Hoạt động phân tích chi phí nhằm mục tiêu hạ thấp chi phí kinh doanh, tạo điều kiện hạ thấp giá thành sản phẩm, từ đó sẽ tiêu thụ được nhiều hàng hóa, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tái sản xuất mở rộng, đồng thời nâng cao thu nhập cho người lao động trong doanh nghiệp.
Hạ thấp chi phí là một việc hết sức quan trọng trong kinh doanh, nhưng hạ thấp chi phí kinh doanh không đồng nghĩa với việc cắt bỏ các khoản chi phí phục vụ cho quá trình sản xuất mà là triệt để tiết kiệm trong mọi khoản chi tiêu, cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, bất hợp lý.
Để giảm bớt chi phí kinh doanh mà không ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp các nhà quản lý doanh nghiệp phải hiểu rõ đâu là chi phí cần thiết, đâu là chi phí không cần thiết, nhà quản trị phải có khả năng lãnh đạo và khả năng phân tích tình hình chi phí trong kinh doanh.
Chi phí thấp nhưng lợi nhuận đạt cao nhất đó là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn đạt được và điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển và lớn mạnh h n.
1.9. Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc hình thành chi phí
Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của những hao phí tài nguyên trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì chi phí chịu sự tác động của nhiều yếu tố khác nhau nên để có những biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh, doanh nghiệp cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí như:
Các yếu tố sản xuất và lưu chuyển hàng hóa
Các yếu tố thuộc về sản xuất bao gồm: chất lượng hàng hóa tốt, bao bì, mẫu mã đẹp, hợp với thị hiếu khách hàng, giúp doanh nghiệp bán hàng nhanh h n, việc lưu chuyển hàng hóa cũng sẽ nhanh h n. Do vậy sẽ giúp được các doanh nghiệp giảm bớt chi phí bảo quản, lưu kho, hao hụt hàng hóa, dẫn đến việc hạ thấp tổng chi phí trong doanh nghiệp.
C sở vật chất của doanh nghiệp
Nếu hệ thống kho bãi, cửa hàng kinh doanh được phân bổ hợp lý, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, đảm bảo phục vụ tốt cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu bán hàng, giảm bớt các khâu trung gian, tiết kiệm được chi phí kinh doanh
Giá cả
của doanh nghiệp. Khi giá cả các yếu tố đầu vào để sản xuất ra sản phẩm tăng sẽ kéo theo chi phí giá vốn tăng. Do đó, doanh nghiệp cần nghiên cứu, xác định sự thay đổi giá cả của nguồn vật liệu cung ứng trên thị trường. Từ đó đề ra các biện pháp để giảm sự tác động của yếu tố này lên giá thành sản phẩm của doanh nghiệp
CHƢƠNG 2: PH N TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ TÌNH HÌNH KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT KẾ - IN ẤN – QUẢNG CÁO
SAO MAI GIAI ĐOẠN 2012 – 2014 2.1. Giới thiệu khái quát về đơn vị
2.1.1. Lịch sử hình thành
Với xu hướng hội nhập sâu rộng nền kinh tế thế giới, số lượng doanh nghiệp nước ngoài thành lập, đầu tư vào Việt Nam ngày càng nhiều, đồng thời các doanh nghiệp trong nước cũng đang dần thay đổi, tích cực mở rộng quan hệ, hội nhập với thế giới. Sự năng động của nền kinh tế ở Việt Nam đã mở ra rất nhiều c hội kinh doanh cho tất cả các doanh nghiệp. Nhận thức được c hội kinh doanh đã đến, Ban quản trị quyết định thành lập công ty có tên Công ty Cổ phần Thiết Kế - In Ấn – Quảng Cáo Sao Mai.
Công ty Cổ Phần Thiết Kế - In Ấn - Quảng Cáo Sao Mai được thành lập ngày 22/03/2010 là một đ n vị kinh tế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng để hoạt động theo luật pháp quy định.
Công ty bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh ngày 25/04/2010.
