4. Nắm bắt đƣợc những quy trình nghiệp vụ chuyên ngành (Kế toán, Kiểm
3.1 Giới thiệu tổng quan về công ty
3.1.1. Khái quát về công ty
Tên đăng ký: CÔNG TY TNHH TM DV XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG LỄ
Loại hình công ty: Công Ty TNHH
Địa chỉ: 65 Trần Huy Liệu, phƣờng 12, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: : 0907.582.619
Email: hoangle37@ymail.com
Tài khoản Ngân hàng: tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thƣơng Việt Nam (TechcomBank). Số tài khoản: 190.26588399.01.1
Mã số thuế: 0311474612
Vốn điều lệ: 2.000.000.000 VND
Công ty TNHH TM DV Xuất nhập khẩu Hoàng Lễ đƣợc thành lập theo Luật Doanh Nghiệp và điều lệ Công ty TNHH.
Ngành nghề kinh doanh :
- Ngành chính: Bán buôn đồ uống
Chi tiết: bán buôn rƣợu, bia, nƣớc ngọt, nƣớc tinh khiết đóng chai, nƣớc khoáng thiên nhiên
- Bán buôn thực phẩm
Chi tiết: Bán buôn bánh kẹo và các sản phẩm chế biến từ ngũ cốc, bột, tinh bột, kem sữa
Giám đốc Phòng giám đốc kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh Phòng kế toán tổng hợp Phòng bảo vệ
3.1.2 Quá trình hình thành và phát triển công ty:
- Công Ty TNHH TM DV Xuất nhập khẩu Hoàng Lễ là một doanh nghiệp có tƣ cách pháp nhân tại Tp.Hồ Chí Minh do 2 thành viên góp vốn, hoạt động chuyên về lĩnh vực buôn bán đồ uống và có qui mô hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
- Công ty đƣợc thành lập vào năm 2012, có giấy phép đăng ký kinh doanh số 0311474612 ngày 09/01/2012 do Sở Kế hoạch & Đầu tƣ Thành phố Hồ Chí Minh cấp.
- Ngày 11/01/2012, công ty chính thức đi vào hoạt động.
- Ngày 15/03/2016, do nhu cầu mở rộng đầu tƣ công ty đã chuyển kho hàng sang số 458 Nguyễn Tất Thành, phƣờng 18, quận 4 TP.HCM với diện tích rộng lớn, hiện đại hơn đáp ứng nhu cầu lƣu trữ và vận chuyển hàng hóa ngày càng gia tăng. - Năm 2016, 4 năm sau ngày thành lập, Công Ty TM DV Xuất nhập khẩu Hoàng Lễ
vẫn đang ngày một phát triển để nâng cao vị thế cũng nhƣ khả năng cạnh tranh với các đối thủ cùng ngành.
3.2 Cơ cấu tổ chức của công ty. 3.2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty 3.2.1. Sơ đồ tổ chức của công ty
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty
Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp
Thủ quỹ Kế toán
bán hàng
Kế toán công nợ
3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: là ngƣời đứng đầu bộ máy của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc mọi hoạt động kinh doanh trong công ty. Giám đốc ngoài ủy quyền cho phó Giám Đốc còn trực tiếp chỉ huy bộ máy của công ty thông qua các trƣởng phòng ban.
- Phòng giám đốc kinh doanh: Giúp việc cho giám đốc, phụ trách phòng kinh doanh và có trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý nguồn hàng vào và ra của công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Tham mƣu giúp việc cho giám đốc về tình hình tiền
lƣơng, sắp xếp công việc, chế độ khen thƣởng…Tổ chức bồi dƣỡng, đào tạo nghiệp vụ cho ngƣời lao động một cách hợp lý. Đảm bảo cho mọi ngƣời trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và hợp đồng lao động.
- Phòng bảo vệ: chịu trách nhiệm bảo vệ tài sản của công ty, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy.
3.3 Tổ chức kế toán tại công ty
3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Nguồn: Nội bộ
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán các phân hành
- Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp: là ngƣời chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ công tác kế toán, giao dịch hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của nhân viên trong phòng, là kế toán tổng hợp, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc, cơ quan thuế về những thông tin kế toán cung cấp.
- Kế toán bán hàng: nhân viên kế toán theo dõi chi tiết nhập xuất nghiệp vụ tồn kho hàng hóa, cuối tháng cần có chứng từ gốc để lập báo cáo tổng hợp nhập xuất, tồn kho hàng hóa.
