Sơ đồ 3: Sơ đồ thể hiện cơ cấu nhân sự của Aeon
(nguồn: Phòng Nhân sự Aeon Celadon Tân Phú)
Ở mỗi trung tâm thương mại đứng đầu sẽ là Giám Đốc –trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính kế toán, tổ chức nhân sự, quyết định đầu tư, đổi mới và phát triển, nắm bắt tình hình của toàn công ty để có những điều chỉnh linh hoạt; thực hiện các hoạt động theo sự chỉ đạo của cấp trên trực thuộc Tổng Công Ty tại Nhật, thường xuyên báo cáo tình hình của trung tâm mà mình quản lý cho các cấp cao hơn. Hỗ trợ trực tiếp cho Giám Đốc sẽ là các Trưởng Phòng tại các phòng ban ở khối nhân sự và các Trưởng Nghành Hàng, Trưởng Bộ Phận ở khối nghành hàng.
Cơ cấu phân nghành của Aeon được phân chia dựa trên lĩnh vực hoạt động với 2 cơ cấu chính là :
- Khối văn phòng phụ trách về công việc giấy tờ, kĩ thuật; bộ phận này hoạt động như hậu tuyến hỗ trợ và kiểm soát toàn bộ hoạt động của trung tâm mua sắm. Điều hành hoạt động của khối văn phòng là hoạt động có sự kết hợp chặt chẽ của 11 phòng ban, mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm một vị trí, vai trò khác nhau nhưng tất cả phải đảm bảo cho sự hoạt động thuận lợi của trung tâm.
- Nhánh còn lại của cơ cấu hoạt động này là khối nghành hàng, khối nghành hàng chịu trách nhiệm mọi hoạt động mua bán - giao dịch giữa Aeon và các đối tác, các hoạt động thương mại này đều thông qua sự quản lý và đồng ý của các phòng ban liên quan ở khối hành chánh. Khối nghành hàng còn chịu trách nhiệm chính trong việc thúc đẩy sự giao dịch giữa Aeon và người tiêu dùng diễn ra tại trung tâm trong hoạt động thương mại hằng ngày.
Tại Aeon các cấp bậc được phân chia theo “G”, có 5 cấp bậc khác nhau được thể hiện từ G1 -> G5. Với G1 là cấp thấp nhất và G5 là lớn nhất.
- G1 dành cho nhân viên là những lao động phổ thông hoạt động ở trung tâm, bao gồm: nhân viên thu ngân, nhân viên bán hàng, nhân viên chế biến thực phẩm, nhân viên dịch vụ khách hàng,… Nhân viên ở cấp G1 sẽ là người tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng trong hoạt động thương mại hằng ngày tại trung tâm. Đây là đối tượng chính cho đề tài nghiên cứu này.
- G2 đại diện cho nhân viên hành chánh và các trưởng nhóm ở khối nghành hàng. Nếu G1 là vị trí thấp nhất của nhân viên nghành hàng thì G2 là vị trí nhỏ nhất dành cho nhân viên mới của khối văn phòng. Ở khối nghành hàng, nhân viên G2 sẽ chỉ đạo một nhóm nhân viên G1 (thường là từ 10- 15 người) cùng với G1 làm việc trực tiếp tại các quầy hàng của trung tâm và giải quyết những vấn đề phát sinh của khách hàng trong quá trình mua sắm. Còn đối với nhóm văn phòng hành chánh, đây là vị trí dánh cho những nhân viên mới còn có ít hơn 3 năm kinh nghiệm, nhóm này sẽ làm việc trực tiếp với cấp G3 phụ giúp giải quyết các công việc giấy tờ.
- G3 là chức vụ tương đương của trưởng nhóm hành chánh và trưởng nhóm nghành hàng ở hai khối. Ở khối nghành hàng, vị trí này tương đương với trưởng quầy hàng chịu trách nhiệm chính cho sự hoạt động và tăng trưởng của quầy hàng đó. Ở cấp độ này, nhân viên G3 sẽ đảm nhận một số công việc giấy tờ ở văn phòng và cũng phải thường xuyên có mặt trực tiếp ở các quầy hàng mình phụ trách để kiểm tra, đôn đốc nhân viên,… báo cáo tình hình hoạt động của quầy hàng đó lên cấp trên (G4 – trưởng nghành hàng). Còn ở khối hành chánh, công việc cụ thể là quản lý nhóm nhân viên G2 và làm việc trực tiếp với cấp trên G4.
- G4 là vị trí lớn chỉ sau Giám Đốc tại Aeon dành cho Trưởng Phòng các phòng ban và Trưởng Nghành Hàng phụ trách các mảng kinh doanh của trung tâm. Ở vị trí này, Trưởng nghành hàng sẽ bao quát hết tất cả các quầy kinh doanh thuộc phạm vi của mình, thông thường ở vị trí này các sẽ
lãnh đạo một bộ phận khoảng 50 – 70 nhân viên. Vị trí làm việc chính của cấp G4 là tại văn phòng, tham gia trao đổi với Giám Đốc và truyền đạt lại nội dung đến các cấp thấp hơn thông qua nhóm G3.
- Vị trí cuối cùng là G5 dành cho Giám Đốc của trung tâm. Mỗi trung tâm thương mại của Aeon chỉ có duy nhất 1 lãnh đạo thuộc cấp G5, nhiệm vụ chính là duy trì hoạt động của trung tâm theo chiều hướng tích cực, giữ liên lạc với các trung tâm khác, báo cáo lại tiến độ và tình hình của trung tâm đến các cấp quản lí cao hơn ở Nhật.