1.1.3.1. Quy trình
Quy trình (tiếng Hán: 規程- tiếng Anh: Procedure) là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã đƣợc quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con ngƣời, ví dụ nhƣ các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ nhƣ quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo....
Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” nhƣ là “một phƣơng pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thƣờng đƣợc thể hiện bằng văn bản. Nhƣ vậy, thông thƣờng các đơn vị phát triển các “Quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “Quá trình” của mình. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngƣợc lại, một quá trình có thể đƣợc kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Là quy phạm đề cập đến trình tự các bƣớc công việc, nguồn lực đƣợc sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.
Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho ngƣời thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bƣớc công việc nào, làm ra sao và phải
cần đạt kết quả nhƣ thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
1.1.3.2. Quy trình quản trị rủi ro
Quản lý rủi ro giúp giảm thiểu, giám sát và điều khiển tính khả thi hoặc tác động của các sự kiện không dự đoán đƣợc hoặc tối đa hóa sự nhân dạng các cơ hội. Việc này đƣợc thực hiện qua 6 quy trình nhƣ sau:
Để hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro, phải làm theo các bƣớc, mà theo tác giả Hoàng Đình Phi (2015) thì đây là một quá trình liên tục
Hình 1.1. Xây dựng chiến lược quản trị rủi ro theo quy trình rủi ro liên tục
Đây là quy trình quản trị rủi ro đúng và chung nhất cho tất cả các lĩnh vực, sau khi tác giả nghiên cứu, đánh giá thực tế, tác giả lựa chọn quy trình có biến thiên trong lĩnh vực xây dựng, vì lĩnh vực xây dựng rủi ro xảy ra liên tục và hàng ngày, hậu quả thƣờng hậu quả về mặt kinh tế lớn, do vậy cần có điểm
kích hoạt làm sau đúng thời điểm để giảm thiểu rủi ro. Hình dƣới thể hiện quá trình này.
Hình 1.2. Quy trình quản trị rủi ro trong lĩnh vực xây dựng.
Nguồn: Tác giả đề xuất từ quy trình của công ty Xhome
Theo quy trình này, việc hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp sẽ bao gồm những bƣớc sau:
Bƣớc 1: Lập danh sách các rủi ro
Bƣớc 2: Xác định khả năng xảy ra và mức độ tác hại của các rủi ro; Bƣớc 3: Ngăn chặn hoặc giảm nhẹ rủi ro;
Bƣớc 4: Chuẩn bị sẵn sàng các biện pháp ứng phó; Bƣớc 5: Xác định điểm kích hoạt và biện pháp ứng phó Bƣớc 6: Theo dõi và báo cáo
Để thực hiện đƣợc những bƣớc này, doanh nghiệp cần có những công cụ và căn cứ cụ thể nhƣ sau. B1: Lập danh sách các rủi ro B1: Xác định khả năng xảy ra và mức độ tác hại của các rủi ro B3: Ngăn chặn hoặc giảm nhẹ rủi ro B5: Chuẩn bị sẵn sàng các biện pháp ứng phó B5: Xác định điểm kích hoạt và biện pháp ứng phó B6: Theo dõi và báo cáo
Bảng 1.2. Công cụ và căn cứ hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
Bƣớc Tên Công cụ, căn cứ
1. Lập danh sách các rủi ro
Các rủi ro trong doanh nghiệp xây dựng (Cooke & Williams, 2004)
Các lĩnh vực an ninh doanh nghiệp trong an ninh phi truyền thống (Hoàng Đình Phi, 2015)
- Phƣơng pháp thiết lập bảng kê - Phƣơng pháp phát phiếu khảo sát - Phƣơng pháp tham khảo ý kiến chuyên gia - Phƣơng pháp phân tích báo cáo tài chính
2. Xác định khả năng xảy ra và mức độ tác hại của các rủi ro;
Ma trận rủi ro
Cách thức phân hạng rủi ro theo Đại học Sydney (2015)
3. Ngăn chặn hoặc giảm nhẹ rủi ro
Công thức tính giá trị của rủi ro theo BSI (2004), Sydney (2015), APICS (2012) 4. Chuẩn bị sẵn sàng các
biệt pháp ứng phó
Sử dụng bảng liệt kê danh mục rủi ro
5. Điểm kích hoạt và biện pháp ứng phó
Chiến lƣợc quản trị rủi ro dựa trên ma trận Goossens & Cooke (2001) và tác giả tổng hợp (2016)
Mẫu biểu cho công tác quản trị rủi ro 6. Theo dõi – báo cáo Mẫu biểu theo dõi - báo cáo
Nguồn: Tác giả (2019)
Theo cách phân hạng này, 8<giá trị của rủi ro <15 rủi ro ở mức cao, giá trị của rủi ro> 15 rủi ro đang ở mức nguy kịch
1.1.3.3. Hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
Nhƣ vậy, hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp có thể hiểu là việc doanh nghiệp phải xác định, đánh giá và đƣa ra đƣợc những chiến lƣợc cụ thể đối với từng loại rủi ro có thể xảy đến với doanh nghiệp. Để làm đƣợc việc này, doanh nghiệp cần nắm đƣợc quy trình về quản trị rủi ro để từ đó hoàn thiện một quy trình và lựa chọn các công cụ phù hợp cho việc hoàn thiện quy trình quản trị rủi ro. Những nội dung này sẽ đƣợc trình bày ở phần dƣới đây.
