4.2.1. Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, hoàn thiện về tính trung thực và giá trị đạo đức: BHTGVN đã xây dựng bộ quy tắc đạo đức và ứng xử bằng văn bản. Tuy nhiên, cần tuyên truyền giáo dục ngƣời lao động nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực học tập nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ; tự giác chấp hành các nội quy, quy định của BHTGVN, nhiệt huyết với công việc, sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đƣợc giao, cống hiến bằng tất cả sức lực, trí tuệ và nhiệt huyết. Đặc biệt, cần đề cao tinh thần trung thực, khách quan, tránh cả nể, ngại đụng chạm trong việc đánh giá nhận xét để cùng tiến bộ.
Thứ hai, hoàn thiện về chính sách tiền lương: BHTGVN cần xây dựng thang bảng lƣơng rõ ràng hơn trong việc đánh giá năng lực cán bộ và việc đánh giá xếp
loại nên thực hiện hàng tháng. Vì thực tế, BHTGVN đang sử dụng hệ số đánh giá hiệu quả công việc K và xếp loại mức độ hoàn thành công việc thành các mức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ (K=1,1), hoàn thành tốt nhiệm vụ (K=1,05), hoàn thành nhiệm vụ (K=1,0), không hoàn thành nhiệm vụ (K=0,7) nhƣng khoảng cách giữa hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ là rất nhỏ. Khi tính lƣơng, hệ số K đƣợc nhân với mức lƣơng cơ bản nên chênh lệch lƣơng giữa ngƣời hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và ngƣời hoàn thành nhiệm vụ là không đáng kể.Hơn nữa, việc đánh giá xếp loại đƣợc thực hiện cuối năm khi quyết toán lƣơng nên ngƣời lao động chƣa cảm nhận đƣợc ảnh hƣởng đến quyền lợi. Do đó, chƣa thúc đẩy đƣợc tinh thần làm việc của ngƣời lao động.
Thứ ba, hoàn thiện về phân công công việc:
Về việc phân công công việc trong các phòng/ban: Mỗi phòng/ban nên có bảng phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân để tránh trùng lắp hay bỏ sót đầu mục công việc và đây cũng là cơ sở đánh giá kết quả hoàn thành công việc định kỳ (tuần, tháng) làm cơ sở đánh giá năng lực làm việc của mỗi cá nhân.
Thứ tư, hoàn thiện về chính sách nhân sự:
- Về việc thực hiện quy chế Văn hóa công sở và Nội quy lao động cần có quy chế xử phạt rõ ràng và quyết liệt hơn. Các hình thức vi phạm cần đƣợc cụ thể hóa tƣơng ứng với hình thức xử phạt. Có thể sử dụng hình thức xử phạt bằng cách trừ vào tiền lƣơng. Ví dụ, đồng bộ việc chấm công bằng vân tay làm căn cứ để tính lƣơng, cá nhân không chấp hành nghiêm về giờ giấc làm việc sẽ bị phạt bằng tiền và sẽ trừ vào lƣơng hàng tháng.
- Cần xây dựng bảng mô tả tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ với từng vị trí cụ thể. Ngoài ra, định kỳ cần tổ chức kiểm tra, đánh giá hiệu quả lao động nhằm tạo động lực để ngƣời lao động luôn học hỏi, phấn đấu trong công việc.
Thứ năm, hoàn thiện về bộ phận kiểm soát: Tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực cán bộ nhƣ tham gia kỳ thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên. Đồng thời, BHTGVN cần chú trọng việc xây dựng quy trình nghiệp vụ, chƣơng trình, sổ taykiểm toán, kiểm soát cụ thể để hƣớng đến cách làm việc chuyên
nghiệp và đạt hiệu quả cao hơn. Đối với CN BHTGVN, có thể thành lập bộ phận riêng biệt với các cán bộ có đủ năng lực để thực hiện chức năng về kiểm soát.
4.2.2. Hoạt động kiểm soát
Qua việc tìm hiểu cũng nhƣ đánh giá các hoạt động kiểm soát tài chính trong các hoạt động của BHTGVN, tác giả cũng đã đƣa ra những vấn đề đang còn tồn tại đối với hoạt động kiểm soát tại đơn vị. Do vậy, hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN cần phải tập trung vào các công việc sau:”
Thứ nhất, cần phải giám sát kết quả kiểm tra, kiểm soát sau mỗi đợt kiểm tra thông qua hình thức báo cáo bằng văn bản của đơn vị đƣợc kiểm soát. Bộ phận kiểm soát tài chính cần theo dõi, đôn đốc để đơn vị kiểm soát thực hiện các kiến nghị của đoàn kiểm tra, kiểm soát tránh xảy ra trong các lần thực hiện sau.
