a. Hình thức kế toán
- Về hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán DN Việt Nam theo hướng dẫn tại thông tư số 200/2014/TT-BCTC được Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành ngày 22/12/2014, thay cho chế độ kế toán DN ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và Thông tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài Chính.
- Kì kế toán: kì kế toán năm.
- Đơn vị tiền tệ mà công ty đang sử dụng chủ yếu là Đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “đ”; Ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
b. Nguyên tắc ghi nhận nợ phải trả
Các khoản nợ phải trả được ghi nhận theo nguyên giá và không thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.
Công ty thực hiện phân loại các khoản nợ phải trả là phải trả người bán, phải trả nội bộ và phải trả khác tùy thuộc theo tính chất giao dịch của phát sinh.
Các khoản nợ phải trả được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải trả, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả (bao gồm việc đánh giá lại nợ phải trả thỏa mãn định nghĩa các khỏa mục tiền tệ có gốc ngoại tệ) và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của Công ty. Tại thời điểm lập BCTC, Công ty ghi nhận ngay một khoản phải trả khi có các bằng chứng cho thấy một khoản tổn thất có khả năng chắc chắn xảy ra theo nguyên tắc thận trọng.
Đối với nợ phải trả NCC
- Phát sinh Có được ghi nhận khi đơn vị nhận được NVL( thép..) hoặc dịch vụ đã hoàn thành( vận chuyển)… và hóa đơn mua vào nhưng chưa thanh toán cho NCC. Trong trường hợp đã nhận được NVL hoặc dịch vụ đã hoàn thành mà cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn thì đơn vị sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và sẽ điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
- Phát sinh Nợ được ghi nhận khi đơn vị thanh toán cho NCC căn cứ vào Phiếu chi, UNC…
4.2. Thực trạng quá trình kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp tại công ty GLS
4.2.1. Tìm hiểu thông tin chung
Tìm hiểu thông tin chung về khách hàng là công việc đầu tiên trong quá trình chuẩn bị kiểm toán. Đối với khách hàng mới, KTV có thể phỏng vấn nhân viên, tham quan nhà xưởng để hiểu rõ hơn về khách hàng, tuy nhiên thu thập tài liệu được xem là cách hữu hiệu nhất để tìm hiểu về khách hàng. Đối với khách hàng cũ như công ty TNHH GLS, KTV chỉ cần cập nhật những thay đổi quan trọng liên quan đến công ty như bộ máy nhân sự, sản phẩm sản xuất, cơ cấu tổ chức…
Trước khi phân công nhóm KTV thực hiện công việc, AISC tiến hành đánh giá năng lực và tính độc lập của KTV. Để đảm bảo cuộc kiểm toán được thực hiện khách quan, công bằng, các KTV trước khi tiến hành công việc phải lập Bản cam kết về tính độc lập Gửi cho Tổng Giám Đốc AISC. Ngoài các KTV trực tiếp thực hiện cuộc kiểm toán còn có các KTV phụ trách công việc kiểm soát quá trình thực hiện và soát xét sau kiểm toán. Trưởng phòng kiểm toán thường là người phụ trách kiểm soát quá trình thực hiện kiểm toán, thảo luận về các vấn đề sai sót hay rủi ro của khách hàng. Phụ trách soát xét sau kiểm toán (file kiểm toán, dự thảo BCTC đã được kiểm toán…) thường là BGĐ của AISC.
Đối với các khách hàng cũ như GLS, công ty kiểm toán AISC hạn chế thay đổi KTV vì họ nắm vững những nét đặc thù trong kinh doanh, xây dựng mối quan hệ giữa công ty kiểm toán và doanh nghiệp.
4.2.3. Ký kết hợp đồng kiểm toán
AISC xác định công ty GLS là khách hàng cũ. Qua bảng đánh giá rủi ro và duy trì khách hàng cũ, KTV nhận thấy câu trả lời “không” chiếm đa số và đưa ra kết luận không có sự kiện bất thường ảnh hưởng đến quyết định duy trì khách hàng cũ cũng như tính độc lập của KTV. AISC đưa ra quyết định tiếp tục ký hợp đồng kiểm toán.
Bảng 4.1: Bảng đánh giá rủi ro và duy trì khách hàng cũ.
