4.1.1. Tiếp cận từng bước với những quy định của COSO 2013
Hoạt động kiểm soát tài chính tại Việt Nam hiện nay còn khá mới mẻ. Do vậy, chƣa có nhiều tài liệu, văn bản hƣớng dẫn đối với lĩnh vực này. Tuy nhiên, COSO 2013 đã trở thành kim chỉ nam để kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống kiếm soát tài chính đƣợc thừa nhận rộng rãi trên toàn thế giới. Nhóm mục tiêu cơ bản theo báo cáo của COSO 2013 là mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Để hoạt động kiểm soát tài chính hoạt động hữu hiệu và hiệu quả có thể giúp cho BHTGVN đạt đƣợc mục tiêu đề ra, BHTGVN cần tiếp tục xây dựng và hoàn thiện quy định, chính sách, các thủ tục kiểm soát hiệu quả các quy trình hoạt động. Đồng thời cần giám sát, đánh giá hoạt động kiểm soát tài chính kịp thời để có những điều chỉnh phù hợp với các mục tiêu đề ra.
Mục tiêu báo cáo, BHTGVN cần tổ chức công tác kế toán hợp lý, việc ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh cần kịp thời và tuân thủ theo quy định hiện hành, tổ chức lƣu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học. Ngoài việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo quy định, cần phải xây dựng thêm hệ thống báo cáo phù hợp để phục vụ nhiều nhóm đối tƣợng khác nhau. Hệ thống báo cáo phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy.
Đối với mục tiêu tuân thủ, BHTGVN phải xây dựng và hoàn thiện các quy định giúp đánh giá việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, chính sách, các quy định của Nhà nƣớc và của BHTGVN để đảm bảo tất cả các cán bộ nhân viên đều thực hiện đúng.
4.1.2. Phù hợp với đặc điểm hoạt động BHTGVN
Trong giai đoạn hiện nay, khi yêu cầu về tái cơ cấu hệ thống các Tổ chức tín dụng theo Quyết định số 1058/QÐ-TTg ngày 19/7/2017 phê duyệt Ðề án "Cơ cấu
lại hệ thống các Tổ chức tín dụng gắn với xử lý nợ xấu giai đoạn 2016 - 2020" trở nên bức thiết thì vấn đề nâng cao vai trò của BHTGVN cũng đƣợc quan tâm. Do đó, BHTGVN cần phải tăng cƣờng năng lực và nâng cao hiệu quả hoạt động, trở thành tổ chức BHTG hiệu quả và phù hợp với thông lệ quốc tế. BHTGVN đã xác định mục tiêu của mình, đó là:
“- Thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ cơ bản của tổ chức BHTG đã đƣợc quy định trong Luật BHTG và các văn bản quy phạm pháp luật dƣới luật nhƣ thu phí, chi trả, kiểm tra, giám sát; tích lũy kinh nghiệm, chứng minh vai trò, năng lực của BHTGVNtừ đó có thể đƣợc giao thẩm quyền mở rộng hơn.”
“- Trong thời gian trƣớc mắt, hƣớng các hoạt động nghiệp vụ BHTG hiện đại (giám sát rủi ro, tái cấu trúc hoạt động) vào các tổ chức tham gia BHTG quy mô nhỏ nhƣ các quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô. Trên cơ sở đó, tích lũy kinh nghiệm để đƣợc giao nhiệm vụ đối với các tổ chức tham gia BHTG quy mô lớn hơn vào thời điểm thích hợp.”
“- Đối với các nội dung còn quy định mở trong văn bản pháp lý hiện hành (nhƣ hệ thống phí phân biệt, hạn mức trả tiền bảo hiểm) nhƣ: nghiên cứu đề xuất theo hƣớng bảo vệ tốt hơn ngƣời gửi tiền và góp phần tích cực hơn trong việc đảm bảo sự phát triển an toàn, lành mạnh của hoạt động ngân hàng. Tuy nhiên, cần lƣu ý các nội dung của chính sách BHTG có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và cần đƣợc thực hiện đồng bộ. Việc triển khai hệ thống phí phân biệt cần gắn với năng lực và quyền hạn trong việc giám sát, đánh giá rủi ro, phân loại các tổ chức tham gia BHTG.”
“- Trong giai đoạn nền kinh tế và hệ thống ngân hàng phát triển ổn định, tập trung vào các giải pháp tích lũy, nâng cao năng lực tài chính của BHTGVN và các chƣơng trình nâng cao nhận thức của công chúng về việc sử dụng dịch vụ ngân hàng và BHTG. Trên cơ sở đó, xây dựng hình ảnh của BHTGVN là tổ chức công, có đủ năng lực tài chính và hoạt động có trách nhiệm vì mục tiêu chung của ngành ngân hàng và của ngƣời dân.”
