2.7.1. Chứng từ sử dụng
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hƣởng BHXH (Mẫu số C65-HD1 và C65-HD2):là mẫu giấy chứng nhận dùng cho các cơ sở y tế chứng nhận cho cá nhân ngƣời lao động khi nghỉ việc đƣợc hƣởng bảo hiểm xã hội.
- Giấy xác nhận về nghỉ việc để chăm sóc con ốm đau (Mẫu số 5B-HSB). - Danh sách đề nghị giải quyết hƣởng chế độ, ốm đau, thai sản, dƣỡng sức phục hồi sức khỏe (Mẫu C70a-HD).
- Bản xác minh về thân nhân hƣởng chế độ tử tuất (Mẫu 09B-HSB).
- Quyết định về việc nghỉ việc hƣởng chế độ hƣu trí (Mẫu số 12-HSB).
- Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội: dùng để tập hợp và phân bổ tiền lƣơng tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lƣơng, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động.
- Bảng tính thuế TNCN : dùng để tính thuế TNCN phải nộp cho NLĐ.
2.7.2. Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 338: phải trả, phải nộp khác khác:
SDĐK: Khoản đã trích chƣa sử dụng hết còn lại đầu kỳ.
Bên Nợ: BHXH phải trả cho công nhân. Khoản BHXH và KPCĐ đã nộp lên cơ quan quản lý cấp trên. Chi kinh phí công đoàn tại DN. Chi mua BHYT, BHTN cho ngƣời lao động.
Có: Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo chế độ quy định. BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù.
SDĐK: Khoản đã trích chƣa sử dụng hết Các tài khoản cấp 2 liên quan nhƣ sau:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn (KPCĐ)
+ TK 3383: Bảo hiểm xã hội (BHXH)
+ TK 3384: Bảo hiểm y tế (BHYT)
+ TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)
2.7.3. Sổ kế toán
- Sổ chi tiết TK 3382, TK 3383, 3384, 3386: ghi chép, phản ánh chi tiết các tài khoản liên quan đến KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN phát sinh trong kỳ
- Sổ Nhật ký chung: Sổ tổng hợp trong đó ghi chép các nội dung liên quan đến các khoản trích theo lƣơng.
- Sổ cái TK 3382, TK 3383, 3384, 3386: căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung liên quan đến các khoản trích theo lƣơng để ghi vào Sổ Cái theo từng TK đối ứng.
2.7.4. Trình tự hạch kế toán
- Hàng tháng, căn cứ tổng tiền lƣơng thực tế phải trả cho các đối tƣợng và tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định, kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT,
Nợ TK 622 : 24% trên tổng tiền lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Nợ TK 627 : 24% trên tổng tiền lƣơng phải trả cho công nhân phục vụ và QLPX. Nợ TK 641 : 24% trên tổng tiền lƣơng phải trả cho nhân viên bộ phận bán hàng. Nợ TK 642 : 24% trên tổng tiền luơng phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý DN. Nợ TK 334 : 8% BHXH + 1,5% BHYT + 1% BHTN trên tổng tiền lƣơng phải trả trong tháng. (Số phải nộp của công nhân viên đƣợc trừ vào lƣơng)
Có TK 3382 : 2% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng Có TK 3383 : 26% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng Có TK 3384 : 4,5% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng Có TK 3386 : 2% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng
- Căn cứ chứng từ nộp tiền cho cơ quan quản lý về BHXH, BHYT, BHTN: Nợ TK 3383 : 26% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng Nợ TK 3384 : 4,5% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng Nợ TK 3386 : 2% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng
Có TK 111, 112: 32,5% tổng tiền luơng phải trả trong tháng
- Căn cứ chứng từ nộp tiền cho cơ quan quản lý về BHXH: (áp dụng từ 01/06/2017) Nợ TK 3383 : 25.5% trên tổng tiền luơng phải trả trong tháng
Có TK 111, 112: 25.5% tổng tiền luơng phải trả trong tháng - Nộp tiền cho cơ quan quản lý về KPCĐ:
Nợ TK 3382
Có TK 111, 112
Theo Điều 6 Quyết định 270/QĐ-TLĐ của Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam quy định về Kinh phí công đoàn (2% tổng tiền lƣơng phải trả hàng tháng) nhƣ sau:
Trƣờng hợp doanh nghiệp có thành lập công đoàn cơ sở
+ 35% nộp về Công đoàn cấp trên đƣợc phân cấp quản lý tài chính công đoàn cơ sở hay chính là Liên đoàn Lao động quận (huyện)
Trƣờng hợp doanh nghiệp chƣa thành lập công đoàn cơ sở
+ 65% Công đoàn cấp trên hay chính là Liên đoàn Lao động quận (huyện) giữ hộ để chi cho hoạt động tuyên truyền, phát triển đoàn viên, thành lập công đoàn cơ sở, ký thỏa ƣớc lao động tập thể, bảo vệ, chăm lo cho ngƣời lao động tại các đơn vị này.