1.2. Xây dựng quy trình quản trị rủi ro tại doanh nghiệp
Lập danh sách các rủi ro: là quy trình xác định rủi ro nào có thể ảnh
hƣởng đến dự án và lập tài liệu về các đạc điểm của nó. Lợi ích của quy trình này là có 1 tài liệu đầy đủ về các rủi ro đang tồn tại và kiến thức cũng nhƣ khả năng mà danh sách rủi ro cung cấp giúp đội dự án dự đoán các sự kiện.
Xác định khả năng xảy ra và mức độ tác động của rủi ro: là quy trình xác định các hoạt động cần thực hiện để quản lý rủi ro dự án. Lợi ích của quy trình này là đảm bảo mức độ, tầm nhìn và các loại hoạt động quản lý rủi ro tƣơng xứng với cả rủi ro và tầm quan trọng của dự án trong tổ chức.
Ngăn chặn hoặc giảm nhẹ rủi ro: là quy trình sắp xếp thứ tự ƣu tiên
các rủi ro dựa vào khả năng xuất hiện và ảnh hƣởng của từng rủi ro. Lợi ích của quy trình này là cho phép các nhà quản lý dự án giảm mức độ không chắc chắn và tập trung vào rủi ro có độ ƣu tiên cao.
Chuẩn bị sẵn sàng các biện pháp ứng phó: là quy trình đƣa ra các lựa chọn và hành động để tăng cƣờng cơ hội và giảm thiểu đe doạ tới mục tiêu dự án. Lợi ích của quy trình này là xác định mức độ ƣu tiên của các rủi ro, thêm nguồn lực và các hoạt động cần thiết vào dự án tuỳ vào chiến lƣợc phản ứng cho từng rủi ro đƣợc chọn.
Điểm kích hoạt và biện pháp ứng phó: là quy trình hiện thức kế
hoạch phản ứng rủi ro, theo dõi các rủi ro đã đƣợc xác định, giám sát các rủi ro còn lại, xác định rủi ro mới, và đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro. Lợi ích của quy trình này là cải thiện hiệu suất của cách tiếp cận rủi ro trong suốt vòng đời quản lý dự án để liên tục tối ƣu các phản ứng rủi ro.
Theo dõi và báo cáo: Theo dõi và báo cáo hoạt động quản lý rủi ro và
những thay đổi có thể ảnh hƣởng đến hệ thống quản lý rủi ro doanh nghiệp. Quy trình theo dõi và báo cáo đƣợc thực hiện nhằm đánh giá tính hiệu quả và sự phù hợp của khung quản trị rủi ro doanh nghiệp
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT THÔNG MINH XHOME VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu công ty Xhome
2.1.1. Thông tin về công ty Xhome
Thành lập năm 2013, thƣơng hiệu Xhome, sau 6 năm thành lập và phát triển, từ một công ty nhỏ với vỏn vẹn 4 nhân viên, đến nay Xhome đã phát triển với 9 chi nhánh gồm 10 showroom trải dài khắp 3 miền, 1 văn phòng tại Singapore và sở hữu 6 thƣơng hiệu nổi tiếng cùng ngành, quy mô hơn 500 nhân viên. Không chỉ nổi tiếng với các sản phẩm nội thất thông minh, tiện ích mà những thiết kế của Xhome còn tạo ra trào lƣu, đƣợc nhiều gia đình ƣa chuộng, sử dụng. Từ khởi điểm là sản xuất nội thất bản lẻ cho ngƣời thu nhập thấp đến nay Xhome đã phát triển mạnh mẽ trở thành một trong những “ông lớn” trong ngành nội thất ở Việt Nam. Xhome hiện đã đã phát triển thành công các nhãn hiệu mới: XLUXURY Design - Thiết kế thi công nội thất cao cấp, XCONS - Thiết kế & Thi công Xây dựng, LEO - Các sản phẩm tranh gia đình, ga gối, H.O.A Store - Cung cấp các sản phẩm hoa trang trí trong gia đình và gần đây nhất là Hệ thống Showroom XHOME Store - Nội thất bán lẻ theo các bộ sự tập do Xhome tự phát triển mẫu.