Nội dung Có Không N/A
Ghi chú/
Mô tả 1. Các sự kiện của năm hiện tại
DNKiT có đầy đủ nhân sự có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và các nguồn lực cần thiết để tiếp tục phục vụ KH.
Có bất cứ nghi ngờ nào phát sinh trong quá trình làm việc liên quan đến tính chính trực của BGĐ DN?
Báo cáo kiểm toán về BCTC năm trước có “ý kiến kiểm toán không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần”?
Có dấu hiệu nào cho thấy sự lặp lại của vấn đề dẫn đến ý kiến kiểm toán như vậy trong năm nay không?
Liệu có các giới hạn về phạm vi kiểm toán dẫn đến việc ngoại trừ từ chối đưa ra ý kiến trên BCKT năm nay không?
Có nghi ngờ nào phát sinh trong quá trình làm việc liên quan đến tính chính trực của BGĐ DN không?
mạnh về lợi nhuận
Có vấn đề nào liên quan đến sự không tuân thủ pháp luật nghiêm trọng của BGĐ DN không? Có nghi ngờ lớn về khả năng hoạt động liên tục của DN không?
Có những vấn đề bất lợi, kiện tụng, tranh chấp bất thường, rủi ro trọng yếu liên quan đến lĩnh vực hoạt động của DN không?
DN có nhiều giao dịch quan trọng với các bên liên quan không?
DN có những giao dịch bất thường trong năm hoặc gần cuối năm không?
DN có những vấn đề kế toán hoặc nghiệp vụ phức tạp dễ gây tranh cãi mà chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành chưa có hướng dẫn cụ thể?
Trong quá trình kiểm toán năm trước có phát hiện khiếm khuyết nghiêm trọng trong hệ thống KSNB của DN không?
Có dấu hiệu cho thấy hệ thống KSNB của DN trong năm nay có khiếm khuyết nghiêm trọng ảnh hướng đến tính tuân thủ pháp luật, tính trung thực hợp lý của các BCTC?
2. Mức phí
Tổng phí từ KH có chiếm một phần lớn trong tổng doanh thu của DNKiT.
Phí của KH có chiếm phần lớn trong thu nhập của thành viên BGĐ phụ trách hợp đồng kiểm toán.
KH có khoản phí kiểm toán, phí dịch vụ khác quá hạn thanh toán trong thời gian dài.
3. Quan hệ với KH
DNKiT hoặc thành viên của nhóm kiểm toán, trong phạm vi chuyên môn có tham gia vào việc bất kỳ tranh chấp nào liên quan đến KH.
Thành viên BGĐ phụ trách hợp đồng kiểm toán và trưởng nhóm kiểm toán có tham gia nhóm kiểm toán quá 3 năm liên tiếp.
Thành viên BGĐ của DNKiT hoặc thành viên của nhóm kiểm toán có quan hệ gia đình hoặc quan hệ cá nhân, quan hệ kinh tế gần gũi với KH, nhân viên hoặc BGĐ của KH.
DNKiT hoặc thành viên của nhóm kiểm toán là thành viên của quỹ nắm giữ cổ phiếu của KH. Có ai trong số những người dưới đây hiện là nhân viên hoặc Giám đốc của KH:
- thành viên của nhóm kiểm toán (kể cả thành viên BGĐ) - thành viên BGĐ của DNKiT
- cựu thành viên BGĐ của DNKiT
- các cá nhân có quan hệ thân thiết hoặc quan hệ gia đình với những người nêu trên Có thành viên BGĐ hoặc thành viên nào của nhóm kiểm toán sắp trở thành nhân viên của KH. Liệu có các khoản vay hoặc bảo lãnh, không giống với hoạt động kinh doanh thông thường, giữa KH và DNKiT hoặc thành viên của nhóm kiểm toán.
4. Mẫu thuẫn lợi ích
Có bất cứ mâu thuẫn về lợi ích giữa KH này với các KH hiện tại khác.
5. Cung cấp dịch vụ ngoài kiểm toán
DNKiT có cung cấp các dịch vụ nào khác cho KH có thể ảnh hưởng đến tính độc lập.
