3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An tổ chức theo hình thức tập trung. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với tình hình của công ty.
Sơ đồ 3.2: Bộ máy kế toán của công ty
Mối quan hệ và chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng kế toán
Kế toán trưởng:
- Có nhiệm vụ tổ chức chỉ đạo, kiểm tra thực hiện công tác kế toán tại doanh nghiệp, quán xuyến, tổng hợp đôn đốc các phần hành kế toán. Đồng thời thực hiện kiêm nhiệm công tác kế toán TSCĐ.
- Báo cáo với cơ quan chức năng về tình hình hoạt động tài chính của đơn vị thẩm quyền được giao
- Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn chính xác, kịp thời tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc quyết định quản lý chính xác kịp thời
Kế toán bán hàng và theo dõi công nợ
- Theo dõi tình hình doanh thu ,công nợ với khách hàng
- Theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước Kế toán hàng hoá :
- Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho hàng hoá Thủ quỹ:
- Phụ trách ghi chép, hoạch toán, theo dõi tiền lương phải trả và bảo hiểm xã hội phải trả cho cán bộ nhân viên trong toàn công ty.
- Theo dõi tình hình thu, chi, thanh toán tiền mặt với các đối tượng - Lập đầy đủ, chính xác các chứng từ thanh toán cho khách hàng
- Thường xuyên báo cáo tình hình quỹ tiền tồn cuối kỳ cho ban giám đốc
3.3.2. Hình thức tổ chức kế toán tại công ty
3.3.2.1. Chế độ kế toán áp dụng
- Hệ thống tài khoản, sổ sách sử dụng: Năm 2015 căn cứ vào Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là Đồng Việt Nam (VNĐ) - Kỳ kế toán: được chia làm 4 quý/1 năm
Sơ đồ 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát
sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm Excel trên máy tính để thiết lập các chứng từ, sổ sách được để giảm nhẹ sức lao động cho bộ máy kế toán.
3.3.2.2. Các chính sách kế toán áp dụng
- Phương pháp kế toán thuế GTGT: tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng trong suốt thời gian sử dụng hữu dụng tài sản.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá hàng tồn kho: bình quân gia quyền cuối kỳ.
Phương pháp tính giá xuất kho đối với hàng bán: Ở công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An , giá vốn hàng bán được ghi nhận khi hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ. Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền một lần cuối tháng, đối với hàng nhập khẩu có gốc ngoại tệ được công ty hạch toán theo tỷ giá thực tế do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ mua hàng. Khi xuất hàng đi bán thì căn cứ vào tỷ giá thực tế lúc nhập để tính giá xuất.
3.3.2.3. Hình thức sổ sách, báo cáo của công ty
Hệ thống sổ sách: Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản, sổ chi tiết tài khoản, sổ quỹ tiền mặt,…
Đơn giá bìnhquân
=
Giá trị hàng hoá tồn đầu kỳ + Giá trị hàng hoá nhập trong kỳ
Giá vốn HB = Số lượng hàng hoá xuất ra trong kỳ Đơn giá bìnhquân x
Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty bao gồm: - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.4. Tình hình công ty những năm gần đây
Để đánh giá khái quát về quá trình phát triển, ta có thể dựa vào kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2014 – 2015.
Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2014 – 2015. ĐVT: VNĐ
CHỈ TIÊU NĂM 2015 NĂM 2014
CHÊNH LỆCH TRỊ GIÁ TỶ LỆ (
(%) Doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ
28.935.750.490 20.658.664.670 8.277.085.820 40,1% Các khoản giảm trừ doanh thu 10.772.050 2.490.132 8.281.918 332% Doanh thu thuần bán hàng và
cung cấp dịch vụ 28.924.978.440 20.656.174.538 8.264.803.902 40% Giá vốn hàng bán 25.748.097.583 18.435.551.361 7.312.546.222 39,7% Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 3.176.880.857 2.220.623.177 956.257.680 43,1% Doanh thu hoạt động tài chính 721.630 581.890 139.740 24% Chi phí tài chính 19.697.525 20.341.567 (644.042) (3,2%) Chi phí bán hàng 1.012.935,288 507.421.900 505.513.388 99,6% Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.837.232.112 1.467.232.240 369.999.872 25,2% Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh
307.537.562 226.209.360 81.528.202 36%
Thu nhập khác 1.250.621 0 1.250.621 -
Chi phí khác 2.406.877 0 2.406.877 -
Lợi nhuận khác (1.156.256) 0 (1.156.256) -
Tổng lợi nhuận trước thuế 306.581.306 226.209.360 80.371.946 35,5% Chi phí thuế TNDN hiện hành 61.316.261 49.766.059 11.550.202 23,2% Lợi nhuận sau thuế TNDN 245.265.045 176.443.301 68.821.744 39%
Nhận xét: Nhìn chung hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ thuật Thịnh An trong 2 năm gần đây đã đạt được những thành công nhất định và đang trên đà phát triển, doanh thu và lợi nhuận tăng hằng năm. Doanh thu thuần năm 2015 tăng 40% so với năm 2014 tương ứng 8.277.085.820 đồng, lợi nhuận cũng tăng 39% tương ứng với 68,821.744 đồng. Khoản giảm trừ doanh thu tăng quá cao so với năm 2014, nên cần có biện pháp để khắc phục khoản giảm doanh thu này ảnh hưởng tới lợi nhuận của công ty. Do chính sách đẩy mạnh thị trường nên chi phí bán hàng cũng tăng 99,6%, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng 25,2%. Vì vậy, công ty cần có biện pháp để giảm chi phí, duy trì tăng doanh thu của công ty giúp công ty tiến tới phát triển hơn.
