. Sơ đồ dưới đây sẽ thể hiện cụ thể bộ máy quản lý của Cơng ty.
41 Ban thường trực HĐTV Tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phịng kiểm tốn 1 Phịng kiểm tốn quốc tế Phịng kiểm tốn 2 Phịng kiểm tốn XDCB Phịng kiểm tốn 6 Phịng kiểm tốn 3 Hội đồng Thành viên Ban kiểm sốt Phịng tài chính kế tốn
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Cơng ty AASCS 3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy quản lý của cơng ty
Hội đồng thành viên: Cĩ vị trí đứng đầu Cơng ty, giữ vai trị quyết định những vấn đề lớn trong Cơng ty.
42
Ban kiểm sốt: Trực thuộc Hội đồng thành viên, cĩ vai trị sốt xét mọi hoạt động trong Cơng ty. Ban kiểm sốt chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên.
Ban thường trực: bao gồm một số thành viên của hội đồng thành viên, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên và thay mặt hội đồng thành viên giải quyết những cơng việc quan trọng của cơng ty nhưng chưa đến mức cần thiết phải họp hội đồng thành viên.
Tổng giám đốc: Là người đứng đầu cĩ tồn quyền quyết định các vấn đề về mọi mặt hoạt động của Cơng ty. Đồng thời đại diện cho cơng ty chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Bộ Trưởng Bộ Tài chính.
Phĩ tổng giám đốc :chịu trách nhiệm và quản lý các phịng kiểm tốn nghiệp vụ.
Phịng kế tốn tài chính : Cĩ nhiệm vụ trợ giúp Ban giám đốc trong việc điều hành, quản lý cơng ty, theo dõi và hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp các báo cáo kế tốn, thanh tốn lương, tạm ứng cho các cán bộ cơng nhân viên…
Hiện tại, Cơng ty cĩ sáu phịng nghiệp vụ, với chức năng cung cấp các dịch vụ về chuyên mơn, đảm bảo thực hiện theo kế hoạch và những mục tiêu chung của tồn cơng ty.Cụ thể:
Phịng Kiểm tốn quốc tế: là phịng duy nhất cung cấp các dịch vụ kiểm tốn Báo cáo tài chính, tư vấn thuế, tài chính, kế tốn cho các cơng ty cĩ vốn 100% nước ngồi… được thực hiện bởi đội ngũ kiểm tốn viên giàu kinh nghiệm và cĩ trình độ cao.hàng về tài chính, kế tốn …
Phịng Kiểm tốn Xây dựng cơ bản (XDCB): là phịng duy nhất cung cấp các dịch vụ kiểm tốn Báo cáo quyết tốn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, các hạng mục cơng trình hồn thành… được thực hiện bởi đội ngũ kiểm tốn viên giàu kinh nghiệm và cĩ trình độ cao
Phịng kiểm tốn số 1, 2, 3, 6: cung cấp các dịch vụ kiểm tốn báo cáo tài chính cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, sản xuất vật chất; tư vấn hỗ trợ cho khách
43
3.4 Giới thiệu về bộ phận kiểm tốn tại cơng ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế Tốn và Kiểm tốn phía Nam (AASCS) Tốn và Kiểm tốn phía Nam (AASCS)
3.4.1 Cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm tốn tại cơng ty
Sơ đồ 3.2: Cơ cấu tổ chức và quản lý của bộ phận kiểm tốn tại cơng ty AASCS
3.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng chức danh trong bộ phận kiểm tốn tại cơng ty cơng ty
Phĩ tổng giám đốc: được phân cơng ủy quyền giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, hành chính, khách hàng và các vấn đề về nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Pháp luật về những vấn đề được phân cơng và ủy quyền.
Kiểm tốn viên: giám sát cơng việc của các trợ lý, báo cáo trực tiếp đến người quản lý phụ trách một vụ việc kiểm tốn, xem xét giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ đào tạo nhân viên, sắp xếp nhân sự cho một cuộc kiểm tốn, được ký vào các báo cáo kiểm tốn theo sự phân cơng của Phĩ tổng giám đốc.
Phĩ Tổng Giám đốc
Tư vấn Tài chính – Kế tán Kiểm tốn viên
44
Trợ lý kiểm tốn: là những người tham gia thực hiện cơng tác kiểm tốn, chịu sự giám sát của Kiểm tốn viên, tham gia quá trình sốt xét các báo cáo tài chính và quan sát kiểm kê tại đơn vị khách hàng được kiểm tốn,…
Tư vấn Tài chính – Kế tốn: cĩ nhiệm vụ tư vấn về cơng tác tài chính, thuế, hướng dẫn chế độ kế tốn, hạch tĩan sổ sách, lập báo cáo tài chính thường niên cho đơn vị khách hàng.
