Sơ đồ 2: Sơ đồ thể hiện cơ cấu phân nghành hoạt động của Aeon Celadon Tân Phú
(nguồn: phòng Nhân sự Aeon Celadon Tân Phú)
Hệ thống hoạt động của Aeon Việt Nam nói chung và của Aeon Celadon Tân Phú nói riêng đều được chia thành 2 khối chính là khối văn phòng và khối nghành hàng.
1, Khối văn phòng đảm nhiệm vị trí then chốt trong việc điều hành khu trung tâm thương mại được vận hành thuận lợi và được chia nhỏ thành 11 phòng ban.
Phòng nhân sự
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu của các phòng ban và các nghành hàng.
- Tổ chức và phối hợp vơi các đơn vị khác thực hiện quản lí nhân sự, đào tạo và tái đào tạo.
- Tổ chức việc quản lí nhân sự của toàn công ty.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích, kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định và chỉ thị của Ban Giám Đốc.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Phòng IT – Kỹ thuật
- Chịu trách nhiệm vận hành hệ thống thông tin.
- Xử lí các sự cố về tin học trong phạm vi trung tâm thương mại và khối văn phòng.
- Đào tạo và hỗ trợ người dùng về các ứng dụng tin học của doanh nghiệp.
Phòng quan hệ công chúng
- Chịu trách nhiệm trong việc xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng.
- Thay lãnh đạo trả lời báo chí, các phương tiện truyền thông.
- Quảng bá doanh nghiệp thông qua những chương trình hợp tác, trao học bổng,…
Phòng tài chính – kế toán
- Chịu trách nhiệm trực tiếp với ban lãnh đạo về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Ghi chép, cập nhật sổ sách đầy đủ, phản ánh hoạt động thu- chi của công ty một cách khách quan.
- Tìm kiếm, vận dụng và phát huy mọi nguồn vốn, kiểm soát việc vận dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ cho việc sản xuất và an ninh.
Phòng thiết kế
- Thiết kế các bảng quảng cáo, khuyến mại. - Trang trí siêu thị
- Chịu trách nhiệm quản lí trang web, fanpage của công ty bằng việc liên tục cập nhật những tin tức mới đi kèm với những bảng biểu minh họa bắt mắt.
Phòng pháp lý
- Chịu trách nhiệm xử lí và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trong các mối quan hệ: doanh nghiệp – khách hàng, doanh nghiệp – các đối tác, doanh nghiệp – người lao động.
- Tham mưu, tư vấn cho các cấp lãnh đạo trong việc duy trì hoạt động kinh doanh theo cách có lợi nhất cho mình nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Phòng thƣơng mại
- Quản lí khu vực cho thuê để đạt được mục tiêu đề ra.
- Lựa chọn đối tác hợp tác để cho thuê mặt bằng trong trung tâm
- Giám sát các chủ thuê theo đúng điều kiện và thủ tục. Quản lí quá trình tái kí hợp đồng.
- Chịu trách nhiệm trong việc tìm kiếm, đàm phán với nhà cung ứng để có được giá cả hàng hóa tốt nhất.
- Phụ trách trong việc đưa ra giá bán cho từng sản phẩm.
- Đảm bảo hoạt động tài chính của công ty diễn ra theo hướng tích cực trong việc cân bằng giá mua vào và giá bán ra.
Phòng thƣơng mại điện tử
- Quản lí trang thương mại điện tử của công ty.
- Thu nhận những đơn hàng mới từ khách hàng và chuyển xuống những bộ phận liên quan.
- Giải quyết những vướng mắc của khách hàng trong quá trình giao dịch và đảm bảo mọi thứ hoạt động ổn định.
Phòng kiểm soát chất lƣợng
- Thực hiện công tác kiểm nghiệm cho các sản phẩm thực phẩm theo quy định của nhà nước.
- Thực hiện công tác công bố chất lượng sản phẩm khi cần thiết.
- Kiểm tra và báo cáo cho cấp trên những lỗi, sự cố kĩ thuật có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và người tiêu dùng.
Bộ phận an ninh
- Phổ biến, áp dụng các quy định về an ninh đối với nhân viên.
- Kiểm tra, kiểm soát sự ra vào của nhân viên, khách hàng nhằm đảm bảo cho sự hoạt động của trung tâm.
- Làm việc với chính quyền địa phương trong công tác an ninh.
- Kiểm tra việc xuất – nhập hàng hóa. Kiểm soát, phòng chống những thất thoát tại khu vực mua sắm.
- Đảm bảo an toàn và hỗ trợ cho nhân viên, khách hàng trong quá trình làm việc, mua sắm.
2, Khối nghành hàng là tập hợp các lĩnh vực kinh doanh và các bộ phận hỗ trợ trong trung tâm thuộc quyền sở hữu của Aeon. Khối này được chia thành 6 nghành hàng và bộ phận nhỏ hoạt động trong khu vực mua sắm; trong đó khối nghành thực phẩm, điện máy và thời trang là những nghành hoạt động chính được hỗ trợ bởi bộ phận dịch vụ khách hàng và bộ phận kiểm soát ATVSTP:
Nghành hàng thực phẩm 1: bao gồm nghành thực phẩm khô (bánh kẹo, rượu bia, nước giải khát, bơ sữa và gia vị), nghành hàng thực phẩm tươi sống (thịt, cá, rau và trái cây), nghành hàng hóa – mỹ phẩm (mỹ phẩm và thực phẩm bổ sung chăm sóc sức khỏe, hóa phẩm).
Nghành hàng thực phẩm 2: bao gồm nghành hàng thực phẩm chế biến sẵn (thực phẩm Nhật, Việt Nam, Trung Quốc), nghành hàng bánh mì.
Nghành hàng nội thất – gia dụng: bao gồm các đồ dùng văn phòng phẩm, thể thao, đồ nội thất và nghành hàng điện máy (điện tử viễn thông, thiết bị nghe nhìn, điện gia dụng,…), khu vui chơi trẻ em và cửa hàng đồng giá.
Nghành hàng thời trang: bao gồm thời trang nam – nữ, thời trang trẻ em, phụ kiện và đồ chơi dành cho trẻ.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng: chịu trách nhiệm trong việc quản lí tư trang, làm thẻ thành viên, biểu diễn ẩm thực.
Bộ phận kiểm soát ATVSTP: làm việc dưới sự chỉ đạo của Phòng kiểm soát chất lượng, tiến hành kiểm tra, duy trì chất lượng sản phẩm, lập báo cáo định kì và đề xuất ý kiến cho Phòng kiểm soát.