“- Trên cơ sở nền tảng pháp lý mới về BHTG, nghiên cứu xây dựng một cách đồng bộ các quy chế, quy trình nội bộ điều chỉnh toàn bộ các mảng hoạt động trọng
yếu của BHTGVN. Phân định rõ ràng thẩm quyền, trách nhiệm và sự phối hợp chặt chẽ giữa các cấp quản lý, các đơn vị trong toàn hệ thống BHTGVN.”
“- Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kiểm soát, KTNB; coi đây là bộ lọc ngay từ khâu tác nghiệp, đảm bảo an toàn cho hoạt động của BHTGVN.”
“- Sử dụng tốt nhất sự hỗ trợ của các tổ chức quốc tế, các dự án đang đƣợc triển khai để thực hiện mục tiêu phát triển chung của BHTGVN.”
“- Xây dựng bộ máy tổ chức gắn với chức năng nhiệm vụ của BHTGVN trong từng thời kỳ; nghiên cứu hƣớng đào tạo, bồi dƣỡng những cán bộ có năng lực, đạo đức, gắn bó với tổ chức tạo thế hệ tiếp nối cho BHTGVN phát triển bền vững.””
Để đạt đƣợc những mục tiêu trên, BHTGVN cần tập trung thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống kiểm soát tài chính hƣớng tới quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là quy trình đƣợc thiết lập bởi HĐQT và các phòng/ban có liên quan áp dụng trong quá trình xây dựng mục tiêu chiến lƣợc của BHTGVN.
- Thứ hai, tổ chức và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính cần phải đảm bảo phù hợp với quy mô, tổ chức của BHTG, đảm bảo hoạt động BHTG đƣợc thực hiện theo thông lệ quốc tế.
4.2. Một số giải pháp đối với hoạt động kiểm soát tài chính tại BHTGVN
4.2.1. Môi trường kiểm soát
Thứ nhất, hoàn thiện về tính trung thực và giá trị đạo đức: BHTGVN đã xây dựng bộ quy tắc đạo đức và ứng xử bằng văn bản. Tuy nhiên, cần tuyên truyền giáo dục ngƣời lao động nêu cao tinh thần trách nhiệm, tích cực học tập nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn nghiệp vụ; tự giác chấp hành các nội quy, quy định của BHTGVN, nhiệt huyết với công việc, sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ đƣợc giao, cống hiến bằng tất cả sức lực, trí tuệ và nhiệt huyết. Đặc biệt, cần đề cao tinh thần trung thực, khách quan, tránh cả nể, ngại đụng chạm trong việc đánh giá nhận xét để cùng tiến bộ.
Thứ hai, hoàn thiện về chính sách tiền lương: BHTGVN cần xây dựng thang bảng lƣơng rõ ràng hơn trong việc đánh giá năng lực cán bộ và việc đánh giá xếp
loại nên thực hiện hàng tháng. Vì thực tế, BHTGVN đang sử dụng hệ số đánh giá hiệu quả công việc K và xếp loại mức độ hoàn thành công việc thành các mức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ (K=1,1), hoàn thành tốt nhiệm vụ (K=1,05), hoàn thành nhiệm vụ (K=1,0), không hoàn thành nhiệm vụ (K=0,7) nhƣng khoảng cách giữa hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ là rất nhỏ. Khi tính lƣơng, hệ số K đƣợc nhân với mức lƣơng cơ bản nên chênh lệch lƣơng giữa ngƣời hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và ngƣời hoàn thành nhiệm vụ là không đáng kể.Hơn nữa, việc đánh giá xếp loại đƣợc thực hiện cuối năm khi quyết toán lƣơng nên ngƣời lao động chƣa cảm nhận đƣợc ảnh hƣởng đến quyền lợi. Do đó, chƣa thúc đẩy đƣợc tinh thần làm việc của ngƣời lao động.
Thứ ba, hoàn thiện về phân công công việc:
Về việc phân công công việc trong các phòng/ban: Mỗi phòng/ban nên có bảng phân công công việc cụ thể cho từng cá nhân để tránh trùng lắp hay bỏ sót đầu mục công việc và đây cũng là cơ sở đánh giá kết quả hoàn thành công việc định kỳ (tuần, tháng) làm cơ sở đánh giá năng lực làm việc của mỗi cá nhân.
