1.3.2.1. Quản lý công tác lập dự toán chi ngân sách nhà nước
Lập dự toán chi ngân sách nhà nước là công việc khởi đầu cho chu trình ngân sách có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ các khâu của công tác quản lý chi ngân sách nhà nước. Lập dự toán chi ngân sách nhà nước là lập kế hoạch (dự toán) các khoản chi ngân sách trong một năm ngân sách. Kết quả của khâu này là quyết định phê duyệt dự toán chi ngân sách nhà nước được các cấp có thẩm quyền quyết định giao cho các đơn vị.
Lập dự toán chi ngân sách nhà nước tại cơ quan hành chính nhà nước phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu:
Một là, lập dự toán chi ngân sách nhà nước tại cơ quan hành chính nhà nước phải tuân thủ những quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước. Dự toán chi ngân sách của các đơn vị dự toán các cấp phải lập theo đúng biểu mẫu theo quy định, theo đúng nội dung chi, nộp về đơn vị dự toán cấp trên theo đúng thời hạn mà pháp luật đã quy định, đồng thời phải gửi kèm theo báo cáo thuyết minh rõ ràng về cơ sở lập, căn cứ tính toán ra số liệu dự toán.
Hai là, lập dự toán chi ngân sách nhà nước phải phù hợp với các quy định của pháp luật về chính sách nhà nước, chế độ chi tiêu và tiêu chuẩn, định mức chi đã được quy định tại các văn bản của nhà nước và của ngành.
Ba là, lập dự toán chi ngân sách nhà nước phải căn cứ vào cân đối ngân sách theo Nghị quyết Quốc hội.
Căn cứ để lập dự toán chi ngân sách nhà nước
Để dự toán chi ngân sách nhà nước thực sự trở thành công cụ hữu ích trong điều hành ngân sách, lập dự toán chi ngân sách nhà nước phải căn cứ vào các nhân tố chủ yếu sau đây:
- Nhiệm vụ chính trị của của cơ quan hành chính nhà nước được giao trong một giai đoạn cụ thể.
- Định mức phân bổ dự toán của cấp có thẩm quyền, chế độ chi tiêu, tiêu chuẩn định mức của nhà nước về các nội dung chi ngân sách nhà nước.
- Chủ trương của Nhà nước về kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước; Văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính về việc lập dự toán chi ngân sách; Văn bản hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư về xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch vốn đầu tư phát triển thuộc ngân sách nhà nước.
- Số liệu đã rà soát về dự toán chi ngân sách nhà nước.
- Lập dự toán chi ngân sách nhà nước của năm sau phải dựa trên các kết quả phân tích, đánh giá tình hình thực hiện ngân sách các năm trước đặc biệt là năm báo cáo.
Quy trình lập dự toán chi ngân sách nhà nước
Hàng năm, theo hướng dẫn của đơn vị dự toán cấp trên về việc hướng dẫn lập dự toán chi ngân sách nhà nước và số liệu rà soát về dự toán chi ngân sách nhà nước của cơ quan có thẩm quyền, các đón vị dự toán thuộc cơ quan hành chính nhà nước hướng dẫn việc lập dự toán chi ngân sách nhà nước cụ thể về biểu mẫu, nội dung lập dự toán, yêu cầu và thời hạn lập dự toán chi ngân sách, đồng thời thông báo số liệu kiểm tra về dự toán chi ngân sách nhà nước cho các đơn vị trực thuộc.
Trên cơ sở các văn bản hướng dẫn xây dựng dự toán chi ngân sách nhà nước của cơ quan quản lý cấp trên, số kiểm tra chi ngân sách nhà nước năm kế hoạch được thông báo, Cơ quan hành chính trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước lập dự toán chi tiết chi ngân sách nhà nước theo quy định, gửi cơ quan cấp trên thẩm định theo quy định.