3.4.3. Quy định về hoạt động kiểm tốn của cơng ty
Cơng ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế tốn và Kiểm tốn phía Nam (AASCS) hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan, chính trực, bảo vệ quyền lợi và bí mật kinh doanh của khách hàng trên cơ sở tuân theo quy định của pháp luật. Nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, chất lượng dịch vụ cung cấp và uy tín cơng ty là những tiêu chuẩn hàng đầu mà mọi nhân viên của cơng ty AASCS luơn ghi nhớ và tuân thủ.
3.4.4. Chế độ, chính sách kiểm tốn áp dụng tại cơng ty
Chương trình kiểm tốn BCTC tại Cơng ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế tốn và Kiểm tốn phía Nam được áp dụng chặt chẽ theo chương trình kiểm tốn mẫu của Hội kiểm tốn viên hành nghề Việt Nam (VACPA) ban hành theo quyết định số 368/QĐ- VACPA ngày 23/12/2013 của Chủ tịch VACPA áp dụng từ ngày 01/01/2014.
3.5 Thuận lợi, khĩ khăn và phương hướng phát triển của cơng ty.
Thuận lợi: Cơng ty nhận được sự tín nhiệm cao của khách hàng và khơng ngừng tái kí kết hợp đồng mỗi năm. Đội ngũ nhân sự với trình độ chuyên mơn cao luơn đảm bảo cung cấp dịch vụ kiểm tốn với chất lượng tốt nhất cho khách hàng. Với tiền thân là chi nhánh của một trong những kiểm tốn hàng đầu Việt Nam là AASC cũng tạo được niềm tin về mặt cung cấp dịch vụ kiểm tốn đối với khách hàng của cơng ty.
Khĩ khăn: Trong thời buổi kinh tế thị trường hiện nay, ngồi việc phải cạnh tranh với những cơng ty kiểm tốn hàng đầu thế giới như Big Four. Cơng ty cịn phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các cơng ty kiểm tốn trong nước, ngày càng cĩ nhiều cơng ty kiểm tốn hơn với các loại hình dịch vụ kiểm tốn đa dạng hơn, cách làm việc hiệu quả-chuyên nghiệp hơn, cĩ ứng dụng các phần mềm tin học đễ hỗ trợ cho KTV hồn
45
thành cơng việc. Mặt khác do tiền thân là chi nhánh của cơng ty kiểm tốn AASC, nên đa phần các cơng ty khách hàng của cơng ty đều cĩ vốn gĩp của nhà nước, hay tiền thân là cơng ty nhà nước, đặt ra vấn đề cơng ty phải giải quyết việc đa dạng nguồn khách hàng thơng qua việc nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ kiểm tốn, từ đĩ nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như tăng lợi nhuận của cơng ty trong nền kinh tế đang hội nhập ngày càng sâu rộng như hiện nay.
Phương hướng phát triển: Trong thời gian tới cơng ty chủ trương đa dạng hĩa các loại hình dịch vu, trong đĩ quan tâm nhất là vấn đề tư vấn vì lĩnh vực này chưa phát triển bằng kiểm tốn mà lĩnh vực này cịn rất nhiều tiềm năng trong tương lai. Bên cạnh đĩ, cơng ty cũng chú trọng nâng cao chất lượng và đa dạng hĩa dịch vụ kiểm tốn để đưa lĩnh vực này của cơng ty vươn lên trình độ với cơng ty kiểm tốn hàng đầu tại Việt Nam. Mở rộng hợp tác và xây dựng các mối quan hệ thành viên với các cơng ty kiểm tốn quốc tế.
46
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 đã giới thiệu một cách khá tổng quát về đơn vị đề tài được tiến hành, đĩ là Cơng ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế tốn và Kiểm tốn phía Nam. Đồng thời đề cập đến các loại hình dịch vụ đang được cung cấp tại đơn vị. Việc tìm hiểu các thơng tin cơ bản cũng như các quy định làm việc tại cơng ty tạo điều kiện thuận lợi hơn trong việc phân tích tình hình thực hiện kiểm tốn khoản mục nợ phải trả nhà cung cấp. Tình hình phát triển doanh thu, lợi nhuận của Cơng ty trong 3 năm 2014 – 2016 , với việc tìm hiểu nội dung tên sẽ giúp đánh giá được năng lực kinh doanh của Cơng ty để tìm ra điểm yếu, điểm mạnh của Cơng ty để tận dụng cơ hội vượt qua thách thức, từ đĩ nâng cao hình ảnh của cơng ty hơn trong tâm trí khách hàng, hiệu quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
47
CHƯƠNG 4: THỰC TRẠNG KIỂM TỐN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TỐN VÀ KIỂM TỐN PHÍA NAM (AASCS) TẠI CƠNG TY
CỔ PHẦN X.