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán công ty GLS của AISC(2016) Phụ lục 1: TRÍCH HỢP ĐỒNG KIỂM TOÁN
4.2.4. Đánh giá hệ thống KSNB
Việc đánh giá hệ thống KSNB chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và óc xét đoán nghề nghiệp của KTV.
Công ty GLS là khách hàng cũ của AISC nên các hồ sơ liên quan đến hệ thống KSNB đã được lưu trong hồ sơ kiểm toán các năm trước. Khi tiến hành kiểm toán năm nay, KTV chủ yếu tìm hiểu xem trong năm 2015 công ty có thay đổi gì lớn trong bộ máy quản lý hay trong chu trình mua hàng và thanh toán, nhà cung cấp, phương pháp hạch toán…để đánh giá hệ thống KSNB đối với khoản mục phải trả NCC.
Qua tìm hiểu thì KTV nhận thấy công ty không có thay đổi gì lớn ảnh hưởng tới mức làm thay đổi ý kiến của KTV về hệ thống KSNB. Do đó KTV sử dụng kết quả kiểm toán của năm trước. Theo đánh giá của KTV tiền nhiệm, hệ thống KSNB của công ty đối với khoản mục phải trả NCC ở mức trung bình.
4.2.5. Dự kiến kế hoạch và nội dung kiểm toán
Dự kiến kế hoạch và nội dung kiểm toán chính là những dự kiến về thời gian thực hiện kiểm toán từng phần hành, thời gian lập dự thảo BCKT và thời gian phát hành BCKT. Sau khi KTV thu thập thông tin, có được những hiểu biết về tính chất, quy mô cuộc kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán tiến hành dự kiến thời gian thực hiện từng phần hành cụ thể, phân công công việc cho từng thành viên, Công việc này giúp trưởng nhóm có thể quản lý, giám sát được việc thực hiện của các thành viên trong nhóm. Đối với khách hàng GLS, KTV dự kiến thời gian làm việc trong 2 tuần với nội dung cụ thể như sau:
Bảng 4.2: Bảng dự kiến thời gian làm việc
Ngày thực hiện Nội dung
Từ 16/3/2016 đến 17/3/2016 Kiểm toán các khoản mục:
- Kiểm tra khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền
- Kiểm tra khoản mục hàng tồn kho - Kiểm toán khoản mục TSCĐ
- Kiểm toán khoản mục các khoản phải thu- phải trả
- Kiểm toán khoản mục các khoản thuế - Kiểm toán khoản mục doanh thu - Kiểm toán khoản mục chi phí.
22/3/2016 Lập dự thảo BCKT tiếng việt
26/3/2016 Lập dự thảo BCKT tiếng anh
28/3/2016 Gửi dự thảo BCTC đã được kiểm toán. Phát hành BCKT chính thức 2 ngày sau khi BCKT dự thảo ( tiếng việt lẫn tiếng anh) được khách hàng thông qua.
Nguồn: Hồ sơ kiểm toán công ty GLS của AISC (2016)
4.2.6. Thiết kế chương trình kiểm toán
Chương trình kiểm toán sẽ cụ thể hóa các bước công việc cần thực hiện của một khoản mục kiểm toán mà cụ thể là khoản mục phải trả NCC với chi phí và thời gian kiểm toán hợp lý. AISC không xây dựng chương trình kiểm toán cho từng khoản mục trên BCTC riêng cho từng khách hàng mà thực hiện theo hệ thống chương trình kiểm toán mẫu do VACPA ban hành. Sau khi hoàn thành mỗi thủ tục trong chương trình kiểm toán, KTV ghi tham chiếu, tên và ngày thực hiện lên chương trình kiểm toán tương ứng với thủ tục mà mình thực hiện.
Bảng 4.3: Chương trình kiểm toán khoản mục phải trả nhà cung cấp
STT Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu I. THỦ TỤC CHUNG 1
Kiểm tra chính sách kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với khuôn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng
T E242
2
Lập bảng số liệu tổng hợp so sánh với số dư cuối năm trước. Đối chiếu số dư trên bảng số liệu tổng hợp với BCĐPS và giấy tờ làm việc kiểm toán năm trước (nếu có).
T E210
II. THỦ TỤC PHÂN TÍCH
1 So sánh, phân tích biến động số dư phải trả nhà cung cấp
nhà cung cấp trong tổng nợ ngắn hạn và dài hạn để phát hiện sự biến động bất thường và đánh giá tính phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh của DN.