Căn cứ vào nhu cầu dự toán chi ngân sách nhà nước do các đơn vị dự toán thuộc và trực thuộc lập; nhiệm vụ của đơn vị do nhà nước giao; các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do nhà nước quy định; số kiểm tra về dự toán chi ngân sách của đơn vị mình, cơ quan hành chính nhà nước thực hiện thẩm tra, tổng hợp dự toán chi ngân sách nhà nước đơn vị mình báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt.
Sau khi được đơn vị dự toán cấp trên phân bổ và giao dự toán chi ngân sách, các đơn vị dự toán cấp dưới thực hiện phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nước cho các đơn vị dự toán trực thuộc trực tiếp sử dụng ngân sách nhà nước để làm cơ sở điều hành và quản lý chi ngân sách nhà nước trong năm.
Theo quy định của nhà nước, việc lập dự toán, phân bổ và giao dự toán của năm nay cho các đơn vị dự toán được thực hiện vào năm ngân sách trước; trong khi đó các chế độ, chính sách, định mức chi tiêu của nhà nước có thể có thay đổi trong năm, nên khi dự toán được giao cho các đơn vị dự toán có nhiều lúc chưa phù hợp, chưa đáp ứng được với tình hình thực tế tại đơn vị. Do đó, để xử lý các bất cập khi tổ chức thực hiện dự toán được giao, việc điều chỉnh dự toán chi ngân sách nhà nước đã giao cho các đơn vị dự toán là nội dung tất yếu trong công tác lập dự toán chi ngân sách nhà nước để đáp ứng nhu cầu chi cho những nhiệm vụ chi cấp bách, đột xuất, các thay đổi trong chế độ, chính sách của nhà nước. Yêu cầu, căn cứ và quy trình điều chỉnh dự toán được thực hiện tương tự như đối với công tác lập dự toán chi ngân sách nhà nước.
Quản lý chi ngân sách nhà nước trong giai đoạn lập dự toán là quản lý trước chi tiêu. Do vậy, nội dung và biện pháp quản lý chủ yếu của giai đoạn này là quản lý sự tuân thủ các căn cứ pháp lý làm cơ sở cho lập dự toán chi ngân sách nhà nước; quản lý về chấp hành quy trình, thời gian lập dự toán chi ngân sách nhà nước và quản lý về chấp hành nội dung, phương pháp lập dự toán chi ngân sách nhà nước.
Quá trình thẩm tra nội dung dự toán do đơn vị dự toán cấp dưới lập, phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nước của đơn vị dự toán cấp trên nếu được thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm túc, có đầy đủ căn cứ khoa học thì sẽ loại bỏ được các nội dung dự toán lập thiếu cơ sở pháp lý hoặc không có tính khả thi trong thực hiện, hoặc không cần thiết phải chi tiêu nhằm tiết kiệm được ngân sách cho các nội dung chi tiêu khác.
Thông qua việc tổ chức thảo luận, thẩm tra, xét duyệt dự toán chi ngân sách nhà nước do đơn vị dự toán cấp dưới lập, Nhà nước có thể loại trừ được các nội dung chi chưa cần thiết, chưa cấp bách, đảm bảo đúng định mức chi tiêu theo quy định nhằm mục đích tiết kiệm chi ngân sách nhà nước ngay từ giai đoạn lập dự toán nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu hợp lý về kinh phí của các đơn vị dự toán.
1.3.2.2. Quản lý việc chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước
Chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi ghi trong kế hoạch chi ngân sách nhà nước năm thành hiện thực.
Để thực hiện chi ngân sách nhà nước được hiệu quả cao thì việc lập dự toán tốt là yếu tố rất quan trọng. Việc lập dự toán chi ngân sách nhà nước tốt sẽ được được thực hiện không tồi nhưng việc lập dự toán chi ngân sách nhà nước tồi, thì không thể thực hiện tốt. Tuy nhiên, việc thực hiện chi ngân sách nhà nước trong cơ quan hành chính không chỉ đơn thuần là tuân thủ dự toán ngân sách dự kiến ban đầu, mà chi ngân sách nhà nước phải thích ứng với những thay đổi mang tính khách quan trong quá trình thực hiện, đồng thời phải tính đến hiệu quả hoạt động.
