ quản của Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội cần phải có những cơ chế và biện pháp cụ thể nhằm chỉ đạo cũng như tạo khung cơ sở trong việc định biên lao động và các chính sách khoán tiền lương đặc biệt là đơn giá tiền lương linh hoạt, cạnh tranh hơn theo thị trường lao động. Qua đó, Công ty thuận lợi trong việc xây dựng cơ chế chính sách về thu hút, đào tạo phát hiện các tài năng, giữ chân người lao động có trình độ chuyên môn và kỹ năng quản lý giỏi, giúp công ty chủ động được trong việc xây dựng đội ngũ cán bộ lao động chất lượng.
3.3.2. Kiến nghị với nhà nước.
Việc quy định thang và bảng lương trong khu vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nhà nước nói chung và của Công ty Cổ phần Viglacera Hà Nội nói riêng đang trong sự quản lý của Nhà nước. Vì thế tiền lương chưa thật sự trả trên sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, mà phụ thuộc vào mức lương tối thiểu của Nhà nước và đơn giá tiền lương được tính trên cơ sở định mức năng suất lao động và bị khống chế bởi tỷ suất lợi nhuận và được quyết toán thông qua đơn vị chủ quản…Điều này làm cho công ty bị động trong việc xây dựng cơ chế trả lương theo cơ chế thị trường. Vì vậy, đề nghị nhà nước sớm tháo gỡ những vướng mắc này, không can thiệp sâu vào chính sách tiền lương của doanh nghiệp, tạo diều kiện cho các doanh nghiệp có cơ chế trả lương riêng, phù hợp với quan hệ cung - cầu lao động, sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động. Nghĩa là doanh nghiệp có thể trả lương cao bao nhiêu là tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên, Nhà nước chỉ quy định mức tối thiểu. Có như vậy, các doanh nghiệp mới hoàn toàn động trong việc thu hút và giữ chân người tài được.
Một yếu tố khác nữa là hiện nay, với tình hình phát triển nhanh của ngành sản xuất gạch ốp lát trong nước, Chính phủ cần có một quy hoạch phát triển phù
hợp có chọn lọc đồng thời dựa trên lợi thế so sánh của quốc gia, mà cấp phép xây dựng các nhà máy sản xuất vật liệu gạch ốp lát, tránh tình trạng nhiều dự án xây dựng nhà máy gạch ốp lát tràn lan gây lãng phí về vốn xã hội và khủng hoảng thừa trong thị trường trong nước.
Tóm lại, từ việc phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty, đánh giá các mặt được và xác định các mặt còn tồn tại và hạn chế, chương 3 này, tôi đưa ra các đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị nguồn nhân lực để xây dựng và phát triển nguồn nhân lực cho công ty, cụ thể đó là các đề xuất: Tuyển dụng và thu hút lao động; Chú trọng đào tạo và phát triển nguồn lực; Tăng cường chính sách đãi ngộ đối với nguồn nhân lực; Xây dựng hệ thống kỷ luật hợp lý; Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản trị nguồn nhân lực tại Công ty. Hy vọng rằng, những đề xuất của tôi góp phần tăng cường công tác