3.5. Thuận lợi, khó khăn, phƣơng hƣớng phát triển
Thuận lợi
Từ ngày thành lập Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình. Hiện nay công ty có hơn 50 nhân viên, trong đó có 20 người là kỹ sư chuyên về ngành cơ khí điện, điện tử, kỹ sư PCCC, kỹ sư về hệ thống chống sét và các cử nhân kinh tế. Ngoài ra công nhân phải lành nghề bậc 3/7 trở lên. Nhờ kế hoạch đúng đắng, đội ngủ kỹ thuật của công ty ngày càng lớn mạnh và khách hàng khắp nơi tín nhiệm tạo điều kiện thuận lợi cho việc kinh doanh và mở rộng phạm vi hoạt động trong cả nước.
Các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn của công ty luôn mang tính cách song hành về mục tiêu tích cực trong tương lai. Uy tín của công ty lan rộng đến nhiều địa phương trong cả nước về trình độ chuyên môn sâu lẫn thái độ phục vụ.
Một vài Công trình tiêu biểu mà Công ty đã làm trong những năm qua: Bệnh viện Từ Dũ, Bệnh viện Nhi Đồng, Đài truyền thanh huyện Xuân Lộc – Đồng Nai, Công ty liên doanh Gạch men Mỹ Đức, Công ty VEDAN Việt Nam (Long Thành- Đồng Nai), Công ty MaiCo (KCN Đồng An), Trạm thu phí T1 (Long Thành – Đồng Nai) ….
Khó khăn
Do Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên việc phát triển nguồn vốn mở rộng kinh doanh đang là mối quan tâm hàng đầu của Công ty.
Ngày càng có nhiều công ty, doanh nghiệp hoạt trong lĩnh vực này nên mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt và phức tạp.
Phương hướng phát triển.
Trong thời gian tới Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An có xu hướng phát triển hơn nhiều khu vực khác trong nước chứ không chỉ ở Thành Phố Hồ Chí Minh. Bên cạnh việc duy trì quan hệ mua bán với khách hàng miền Nam công ty còn tiến hành tìm kiếm những khách hàng miền Trung và Miền Bắc..
Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật cho các nhân viên để có thể tư vấn và chủ động khắc phục sự cố có thể xảy ra, chủ động trong công việc kinh doanh.
CHƢƠNG 4: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT THỊNH AN
4.1. Đặc điểm kinh doanh, các phƣơng thức bán hàng và thanh toán tại công ty công ty
4.1.1. Đặc điểm kinh doanh
Lĩnh vực hoạt động: Công ty chuyên cung cấp, tư vấn, thiết kế và lắp đặt: - Hệ thống chống sét trực tiếp, lan truyền
- Hệ thống Camera quan sát - Hệ thống báo trộm, báo cháy
- Hệ thống phòng cháy, chữa cháy tự động ..
Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An là nhà phân phối chính thức tại Việt Nam của các nhà sản xuất thiết bị chống sét trực tiếp, lan truyền nổi tiếng trên thế giới như CITEL INC, ALLTEC CORP (USA), INDECLEC (France)… và nhập khẩu từ các quốc gia khác cụ thể là: Nhật, Canada, Thổ Nhĩ Kì, Taiwan, Trung Quốc….