Mục đích của việc quản lý chấp hành chi ngân sách nhà nước
- Hiện thực hóa các chỉ tiêu chi ghi trong kế hoạch dự toán ngân sách năm. Từ đó, góp phần thực hiện các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
- Kiểm tra việc thực hiện công tác chi tiêu của đơn vị hành chính có tuân thủ quy định về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức của nhà nước và của đơn vị. Thông qua việc chấp hành chi ngân sách nhà nước để thực hiện đánh giá sự phù hợp của chính sách nhà nước đối với thực tiễn.
- Trong công tác quản lý điều hành ngân sách nhà nước thì khâu chấp hành chi ngân sách nhà nước là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định với một chu trình ngân sách. Khâu lập dự toán đạt kết quả tốt thì mới dừng lại ở mức kế hoạch trên giấy tờ, mới nằm ở trong khả năng và dự kiến có thể thực hiện, chúng có thể trở thành hiện thực hay không còn phụ thuộc vào khâu thực tế thực hiện ngân sách. Mặt khác, việc chấp hành công tác quản lý chi ngân sách nhà nươcs thực hiện tốt sẽ có tác dụng tốt trong việc thực hiện những bước tiếp theo của chu trình ngân sách là khâu quyết toán chi ngân sách nhà nước.
Tổ chức thực hiện công tác chi ngân sách nhà nước Phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nước
Sau khi được cấp có thẩm quyền giao dự toán chi ngân sách nhà nước, các cơ quan nhà nước ở Trung ương và địa phương, các đơn vị dự toán cấp I tiến hành phân bổ và giao dự toán chi ngân sách nhà nước cho các đơn vị sử dụng ngân sách thuộc và trực thuộc.
Dự toán chi thường xuyên cho đơn vị sử dụng ngân sách đối với những khoản chi không giao tự chủ cho đơn vị được phân bổ theo 4 nhóm mục:
- Chi thanh toán cá nhân. - Chi nghiệp vụ chuyên môn. - Chi mua sắm, sửa chữa. - Các khoản chi khác.
Đối với những khoản chi thường xuyên đơn vị được giao tự chủ sẽ được cơ quan có thẩm quyền phân bổ theo nhóm mục chi đó là: nhóm mục các khoản chi khác của mục lục ngân sách nhà nước.
Danh mục chi cho đầu tư xây dựng được cấp có thẩm quyền phân bổ và giao dự toán chi tiết theo từng dự án, từng công trình và theo các mục của Mục lục ngân sách nhà nước và được phân theo tiến độ thực hiện từng quý.
Cơ chế kiểm soát chi
Các đơn vị dự toán sử dụng ngân sách nhà nước và các tổ chức được ngân sách nhà nước hỗ trợ thường xuyên phải thực hiện mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, chịu sự giám sát, kiểm tra, kiểm soát của cơ quan tài chính và Kho Bạc Nhà nước trong quá trình thanh toán và sử dụng kinh phí. Các nội dung thanh toán được thực hiện theo nguyên tắc chi trả trực tiếp cho đơn vị thụ hưởng qua Kho Bạc Nhà nước.
Các khoản chi ngân sách nhà nước chỉ được thực hiện khi có đầy đủ các điều kiện sau đây:
- Đã có trong dự toán ngân sách nhà nước được giao.
- Đúng tiêu chuẩn định mức, đúng chế độ chi tiêu do nhà nước và các cấp có thẩm quyền quy định.
- Các nội dung chi này đã được người có thẩm quyền của đơn vị sử dụng ngân sách phê duyệt.
