Quy trình nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrin đƣờng biển tại công ty TNHH

4. Điểm đánh giá:

2.2.2 Quy trình nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrin đƣờng biển tại công ty TNHH

Dịch Vụ Hải Linh

Sơ đồ 2.2 Quy trình thực tế nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrind tại công ty TNHH Dịch vụ Hải Linh

(Nguồn : Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu)

 Phân tích cụ thể lô hàng nhập khẩu nước ép sundrind của Công ty Cổ Phần Xây

Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp

„‟Lô hàng nhập khẩu: Nƣớc ép sundrind đƣợc đóng trong một container loại 20 feet

chứa 1378 kiện với tổng trọng lƣợng cả bao bì (Gross Weight) 17,914 kgs với tổng giá trị hàng hóa: 12,635.85 USD (Chi tiết xem Phụ lục).

Sau đây là quy trình cụ thể nhập khẩu lô hàng nước ép sundrind:

Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp là khách hàng lâu năm của Hải Linh nên hợp đồng dịch vụ được ký có thời hạn một năm nếu trong năm đó không xảy ra những sự cố gì ngoài ý muốn thì hợp đồng sẽ tự động gia hạn cho năm kế tiếp (theo điều khoản đã ký trong hợp đồng).

Khi lô hàng được Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp ký hợp đồng với đối tác nước ngoài để nhập khẩu lô hàng nước ép Sundrind. Khi đó công ty xuất khẩu sẽ gửi booking note cho Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp, Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp sẽ thông báo cho Hải Linh về thông tin của lô hàng, nhân viên giao nhận của Hải Linh sẽ kiểm tra về thông tin của lô hàng, sau đó hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (bao gồm: số container, số seal, số vận đơn, khối lượng, số lượng, số tiền phí để lấy lệnh) cho Hải Linh. Khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, đồng thời Hải Linh sẽ nhận các chứng từ Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp

2.2.2.1 Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ từ Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp

a) Nhận chứng từ nhập khẩu

Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp fax bộ chứng từ gốc đến công ty Hải Linh gồm:

 Hợp đồng số: 29/17 ngày 16/04/2017

 Vận tải đơn số (B/L hoặc Bill of Lading): PENHCM-CC200417/100736 ngày 22/04/2017

 Hóa đơn thƣơng mại (Comercial Invoice) số: EXP0445 ngày 19/04/2017.  Phiếu đóng gói (Packing List) ngày 19/04/2017.

 Giấy thông báo hàng đến (Notice of Arrival) ngày 26 tháng 04 năm 2017.

Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp fax chứng từ hàng nhập khẩu gửi đến bộ phận chứng từ Công ty Hải Linh để kiểm tra và đối chiếu có sai sót gì không, kịp thời thông báo đến khách hàng điều chỉnh sớm.

Khi Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp thông báo cho công ty Hải Linh, có nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrind thì nhân viên giao nhận của Hải Linh sẽ đến công ty Thƣơng Mại Tổng Hợp ở để nhận bộ chứng từ gồm:

o Hợp đồng thƣơng mại (Commercial Contract): 1 bản sao y.

o Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice): 1 bản gốc.

o Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản gốc.

o Vận đơn (Bill of Lading-B/L): 1 bản gốc.

o Giấy giới thiệu: 4 tờ.

Ngay khi nhận đƣợc giấy báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên công ty Hải Linh tiến hành kiểm tra lại ngày tàu về, cập cảng nào dựa theo số vận đơn (Bill of Lading) trên giấy báo hàng đến để sắp xếp thời gian hợp lý để làm chứng từ nhận hàng.

Do lô hàng nƣớc ép Sundrind thuộc diện thực phẩm nên trƣớc tiên phải xin giấy phép đăng ký kiểm tra chất lƣợng ở Viện Y Tế Công Cộng Thành phố Hồ Chí Minh và sau đó là làm các bƣớc thủ tục tiếp theo để nhận hàng.

 Ƣu điểm: Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ và tạo thuận lợi cho các bƣớc sau trong quy trình giao nhận đƣợc trôi chảy và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí.

 Nhƣợc điểm: Trong quá trình kiểm tra có những vƣớng mắc gặp phải:

+ Có một số trƣờng hợp chứng từ không đồng nhất về điều kiện giao hàng, trên Invoice và Packing List thì ghi nhập khẩu theo điều kiện CFR , nhƣng trên hợp đồng lại ghi nhập khẩu theo điều kiện CIF.

+Trên Packing List không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C , thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác, tổng trọng lƣợng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lƣợng cả chuyến hàng.

 Cách giải quyết: Yêu cầu Công Ty khách hàng chỉnh sửa nội dung trên bộ hồ sơ sao cho phù hợp.

 Lƣu ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải đƣợc ngƣời đứng đầu tổ chức kinh doanh (giám đốc hoặc tổng giám đốc) ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu.

2.2.2.2 Đăng ký y tế

 Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng thực phẩm nhập khẩu, bộ hồ sơ bao gồm:

 Hợp đồng ngoại thƣơng: 01 bản sao y.

 Bil of Lading: 01 bản sao y.

 Invoice: 03 bản sao y.

 Packing List: 01 bản sao y.

 Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu và bảng kê chi tiết hàng hóa: 03

bản chính.

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản sao y (nếu có). Giấy chứng nhận kết

quả phân tích thử nghiệm (Certificate of Analysis) của phòng thử nghiệm đƣợc công bố hoặc nhà sản xuất đối với sản phẩm chƣa công bố tiêu chuẩn.

 Giấy phép kinh doanh công ty (1 bản sao) nếu là doanh nghiệp đặng ký lần đầu.

Vì Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp là doanh nghiệp đã nhiều lần đăng ký kiểm tra chất lƣợng hàng nhập khẩu ở Viện Y Tế Công Cộng nên lô hàng nhập khẩu trên cũng không cần giấy phép kinh doanh nữa.

 Công bố: 1 bản sao y.

Khi chủ hàng hoặc đại diện chủ hàng xuất trình bộ chứng từ trên cho VIỆN Y TẾ CÔNG CỘNG TP.Hồ Chí Minh, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ giải quyết hồ sơ trong giờ hành chính, thu phí kiểm tra chất lƣợng và cấp cho chủ hàng 01 giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu. Nhân viên giao nhận đem giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu đã có số đăng ký qua tổ kiểm tra của Viện Y Tế để đăng ký thời gian lấy mẫu.

Sau đây là quy trình làm thủ tục đăng ký ở Viện Y Tế Công Cộng:

 Viện Y Tế Công Cộng TP.Hồ Chí Minh.

 Địa chỉ :159 Hƣng Phú, P.8, Q.8, TP.Hồ Chí Minh.  MST: 0301260925.

Bước 1: Nhân viên giao nhận điền thông tin đầy đủ vào phiếu giải quyết hồ sơ về thực

phẩm nhập khẩu, phiếu kiểm nhanh và sau đó nộp kèm với bộ chứng từ trên vào quầy số 7 hoặc 8 để đăng ký kiểm tra chất lƣợng cho lô hàng nƣớc ép Sundrind nhập khẩu từ Malaysia.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu đầy đủ thì sẽ lập phiếu

thu đính kèm với hóa đơn thƣơng mại (invoice) đƣa cho nhân viên giao nhận qua quầy thu ngân để đóng tiền.

Bước 3: Nhân viên giao nhận cầm phiếu thu đính kèm với hóa đơn thƣơng mại (invoice) đến quầy số 11. Nhân viên thu ngân quầy 11 sẽ kiềm tra thông tin và xuất hóa đơn (lƣu ý: do lô hàng đăng ký kiểm tra nhanh nên sẽ có 1 biên lai và 1 hóa đơn). Nhân viên giao nhận ký tên, sau đó qua quầy 10 đóng tiền. Khi đã đóng tiền xong thì nhân viên thu ngân quầy 10 sẽ đƣa hóa đơn cho nhân viên giao nhận (phí kiểm tra nhà nƣớc ép: 1,182,000 vnđ; phí hỗ trợ cấp giấy xác nhận và đi lấy mẫu mặt hàng: 1,363,636 vnđ, tiền thuế giá trị gia tăng (VAT): 136,364 vnđ).

Bước 4: Sau khi đã đóng tiền nhân viên giao nhận ngồi ghế chờ khoảng 30 phút sẽ có

giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu (lƣu ý: phải đƣa hóa đơn cho nhân viên trả giấy xác nhận để họ ghi lại số hóa đơn, xác nhận nhân viên giao nhận đã đóng tiền).

Bước 5: Đem giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm qua tổ kiểm tra để đăng ký lấy mẫu.

Sau khi đã xin đƣợc các chứng từ nói trên (gồm: giấy phép nhập khẩu tự động, giấy đăng ký kiểm tra hàng nhập khẩu) và kiểm tra thông tin lô hàng của mình, chủ hàng sẽ tiến hành khai Hải Quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu nói trên.

 Ƣu điểm: mục đích của kiểm tra y tế là để khẳng định chất lƣợng thực tế của sản phẩm, cung cấp đẩy đủ tƣ liệu tạo thuận lợi cho quy trình nhập khẩu, tạo sự tin tƣởng cho ngƣời nhập khẩu.

 Nhƣợc điểm: bộ hồ sơ và quy trình đăng ký phức tạp nên dễ mắc phải những lỗi nhƣ :giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu và bảng kê chi tiết hàng hóa bị sai thông tin, hồ sơ không đầy đủ.

 Lƣu ý: Những nội dung đăng ký kiểm tra y tế phải dựa vào Invoice, Packing List, Bill . Không nên chỉ dựa vào hợp đồng vì thông tin trên hợp đồng có thể chƣa chính xác.

2.2.2.3 Lên tờ khai hải quan điện tử nhập khẩu

 Quy trình nhập một tờ khai nhập khẩu điện tử:

 Bƣớc 1: Nhập thông tin chung về tờ khai.

 Bƣớc 2:Nhập thông tin chi tiết hàng hóa của tờ khai .

 Bƣớc 3: Nhập các chứng từ kèm theo của tờ khai : giấy chứng nhận xuất xứ

(Certificate of Origin - C/O), vận đơn, giấy phép, tờ khai trị giá, hợp đồng, hóa đơn thƣơng mại,…

 Bƣớc 4: Khai báo tờ khai tới Hải Quan.

 Bƣớc 5: Lấy kết quả trả về từ hải quan: Số tờ khai, kết quả phân luồng, hƣớng dẫn

làm thủ tục Hải Quan, thông báo thuế,…

 Bƣớc 6: In tờ khai và làm thủ tục tiếp theo của quy trình thông quan điện tử.

 Sau đây là quá trình chi tiết khi khai báo Hải Quan :

 Thứ nhất, phải làm file excel container để làm file đính kèm gồm: + Số bill : PENHCM-CC200417/100736.

+ Số container : SEGU2160305. + Số seal: ZGL-D433586

(Lưu ý: phải làm chính xác, sau đó lƣu lại và đóng file để khi khai Hải quan mới có thể đính kèm file này vào để khai báo).

 Thứ hai, làm file excel nhập kinh doanh nhằm mục đích làm danh mục sản phẩm.

 Sau đây là quá trình lên tờ khai điện tử: a) Khai báo Hải quan điện tử

Đầu tiên, chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thƣơng Mại Tổng Hợp

+ Bước 1: Vào hệ thống chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

+ Bước 2: Xuất hiện hộp thoại về chọn doanh nghiệp khai báo bao gồm:

 Mã doanh nghiệp: 0300563807.

Tên doanh nghiệp : Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thƣơng Mại Tổng Hợp.  Địa chỉ: 173 Hai Bà Trƣng , Phƣờng 6, Quận 3, TP HCM.

 Hải quan khai báo: Chi cục Hải Quan cửa khẩu Cảng Sài Gòn KVI ( vì mở tờ khai ở Cát Lái).

 Mã chi cục: 02CI.

+ Bước 3: Sau khi đã chọn đƣợc doanh nghiệp nhập khẩu, chọn “Nghiệp vụ khác” chọn

“Đăng ký file đính kèm (HS)” là để thêm file đính kèm file excel container làm lúc đầu chọ n ghi OKxem file (kiểm tra lại thông tin)  khai báo đính kèm HYS  Đóng .

 Ô “Cơ quan Hải quan”: chọn Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI.  Ô “Nhóm xử lý hồ sơ”: chọn 01: Đội thủ tục hàng hóa nhập khẩu.  Ô “Thông tin ghi chú”:CONT/SEAL bill:PENHCM-CC200417/100736.  Sau đó chọn file List container đã tạo trƣớc đó.

+ Bước 4: chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu” để khai báo thông tin tờ khai Hải

quan. Tuy nhiên, Công Ty XD & TM Tổng Hợp là khách hàng thƣờng xuyên của Hải Linh nên lô hàng nƣớc ép Sundrind đã đƣợc nhập và khai Hải quan trƣớc đó, dữ liệu đã

có sẵn nên ta chỉ cần copy tờ khai để thuận tiện hơn cho việc khai báo, xem số Invoice tìm theo số Invoice  copy tờ khai).

+ Bước 5: ta khai báo thông tin đầy đủ trong phần thông tin chung, thông tin chung 2

(để kiểm tra thông tin chính xác ta lấy thông tin trong: thông báo hàng đến N/A , Packing List, Invoice) chọn ghiOK.

•Thông tin chung:

 Ô : Loại hình:

Nhân viên nhập liệu sẽ chọn loại hình kinh doanh đƣợc liệt kê bên dƣới cho lô hàng nhập khẩu, với lô hàng này công ty nhập về để kinh doanh tiêu dùng nên trong ô mã loại hình chọn: A11.

Ô : Mã ký hiệu phƣơng tiện vận chuyển: chọn 02: Đƣờng biển (container). Ô : phân loại cá nhân tổ chức: chọn 04: Từ tổ chức đến tổ chức

Cơ quan Hải quan:

 Cục Hải quan chọn: TP.HCM.

 Chi cục Hải quan chọn: KV1-Cát Lái. Mã: 02CI (Vì lô hàng này sẽ về cảng Cát Lái).