Thứ tư, hoàn thiện về chính sách nhân sự:
- Về việc thực hiện quy chế Văn hóa công sở và Nội quy lao động cần có quy chế xử phạt rõ ràng và quyết liệt hơn. Các hình thức vi phạm cần đƣợc cụ thể hóa tƣơng ứng với hình thức xử phạt. Có thể sử dụng hình thức xử phạt bằng cách trừ vào tiền lƣơng. Ví dụ, đồng bộ việc chấm công bằng vân tay làm căn cứ để tính lƣơng, cá nhân không chấp hành nghiêm về giờ giấc làm việc sẽ bị phạt bằng tiền và sẽ trừ vào lƣơng hàng tháng.
- Cần xây dựng bảng mô tả tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ với từng vị trí cụ thể. Ngoài ra, định kỳ cần tổ chức kiểm tra, đánh giá hiệu quả lao động nhằm tạo động lực để ngƣời lao động luôn học hỏi, phấn đấu trong công việc.
Thứ năm, hoàn thiện về bộ phận kiểm soát: Tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ nhằm nâng cao năng lực cán bộ nhƣ tham gia kỳ thi lấy chứng chỉ kiểm toán viên. Đồng thời, BHTGVN cần chú trọng việc xây dựng quy trình nghiệp vụ, chƣơng trình, sổ taykiểm toán, kiểm soát cụ thể để hƣớng đến cách làm việc chuyên
nghiệp và đạt hiệu quả cao hơn. Đối với CN BHTGVN, có thể thành lập bộ phận riêng biệt với các cán bộ có đủ năng lực để thực hiện chức năng về kiểm soát.
4.2.2. Hoạt động kiểm soát
Qua việc tìm hiểu cũng nhƣ đánh giá các hoạt động kiểm soát tài chính trong các hoạt động của BHTGVN, tác giả cũng đã đƣa ra những vấn đề đang còn tồn tại đối với hoạt động kiểm soát tại đơn vị. Do vậy, hệ thống kiểm soát tài chính tại BHTGVN cần phải tập trung vào các công việc sau:”
Thứ nhất, cần phải giám sát kết quả kiểm tra, kiểm soát sau mỗi đợt kiểm tra thông qua hình thức báo cáo bằng văn bản của đơn vị đƣợc kiểm soát. Bộ phận kiểm soát tài chính cần theo dõi, đôn đốc để đơn vị kiểm soát thực hiện các kiến nghị của đoàn kiểm tra, kiểm soát tránh xảy ra trong các lần thực hiện sau.
Thứ hai, tăng cường việc kiểm tra chéo giữa các bộ phận, phòng/ban.Phòng KSNB thực hiện thẩm định các hồ sơ thanh quyết toán theo từng hạng mục để tăng cƣờng tính chặt chẽ trong từng hoạt động. Tăng cƣờng kiểm tra chéo giữa các phòng ban sẽ hạn chế những sai sót có thể xảy ra.
Thứ ba, BHTGVN cần rà soát và nghiên cứu xây dựng các quy trình thực hiện các nghiệp vụ.Các quy trình phải đƣợc xây dựng cụ thể từng bƣớc, quy định chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng đối tƣợng tham gia vào quy trình.Đồng thời, xây dựng các chốt kiểm soát cho từng hoạt động trong quy trình.
Đối với các quy trình tác giả đã nghiên cứu và phân tích ở trên, tác giả xin đề xuất một số nội dung sau:
- Quy trình tính và thu phí BHTG: BHTGVN đã hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin áp dụng vào việc thu thập thông tin từ các tổ chức tham gia BHTG, do đó việc tính phí BHTG hoàn toàn do BHTGVN có thể tự thực hiện. Do vậy, BHTGVN cần chủ động trong việc thu thập dữ liệu từ tổ chức tham gia BHTG, tính và kiểm tra phí BHTG. Ngoài ra, quy chế quản lý phí BHTG phải đảm bảo tiếp cận dần với định hƣớng chuyển từ việc thu phí đồng hạng sang thu phí dựa trên rủi ro của các tổ chức tổ chức tham gia BHTG.
- Quy trình kiểm tra tính và thu phí BHTG của tổ chức tham gia BHTG: Cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phòng/ban về việc thu thập số liệu, tài liệu để hạn chế việc tài liệu chỉ đƣợc lấy từ đối tƣợng kiểm tra. Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu thƣờng xuyên giữa các bộ phận cũng sẽ giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra trong quá trình tính và thu phí BHTG của các tổ chức tham gia BHTG. Việc kiểm tra phải đƣợc ghi chép, lƣu trữ khoa học trong hồ sơ kiểm tra để làm cơ sở xem xét, soát xét nếu có.
4.2.3. Thông tin và truyền thông
- Hệ thống kế toán: Ngoài hệ thống báo cáo tài chính theo quy định hiện hành, BHTGVN cần phải quan tâm cả hệ thống báo cáo quản trị. Các báo cáo quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc lập kế hoạch, chiến lƣợc của BHTGVN; tổ chức, điều hành các hoạt động và ra quyết định của Ban lãnh đạo.