- Khi sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước để phục vụ cho chi đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các công việc khác phải thực hiện qua các hình thức lựa chọn nhà thầu theo quy định hoặc phải thực hiện thẩm
định giá thì các đơn vị sử dụng ngân sách phải nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Điều chỉnh dự toán chi ngân sách nhà nước
Trong thời gian tổ chức chấp hành chi ngân sách nhà nước, trường hợp có sự thay đổi về nhiệm vụ chi thì đơn vị dự toán thực hiện như sau: Phần kinh phí tiết kiệm chi so với dự toán đã được giao được sử dụng để bổ sung cho tăng chi đầu tư phát triển, bổ sung quỹ dự trữ tài chính, tăng dự phòng ngân sách theo quy định của nhà nước.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, nếu có phát sinh các công việc đột xuất như: chi phòng chống, khắc phục hậu quả thiên tai, hỏa hoạn, nhiệm vụ quan trọng về quốc phòng, an ninh và các nhiệm vụ chi cấp bách khác, được phép sử dụng dự phòng ngân sách để chi trả thì các đơn vị dự toán có trách nhiệm lập bổ sung dự toán chi ngân sách nhà nước để trình cấp có thẩm quyền giao điều chỉnh bổ sung cho hợp lý, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ chính trị xã hội.
1.3.2.3. Quản lý công tác kế toán và quyết toán chi ngân sách nhà nước
Công tác kế toán quyết toán chi ngân sách nhà nước là bước cuối cùng trong hoạt động quản lý chi ngân sách nhà nước của các cơ quan hành chính nhà nước. Mục đích của hoạt động này nhằm có những tổng kết, đánh giá lại tất cả các hoạt động trong quá trình chi ngân sách trong năm ngân sách đã qua, cung cấp cho cấp quản lý và những người quan tâm đầy đủ thông tin về quản lý, điều hành chi ngân sách nhà nước của đơn vị dự toán.
Thực hiện tốt công tác kế toán, kiểm toán và quyết toán chi ngân sách nhà nước trong các đơn vị hành chính có ý nghĩa rất quan trọng trong việc đánh giá lại quá trình chấp hành dự toán chi ngân sách trong một năm ngân sách, từ đó rút ra được những bài học kinh nghiệm thiết thực để giúp cho công tác lập dự toán, chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước trong những chu trình tiếp theo đạt hiệu quả cao.
Quyết toán chi ngân sách nhà nước phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Số liệu quyết toán: Số liệu được phản ánh trong báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước phải đảm bảo chính xác, trung thực và đầy đủ. Số liệu đưa váo
quyết toán chi ngân sách nhà nước là số chi đã thực thanh toán hoặc đã đủ điều kiện và được phép hạch toán chi theo quy định.
- Về nội dung: Báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước phải được lập theo đúng quy định về nội dung dự toán được giao và theo mục lục ngân sách nhà nước; Báo cáo quyết toán năm phải có thuyết minh rõ nguyên nhân tăng, giảm các chỉ tiêu chi ngân sách so với dự toán chi ngân sách được giao.
- Về trách nhiệm: Thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của báo cáo quyết toán của đơn vị, chịu trách nhiệm về những khoản chi hạch toán, quyết toán nếu chi sai chế độ.
Kho bạc Nhà nước các cấp được giao nhiệm vụ tổng hợp số liệu quyết toán và lập báo cáo tài chính tổng hợp gửi cơ quan Tài chính cùng cấp để cơ quan Tài chính lập báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính. Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát chi và xác nhận số liệu chi ngân sách nhà nước trên báo cáo quyết toán chi ngân sách nhà nước của các cấp dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách.
Phương pháp lập quyết toán chi ngân sách nhà nước thường được thực hiện từ đơn vị dự toán cơ sở, tổng hợp từ đơn vị dự toán cấp dưới lên đơn vị dự toán cấp trên.
Trình tự lập báo cáo quyết toán, gửi, xét duyệt và thẩm định báo cáo quyết toán chi ngân sách hàng năm của các đơn vị dự toán được thực hiện như sau:
Cơ quan hành chính là đơn vị dự toán cấp dưới trực tiếp sử dụng ngân sách