Địa chỉ: 168 Đƣờng Láng, Phƣờng Thịnh Quan, quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội.
Điện thoại: 024 6671 8333 Fax: 024 6671 8333
Website: http://www.xhome.com.vn
Đặc điểm nổi bật của Xhome
TOP 10 Thƣơng hiệu vàng Thăng Long năm 2017 do ngƣời tiêu dùng bình chọn
Là Doanh nghiệp duy nhất có thể cung cấp đầy đủ trọn gói các sản phẩm dịch vụ từ Thiết kế thi công nội thất đến xây mới, cải tạo, cung cấp các sản phẩm trang trí gia đình, thiết bị đồ dùng nhà bếp, đồ gia dụng… Các sản phẩm đƣợc phối hợp ngay từ khi thiết kế để hiện thực hóa đến 100% bản thiết kế 3D. Thi công chìa khóa trao tay cho khách hàng.
Chính sách bảo hành & bảo trì sản phẩm độc nhất kéo dài đến 06 năm đi kèm với chế độ kiểm tra định kỳ từ 3 tháng đến 6 tháng/ 1 lần để đánh giá chất lƣợng sản phẩm trong quá trình sử dụng của khách hàng.
Đội ngũ nhân sự chất lƣợng cao gồm hơn 500 Kiến trúc sƣ, Cử nhân.... Có nhà máy sản xuất trực thuộc và hàng chục cơ sở sản xuất liên kết, tạo việc làm cho hàng nghìn lao động.
Giành giải thƣởng Sản phẩm dịch vụ uy tín, chất lƣợng năm 2015 do Hội tiêu chuẩn và Bảo vệ ngƣời tiêu dùng Việt Nam bình chọn. Top những thƣơng hiệu mạnh dẫn đầu Việt Nam năm 2016 do Ngƣời tiêu dùng bình chọn.
Tại hội nghị công bố chỉ số tín nhiệm doanh nghiệp Việt Nam 2016 (Lần thứ 12) - Xhome đã đƣợc Hội đồng Viện doanh nghiệp Việt Nam và Tổ chức Đánh giá & Chứng nhận toàn cầu INTERCONFORMITY - CHLB ĐỨC trao giải thƣởng thƣơng hiệu vàng theo đánh giá chỉ số tín nhiệm - Chứng chỉ giám sát chất lƣợng có giá trị trên toàn cầu.
Với việc khai trƣơng chi nhánh tại Singapore cuối năm 2019 tại địa chỉ: 17/F - MBFC Tower 3 - 12 Marina Boulevard, XHOME đã từng bƣớc đƣa những sản phẩm thiết kế của mình hƣớng ra thế giới.
Là đối tác thƣờng xuyên của Đài truyền hình Việt Nam VTV, Đài truyền hình KTS VTC trong các chƣơng trình với nội dung về Nội thất, Kiến trúc, Nhà đẹp và Địa ốc...
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty cổ phần Xhome hiện đang đƣợc tổ chức theo mô hình nhƣ sau:
Sơ đồ hệ thống của Xhome
2.2. Thực trạng quy trình quản trị rủi ro cho Công ty Cổ phần Nội thất thông minh Xhome Việt Nam thông minh Xhome Việt Nam
2.2.1. Công tác lập danh sách các rủi ro
Trên thực tế, một số doanh nghiệp Việt Nam từng phải trả giá đắt do không lƣờng trƣớc đƣợc những rủi ro. Trong rất nhiều trƣờng hợp, ý thức phòng ngừa rủi ro chỉ có đƣợc sau khi doanh nghiệp đã gặp phải sự cố với những hậu quả nặng nề.