- Kế toán công nợ: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu và phải trả khi đến hạn, hối thúc việc thu hồi nợ và phân phối các khoản nợ phải trả cho khách hàng hợp lý. Lập báo cáo về việc trả nợ và thu hồi nợ hàng tháng, hàng quý trình lên cho Giám đốc và Kế toán trƣởng.
- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu chi và quản lý tiền mặt căn cứ vào những chứng từ hợp pháp hợp lý để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi chép sổ quỹ. Thủ quỹ hằng ngày còn phải lập báo cáo thu chi tồn quỹ.
Cơ cấu bộ máy Kế toán của công ty khá chặt chẽ, mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ riêng và có quan hệ chặt chẽ để hoàn thành công việc chung của phòng
3.3.3. Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty TNHH TM DV Xuất nhập khẩu Hoàng Lễ tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung vì:
- Toàn bộ các công việc xử lý và tổng hợp thông tin trong toàn công ty đều đƣợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán (gồm phân loại và xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính,…).
- Công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm.
- Phòng kế toán nắm bắt nhanh nhạy thông tin hoạt động của công ty. Từ đó, nhà quản lý có thể ra quyết định chỉ đạo kịp thời.
Áp dụng phƣơng tiện kỹ thuật vào công tác kế toán
Công ty TNHH TM DV XNK Hoàng Lễ đƣợc thành lập vào năm 2012, ứng dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm làm kế toán trên máy tính nhằm tránh những sai sót tối đa trong quá trình lập báo cáo tài chính, ghi nhận doanh thu, các khoản chi phí nhập tính toán các số liệu của các tài khoản... sử dụng phần mềm Smart Pro, chƣơng trình Excel cập nhật phiên bản mới nhất. Đối với thuế, cập nhật và sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai mới nhất HTKK do bộ tài chính quy định…
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SỔ KẾ TOÁN - Sổ nhật ký chung - Sổ cái
Báo cáo tài chính MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại doanh nghiệp
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
Kì kế toán năm: Kì kế toán năm từ 01/01 đến 31/12 năm dƣơng lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VND)
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với sự trợ giúp của phần mềm Smart Pro theo hình thức sổ Nhật ký chung với các loại sổ sử dụng nhƣ:
- Sổ nhật ký chung và một số sổ nhật kí đặc biệt: nhật ký bán hàng – mua hàng, nhật ký thu tiền – chi tiền.
- Sổ chi tiết tài khoản - Sổ cái tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ CP SXKD…
Hình 3.1: Hệ thống sổ sách trên phần mềm Smart Pro
Trình tự ghi sổ
Công việc hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Công việc cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào): Kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Hệ thống báo cáo tại Công ty
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Báo cáo luân chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các phƣơng pháp kế toán áp dụng tại công ty:
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho đƣợc phản ánh và ghi chép theo nguyên tắc giá gốc.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân gia quyền. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng:
- Tài sản cố định (TSCĐ) đƣợc phản ánh theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. - Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình: theo nguyên tắc giá gốc (nguyên giá)
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình: khấu hao TSCĐ hữu hình đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp đƣờng thẳng
3.4 Tình hình kinh doanh của công ty trong giai đoạn hiện nay3.4.1 Khó khăn 3.4.1 Khó khăn
Về thực tế, đây là doanh nghiệp do 2 thành viên sáng lập và góp chung vốn nên số vốn cố định không lớn, số lƣợng lao động trong công ty là không nhiều khoảng 50 ngƣời nên gây khó khăn nếu đơn đặt hàng với số lƣợng lớn. Ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của công ty.
Bên cạnh đó, Công ty TNHH TM DV XNK Hoàng Lễ cũng mới thành lập năm 2012 nên có thể chƣa có đối tác làm ăn ổn định, lâu dài dễ gây khó khăn cho lợi ích hiện tại của công ty. Vốn ban đầu thấp do đó việc mua sắm các loại vật tƣ có giá thành cao cũng gặp nhiều hạn chế, đồng thời khả năng quảng bá hình ảnh công ty thấp… Chính các yếu tố trên tạo ra bất lợi cho công ty thƣơng mại. Do đó công ty cần phải có những chiến lƣợc thúc đẩy nào để có thể cạnh tranh đƣợc với những doanh nghiệp khác trong thời buổi
3.4.2 Thuận lợi
Bên cạnh những khó khăn trƣớc mắt và khó khăn tiềm tàng trên thì công ty cũng có không ít những thuận lợi. Công ty đƣợc thành lập và tập trung vào vai trò trong quản lý tài chính. Ngay từ đầu sơ khai ban thành lập đã có những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng chế độ kế toán trên máy tính và qua hệ thống thông tin điện tử. Việc hạch toán đồng thời trên máy và trên sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lƣới kế toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công ty. Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp các thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan. Tại công ty TNHH TM DV XNK Hoàng Lễ mọi nghiệp vụ kinh tế đều đƣợc phản ánh vào các chứng từ kế toán. Các hoạt động nhập xuất đều đƣợc lập chứng từ đầy đủ. Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhâp, xuất kho hàng hóa.