+ 35% còn lại nộp cho Công đoàn Nhà nƣớc - Trợ cấp BHXH( thai sản, ốm đau,…): Nợ TK 3383 Có TK 334 - Nhận đƣợc tiền của BHXH trả về: Nợ TK 111,112 Có TK 3383
- Khi trả tiền trợ cấp BHXH cho nhân viên: Nợ TK 334
Có TK 111, 112
Qua phần trình bày trên, chúng ta đã tìm hiểu cơ sở lý luận về tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, biết đƣợc quy trình, cách tính toán và hạch toán trên lý thuyết và các quy định cụ thể của pháp luật. Tiếp theo, chúng ta tìm hiểu thực tế về đề tài kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty Cổ phần Tiếp Vận Xanh. Trƣớc hết, chúng ta sẽ cùng xem phần giới thiệu khái quát về công ty qua chƣơng 3.
Chƣơng 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN XANH 3.1 Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển công ty
Công ty Cổ Phần Tiếp Vận Xanh đƣợc thành lập vào ngày 18/05/2007 tại TP Hồ Chí Minh, sau khi đƣợc tách ra từ Công ty Cổ Phần Container Việt Nam (VICONSHIP), một trong những Hãng đại lí tàu biển và Vận tải hàng đầu chính thức tại Việt Nam từ năm 1985. Công ty đƣợc thành lập với vốn điều lệ là 60 tỷ VNĐ với tỷ lệ góp vốn của các cổ đông nhƣ sau:
- Công ty Cổ Phần Container Việt Nam (VINCONSHIP): 19,98 tỷ VNĐ (33,33%) - Công ty Cổ Phần Công Nghiệp Cao su (RUBIMEX) : 19, 98 tỷ VNĐ (33,33%) - Công ty Dệt Phong Phú : 20,04 tỷ VNĐ (33,34%) - Tên Tiếng Việt: Công ty Cổ Phần Tiếp Vận Xanh
- Tên Tiếng Anh: GREEN LOGISTICS JSC. Tên viết tắt: GRLOGS - Trụ sở chính tại: 109/7 Lê Quốc Hƣng, phƣờng 12, quận 4, TP.HCM
Công ty kinh doanh trong các lĩnh vực:
- Khai thác kho, bãi. Dịch vụ giao nhận hàng hóa. Tổ chức bốc xếp hàng hóa và container.
- Kinh doanh khai thác vận tải biển, vận tải nội địa, vận tải đƣờng bộ, vận tải đa phƣơng thức hàng hóa và container.
- Sữa chửa, đóng mới container và các phƣơng tiện vận chuyển, thiết bị bốc xếp container.