- BHTGVN cần tổ chức thƣờng xuyên các hoạt động thông tin tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức công chúng, phối hợp chặt chẽ với các ngân hàng, các cơ quan quản lý Nhà nƣớc để thống nhất chƣơng trình, kế hoạch và nội dung tuyên truyền. Bên cạnh đó, BHTGVN cần đa dạng hóa các kênh tiếp nhận thông tin từ ngƣời gửi tiền nhƣ đƣờng dây nóng, bộ phận tiếp nhận thông tin trực tiếp.
4.2.4. Giám sát
Hoạt động giám sát là công cụ theo dõi và đánh giá chất lƣợng thực hiện việc kiểm soát tài chính. Để hoàn thiện hoạt động giám sát tài chính tại BHTGVN, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể nhƣ sau:”
Thứ nhất, các bộ phận tham gia vào hoạt động này phải xây dựng những quy trình kiểm tra riêng biệt dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.Phòng KSNB đánh giá những thay đổi trong hoạt động của BHTGVN để điều chỉnh hệ thống kiếm soát tài chính cho phù hợp. Ban KTNB phải thực hiện đánh giá lại hệ thống kiếm soát tài chính định kỳ để xem xét hệ thống kiếm soát tài chính đã đƣợc xây dựng phù hợp hay chƣa. Bên cạnh đó, nên có sự trao đổi thƣờng xuyên giữa các bộ phận để tránh sự chồng chéo trong quá trình thực hiện.Đồng thờinâng cao
nănglực chuyên môn, đƣa ra các tiêu chuẩn lựa chọn, bổ nhiệm đối với cán bộ của Phòng KSNB, Ban KTNB, nhằm đáp ứng yêu cầu công việc đƣợc giao.
“Thứ hai, việc phân công chức năng nhiệm vụ đối với các bộ phận làm công
tác kiểm soát phải đảm bảo tính độc lập, không kiêm nhiệm các chức năng quản lý và tách biệt chức năng, nhiệm vụ đối với Phòng TC-KT.”
“Thứ ba, phòng KSNB cần tăng cƣờng phối hợp với các phòng/ban trong việc giám sát thực hiện kiến nghị sau kiểm tra, kiểm soát đồng thời cập nhật những thay đổi tại các phòng/ban để xác định ảnh hƣởng đến hoạt động kiểm soát tài chính.
Thứ tư, tăng tính độc lập khách quan của các cá nhân thực hiện công việc đánh giá hoạt động kiểm soát tài chính tại các Chi nhánh bằng cách báo cáo phải đƣợc gửi trực tiếp cho TGĐ thông qua phòng KSNB mà không cần qua Giám đốc CN. Đồng thời, cần xây dựng những quy định cụ thể rõ ràng về tiêu chuẩn đối với các cá nhân này, trách nhiệm của các cá nhân đối với báo cáo đã thực hiện. Đây cũng chính là tiền đề cho việc xây dựng một bộ phận riêng biệt thực hiện chức năng kiểm soát tại Chi nhánh trong tƣơng lai khi BHTGVN mở rộng mô hình hoạt động.
Thứ năm, BHTGVN cần tạo điều kiện để các cán bộ thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát tại các phòng/ban có cơ hội học tập nâng cao kỹ năng chuyên môn nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.
4.3. Một số đề xuất, kiến nghị
Đối với NHNN: Cho đến nay việc thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính của BHTGVN gần nhƣ chƣa có những hƣớng dẫn hay quy định cụ thể.
Do vậy, NHNN cần ban hành các văn bản hƣớng dẫn việc xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát tài chính đối với BHTGVN. Hiện nay, NHNN đang xây dựng dự thảo Thông tƣ quy định về HTKSNB của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài. Đối với BHTGVN là cơ quan trực thuộc thẩm quyền quản lý của Ngân hàng Nhà nƣớc, thực hiện các chính sách công mang tính đặc thù nhằm bảo vệ ngƣời gửi tiền, nâng cao lòng tin của ngƣời gửi tiền vào hệ thống ngân hàng, góp
phần ổn định nền kinh tế - xã hội vì vậy việc xây dựng và vận hành HTKSNB hiệu quả tại BHTGVN là điều hết sức cần thiết.
Bên cạnh đó, để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình BHTGVN cần thu thập thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác. Việc có đầy đủ thông tin từ các bên trong mạng lƣới hoạt động của ngành tài chính - ngân hàng sẽ giúp BHTGVN nhận định đƣợc cụ thể các khó khăn, thách thức, các rủi ro có thể xảy ra