Thứ hai, tăng cường việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận, phòng/ban.Phòng KSNB thực hiện thẩm định các hồ sơ thanh quyết toán theo từng hạng mục để tăng cƣờng tính chặt chẽ trong từng hoạt động. Tăng cƣờng kiểm tra chéo giữa các phòng ban sẽ hạn chế những sai sót có thể xảy ra.
Thứ ba, BHTGVN cần rà soát và nghiên cứu xây dựng các quy trình thực hiện các nghiệp vụ.Các quy trình phải đƣợc xây dựng cụ thể từng bƣớc, quy định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng đối tƣợng tham gia vào quy trình.Đồng thời, xây dựng các chốt kiểm soát cho từng hoạt động trong quy trình.
Đối với các quy trình tác giả đã nghiên cứu và phân tích ở trên, tác giả xin đề xuất một số nội dung sau:
- Quy trình tính và thu phí BHTG: BHTGVN đã hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin áp dụng vào việc thu thập thông tin từ các tổ chức tham gia BHTG, do đó việc tính phí BHTG hoàn toàn do BHTGVN có thể tự thực hiện. Do vậy, BHTGVN cần chủ động trong việc thu thập dữ liệu từ tổ chức tham gia BHTG, tính và kiểm tra phí BHTG. Ngoài ra, quy chế quản lý phí BHTG phải đảm bảo tiếp cận dần với định hƣớng chuyển từ việc thu phí đồng hạng sang thu phí dựa trên rủi ro của các tổ chức tổ chức tham gia BHTG.
- Quy trình kiểm tra tính và thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG: Cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phòng/ban về việc thu thập số liệu, tài liệu để hạn chế việc tài liệu chỉ đƣợc lấy từ đối tƣợng kiểm tra. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu thƣờng xuyên giữa các bộ phận cũng sẽ giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra trong quá trình tính và thu phí BHTG của các tổ chức tham gia BHTG. Việc kiểm tra phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ khoa học trong hồ sơ kiểm tra để làm cơ sở xem xét, soát xét nếu có.
4.2.3. Thông tin và truyền thông
- Hệ thống kế toán: Ngoài hệ thống báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, BHTGVN cần phải quan tâm cả hệ thống báo cáo quản trị. Các báo cáo quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, chiến lƣợc của BHTGVN; tổ chức, điều hành các hoạt động và ra quyết định của Ban lãnh đạo.
- BHTGVN cần tổ chức thƣờng xuyên các hoạt động thông tin tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức công chúng, phối hợp chặt chẽ với các ngân hàng, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc để thống nhất chƣơng trình, kế hoạch và nội dung tuyên truyền. Bên cạnh đó, BHTGVN cần đa dạng hóa các kênh tiếp nhận thông tin từ ngƣời gửi tiền nhƣ đƣờng dây nóng, bộ phận tiếp nhận thông tin trực tiếp.
4.2.4. Giám sát
Hoạt động giám sát là công cụ theo dõi và đánh giá chất lƣợng thực hiện việc kiểm soát tài chính. Để hoàn thiện hoạt động giám sát tài chính tại BHTGVN, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể nhƣ sau:”
Thứ nhất, các bộ phận tham gia vào hoạt động này phải xây dựng những quy trình kiểm tra riêng biệt dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.Phòng KSNB đánh giá những thay đổi trong hoạt động của BHTGVN để điều chỉnh hệ thống kiếm soát tài chính cho phù hợp. Ban KTNB phải thực hiện đánh giá lại hệ thống kiếm soát tài chính định kỳ để xem xét hệ thống kiếm soát tài chính đã đƣợc xây dựng phù hợp hay chƣa. Bên cạnh đó, nên có sự trao đổi thƣờng xuyên giữa các bộ phận để tránh sự chồng chéo trong quá trình thực hiện.Đồng thờinâng cao
nănglực chuyên môn, đƣa ra các tiêu chuẩn lựa chọn, bổ nhiệm đối với cán bộ của Phòng KSNB, Ban KTNB, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đƣợc giao.