III. KIỂM TRA CHI TIẾT
1
Thu thập Bảng tổng hợp chi tiết các khoản nợ phải trả và trả trước theo từng nhà cung cấp:
- Đối chiếu, số liệu với các tài liệu liên quan (Sổ Cái, sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp, BCĐPS, BCTC).
- Xem xét Bảng tổng hợp để xác định các khoản mục bất thường (số dư lớn, các bên liên quan, nợ lâu ngày số dư không biến động, các khoản nợ không phải là nhà cung cấp,...). Thực hiện thủ tục kiểm tra (nếu cần).
- Đối với các số dư nợ nhà cung cấp đã quá hạn: Ước tính lãi phải trả và so sánh với số đã ghi sổ.
T E244
2
Đọc lướt Sổ Cái để xác định các nghiệp vụ bất thường (về nội dung, giá trị, tài khoản đối ứng...). Tìm hiểu nguyên nhân và thực hiện thủ tục kiểm tra tương ứng (nếu cần).
T E248
3
Thủ tục kiểm toán số dưđầu kỳ (1):
- Chọn mẫu kiểm tra đến chứng từ gốc đối với các số dưcó giá trị lớn.
- Kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh sau ngày kết thúc năm tài chính để chứng minh cho số dưđầu kỳ.
- Gửi thư xác nhận (nếu cần).
- Xem xét tính đánh giá đối với số dư gốc ngoại tệ - nếu có.
- Kiểm tra số dư dự phòng nợ phải thu khó đòi (đối với các khoản trả trước nhà cung cấp) tại ngày đầu kỳ.
Lập và gửi TXN số dư nợ phải trả và trả trước cho các nhà cung cấp. Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết. Giải thích các khoản chênh lệch (nếu có).
[Lưu ý: Phải ghi lại cơ sở của việc chọn mẫu. Đối tượng
T
E244 E245 E246 E247
chọn gửi thư xác nhận thường là: nhà cung cấp có số dư lớn hoặc có các nghiệp vụ phát sinh lớn, hoặc có bù trừ công nợ lớn trong kỳ, nhà cung cấp là các đơn vị thành viên hoặc là các bên liên quan…]
5
Trường hợp thư xác nhận không có hồi âm (1): Gửi thư xác nhận lần 2 (nếu cần).
Thực hiện thủ tục thay thế: Thu thập và đối chiếu số liệu sổ chi tiết với các BB đối chiếu nợ của đơn vị - nếu có. Kiểm tra các khoản thanh toán phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán hoặc kiểm tra chứng từ chứng minh tính hiện hữu của nghiệp vụ mua hàng (hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, ...) trong năm.
6
Trường hợp đơn vị không cho phép KTV gửi thư xác nhận (1): Thu thập giải trình bằng văn bản của BGĐ/BQT về nguyên nhân không cho phép và thực hiện các thủ tục thay thế khác.
7
Kiểm tra các khoản trả trước cho nhà cung cấp:
- Đối chiếu với điều khoản trả trước quy định trong hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ.
- Xem xét mức độ hoàn thành giao dịch tại ngày kết thúc kỳ kế toán và đánh giá tính hợp lý của các số dư trả trước lớn cho nhà cung cấp.
- Xem xét tuổi nợ và các điều khoản thanh toán, đảm bảo việc trích lập dự phòng phải thu quá hạn đối với các khoản trả trước cho nhà cung cấp đầy đủ, chính xác.
8
Tìm kiếm các khoản nợ chưa được ghi sổ:
- Đối chiếu các hóa đơn chưa thanh toán tại ngày kiểm toán với số dư nợ phải trả đã ghi nhận tại ngày kết thúc kỳ kế toán;
- Kiểm tra các nghiệp vụ mua hàng/thanh toán sau ….. ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán;
nghiệp vụ với ngày ghi nhận trên sổ sách để đảm bảo tính đúng kỳ.
9
Kiểm tra các nghiệp vụ bù trừ nợ (1): Xem xét hợp đồng, biên bản thỏa thuận, biên bản đối chiếu và chuyển nợ giữa các bên.
T E248
10 Đối với các nhà cung cấp là bên liên quan (1): Kiểm tra