Được thành lập h n 5 năm, Công ty đã cố gắng không ngừng phát triển, để tạo dựng kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh của mình
2.1.2. Giới thiệu sơ lƣợc về công ty
Tên đầy đủ của Công ty: Công ty Cổ phần Thiết Kế - In Ấn - Quảng Cáo Sao Mai
Tên giao dịch tiếng Anh: Sao Mai Advertising - Design - Printing Joint Stock Company
Trụ sở chính: 575/41 Cách Mạng Tháng 8, Phƣờng 15, Q.10, TP.HCM
Giấy phép kinh doanh số: 0309869740, do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp ngày 22/03/2010.
Số tài khoản: 76862509 mở tại Ngân hàng Thƣơng mại Cổ phần Á Châu (ACB) –Chi nhánh Kỳ Hòa
Fax: (08) 62997034
Giám đốc: BÀ VÕ THỊ NGỌC ANH
Loại hình Công ty: Công ty cổ phần
Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng
2.1.3. Chức năng, quyền hạn và lĩnh vực hoạt động
Chức năng
Công ty Cổ phần Sao Mai chuyên cung cấp các dịch vụ thư ng mại như:
Quảng cáo tiếp thị; thiết kế tạo mẫu, in ấn trên giấy và bao bì; sản xuất hộp đèn quảng cáo, bảng hiệu, chữ nổi, gia công cắt, cấn, cán màng, bồi, bế bao bì, đóng bìa, gáy sách, kẻ giấy.
Lĩnh vực hoạt động
Bảng 2.1: Hàng hóa, dịch vụ kinh doanh của Công ty Sao Mai HÀNG HÓA, DỊCH VỤ KINH DOANH
CHÍNH
HÀNG HÓA, DỊCH VỤ KINH DOANH PHỤ
In ấn: Catalogue, Poster, Folder, Brochure, Flyer, Leaflet, Túi giấy, Hộp giấy, Thiệp…
Các loại ấn phẩm văn phòng: Bao thư, Letterhead, danh thiếp…
In kỹ thuật số trên Hiflex, PP, Decal, Backlit film...
Xưởng gia công in offset, in lụa, cắt, cấn, bế TP, cán màng, ép kim…
Cung cấp các ấn phẩm quà tặng: nón, áo thun, dù, áo mưa, viết, móc khóa…
Túi vải không dệt Sản xuất khăn lạnh
Thực hiện các loại quảng cáo ngoài trời: Banner, Hộp đèn, Pano quảng cáo, Hội chợ, Triển lãm, Quảng cáo trên các loại phư ng tiện thông tin…
(Nguồn: Phòng Kinh doanh C ng ty Cổ Phần Sao Mai)
Qua bảng 2.1, ta có thể thấy hàng hóa, dịch vụ kinh doanh của công ty Sao Mai là rất đa dạng nhưng trong đó, dịch vụ chủ yếu mang lại doanh thu cao nhất cho công ty là dịch vụ
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG THIẾT KẾ PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ TOÁN PHÂN XƢỞNG SẢN XUẤT
phích quảng cáo (Poster), tờ r i, bao bì, hộp giấy; lịch bàn, lịch tường, thiệp mời, hộp giấy, sổ tay…
2.2. Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần Thiết Kế - In Ấn – Quảng Cáo Sao Mai 2.2.1. Cơ cấu tổ chức 2.2.1. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, bộ máy tổ chức của công ty được phân chia như sau: 1 giám đốc điều hành, 1 kế toán trưởng và 5 phòng ban bao gồm: phòng kinh doanh, phòng tổ chức – hành chính, phòng kế toán, phòng thiết kế và phân xưởng sản xuất. Các phòng ban được phân chia từng nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, tư ng ứng với chuyên môn của mình.
M i phòng ban đều có quyền tự quyết nhưng tất cả phải đảm bảo đặt dưới sự quản lý của giám đốc và đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng giữ các bộ phận với nhau. Cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty cổ phần Sao Mai
Các đ n vị trực thuộc bộ phận phân xưởng sản xuất của công ty gồm có: - 1 Phân xưởng sản xuất: 103/33 Hồ Thị Kỷ, P.1, Quận 10, TP.HCM
2.2.2. Chức năng của các phòng ban
- Giám Đốc
Là người đại diện Công ty, điều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý.
Đưa ra các chỉ thị, chỉ đạo công việc cho các phòng ban thực hiện.
Quyết định các chiến lược kinh doanh, quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế, đề ra các kế hoạch nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh.
