a. Xem xét chấp nhận khách hàng và đánh giá rủi ro hợp đồng.
Tiếp nhận khách hàng mới:
Cơng ty thường tiếp nhận khách hàng mới thơng qua giới thiệu từ các khách hàng cũ của cơng ty, hoặc do bộ phận kinh doanh liên hệ. Đối với khách hàng mới, cơng ty thường tìm hiểu lý do mời kiểm tốn của khách hàng, thu thập thơng tin về lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính, kiểm tốn năm đầu tiên.
Duy trì khách hàng cũ:
Khi đến mùa kiểm tốn, các khách hàng sẽ liên hệ với cơng ty hoặc cơng ty sẽ gọi điện thoại trực tiếp với khách hàng. Đối với khách hàng cũ, cơng ty theo dõi tình hình hoạt động của khách hàng qua hồ sơ lưu trữ kiểm tốn những năm trước đây và cập nhật những thay đổi mới nhất về hoạt động của khách hàng trước khi tiếp tục ký hợp đồng kiểm tốn.
Sau khi tìm hiểu về khách hàng thì bộ phận kinh doanh đánh giá rủi ro của hợp đồng kiểm tốn để quyết định cĩ ký hoặc duy trì hợp đồng với khách hàng hay khơng, đồng thời gửi thư báo giá cho khách hàng.
Khi chấp nhận kiểm tốn với mức giá phí được đưa ra bởi cơng ty kiểm tốn, khách hàng sẽ hồi báo lại cho cơng ty. Hồi báo của khách hàng cĩ thể bằng văn thư hoặc bằng điện thoại. Mọi trường hợp hồi báo đều báo cáo trực tiếp cho Giám đốc. Sau đĩ, cơng ty sẽ tiến hành lập hợp đồng kiểm tốn và gửi cho khách hàng ký.
b. Chọn nhĩm kiểm tốn.
Đối với khách hàng mới: đảm bảo thành viên của nhĩm kiểm tốn khơng cĩ quan hệ kinh tế với khách hàng. Bố trí số lượng thành viên nhĩm phù hợp với quy mơ và mức độ phức tạp về sổ sách của khách hàng.
Đối với khách hàng cũ: cĩ sự luân chuyển nhĩm trưởng (người viết báo cáo) mỗi 2–3 năm một lần, nhưng thành viên nhĩm khơng thay đổi nhiều để giúp họ nắm vững những nét đặc trưng của khách hàng, duy trì được mối liên hệ mật thiết giữa hai bên mà vẫn đảm bảo tính độc lập và khách quan của cuộc kiểm tốn
c. Lập thư gửi khách hàng về kế hoạch kiểm tốn.
Sau khi phân cơng nhân sự cho cuộc kiểm tốn, nhĩm trưởng sẽ trực tiếp liên hệ với kế tốn bên khách hàng để xếp lịch kiểm tốn. Sau khi thống nhất về thời gian và địa điểm kiểm tốn, nhĩm trưởng sẽ báo cho trưởng phịng để sắp lịch và lên kế hoạch cho cuộc kiểm tốn.
d. Tìm hiểu cụ thể khách hàng và mơi trường hoạt động.
Đối với các khách hàng mới, nhĩm kiểm tốn cần tìm hiểu thêm các nội dung sau: - Mơi trường kinh doanh chung của khách hàng trong năm hiện hành.
- Các thơng tin chung về ngành nghề mà khách hàng đang kinh doanh và xu hướng của ngành nghề.
- Các thơng tin chung về mơi trường pháp lý mà khách hàng đang hoạt động. - Các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu của khách hàng.
- Hiểu biết về hệ thống kế tốn áp dụng, kết quả kinh doanh và thuế.
e. Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Nhĩm trưởng sẽ thực hiện việc đánh giá HTKSNB theo mẫu của chương trinh kiểm tốn mẫu. Tùy theo mơ hình HTKSNB của mỗi khách hàng mà kiểm tốn viên thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt cho phù hợp.
f. Xác định mức trọng yếu và phương pháp chọn mẫu – cỡ mẫu.
Xác định mức trọng yếu:
Được lập và phê duyệt theo chính sách của cơng ty, để thơng báo với thành viên nhĩm kiểm tốn về mức trọng yếu kế hoạch trước khi kiểm tốn tại khách hàng.