Ra đời trong bối cảnh nền kinh tế thế giới khủng hoảng, tăng trƣởng kinh tế của Việt Nam chậm lại, nhƣng nhờ sự nổ lực không ngừng của tập thể Cán bộ công nhân viên công ty, sau gần 10 năm hoạt động, thƣơng hiệu Green Logistics đã đƣợc khẳng định trên thƣơng trƣờng Việt Nam, khu vực và thế giới. Doanh thu, sản lƣợng và cổ tức năm sau luôn cao hơn năm trƣớc từ 10 – 15%. Công ty đang phục vụ cho các hãng tàu lớn nhƣ Sinokor, Hapag Lloyd, Marina, Vinalines, MOL,…
Hiện nay, công ty đang xây dựng một mạng lƣới cung ứng dịch vụ logistics tại TP. HCM và mở rộng phạm vi kinh doanh trên khắp cả nƣớc nhƣ Đà Nẵng, Nha Trang, Vũng Tàu. Cùng với sự phát triển của loại hình logistics trong hoạt động ngoại thƣơng, công ty đang xây dựng và phát triển một thƣơng hiệu vững mạnh trong lĩnh vực kinh doanh xuất
Phòng hành chính nhân sự Phòng kế toán Phòng khai thác kho bãi (OPS) Phòng giải pháp container (CS) Phòng kinh doanh (MTO) Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Trợ lý Tổng giám đốc
nhập khẩu nói chung và giao nhận nói riêng. Công ty cung cấp dịch vụ logistics rất đa dạng, từ việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm soát quá trình lƣu chuyển, dự trữ hàng hóa đến việc theo dõi những thông tin liên quan từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi tiêu thụ cuối cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với nhu cầu khách hàng.
3.2 Cơ cấu tổ chức, quản lý ở công ty 3.2.1 Sơ đồ tổ chức 3.2.1 Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ 3.1. Tổ chức các phòng ban
3.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Hội đồng quản trị: giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của công ty.
Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về ký kết các Hợp đồng nhân danh Công ty, tổ chức điều hành thực hiện các quyết định, kế hoạch kinh doanh, các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
Phòng Hành chính nhân sự: Tham mƣu, giúp việc cho Ban Tổng Giám Đốc về công tác tổ chức nhân sự, trật tự an toàn của công ty, thi đua khen thƣởng và kỷ luật, văn thƣ – lƣu trữ, thủ tục hành chính.
Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm và giải quyết các vấn đề liên quan đến tài chính và công tác hạch toán kế toán. Quản lý chặt chẽ và phân phối sử dụng các nguồn vốn hợp lý, có hiệu quả, phản ánh tình hình sử dụng vật tƣ, tài sản, tiền vốn trong mọi hoạt động
Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Kế toán công nợ Kế toán lƣơng Kế toán thanh toán Kế toán vật tƣ Kế toán trƣởng
Phòng khai thác kho bãi (OPS): Xây dựng kế hoạch, điều hành, chịu trách nhiệm tình hình nâng hạ container trong bãi. Lập báo cáo thống kê sản lƣợng vận tải, doanh thu theo định kỳ, kế hoạch trung và dài hạn về kinh doanh khai thác vận tải. Kiểm đếm, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, khai thuế hải quan, giao nhận hàng.
Phòng giải pháp container (CS): Xây dựng kế hoạch về việc cung cấp dịch vụ sửa chữa, vệ sinh container. Lập kế hoạch sắp xếp, phân chia công việc, bố trí nhân sự theo đúng đối tƣợng phù hợp với trình độ chuyên môn và nghiệp vụ.
Phòng kinh doanh (MTO): Tham mƣu trong việc ký kết các hợp đồng vận tải hàng hóa trong và ngoài nƣớc.Liên hệ, tìm kiếm khách hàng, giới thiệu về công ty, dịch vụ và sản phẩm của công ty. Lên kế hoạch kinh doanh, chiến lƣợc kinh doanh và thực hiện. Kết hợp với phòng khai thác, quản lí đội xe của công ty.
3.3 Giới thiệu về bộ máy kế toán tại công ty 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại công ty
Kế toán trƣởng: Tổ chức, quản lý phòng kế toán, kiểm tra hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính, lập báo cáo trình Ban Giám đốc Công ty, Hội đồng quản trị.
Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá trị nhƣ tiền tại công ty. Kế toán thanh toán: Kiểm tra số dƣ tồn quỹ hàng ngày, căn cứ chứng từ phát sinh, kiểm tra các giấy đề xuất (đề xuất thanh toán, đề xuất tạm ứng)
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của công ty, căn cứ chứng từ kế toán lập hồ sơ kết toán chi tiết tài khoản công nợ phải thu, phải trả, chi tiết đối với từng đối tƣợng công nợ.
tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp cho NLĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng các khoản tiền lƣơng, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kế Toán vật tƣ: Nhận các phiếu yêu cầu mua công cụ từ các đơn vị nội bộ. Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh lựa chọn để có nhà cung cấp phù hợp.