AASCS đã tiến hành kiểm tốn ở rất nhiều khách hàng, tuy nhiên để thuận tiện cho việc nghiên cứu, em xin đi sâu vào phân tích hai khách hàng là Khách hàng X - một doanh nghiệp nhà nước kinh doanh trong lĩnh vực sản xuất.
4.1. Cơng việc trước kiểm tốn
Đối với mọi khách hàng, AASCS đều tiến hành cơng việc trước kiểm tốn bao gồm những bước cơng việc sau:
➢ Tổ chức buổi trao đổi đầu tiên với khách hàng
➢ Xác định phạm vi cơng việc và kế hoạch kiểm tốn cụ thể
➢ Tập hợp các thơng tin chung về khách hàng
➢ Tiến hành sốt xét sơ bộ các báo cáo tài chính, ghi chép kế tốn và tài liệu của khách hàng
➢ Lên kế hoạch kiểm tốn tổng thể
➢ Thành lập nhĩm kiểm tốn và phân cơng cơng việc cho từng thành viên
➢ Phác thảo kế hoạch kiểm tốn chi tiết
➢ Thảo luận kế hoạch kiểm tốn với các đơn vị trong cơng ty khách hàng.
Việc tiến hành những bước cơng việc như trên giúp cho cơng tác tiếp cận khách hàng của các thành viên trong nhĩm kiểm tốn được thuận lợi hơn. Qua tìm hiểu các thơng tin chung về khách hàng, sốt xét sơ bộ tình hình tài chính đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho cơng tác lập kế hoạch kiểm tốn phù hợp với đặc điểm của từng khách hàng, từ đĩ thúc đẩy nâng cao chất lượng cuộc kiểm tốn. Việc phân cơng cơng việc cho từng thành viên trong nhĩm giúp cho cuộc kiểm tốn được tiến hành thơng suốt, khơng bị trùng lặp và đồng thời vẫn tạo được mối quan hệ giữa các thành viên trong nhĩm khi cần trao đổi thơng tin.
Với những khách hàng mới, AASCS thực hiện tiếp cận khách hàng thơng qua việc gửi thư chào cung cấp dịch vụ đến Ban giám đốc cơng ty khách hàng. Qua thư chào
48
cung cấp dịch vụ này, khách hàng cĩ thể biết được những nét cơ bản về tình hình hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, các loại hình dịch vụ mà cơng ty kiểm tốn cung cấp. Khi đã cĩ được sự đề nghị kiểm tốn của khách hàng, Cơng ty sẽ tiến hành lập biên bản chấp nhận cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Ghi chú: Tham chiếu tại phụ lục 02 (Biên bản cung cấp dịch vụ cho khách hàng)
Qua biên bản chấp nhận cung cấp dịch vụ cho khách hàng cĩ thể thấy được những nét cơ bản về khách hàng như loại hình kinh doanh, đặc điểm hoạt động kinh doanh…, từ đĩ cĩ được đánh giá chung về rủi ro tại cơng ty khách hàng. Từ đánh giá chung đĩ, AASCS sẽ tiến hành lập kế hoạch kiểm tốn hiệu quả.
Đối với những khách hàng cũ, AASCS thực hiện xem xét những thay đổi trong khách hàng, từ đĩ đánh giá khả năng cĩ tiếp tục kiểm tốn hay khơng. Cơng việc này giúp AASCS tránh được những rủi ro và khơng làm mất đi uy tín của cơng ty. Tuy nhiên, do Cơng ty chỉ mới thành lập nên tất cả các khách hàng đều là khách hàng mới.
Hợp đồng kiểm tốn sau đĩ sẽ được ký kết giữa Cơng ty và khách hàng, trong đĩ
nêu rõ những thỏa thuận khi tiến hành kiểm tốn, phí kiểm tốn, quyền và trách nhiệm của mỗi bên, thời gian tiến hành cuộc kiểm tốn…Hợp đồng kiểm tốn chính là căn cứ pháp lý cho hoạt động kiểm tốn, bảo vệ quyền lợi cho cả cơng ty kiểm tốn và phía khách hàng.