“Thứ hai, việc phân công chức năng nhiệm vụ đối với các bộ phận làm công
tác kiểm soát phải đảm bảo tính độc lập, không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và tách biệt chức năng, nhiệm vụ đối với Phòng TC-KT.”
“Thứ ba, phòng KSNB cần tăng cƣờng phối hợp với các phòng/ban trong việc giám sát thực hiện kiến nghị sau kiểm tra, kiểm soát đồng thời cập nhật những thay đổi tại các phòng/ban để xác định ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát tài chính.
Thứ tư, tăng tính độc lập khách quan của các cá nhân thực hiện công việc đánh giá hoạt động kiểm soát tài chính tại các Chi nhánh bằng cách báo cáo phải đƣợc gửi trực tiếp cho TGĐ thông qua phòng KSNB mà không cần qua Giám đốc CN. Đồng thời, cần xây dựng những quy định cụ thể rõ ràng về tiêu chuẩn đối với các cá nhân này, trách nhiệm của các cá nhân đối với báo cáo đã thực hiện. Đây cũng chính là tiền đề cho việc xây dựng một bộ phận riêng biệt thực hiện chức năng kiểm soát tại Chi nhánh trong tƣơng lai khi BHTGVN mở rộng mô hình hoạt động.
Thứ năm, BHTGVN cần tạo điều kiện để các cán bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tại các phòng/ban có cơ hội học tập nâng cao kỹ năng chuyên môn nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.
4.3. Một số đề xuất, kiến nghị
Đối với NHNN: Cho đến nay việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính của BHTGVN gần nhƣ chƣa có những hƣớng dẫn hay quy định cụ thể.
Do vậy, NHNN cần ban hành các văn bản hƣớng dẫn việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính đối với BHTGVN. Hiện nay, NHNN đang xây dựng dự thảo Thông tƣ quy định về HTKSNB của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài. Đối với BHTGVN là cơ quan trực thuộc thẩm quyền quản lý của Ngân hàng Nhà nƣớc, thực hiện các chính sách công mang tính đặc thù nhằm bảo vệ ngƣời gửi tiền, nâng cao lòng tin của ngƣời gửi tiền vào hệ thống ngân hàng, góp
phần ổn định nền kinh tế - xã hội vì vậy việc xây dựng và vận hành HTKSNB hiệu quả tại BHTGVN là điều hết sức cần thiết.
Bên cạnh đó, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình BHTGVN cần thu thập thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Việc có đầy đủ thông tin từ các bên trong mạng lƣới hoạt động của ngành tài chính - ngân hàng sẽ giúp BHTGVN nhận định đƣợc cụ thể các khó khăn, thách thức, các rủi ro có thể xảy ra từ đó đƣa ra các biện pháp kiểm soát phù hợp. Đây cũng là một yếu tố cần thiết để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát tài chính trong đơn vị.
Đối với Bộ Tài chính: Thành lập Hội Kiểm toán viên nội bộ để có cơ hội cùng nhau nghiên cứu nhằm xây dựng hệ thống văn bản pháp lý về kiểm soát, kiểm toán chuyên nghiệp hơn, mang lại nhiều giá trị gia tăng cho hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức nói chung và của BHTGVN nói riêng.
Ngoài ra, cần tổ chức các khóa giảng dạy, bồi dƣỡng kiến thức về hoạt động kiểm soát tài chính giúp các tổ chức và các nhà quản lý nhận thức đầy đủ hơn về lợi ích, tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát tài chính. Nghiên cứu và phát hành nhiều tài liệu, sách tham khảo hƣớng dẫn cụ thể để cán bộ kiểm toán, KSNB có nhiều cơ hội nâng cao nghiệp vụ.
4.4. Đóng góp của đề tài nghiên cứu
Về mặt lý luận: Trên cơ sở tìm hiểu, nghiên cứu lý luận hoạt động kiểm soát tài chính trong các tổ chức tài chính, tác giả đã vận dụng kiến thức để phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính nhằm đƣa ra những đánh giá về hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN.
Về mặt thực tiễn:Luận văn đã phân tích các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN bao gồm: Tuyến phòng thủ thứ nhất (phòng, ban, chi nhánh liên quan trực tiếp đến hoạt động tài chính), tuyến phòng thủ thứ hai (phòng KSNB, phòng TCKT), tuyến phòng thủ thứ ba (KTNB) và tuyến phòng thủ thứ tƣ (các đơn vị bên ngoài). Từ việc phân tích các yếu tố cấu thành, tác giả đã đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát tài chính và đƣa ra các giải pháp để hoàn thiện hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN.