Quyết định điều phối, phân bổ nguồn nhân lực cũng như tài lực của Công ty. - Phòng Kinh Doanh
Phòng kinh doanh là phòng tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh, giúp Giám đốc triển khai các kế hoạch đầu tư, kinh doanh, tiếp tục mở rộng thị trường nhằm tạo doanh thu cho Công ty.
Đảm nhiệm việc tìm đối tác kinh doanh, trao đổi với khách hàng, tìm hiểu thông tin thị trường và thực hiện các hoạt động bán hàng giao dịch, tìm đại lý.
Thường xuyên thu thập các thông tin trên thị trường về giá cả, chủng loại hàng hóa nhằm tăng sức cạnh tranh và xu hướng biến động của các loại hàng hóa để đưa ra phư ng án kinh doanh có hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế, góp phần đem lại lợi nhuận cho Công ty.
Quan hệ với khách hàng để chào hàng, chào giá sản phẩm. Tìm hiểu thông tin của các đối tác và công ty đối thủ.
Bên cạnh đó, nhân viên phòng kinh doanh còn phụ trách công tác lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu, vận chuyển hàng hóa về kho công ty và đem đi tiêu thụ
Xây dựng và triển khai các kế hoạch ngắn và dài hạn về kinh doanh của Công ty. - Phòng Tổ Chức - Hành Chánh
Phòng tổ chức hành chánh của Công ty có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong phạm vi tổ chức quản lý nhân viên, lao động tiền lư ng, chính sách xã hội và bảo hiểm an toàn lao động đối với c quan, doanh nghiệp và người lao động.
Quản lý công văn, giấy tờ sổ sách hành chính và con dấu, thực hiện công tác lưu trữ tài liệu giấy tờ của Công ty.
Xây dựng lịch công tác, lịch hội họp sinh hoạt định kỳ và bất thường. Xây dựng và giám sát thực hiện các qui định chung của Công ty.
Quy hoạch và quản lý nhân viên, đồng thời xây dựng phư ng án đào tạo nhân viên ngắn hạn và dài hạn.
Nghiên cứu tổ chức sắp xếp, bố trí nhân viên cho phù hợp chức năng nhiệm vụ của Công ty theo phư ng châm : đ n giản, gọn nhẹ đảm bảo cho việc kinh doanh có hiệu quả”.
- Phòng Kế Toán
Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ về tình hình luân chuyển vốn, sử dụng tài sản, vật tư, hàng hóa nhằm đạt hiệu quả cao trong quá trình hoạt động kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước về công tác Kế toán – Tài chính.
Cung ứng các số liệu cho việc điều hành kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế - tài chính của Công ty.
Xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính, cung cấp đầy đủ tài liệu số liệu cho bộ phận quản lý khi cần thiết và chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Ban Giám đốc về phần việc của mình.
Phổ biến và hướng dẫn thi hành các văn bản, tổng hợp báo cáo quyết toán toàn Công ty theo chế độ quy định của Nhà nước.
Tính và thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
- Phòng Thiết Kế
Có trách nhiệm thiết kế, tạo mẫu các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
Chịu trách nhiệm về việc nghiên cứu, thường xuyên thu thập các thông tin trên thị trường về các chủng loại hàng hóa, vật liệu, vật tư…để cung cấp cho khách hàng những mẫu
Luôn luôn nghiên cứu, tìm tòi,sáng tạo nâng cao trình độ kỹ thuật, tay nghề để luôn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng cũng như giới thiệu các sản phẩm trên thị trường nhằm thu hút thêm nhiều đối tác mới.
- Phân Xưởng Sản Xuất
Phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng theo đ n đặt hàng của khách hàng và theo yêu cầu của phòng thiết kế
Chịu sự điều phối của phòng kinh doanh nhằm đảm bảo sản xuất hàng hóa đúng thời hạn, đúng chất lượng theo yêu cầu của khách hàng.
- Mối Quan Hệ Giữa Các Phòng Ban
Các phòng ban có mối quan hệ bình đẳng, tôn trọng gắn bó chặt chẽ mật thiết với nhau, phối hợp h trợ và giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành nhiệm vụ vì mục đích chung là sự phát triển của Công ty.