Tiêu chí được sử dụng để ước tính mức trọng yếu căn cứ trên nhu cầu sử dụng BCTC, đặc điểm khách hàng. Các tiêu chí và tỉ lệ sử dụng để ước tính mức trọng yếu tổng thể:
Bảng 3.2: Bảng xác định mức trọng yếu
Các tiêu chí Tỉ lệ sử dụng
Lợi nhuận trước thuế 5% - 10%
Doanh thu 0,5% - 3%
Tổng tài sản 1% - 2%
Vốn chủ sở hữu 1% - 5%
(Nguồn: Phịng kiểm tốn Cơng ty TNHH Kiểm Tốn và Tư Vấn Rồng Việt)
Mức trọng yếu khoản mục được xác định = Mức trọng yếu tổng thể * (50% đến 75%) và được áp dụng đối với khách hàng cĩ rủi ro cao.
Ngưỡng sai sĩt cĩ thể bỏ qua = Mức trọng yếu khoản mục * 4% (tối đa), dựa vào đây kiểm toan viên cĩ thể xem xét về mặt định lượng và định tính cho từng khoản mục.
Phương pháp chọn mẫu – cỡ mẫu.
Xem xét hoạt động kinh doanh của khách hàng để đưa ra kết luận sơ bộ về mức độ rủi ro của các vùng kiểm tốn, từ đĩ xác định phương pháp chọn mẫu và cỡ mẫu cho các vùng kiểm tốn chính.
Phương pháp chọn tồn bộ (kiểm tra 100%): được áp dụng khi tiến hành các thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục Tài sản cố định, Vay ngắn hạn/ dài hạn, Dự phịng, Vốn chủ sở hữu, Các nguồn trích lập quỹ.
g. Thiết lập chương trình kiểm tốn.
Nhĩm trưởng của cuộc kiểm tốn sẽ thiết lập chương trình kiểm tốn cho từng khoản mục bao gồm các nội dung chủ yếu: cơng việc cần thực hiện, thời gian hồn thành, các thủ tục kiểm tốn cụ thể áp dụng.
3.5.2. Thực hiện kiểm tốn
Trước khi triển khai cơng việc tại văn phịng khách hàng, KTV cĩ trách nhiệm gửi cơng văn cho khách hàng để cho biết về kế hoạch kiểm tốn như: thời gian, nhân sự, cơng việc cụ thể của KTV tại khách hàng và những yêu cầu khách hàng chuẩn bị trước cho cuộc kiểm tốn.
Tổ chức cuộc họp: Nhĩm kiểm tốn, trưởng phịng Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp đầu tiên với BGĐ của khách hàng tại cơng ty khách hàng để trình bày phương pháp làm việc và các vấn đề cần sự hỗ trợ từ phía khách hàng.
KTV chính thức cĩ trách nhiệm trực tiếp thực hiện cơng tác kiểm tốn và giám sát tồn bộ cơng việc của các thành viên trong nhĩm theo kế hoạch đã được duyệt.
Trách nhiệm của trưởng phịng nghiệp vụ: Bám sát cơng việc của nhĩm để cĩ biện pháp chỉ đạo kịp thời và báo cáo thường xuyên tiến độ thực hiện, những khĩ khăn vĩi Phĩ giám đốc phụ trách nghiệp vụ để BGĐ nắm được thơng tin thường xuyên và cĩ hướng chỉ đạo kịp thời.
Triển khai thực hiện kiểm tốn:
- Chủ nhiệm kiểm tốn sẽ chỉ định một nhĩm kiểm tốn xuống đơn vị khách hàng để trực
tiếp tiến hành cuộc kiểm tốn. Số lượng một nhĩm từ 3-5 người tùy theo quy mơ hoạt động của khách hàng. Mỗi nhĩm sẽ cĩ một trưởng nhĩm (thường là KTV chính) và các trợ lý kiểm tốn. Trưởng nhĩm sẽ trực tiếp điều hành cuộc kiểm tốn và làm việc với đại diện khách hàng đến khi cuộc kiểm tốn kết thúc.
- Khi đến cơng ty khách hàng, trưởng nhĩm sẽ phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho các trợ lý
kiểm tốn từ việc tiến hành thu thập các số liệu, tài liệu đến việc trao đổi với khách hàng để cĩ những thơng tin cần thiết cho việc xử lý phần hành.
