a. Yêu cầu đơn vị cung cấp bảngtổng hợp chi tiết phải trả NCC để đối chiếu với Sổ cái và SCT
Căn cứ bảng kê của người bán đã gửi cho đơn vị trong tháng, nhân viên đơn vị sẽ đối chiếu các số liệu này với số dư trên SCT để lập một bảng tổng hợp. Trong trường hợp đơn vị có tiến hành tổng hợp, KTV chỉ cần kiểm tra lại các bước này xem có được thực hiện tốt không. Nếu đơn vị không tiến hành tổng hợp, KVT có thể tự thực hiện chúng. Mục đích của thử nghiệm này là để chứng minh số liệu trên BCTC là thống nhất với tất cả các khoản phải trả của từng đối tượng trong các sổ chi tiết. Nếu số liệu trên bảng không thống nhất với Sổ cái hay SCT thì cần phải tìm hiểu nguyên nhân, trao đổi với nhân viên của đơn vị để tìm kiếm sai sót và có sự điều chỉnh thích hợp. Bên cạnh đó cần lưu ý sự thống nhất số liệu của bảng tổng hợp với sổ sách chưa phải là bằng chứng đầy đủ về toàn bộ khoản phải trả vì đôi khi các hóa đơn vào thời điểm cuối năm vẫn có thể không được ghi chép trên sổ sách.
b. Gửi thư xác nhận
Việc xin xác nhận thường được thực hiện đối với các NCC chủ yếu của đơn vị (ngay cả khi số dư cuối kỳ không có), NCC không cung cấp bảng kê hóa đơn hàng tháng, các khoản phải trả có tính chất bất thường, các khoản phải trả liên quan đến thế chấp tài sản… Để nhận diện các đối tượng này, KTV có thể xem trên SCT hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị.
- Vấn đề đáng quan tâm nhất khi kiểm tra các khoản phải trả là phát hiện các khoản phải trả không được ghi chép. Vì thế qua việc gửi thư xác nhận KTV sẽ phát hiện các khoản phải trả không được ghi nhận.
- Nhiều khoản phải trả vào cuối năm có thể đã được đơn vị thanh toán vào đầu năm sau, nghĩa là trước khi KTV hoàn thành cuộc kiểm toán. Đây cũng là một bằng chứng có giá trị về các khoản phải trả NCC đã được ghi chép đầy đủ.
c. Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan
Đây là thủ tục nhằm kiểm tra sự có thực của các khoản phải trả. KTV chọn lựa một số khoản phải trả trên bảng số dư chi tiết cuối năm để kiểm tra chứng từ gốc, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu chi….Mục tiêu của thủ tục này là xác định các khoản phải trả trên bảng số dư chi tiết có căn cứ hợp lý.
d. Kiểm tra các khoản trả trước cho NCC
Xem xét các trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên các tài khoản phải trả như ứng trước tiền cho người bán, trả lại hàng cho người bán sau khi đã thanh toán tiền…Những khoản này phải được trình bày trong khoản mục các khoản phải thu của BCĐKT để đảm bảo trình bày đúng về tình hình tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không trình bày khoản này và số tiền trọng yếu thì KTV phải lập bút toán điều chỉnh để sắp xếp lại khoản mục.
e. Tìm kiếm các khoản nợ phải trả không được ghi chép
Đây là một nội dung quan trọng trong chương trình kiểm toán nợ phải trả. Gồm các thủ tục kiểm tra sau:
- Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khóa sổ: để đảm bảo tính đúng kỳ thì các khoản chi phí của tháng cuối niên độ này phải được đơn vị tính chi phí của niên độ này đồng thời phát sinh các khoản phải trả cuối kỳ nhưng đơn vị lại không ghi chép bút toán đúng kỳ mà lại ghi vào đầu năm sau khi thực chi. Như vậy nợ phải trả cuối kỳ và chi phí của niên độ này bị ghi thiếu một khoản, đồng thời số liệu của niên độ sau cũng bị ảnh hưởng.
- Xem xét các trường hợp, các tài liệu:
+ Các trường hợp hàng về nhưng hóa đơn chưa về hay hóa đơn đã về nhưng hàng chưa nhận được, KTV cần xem xét các hợp đồng ký kết của đơn vị.
+ Các hóa đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ, do người bán có thể gửi hóa đơn chậm vài ngày sau khi gửi hàng đi nên những hóa đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán và chúng phải được ghi vào nợ phải trả cuối năm.
+ Ghi thiếu nợ phải trả đồng thời phản ánh thiếu một tài sản, ghi thiếu một khoản nợ phải trả đồng thời phản ánh thiếu một khoản chi phí. Với hai trường hợp này thì trường hợp thứ hai sẽ gây ảnh hưởng trọng yếu hơn vì nó làm lợi nhuận biến đổi. Đối với trường hợp thứ nhất, KTV chỉ điều chỉnh khi nó gây ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.
f. Trình bày và khai báo trên BCTC
Cuối cùng KTV cần xem xét việc trình bày và khai báo các khoản phải trả trên BCTC. Do khoản phải trả NCC còn liên quan đến nhiều khoản mục khác nên trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV có thể trao đổi với các KTV phụ trách các phần hành có liên quan để bổ sung thêm thông tin về khoản mục này.