Bên cạnh những mặt thuận lợi còn có rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của công ty TNHH TM DV XNK Hoàng Lễ đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình tạo điều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩy hoạt động kinh doanh.
3.5 So sánh báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm 2014- 2015
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả kinh doanh trong năm 2014 – 2015
Đơn vị tính: Đồng
Stt Chỉ tiêu Mã Thuyết
minh Năm 2015 Năm 2014
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ 01 IV.08 96.481.284.380 88.206.310.699
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 02 0 0
3
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(10 = 01 - 02)
10 96.481.284.380 88.206.310.699
4 Giá vốn hàng bán 11 95.647.699.839 85.399.555.224
5
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
(20 = 10 - 11)
20 833.584.541 2.806.755.475
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 1.569.678 1.428.480
Lợi nhuận hoạt động kinh doanh năm 2015 so với năm 2014 tiếp tục sụt giảm một lƣợng là: 714.243.884 đồng , tƣơng ứng với tỉ lệ giảm 109,13 %.
Nguyên nhân:
Do doanh thu bán hàng tăng nhƣng không nhiều: Năm 2015 so với năm 2014 với tổng doanh thu bán hàng tăng 8.274.973.681 (đồng), tƣơng ứng với tỉ lệ tăng 9,38%
Trong khi đó, Giá vốn hàng bán lại tăng quá cao: Giá vốn hàng bán năm 2015 so với năm 2014 tăng 10.248.144.615 (đồng), làm cho lợi nhuận giảm đi 10.248.144.615 (đồng).
Chi phí quản lý doanh nghiệp nhìn chung có giảm nhƣng vẫn còn ở mức cao: năm 2015 so với năm 2014 chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 812.075.548 (đồng) tƣơng ứng với tỉ lệ giảm 26,93%
Qua bảng số liệu trên ta thấy hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TM DV XNK Hoàng Lễ trong vòng hai năm qua không đạt hiệu quả. Lợi nhuận liên tục sụt giảm. Điều này cho thấy công tác bán hàng cũng nhƣ công tác quản lý doanh nghiệp chƣa đạt hiệu quả cao, đòi hỏi công ty cần có những chính sách quản lý cũng nhƣ kế hoạch mới nhằm giảm thiểu tối đa chi phí, nâng cao doanh số thu đƣợc nhằm cải thiện tình hình trên.
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0 0
8 Chi phí quản lý kinh doanh 24 2.203.684.217 3.015.759.765
9
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 – 24) 30 (1.368.529.998) (223.298.773) 10 Thu nhập khác 31 0 468.945.455 11 Chi phí khác 32 187.204 900.120.000 12 Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 (187.204) (431.174.545) 13 Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc thuế
(50 = 30 + 40) 50 IV.09 (1.368.717.202) (654.473.318)
14 Chi phí thuế TNDN 51 0 0
15
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(60 = 50 – 51)
CHƢƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TM DV XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG LỄ
4.1 Kế toán doanh thu
4.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.1.1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
Sản phẩm của công ty:
Công ty chuyên nhập mặt hàng nƣớc uống từ Công ty TNHH Nƣớc Giải Khát SUNTORY PEPSICO Việt Nam để phân phối cho các đại lí, doanh nghiệp nhỏ lẻ: rƣợu, bia, nƣớc ngọt, nƣớc tinh khiết đóng chai, nƣớc khoáng thiên nhiên.
Chính sách bán hàng của công ty: khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu của công ty, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thông qua việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng, kịp thời.
- Các phƣơng thức bán hàng: bán hàng qua email và điện thoại.
- Các phƣơng thức thanh toán: có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
4.1.1.2. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, phiếu thu, Giấy báo có, Phiếu xuất kho…
4.1.1.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, có 1 tài khoản cấp 2: