4. Điểm đánh giá:
2.1 Giới thiệu khái quát về Công Ty TNHH DV Hải Linh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Vào năm 1999 là lúc nƣớc ta cũng nhƣ thế giới, kim ngạch xuất nhập khẩu tăng lên cao và có xu hƣớng phát triển mạnh mẽ trong tƣơng lai. Trong tình hình này, Công ty TNHH Dịch Vụ Hải Linh ra đời với tƣ cách làm đại lý cho tập đoàn giao nhận toàn cầu:
GLOBAL CONTAINER FREIGHT (GCF) tại Việt Nam. Tâp đoàn GCF có mặt trên
toàn cầu và đƣợc phân chia thành 4 khu vực: Châu Á, Châu Mỹ, Châu Âu, Châu Phi. Công ty TNHH DV Hải Linh là một công ty tƣ nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập tự chủ về mặt tài chính, có tƣ cách pháp nhân, hoạt động theo quy định hiện hành của nhà nƣớc.Công ty TNHH Dịch Vụ Hải Linh đƣợc thành lập ngày 19 tháng 06 năm 1999, theo giấy phép kinh doanh số: 1383/GP-UP, số đăng ký kinh doanh: 071497.
Vài nét sơ lược về công ty:
Tên công ty :CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HẢI LINH Tên giao dịch : HL LOGISTICS CO,. LTD
Địa chỉ : G47, Đƣờng D2, Cƣ Xá Văn Thánh Bắc, Phƣờng 25, Quận Bình Thạnh, Tp.HCM. Điện thoại:+84.835125690/35125691 Fax:+84.82944149 Email: hllogistic@hcm.vnn.vn Mã số thuế: 0301744820 Vốn điều lệ: 5,000,000,000 VNĐ.
Số TK: 0531.000.29.27.66 tại Ngân Hàng Vietcombank PGD Đinh Tiên Hoàng Tp.HCM.
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Theo nhu cầu ngày càng phát triển của nền kinh tế thế giới, mỗi quốc gia phải có những giải pháp riêng về cải cách nền kinh tế sao cho thật phù hợp. Trƣớc tình hình đó, Chính phủ đã thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế,ƣu tiên phát triển các thành phần kinh tế trong cả nƣớc và chuyển sang cơ chế thị trƣờng. Sự giao thƣơng giữa các nƣớc trên thế giới ngày càng phát triển dẫn đến sự đòi hỏi của thị trƣờng về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng nhƣ nhu cầu chuyên chở hàng hóa cũng tăng theo. Kết quả là các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu có nhiều cơ hội để phát triển. Ngay lúc này thì yêu cầu mà Hải Linh đã vạch ra cũng đƣợc bổ sung, thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế đó.
Song song đó, công ty đẩy mạnh các loại hình linh doanh nhƣ: vận tải nội địa, thƣơng mại, dịch vụ khai thuế hải quan, Xuất Nhập Khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng. Với phƣơng thức kinh doanh công ty TNHH DV Hải Linh đã đạt đƣợc một số thành tựu nhất định, giải quyết công ăn việc làm cho ngƣời lao động, góp phần giảm lƣợng lao động thất nghiệp.
Đƣợc thành lập hơn 15 năm trong điều kiện môi trƣờng kinh doanh có sự cạnh tranh gay gắt, công ty đã mở rộng đƣợc mạng lƣới kinh doanh dịch vụ theo sự chỉ đạo của cơ quan chủ quản, tạo cho mình một thế đứng khá vững chắc trong hoạt động vận tải và giao nhận, kết lập đƣợc những mối quan hệ buôn bán bền vững với một số khách hàng ở trong nƣớc cũng nhƣ thế giới.
Trong những năm gần đây, Hải Linh đƣợc đánh giá là một công ty giao nhận kinh doanh hiệu quả tại TP.HCM. Có đƣợc kết quả nhƣ ngày hôm nay là nhờ công ty có những bƣớc đi đúng đắn, có sự đầu tƣ và am hiểu về thị trƣờng, có chiến lƣợc kinh doanh đúng đắn, vận dụng hiệu quả các chính sách Marketing, tạo đƣợc niềm tin đối với khách hàng. Đây là điều quan trọng giúp cho công ty có thêm nhiều khách hàng mới trong thời gian tới.
Hải Linh logistics là Công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đƣờng biển, đƣờng hàng không. Hải Linh còn có khả năng giao nhận vận tải hàng hóa giữa Việt Nam và các nƣớc trên thế giới.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH DV Hải Linh là một công ty có quy mô nhỏ có gần 10 ngƣời nên bộ máy quản lý của công ty rất gọn nhẹ, có sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên trong công ty tạo
điều kiện cho mỗi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Sơ đồ 1.2: Tổ chức công ty TNHH Hải Linh (Nguồn: số liệu phòng kế toán)
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:
Giám đốc: là ngƣời đóng vai trò quan trọng trong công ty, quản lý tất cả bộ phận
của công ty. Hiện nay, chức vụ Giám Đốc do ông Hoàng Xuân Hải đảm nhiệm, là ngƣời tìm đối tác và trực tiếp ký kết các hợp đồng giao nhận.
Phó giám đốc: Phó Giám Đốc là ngƣời hỗ trợ và là ngƣời điều hành công ty cùng
với Giám Đốc, giúp Giám Đốc tìm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng. Hiện nay Phó Giám Đốc ở công ty do ông Nguyễn Đức Cƣờng đảm nhận.
Phòng dịch vụ khách hàng: chức năng chính là lập dữ liệu làm chứng từ cho các
lô hàng xuất nhập khẩu, liên lạc với các đại lý tàu biển và ký kết hợp đồng. Ngoài ra, đây là nơi trả lời các thắc mắc của khách hàng, liên hệ trực tiếp với khách hàng trong suốt quá trình làm hàng.
Phòng tài chính - kế toán: gồm một kế toán – một thủ quỹ.
+ Kế toán có nhiệm vụ theo dõi tỉnh hình tài chính của công ty, cân đối sổ sách kế toán và ký duyệt các chứng từ có liên quan đến tài chính.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÕNG DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
+ Thủ quỹ trực tiếp quản lý tài chính của công ty, là ngƣời liên hệ trực tiếp với ngân hàng thực hiện các giao dịch, thanh toán với khách hàng, phát lƣơng cho nhân viên và thu chi các khoản hợp lý khác dƣới sự đồng ý của Giám Đốc.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: gồm hai trƣởng phòng phụ trách hai mảng
kinh doanh, giao nhận hàng kinh doanh và giao nhận hàng sản xuất xuất khẩu, gia công.
=> Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH DV Hải Linh hoạt động theo quy mô trực
tuyến, cơ cấu này rất phù hợp với quy mô công ty vừa và nhỏ.
Kết luận
2.2 Phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đƣờng biển tại Công ty TNHH DV Hải Linh tại Công ty TNHH DV Hải Linh
2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa bằng đƣờng biển tại Công Ty TNHH DV Hải Linh Linh
Công ty TNHH DV Hải Linh là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ. Hiện nay, công ty có mạng lƣới giao nhận tƣơng đối, khách hàng của công ty có cả trong nƣớc lẫn ngoài nƣớc.
Bảng 2.1.1 Danh sách khách hàng của công ty Hải Linh
Tên khách hàng Mã doanh nghiệp
Công ty TNHH Sản Xuất Thƣơng Mại Dịch Vụ Nhất Phong
0370165336
Công Ty TOGICO 0303898713
Công ty CP Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp
0300563807
Công ty TNHH TMQT Việt Mỹ Hàn 0303294581 Công ty TNHH SX-TM-XD Đại Nam
Phƣơng
0303326032
Công ty TNHH ORANGE FASHION 0303578093 Công ty TNHH Thƣơng Mại Dịch Vụ An
Phú Đức
0304165003
Công ty TNHH DV TM Quốc Tế Việt Mỹ
0304331437
Công ty TNHH SX TM DV Bao bì nhựa Trung Sơn
0304484088
Công ty TNHH Gia Hội 0304492480 Công ty TNHH Thƣơng Mại Dƣợc Phẩm
Đan Thanh
0304528578
……
(Nguồn : Số liệu phòng kinh doanh XNK)
Bảng 2.1.2: Khối lƣợng hàng giao nhận qua một số năm ( 2014, 2015, 2016) (Đơn vị: tấn)
Năm Chỉ Tiêu
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Khối lƣợng hàng giao nhận
1494 1615 1868
Hàng nhập 814 932 1070
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 2014 2015 2016 KL hàng giao nhận Hàng nhập Hàng xuất
Biểu đồ 2.1.2: Biểu đồ thể hiện khối lƣợng hàng giao nhận qua các năm 2014, 2015, 2016
(Nguồn: Số liệu từ phòng kế toán công ty)
Nhận xét:
Năm 2016 có khối lƣợng hàng giao nhận lớn nhất ( 1868 tấn). Tuy nhiên, khối lƣợng hàng giao nhận đang tăng dần (năm 2014 la 1494 tấn tăng 374 tấn so với năm 2016). Do xu thế hội nhập thƣơng mại giữa nƣớc ta và các nƣớc khác trên thế giới cũng có xu thế tăng.
Khối lƣợng giao nhận hàng nhập lớn hơn khối lƣợng giao nhận hàng xuất do nƣớc ta là nƣớc nhập siêu. ( cụ thể năm 2016 khối lƣợng hàng nhập là 1070 tấn cao hơn khối lƣợng hàng xuất là 798 tấn)
Mốt vài năm gần đây, do tính chất cạnh tranh quyết liệt trên thị trƣờng giao nhận vận tải với sự tham gia của các công ty giao nhận vận tải với sự tham gia của các công ty giao nhận đa quốc gia , các công ty liên doanh, các công ty cổ phần….nên nghiệp vụ này tăng lên rất ít.
2.2.2 Quy trình nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrin đƣờng biển tại công ty TNHH Dịch Vụ Hải Linh Dịch Vụ Hải Linh
Sơ đồ 2.2 Quy trình thực tế nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrind tại công ty TNHH Dịch vụ Hải Linh
(Nguồn : Phòng Kinh doanh Xuất Nhập Khẩu)
Phân tích cụ thể lô hàng nhập khẩu nước ép sundrind của Công ty Cổ Phần Xây
Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp
„‟Lô hàng nhập khẩu: Nƣớc ép sundrind đƣợc đóng trong một container loại 20 feet
chứa 1378 kiện với tổng trọng lƣợng cả bao bì (Gross Weight) 17,914 kgs với tổng giá trị hàng hóa: 12,635.85 USD (Chi tiết xem Phụ lục).
Sau đây là quy trình cụ thể nhập khẩu lô hàng nước ép sundrind:
Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp là khách hàng lâu năm của Hải Linh nên hợp đồng dịch vụ được ký có thời hạn một năm nếu trong năm đó không xảy ra những sự cố gì ngoài ý muốn thì hợp đồng sẽ tự động gia hạn cho năm kế tiếp (theo điều khoản đã ký trong hợp đồng).
Khi lô hàng được Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp ký hợp đồng với đối tác nước ngoài để nhập khẩu lô hàng nước ép Sundrind. Khi đó công ty xuất khẩu sẽ gửi booking note cho Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp, Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp sẽ thông báo cho Hải Linh về thông tin của lô hàng, nhân viên giao nhận của Hải Linh sẽ kiểm tra về thông tin của lô hàng, sau đó hãng tàu sẽ gửi thông báo hàng đến (bao gồm: số container, số seal, số vận đơn, khối lượng, số lượng, số tiền phí để lấy lệnh) cho Hải Linh. Khi nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu, đồng thời Hải Linh sẽ nhận các chứng từ Công ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp
2.2.2.1 Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ từ Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp
a) Nhận chứng từ nhập khẩu
Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp fax bộ chứng từ gốc đến công ty Hải Linh gồm:
Hợp đồng số: 29/17 ngày 16/04/2017
Vận tải đơn số (B/L hoặc Bill of Lading): PENHCM-CC200417/100736 ngày 22/04/2017
Hóa đơn thƣơng mại (Comercial Invoice) số: EXP0445 ngày 19/04/2017. Phiếu đóng gói (Packing List) ngày 19/04/2017.
Giấy thông báo hàng đến (Notice of Arrival) ngày 26 tháng 04 năm 2017.
Công Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp fax chứng từ hàng nhập khẩu gửi đến bộ phận chứng từ Công ty Hải Linh để kiểm tra và đối chiếu có sai sót gì không, kịp thời thông báo đến khách hàng điều chỉnh sớm.
Khi Công ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp thông báo cho công ty Hải Linh, có nhập khẩu lô hàng nƣớc ép Sundrind thì nhân viên giao nhận của Hải Linh sẽ đến công ty Thƣơng Mại Tổng Hợp ở để nhận bộ chứng từ gồm:
o Hợp đồng thƣơng mại (Commercial Contract): 1 bản sao y.
o Hóa đơn thƣơng mại (Commercial Invoice): 1 bản gốc.
o Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 1 bản gốc.
o Vận đơn (Bill of Lading-B/L): 1 bản gốc.
o Giấy giới thiệu: 4 tờ.
Ngay khi nhận đƣợc giấy báo hàng đến (Arrival Notice), nhân viên công ty Hải Linh tiến hành kiểm tra lại ngày tàu về, cập cảng nào dựa theo số vận đơn (Bill of Lading) trên giấy báo hàng đến để sắp xếp thời gian hợp lý để làm chứng từ nhận hàng.
Do lô hàng nƣớc ép Sundrind thuộc diện thực phẩm nên trƣớc tiên phải xin giấy phép đăng ký kiểm tra chất lƣợng ở Viện Y Tế Công Cộng Thành phố Hồ Chí Minh và sau đó là làm các bƣớc thủ tục tiếp theo để nhận hàng.
Ƣu điểm: Kiểm tra tính chính xác của bộ chứng từ và tạo thuận lợi cho các bƣớc sau trong quy trình giao nhận đƣợc trôi chảy và thuận lợi hơn, giúp tiết kiệm đƣợc thời gian và chi phí.