4.5. Hạn chế của đề tài nghiên cứu
“|Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã cố gắng nghiên cứu sâu về mặt lý luận cũng nhƣ thực tiễn nhƣng do hạn chế về mặt thời gian và không gian cũng nhƣ sự hiểu biết chƣa đầy đủ về kiến thức vi mô, vĩ mô mà đề tài của tác giả không tránh khỏi những hạn chế nhất định.|”
“|Thứ nhất, tác giả chƣa có điều kiện nghiên cứu kinh nghiệm quốc tế về hoạt động kiểm soát tài chính tại các tổ chức BHTG trên thế giới. Ngoài ra, tác giả mới chỉ nghiên cứu một cách tổng thể hoạt động kiểm soát tài chính mà chƣa đi sâu nghiên cứu chi tiết cụ thể vào từng hoạt động tại BHTGVN.|”
“|Thứ hai, những giải pháp hoàn thiện tác giả đƣa ra tuy đã dựa vào tình trạng thực tế tại BHTGVN nhƣng còn chƣa đầy đủ và hạn chế.|”
4.6. Một số đề xuất cho các nghiên cứu tƣơng lai
Trên cơ sở quá trình nghiên cứu về hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN tác giả đƣa ra đề xuất cho các nghiên cứu tƣơng lai nhƣ sau:”
Một là, nghiên cứu hoạt động kiểm soát tài chính đối với một hoặc một số hoạt động nghiệp vụ cụ thể của BHTGVN.
Hai là, xác định mức độ ảnh hƣởng của các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát tài chính đến việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính hiệu quả tại BHTGVN.
KẾT LUẬN
Qua kết quả nghiên cứu thực tế hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN có thể thấy rằng Ban lãnh đạo đơn vị đã chú trọng vào việc xây dựng hệ thống kiểm soát tài chính hữu hiệu. Tuy nhiên, qua việc nghiên cứu và phân tích hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN vẫn còn những hạn chế nhất định. Những này hạn chế đều có mặt ở cả 4 tuyến phòng thủ.
Hạn chế chủ yếu của môi trƣờng kiểm soát là ở phần chính sách nhân sự nhƣ chƣa xây dựng bảng lƣơng mô tả tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ với từng vị trí công việc cụ thể, định kỳ cần kiểm tra, đánh giá hiệu quả lao động để có những chính sách lƣơng thƣởng nhằm chƣa thu hút ngƣời lao động.
Hoạt động kiểm soát đã đƣợc thiết kế ở hầu hết các hoạt động của BHTGVN tuy nhiên vẫn chƣa đầy đủ và chặt chẽ, nhất là hoạt động kiểm soát tại các phòng/ban nghiệp vụ và còn những hạn chế nhất định trong một số quy trình.
Hệ thống thông tin và truyền thông đƣợc đã đƣợc chú trọng đầu tƣ nhằm truyền đạt thông tin một cách chính xác và nhanh chóng đến các đối tƣợng bên trong và bên ngoài tuy nhiên chƣa tận dụng đƣợc hết các tiện ích của hệ thống này.
Hạn chế chủ yếu của hoạt động giám sát là do chƣa có quy trình kiểm tra riêng biệt và hạn chế về mặt trình độ, năng lực của cán bộ thực hiện công tác giám sát tại các phòng/ban có chức năng nhiệm vụ thực hiện công việc.
Các giải pháp tác giả đề xuất đều dựa trên 4 thành phần ảnh hƣởng của hệ thống kiểm soát tài chính là môi trƣờng kiểm soát, hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và hoạt động giám sát.
Đối với môi trƣờng kiểm soát, tác giả đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện các chính sách về nhân sự nhƣ xây dựng bảng mô tả tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ với từng vị trí công việc cụ thể, xây dựng chính sách lƣơng, thƣởng phù hợp với năng lực của cán bộ nhằm thu hút và giữ chân ngƣời tài.
Đối với hoạt động kiểm soát, tác giả đƣa ra một số kiến nghị về việc tăng cƣờng việc giám sát kết quả kiểm tra kiểm soát, việc kiểm tra chéo giữa các bộ
phận, phòng/ban và một số nội dung cụ thể đối với các quy trình hoạt động của BHTGVN mà tác giả đã nghiên cứu.
Đối với hệ thống thông tin và truyền thông, cần nhanh chóng xây dựng