4.1.2. Các phƣơng thức bán hàng công ty áp dụng
Bán buôn
Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An sử dụng 2 hình thức: bán hàng qua kho và bán hàng theo phương thức chuyển thẳng. Đối với hình thức bán hàng qua kho, công ty thường bán hàng ngay tại kho công ty. Còn đối với hình thức bán hàng theo phương thức chuyển thẳng, công ty chỉ sử dụng bán buôn vận chuyển thẳng có thanh toán, không sử dụng hình thức giao tay ba để hưởng hoa hồng.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu với cả hai trường hợp bán buôn: Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An giao hàng tại cửa hàng của công ty hay giao tại các địa điểm ghi trên hợp đồng. Tất cả các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng trước khi giao cho bên mua, bên mua chấp nhận thanh toán, kế toán bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu bán hàng.
Bán lẻ
Đây là phương thức bán hàng chiếm phần lớn của công ty. Với hình thức bán hàng này số lượng bán mỗi lần ít hơn bán buôn nhưng doanh thu mang lại cao hơn hình thức bán buôn.
Với hình thức bán lẻ, thời điểm giao hàng cho khách hàng chính là thời điểm ghi nhận doanh thu.
Nhận xét
Công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An là Công ty thương mại, có quy mô vừa phải, kinh doanh đủ các mặt hàng chống sét, camera quan sát, phòng cháy, chữa cháy khác nhau. Do đó, việc sử dụng kết hợp hai hình thức bán hàng trên là thích hợp và tối ưu, góp phần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng và ngày càng nâng cao doanh số bán hàng, mở rộng kinh doanh.
4.1.3. Phƣơng thức thanh toán công ty áp dụng
Đối với những khách hàng nhỏ, số lượng mua ít công ty TNHH Kỹ Thuật Thịnh An áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt. Những khách hàng lớn và những khách hàng thường xuyên mua hàng công ty áp dụng hình thức thanh toán trả chậm bằng chuyển khoản hoặc séc.
4.2. Kế toán doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và thu nhập khác 4.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 4.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.2.1.1. Nội dung
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty là tổng các lợi ích kinh tế mà Công ty thu được trong kỳ kế toán thông qua hoạt động bán hàng, cung cấp và lắp đặt hệ thống chống sét, báo cháy, báo trộm, phòng cháy chữa cháy và các hệ thống Camera. Doanh thu được ghi nhận theo giá chưa có thuế.
4.2.1.2. Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT, - Hợp đồng kinh doanh - Phiếu thu - Biên bản giao nhận - Giấy báo ngân hàng - Phiếu xuất kho; - Sổ cái
- Sồ chi tiết doanh thu từng khách hàng - Chứng từ ghi sổ và các chứng từ liên quan
Trình tự luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã xét duyệt kế toán hàng hóa lập phiếu xuất kho 3 liên ( Liên 1: Lưu, Liên 2: Giao người mua, Liên 3: Giao cho kế toán bán hàng) và tiến hành xuất hàng. Kế toán bán hàng nhận phiếu xuất kho tiến hành lập hóa đơn (3 liên) liên1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3: Hạch toán nội bộ, kèm biên bản giao nhận thiết bị, vật tư.
Cuối ngày, kế toán tổng hợp tất cả những hóa đơn, chứng từ này để ghi nhận doanh thu vào sổ cái, sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ trên phần mềm Excel.
Hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, chứng từ liên quan
Sổ chi tiết doanh thu của từng khách hàng
Sổ cái tài khoản 511 Chứng từ ghi sổ
4.2.1.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Công ty không sử dụng tài khoản chi tiết doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
4.2.1.4. Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty
Khi hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, đối với những những đơn hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán hạch toán qua tài khoản đối ứng là TK 131- Phải thu khách hàng.
(1) Ngày 17/04/2015 Căn cứ theo đơn hàng đã được duyệt, nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT số 0000232 bán hàng cho Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Vĩnh Vĩnh Tiến chưa thu tiền lô hàng trị giá 111.032.640 (Bao gồm VAT 10%) Căn cứ vào các chứng từ trên, Kế toán bán hàng hạch toán:
Nợ TK 131 122.135.904 Có TK 511 111.032.640 Có TK 33311 11.103.640
(2) Ngày 02/05/2015 Căn cứ theo đơn hàng đã được duyệt, kế toán lập hóa đơn GTGT số 0000252 bán hàng cho Công ty TNHH Phòng Cháy Chữa Cháy Vũ Thế thu tiền bằng chuyển khoản lô hàng trị giá 229.031.200 (chưa bao gồm VAT 10%). Căn cứ vào các chứng từ trên, Kế toán bán hàng hạch toán:
Nợ TK 131 251.934.320 Có TK 511 229.031.200 Có TK 33311 22.903.120
(3) Ngày 12/05/2015 Theo hóa đơn GTGT số 0000285 bán hàng cho Công