- Sau khi đã hồn thành việc xử lý số liệu, trưởng nhĩm sẽ tổng hợp những lỗi đã phát
hiện trong quá trình kiểm tốn, cùng một số vấn đề mà đơn vị xử lý trái với quy định hiện hành để đưa ra những điều chỉnh đối với khách hàng.
Khi mọi việc được tiến hành đối với khách hàng hồn tất, trưởng nhĩm cĩ nhiệm vụ phát hành báo cáo kiểm tốn tạm thời để trình lên cho chủ nhiệm kiểm tốn ký duyệt.
3.5.3. Hồn thành kiểm tốn
a) Chuẩn bị hồn thành kiểm tốn
Sau khi hồn thành kiểm tốn, nhĩm trưởng sẽ tổng hợp kết quả thu thập được và thực hiện một số thử nghiệm bổ sung cĩ tính chất tổng quát gồm:
- Xem xét các sự kiện sau ngày khĩa sổ kế tốn lập BCTC.
- Xem xét về giả định hoạt động liên tục.
Trong phần này, KTV cần tổng hợp kết quả kiểm tốn cho từng khoản mục trọng yếu và trình bày kết quả tổng hợp theo các nội dung gồm kết luận kiểm tốn đối với khoản mục trọng yếu, các vấn đề tồn tại cần giải quyết, trao đổi với các chủ nhiệm kiểm tốn, thành viên BGĐ và khách hàng.
Đánh giá tổng quát kết quả là đánh giá đầy đủ của bằng chứng kiểm tốn, tổng hợp các sai sĩt chưa điều chỉnh, rà sốt lại hồ sơ kiểm tốn, yêu cầu đơn vị cung cấp thư giải trình của BGĐ, kiểm tra các cơng bố trên thuyết minh BCTC.
b) Báo cáo kiểm tốn về báo cáo tài chính
Với hồ sơ kiểm tốn đã được tổng hợp và các thơng tin thu thập được từ khách hàng, nhĩm trưởng sẽ lập dự thảo báo cáo kiểm tốn và trình Giám đốc hoặc Phĩ Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc hoặc Phĩ Giám đốc sẽ phê duyệt tồn bộ Bản dự thảo bao gồm: Báo cáo của Hội đồng quản trị hoặc Ban Tổng Giám đốc), Báo cáo kiểm tốn, BCTC đã được kiểm tốn (Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh BCTC); thư giải trình và chuyển lại cho phịng Nghiệp vụ để hồn chỉnh. Trong trường hợp cĩ sự bất đồng ý kiến giữa KTV chính, Trưởng phịng Nghiệp vụ thì Phĩ Giám đốc phụ trách sẽ báo cáo Giám đốc để thành lập hội cơng ty xem xét và đưa ra ý kiến sau cùng trình bày trong báo cáo kiểm tốn.
Bản dự thảo đã được Phĩ Giám đốc duyệt sẽ được gửi đến cho khách hàng để lấy ý kiến. Trong trường hợp cĩ nhiều vấn đề thảo luận với khách hàng, phịng Nghiệp vụ sắp xếp một buổi với khách hàng để trình bày rõ hơn các đề nghị điều chỉnh trong BCTC cũng như những vấn đề khác.
Sau khi khách hàng đồng ý với bản dự thảo, báo cáo của hội đồng quản trị hoặc Ban Tổng Giám đốc, Báo cáo kiểm tốn, các BCTC đã được kiểm tốn sẽ được in ấn, đĩng thành quyển theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng và gửi đến khách hàng để ký trước trên báo cáo.
Sau khi nhận lại được báo cáo trên, KTV chính xem xét và ký tên lên báo cáo kiểm tốn. Chủ nhiệm kiểm tốn xem xét và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn, chuyển các báo cáo trình với giám đốc hoặc phĩ giám đốc phê duyệt lần cuối và ký lên báo cáo kiểm tốn chính
thức. KTV chính phát hành BCTC đã được kiểm tốn, giao cho khách hàng và yêu cầu khách hàng ký nhận hồ sơ.
c) Lưu trữ hồ sơ
Sau khi hồn tất việc phát hành báo cáo kiểm tốn, kiểm tốn viên sẽ tiến hành tập hợp và lưu trữ lại các phần hành vào một hồ sơ cĩ đánh số tham chiếu đầy đủ theo hồ sơ kiểm tốn mẫu của Hội Kiểm tốn viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành theo QĐ số số 368/QĐ-VACPA ngày 23/12/2013 của Chủ tịch VACPA áp dụng từ ngày 01/01/2014.