2.2.3. Đánh giá ƣu – nhƣợc điểm bộ máy tổ chức hiện nay tại công ty Sao Mai
Ƣu điểm của bộ máy tổ chức hiện nay
Với c cấu quản lý như trên, quyền lực chỉ tập trung vào một số ít người nên các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng.
Sự phân chia rõ ràng nhiệm vụ của các phòng ban giúp cho công việc được tiến hành trôi chảy, có thể xác định rõ ràng trách nhiệm của từng phòng ban nếu trong quá trình hoạt động có xảy ra sai sót gì.
Với sự phân chia phòng ban như trên, sẽ giúp cho công việc dễ phân bổ, phần lớn các nhân viên đều được làm đúng với chuyên môn của mình, dễ dàng hiểu được công việc cụ thể của phòng ban mình và của mình.
Nhƣợc điểm của bộ máy tổ chức hiện nay
Do quyền lực chỉ tập trung vào một số ít người nên có khả năng ra quyết định sai lầm dễ dẫn đến tổn thất của cả công ty.
Công ty chưa xây dựng cho mình bộ phận chuyên sâu trong việc lập kế hoạch và nghiên cứu thị trường. Đặc biệt công ty chưa thành lập phòng Marketing riêng.
2.3. Tình hình nhân sự, đánh giá sự đáp ứng với tình hình kinh doanh2.3.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự hiện nay của công ty 2.3.1. Cơ cấu tổ chức nhân sự hiện nay của công ty
Bảng 2.2: Cơ cấu trình độ lao động của Công ty Cổ phần Sao Mai
Trình độ học vấn Số lƣợng lao động Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 50 100 Đại học 14 28 Cao đẳng 17 34 Trung cấp 11 22 Trung học phổ thông 8 16
(Nguồn: Phòng Tổ Chức – Hành Chính C ng ty Cổ phần Sao Mai)
Yếu tố con người chính là nhân tố quyết định đến sự thành công của công ty, hiểu rõ được điều này nên công ty luôn chú trọng đến công tác nhân sự, đẩy mạnh công tác đào tạo và phát triển nhân sự giúp cho công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao h n trong tư ng lai. Công ty Cổ phần Thiết Kế - In Ấn – Quảng Cáo Sao Mai hiện nay có khoảng 50 người. Trình độ nhân viên của công ty phần lớn là đại học - cao đẳng chiếm 62% và còn lại là trung cấp và trung học phổ thông.
Bảng 2.3. Cơ cấu nhân sự hiện nay của công ty Sao Mai
Phòng Ban Số lƣợng Tỷ lệ (%) Ban giám đốc 2 4 Phòng kinh doanh 17 34 Phòng tổ chức hành chính 3 6 Phòng kế toán 3 6 Phòng thiết kế 8 16 Phân xƣởng sản xuất 17 34
Trong c cấu nhân sự hiện nay của công ty, bộ phận có số lượng lao động cao nhất là phòng Kinh doanh và Phân xưởng sản xuất, vì đây là 2 bộ phận chủ lực giúp công ty sản xuất hàng hóa và bán hàng hóa, mang lại doanh thu cho công ty.
2.3.2. Cơ cấu tổ chức lực lƣợng bán hàng hiện nay của công ty Sao Mai
Lực lượng bán hàng của công ty Sao Mai có 10 người đều thuộc phòng Kinh doanh, chịu sự điều phối của trưởng phòng kinh doanh và chịu trách nhiệm quản lý một khu vực nhất định:
- 3 Trưởng đại diện chịu trách nhiệm quản lý, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc các nhân viên xúc tiến nhanh quá trình nhận đ n hàng, kiểm tra, giao hàng
- 7 nhân viên bán hàng được phân bổ như sau:
Khu vực Quận Bình Thạnh, Phú Nhuận: 1 nhân viên
Khu vực Quận 6, Quận 11: 1 nhân viên
Khu vực Quận Gò Vấp, Tân Phú: 1 nhân viên
Khu vực Quận 10, Quận Tân Bình: 1 nhân viên
Khu vực Quận 1, Quận 3, Quận 5: 3 nhân viên
Bảng 2.4: Phân bổ lực lƣợng bán hàng ở địa bàn TP. Hồ Chí Minh
Nhân viên Khu vực Tp.HCM Tổng
Quận Bình Thạnh, Phú Nhuận