Công tác lập danh sách các rủi ro của Xhome chƣa có sự nhận biết đầy đủ điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp hay chƣa có một trình tự quy chuẩn, việc đối phó với rủi ro chỉ dừng lại ở mức “nghĩ”, thụ động với các rủi ro hay thậm chí còn bỏ qua rủi ro trong khi triển khai các dự án. Tuy các cán bộ, phòng, ban cũng đã bắt đầu nhận thấy rủi ro, nhƣng chỉ báo cáo và xin hƣớng giải quyết theo từng vụ việc, do vậy công tác lập danh sách các rủi ro tại Xhome đến thời điểm này là chƣa có.
Bằng phƣơng pháp phát phiếu hỏi khảo sát, tác giả có thể tổng hợp đƣợc các rủi ro. Cụ thể
Bảng 2.1. Thống kê phiếu khảo tại Xhome
Đối tƣợng Số phiếu phát ra Số phiếu nhận về Số phiếu hợp lệ
Lãnh đạo công ty;
Lãnh đạo các công ty thành viên. 8 8 8
Trƣởng, phó các phòng ban của công ty; Trƣởng, phó các phòng ban của các công ty thành viên.
30 28 (*) 26
Nhân viên công ty;
Nhân viên các công ty thành viên. 62 54 45 (**)
Tổng cộng 100 90 79
Ghi chú: * do cán bộ đi vắng ** do điền thiếu thông tin
Ở Xhome tác giả tiến hành hỏi các cán bộ, công nhân viên các phòng, ban về việc đồng ý với các rủi ro hiện tại (đƣợc liệt kê) của doanh nghiệp đã thu đƣợc kết quả: cụ thể trong tổng số 72 phiếu hợp lệ, các rủi ro đƣợc nhận định nhƣ sau:
Bảng 2.2. Nhận diện rủi ro tại Xhome Rủi ro Số phiếu hợp lệ Số phiếu trả lời CÓ Số phiếu trả lời KHÔNG Rủi ro về khách hàng 72 72 0
Rủi ro về cạnh tranh trên
thị thƣờng 72 72 0
Rủi ro về hoạt động sản
xuất 72 72 3
Rủi ro về nguồn nguyên vật
liệu 72 72 0
Rủi ro thƣơng hiệu 72 70 2
Rủi ro chất lƣợng nguồn
nhân lực con ngƣời 72 67 0
Rủi ro tài chính 72 72 3
Rủi ro địa lý 72 65 8
Tổng cộng 72
Nguồn: Tổng hợp từ dữ liệu khảo sát (2018)
2.2.2. Xác định khả năng xảy ra và mức độ các tác hại của các rủi ro
Sau khi đã nhận diện tất cả những mối nguy mà doanh nghiệp đang gặp phải, ở bƣớc tiếp theo, phải tính toán khả năng (xác suất) xảy ra những nguy cơ này và đánh giá tác động của nó. Tác động của rủi ro đƣợc lƣợng hóa bằng cách lấy chi phí phát sinh khi xảy ra một sự kiện nhân với xác suất xảy ra sự kiện đó.
Hoạt động đánh giá rủi ro của Xhome hiện còn rất sơ sài, không có quy trình cụ thể, cũng nhƣ hệ thống 1 cách căn bản mà thƣờng vẫn là rủi ro ở đâu đánh giá ở khâu đó và thuộc chức năng phòng nào thì phòng đó làm, không có một bức tranh tổng thể cho toàn công ty. Do vậy, tác giả tiến hành đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro sau đó xác định mức độ tác hại dựa trên hai yếu tố chi phí phát sinh (thông qua ƣớc lƣợng và dự đoán) và khả năng xảy ra. Cụ thể nhƣ bảng sau:
Bảng 2.3. Đánh giá Khả năng xảy ra của các rủi ro hiện có tại Xhome
Rủi ro Khả năng xảy ra Độ lệch chuẩn
Rủi ro về khách hàng 4,16 0.48
Rủi ro về cạnh tranh trên thị thƣờng 4,3 0.50
Rủi ro về hoạt động sản xuất 3,81 0.53
Rủi ro về nguồn nguyên vật liệu 3,8 0.39
Rủi ro thƣơng hiệu 4,16 0.48
Rủi ro chất lƣợng nguồn nhân lực
con ngƣời 4,13 0.51
Rủi ro tài chính 3,89 0.47
Rủi ro địa lý 3,91 0.48
Ghi chú: Thang điểm từ 1 đến 5 tương ứng với mức Thấp nhất đến Cao nhất Nguồn: Tổng hợp từ dữ liệu khảo sát (2018)
Từ bảng đánh giá rủi ro – khả năng xảy ra hiện có tại Xhome cho thấy,