Ghi chú: Tham chiếu tại Phụ lục 03 (Hợp đồng kiểm tốn)
Sau khi hợp đồng kiểm tốn đã được ký kết, Cơng ty sẽ thực hiện phân cơng kiểm tốn viên tiến hành cuộc kiểm tốn. Đây phải là những kiểm tốn viên cĩ kinh nghiệm, cĩ trình độ, cĩ được hiểu biết nhất định về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng và đặc biệt là phải độc lập với khách hàng. Độc lập là nguyên tắc số một chi phối tồn bộ hoạt động kiểm tốn. Tính độc lập của kiểm tốn viên là một trong những nguyên tắc đạo đức được quy định trong chuẩn mực và được xem như một trong những phẩm chất chủ yếu nhất của kiểm tốn viên. AASCS luơn đánh giá cao tính độc lập, điều này gĩp phần tạo niềm tin vào các ý kiến kiểm tốn mà Cơng ty đưa ra từ phía những người sử dụng kết
49
quả kiểm tốn. Tính độc lập của kiểm tốn viên được đảm bảo thơng qua Bản cam kết về tính đợc lập do Cơng ty lập ra.
Ghi chú: Tham chiếu tại phụ lục 04 (Bản cam kết về tính độc lập)
Tiếp theo, AASCS gửi tới khách hàng kế hoạch kiểm tốn sơ bộ bao gồm việc phân cơng nhĩm kiểm tốn, thời gian thực hiện dự kiến, và các tài liệu cần thiết thu thập thơng qua việc gửi Bản yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tốn tới khách hàng.
Bảng 4.1: Bản yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tốn
BẢN YÊU CẦU CUNG CẤP TÀI LIỆU PHỤC VỤ KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH NĂM 2016 CỦA CƠNG TY X
A- TỔNG QUÁT:
Nội dung Ngày đề nghị nhận
Ngày nhận thực tế
1. Biên bản họp Đại hội cổ đơng, Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên và Ban Tổng Giám đốc trong năm/kỳ và cho đến thời điểm kiểm tốn.
20/01/2017
2. Điều lệ hoạt động của Cơng ty hoặc điều lệ sửa đổi (nếu cĩ)
20/01/2017
3. Quyết định thành lập Cơng ty (Nếu cĩ)
4. Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, kể cả bản điều chỉnh (nếu cĩ).
20/01/2017
5. Sơ đồ tổ chức của Cơng ty gần nhất.
6. Cơng văn chấp thuận của Bộ Tài chính về chế độ kế tốn sử dụng (nếu cĩ).
7. Hệ thống tài khoản kế tốn sử dụng.
50
9. Các Báo cáo của kiểm tốn nội bộ trong năm/kỳ 20/01/2017
10.Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
11.Cơng văn chấp thuận sử dụng hĩa đơn đặc thù (nếu cĩ).
20/01/2017
12.Các văn bản, chính sách thuế cĩ liên quan
13.Thỏa ước lao động tập thể (nếu cĩ). 20/01/2017
14.Biên bản kiểm tra về lao động trong năm/kỳ (nếu cĩ).
20/01/2017
15.Các chính sách cĩ liên quan đến nhân sự và thu nhập của nhân viên.
20/01/2017
16.Các hợp đồng thuê đất, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng đi thuê và cho thuê (bao gồm cả thuê tài chính) dài hạn.
20/01/2017
17.Các hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên doanh (nếu cĩ).
20/01/2017
18.Báo cáo kiểm tốn về Báo cáo tài chính năm trước (nếu cĩ).
20/01/2017
19.Thư quản lý của Kiểm tốn viên năm trước (nếu cĩ).
20/01/2017
20.Bảng cân đối số phát sinh cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2016
20/01/2017
21.Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2016
51
22.Sổ Cái và các sổ chi tiết các tài khoản cho năm tài chính kết thúc ngày 31/1/2016
20/01/2017
23.Sổ Cái và một số sổ chi tiết các tài khoản từ ngày 31/12/2016 đến thời điểm kiểm tốn (theo yêu cầu cụ thể của Kiểm
20/01/2017
B – CỤ THỂ
Việc gửi trước bản yêu cầu cung cấp tài liệu phục vụ kiểm tốn cho khách hàng sẽ thúc đẩy nhanh tiến độ thực hiện kiểm tốn, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thu thập thơng tin về khách hàng.
Nội dung Ngày đề nghị nhận
Ngày nhận thực tế 1. Phải trả cho người bán 20/01/2017
• Danh mục các khoản phải trả cho người bán tại ngày 31/12/2016