Nhƣợc điểm: Trong quá trình kiểm tra có những vƣớng mắc gặp phải:
+ Có một số trƣờng hợp chứng từ không đồng nhất về điều kiện giao hàng, trên Invoice và Packing List thì ghi nhập khẩu theo điều kiện CFR , nhƣng trên hợp đồng lại ghi nhập khẩu theo điều kiện CIF.
+Trên Packing List không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C , thông tin về các bên liên quan không đầy đủ và chính xác, tổng trọng lƣợng từng đơn vị hàng hóa không khớp với trọng lƣợng cả chuyến hàng.
Cách giải quyết: Yêu cầu Công Ty khách hàng chỉnh sửa nội dung trên bộ hồ sơ sao cho phù hợp.
Lƣu ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải đƣợc ngƣời đứng đầu tổ chức kinh doanh (giám đốc hoặc tổng giám đốc) ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu.
2.2.2.2 Đăng ký y tế
Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng thực phẩm nhập khẩu, bộ hồ sơ bao gồm:
Hợp đồng ngoại thƣơng: 01 bản sao y.
Bil of Lading: 01 bản sao y.
Invoice: 03 bản sao y.
Packing List: 01 bản sao y.
Giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu và bảng kê chi tiết hàng hóa: 03
bản chính.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa: 01 bản sao y (nếu có). Giấy chứng nhận kết
quả phân tích thử nghiệm (Certificate of Analysis) của phòng thử nghiệm đƣợc công bố hoặc nhà sản xuất đối với sản phẩm chƣa công bố tiêu chuẩn.
Giấy phép kinh doanh công ty (1 bản sao) nếu là doanh nghiệp đặng ký lần đầu.
Vì Ty Cổ Phần Xây Dựng và Thƣơng Mại Tổng Hợp là doanh nghiệp đã nhiều lần đăng ký kiểm tra chất lƣợng hàng nhập khẩu ở Viện Y Tế Công Cộng nên lô hàng nhập khẩu trên cũng không cần giấy phép kinh doanh nữa.
Công bố: 1 bản sao y.
Khi chủ hàng hoặc đại diện chủ hàng xuất trình bộ chứng từ trên cho VIỆN Y TẾ CÔNG CỘNG TP.Hồ Chí Minh, bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ giải quyết hồ sơ trong giờ hành chính, thu phí kiểm tra chất lƣợng và cấp cho chủ hàng 01 giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu. Nhân viên giao nhận đem giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu đã có số đăng ký qua tổ kiểm tra của Viện Y Tế để đăng ký thời gian lấy mẫu.
Sau đây là quy trình làm thủ tục đăng ký ở Viện Y Tế Công Cộng:
Viện Y Tế Công Cộng TP.Hồ Chí Minh.
Địa chỉ :159 Hƣng Phú, P.8, Q.8, TP.Hồ Chí Minh. MST: 0301260925.
Bước 1: Nhân viên giao nhận điền thông tin đầy đủ vào phiếu giải quyết hồ sơ về thực
phẩm nhập khẩu, phiếu kiểm nhanh và sau đó nộp kèm với bộ chứng từ trên vào quầy số 7 hoặc 8 để đăng ký kiểm tra chất lƣợng cho lô hàng nƣớc ép Sundrind nhập khẩu từ Malaysia.
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu đầy đủ thì sẽ lập phiếu
thu đính kèm với hóa đơn thƣơng mại (invoice) đƣa cho nhân viên giao nhận qua quầy thu ngân để đóng tiền.
Bước 3: Nhân viên giao nhận cầm phiếu thu đính kèm với hóa đơn thƣơng mại (invoice) đến quầy số 11. Nhân viên thu ngân quầy 11 sẽ kiềm tra thông tin và xuất hóa đơn (lƣu ý: do lô hàng đăng ký kiểm tra nhanh nên sẽ có 1 biên lai và 1 hóa đơn). Nhân viên giao nhận ký tên, sau đó qua quầy 10 đóng tiền. Khi đã đóng tiền xong thì nhân viên thu ngân quầy 10 sẽ đƣa hóa đơn cho nhân viên giao nhận (phí kiểm tra nhà nƣớc ép: 1,182,000 vnđ; phí hỗ trợ cấp giấy xác nhận và đi lấy mẫu mặt hàng: 1,363,636 vnđ, tiền thuế giá trị gia tăng (VAT): 136,364 vnđ).
Bước 4: Sau khi đã đóng tiền nhân viên giao nhận ngồi ghế chờ khoảng 30 phút sẽ có
giấy đăng ký kiểm tra thực phẩm nhập khẩu (lƣu ý: phải đƣa hóa đơn cho nhân viên trả