 Ô : Ngƣời nhập khẩu:

Cần ghi đầy đủ tên, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, số fax, đồng thời ghi rõ mã số thuế của công ty khách hàng. Ở lô hàng này ô này đƣợc ghi nhƣ sau:

 MST: 0300563807.

Công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thƣơng Mại Tổng Hợp.  Địa chỉ: 173 Hai Bà Trƣng, Phƣờng 6, Quận 3, TP HCM  Tel: 0838450858

Công ty Hải Linh chỉ là ngƣời thay mặt khách hàng đứng ra làm thủ tục Hải quan nên ở những ô này để trống. (Trƣờng hợp công ty khách hàng và công ty dịch vụ ký hợp đồng ủy thác, thì trên những ô này sẽ là tên công ty đƣợc ủy thác và làm thủ tục Hải quan, khi đó bộ hồ sơ khai Hải quan sẽ kèm thêm hợp đồng ủy thác giữa công ty ủy thác và chủ hàng).

 Ô : Ngƣời xuất khẩu:

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại của ngƣời xuất khẩu. Ở lô hàng này, ô này đƣợc ghi cụ thể nhƣ sau:

 Công ty: ORANGE CRUSH (M) SDN BHD.

 Địa chỉ:462-A, JALAN PERMATANG DAMAR LA 11960 PENANG. + Mã nƣớc: MY

 Ô : Thông tin vận đơn:

Ghi rõ số vận đơn và ngày phát hành vận đơn.  Số: PENHCM-CC200417/100736  Ngày: 22/04/2017.

 Tên tàu / số chuyến : NYK PAULA/V.19E  Nơi đi: MALAYSIA,MY.

 Điều kiện giao hàng: FOB

 Địa điểm giao hàng: HO CHI MINH.  Cảng dỡ hàng: VNCLI , Cảng Cát Lái.

 Cảng xếp hàng: MYPEN, PENANG (GEORGETOWN).  Số hiệu container: SEGU2160305.

 Số seal: ZGL-D433586.  Ô : Phƣơng tiện vận tải:

 Loại: đƣờng biển ( chọn 9999).

Hình a: Thông tin chung

•Thông tin chung 2:

 Hóa đơn thƣơng mại:

Ghi rõ số hóa đơn và ngày lập hóa đơn. Hóa đơn thƣơng mại của lô hàng này ghi nhƣ sau:

+ Phân loại hóa đơn: A + Số hóa đơn: EXP0445. + Ngày phát hành: 19/04/2017. + Phƣơng thức thanh toán: TTR

+ Tổng trị giá hóa đơn: A_FOB_USD_12,635.85. + Phí vận chuyển : Freight Prepaid.

+ Phí bảo hiểm : D.

 Thông tin đính kèm khai báo điện tử :

Số đính kèm khai báo điện tử gồm:

+ Số đính kèm : 7202s25935720.  Thông tin hợp đồng : + Số hợp đồng : 29/17. + Ngày hợp đồng : 16/04/2017.  Thông tin khác: + Phần ghi chú: HĐ:29/17 (16/04/2017).

Hình b: Thông tin chung 2

+ Bước 6: chọn danh sách hàng (nhấn F8 để thêm file excel NKD TMTH đã làm

(Nguồn : Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu)

+ Bước 7: lấy thông tin tờ khai (IDA) xem tiền thuế có khớp không (nếu không khớp

thì xem lại vì chắc chắn có sai xót ở đâu đó).

+ Bước 8: cắm Token (USB) để khai báo chính thức IDC (nếu không giữ token của

công ty thì ta phải khai báo thông qua ngƣời giữ token của công ty để ngƣời này xác nhận lại thông tin khai báo chính xác chƣa)lấy phân luồng tờ khai  in tờ khai (4 bản_1 bản lƣu, 3 bản làm chứng từ nhận hàng(cộng thêm 3 file excel container).

(Nguồn : Phòng kinh doanh Xuất Nhập Khẩu)

Tùy vào hình thức phân luồng sẽ có những mức độ kiểm tra hàng khác nhau:

nh): Với luồng này Tờ khai này đƣợc miễn kiểm tra hoàn toàn và không cần phải kiểm tra hồ sơ.

hàng hóa nhƣng sau khi Hải quan đăng ký Tờ khai ký sẽ chuyển sang bộphận kiểm tra hồ sơ, nếu không có gì thì Hải quan kiểm tra hồ sơ ký trênPhiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy.

mức độ kiểm tra thực tế hàng hóa: Mức (a): kiểm tra toàn bộ lô hàng. Mức (b): kiểm tra 10% lô hàng. Mức (c): kiểm tra 5% lô hàng.

 Ƣu điểm:

+ Tốc độ thông quan nhanh (sử dụng chữ kí số) : với luồng xanh chỉ mất 1-3 giây.