Kế toán ngân hàng: Căn cứ chứng từ ngân hàng lập hồ sơ kế toán chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết đối với từng tài khoản.
3.4 Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm mà kế toán sử dụng là Misa. Phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình kế toán nhƣng in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Trình tự tiến hành ghi sổ:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
3.5 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: đồng Việt Nam.
Chế độ kế toán của doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Chứng từ kế toán (bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán
Máy vi tính Báo cáo tài chính
3.6 Tình hình công ty những năm gần đây
Bảng 3.1: Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh 2015-2016
Qua bảng số liệu ta thấy tổng số tài sản năm 2016 so với năm 2015 giảm 1.56% khoảng 1.9 tỷ đồng. Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 7.7 tỷ khoảng 22.36% là do công ty đã có những động thái tích cực để thu hồi các khoản nợ ngắn hạn. Bên cạnh đó, tài sản ngắn hạn tăng còn là do chi phí trả trƣớc tiền thuê bãi, kho, depot tăng cao. Trong khi đó tài sản dài hạn giảm 8.9 tỷ tƣơng đƣơng 20.14%, đó là do các xe nâng đều đến giai đoạn hết khấu hao, xe mua đã lâu không còn đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc nên công ty thanh lý một số máy móc không còn phục vụ kinh doanh.
Tổng nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2016, 2015 giảm 1.2 tỷ tƣơng ứng 1.56%. Nguyên nhân là do nợ phải trả của công ty giảm. Qua số liệu trên ta thấy công ty rất chủ động trong các khoản nợ của công ty. Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn đều giảm, trong đó đặc biệt nhất là khoản mục phải trả ngắn hạn khác. Chứng tỏ doanh nghiệp chấp hành tốt kỷ luật tín dụng, kỷ luật thanh toán, giữ đƣợc uy tín trên thị trƣờng.
Qua bảng khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm 2016 và 2015, ta nhận thấy doanh thu của công ty giảm 2.08% khoảng 3.4 tỷ. Tuy nhiên, công đã có nhiều biện pháp để cắt giảm chi phí để đem lại lợi nhuận tốt nhất.
Do quy mô công ty bị thu hẹp nên công ty đã có những chính sánh giảm bớt nhân sự để phù hợp với khối lƣợng công việc mà vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng, đem lại thu nhập tốt nhất cho NLĐ.
3.7 Thuận lợi, khó khăn, phƣơng hƣớng phát triển 3.7.1 Thuận lợi 3.7.1 Thuận lợi
- Uy tín về chất lƣợng dịch vụ và thƣơng hiệu đƣợc củng cố nên vẫn duy trì các khách hàng lớn và ổn định. Hoạt động mua bán cƣớc cũng đƣợc phát triển đồng thời ký đƣợc hợp đồng cung cấp dịch vụ ổn định với một số khách hàng lớn.
- Công ty Cổ phần Tiếp Vận Xanh có hơn 100.000m2 kho, bãi, và đều nằm ở các vị trí đắc địa nhƣ Cát Lái, Quận 2, Linh Trung, Linh Xuân quận Thủ Đức và Phú Thuận khu vực Quận 7. Vị trí khai thác depot khu vực Thủ Đức tƣơng đối thuận lợi do gần các khu công nghiệp, cảng và tuyến đƣờng giao thông ít ùn tắc.
- Nhân sự ổn định cùng với đội ngũ cán bộ công nhân trẻ trung, năng nổ, nhiệt tình và có kinh nghiệm trong nghiệp vụ khai thác, quản lý kho bãi, mua bán cƣớc… Đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên nghiệp và đƣợc bố trí từ 02 – 04 xe nâng chuyên dùng phục vụ bốc xếp tại các khu vực, rất thuận lợi cho tàu và chủ hàng lấy rỗng hoặc hàng hóa.
- Công ty tổ chức đội ngũ sữa chữa container gồm những chuyên viên lành nghề, có chứng chỉ IICL (Institute of International Container Lesson) phục vụ cho các hãng tàu mọi nơi mọi lúc với các hình thức vệ sinh, bảo dƣỡng sửa chữa nhỏ, vừa, lớn cho các container khô và lạnh; làm container treo.