3.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại công ty
Kế toán trƣởng: Tổ chức, quản lý phòng kế toán, kiểm tra hồ sơ khai thuế, báo cáo tài chính, lập báo cáo trình Ban Giám đốc Công ty, Hội đồng quản trị.
Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá trị nhƣ tiền tại công ty. Kế toán thanh toán: Kiểm tra số dƣ tồn quỹ hàng ngày, căn cứ chứng từ phát sinh, kiểm tra các giấy đề xuất (đề xuất thanh toán, đề xuất tạm ứng)
Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả của công ty, căn cứ chứng từ kế toán lập hồ sơ kết toán chi tiết tài khoản công nợ phải thu, phải trả, chi tiết đối với từng đối tƣợng công nợ.
tiền lƣơng, tiền thƣởng, các khoản trợ cấp cho NLĐ. Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tƣợng các khoản tiền lƣơng, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ.
Kế Toán vật tƣ: Nhận các phiếu yêu cầu mua công cụ từ các đơn vị nội bộ. Tìm nhà cung ứng, lấy báo giá, so sánh lựa chọn để có nhà cung cấp phù hợp.
Kế toán ngân hàng: Căn cứ chứng từ ngân hàng lập hồ sơ kế toán chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, chi tiết đối với từng tài khoản.
3.4 Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm mà kế toán sử dụng là Misa. Phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình kế toán nhƣng in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
* Trình tự tiến hành ghi sổ:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ hình thức kế toán áp dụng tại công ty.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
3.5 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: đồng Việt Nam.
Chế độ kế toán của doanh nghiệp ban hành theo thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Chứng từ kế toán (bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán Sổ kế toán
Máy vi tính Báo cáo tài chính
3.6 Tình hình công ty những năm gần đây
Bảng 3.1: Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh 2015-2016
Qua bảng số liệu ta thấy tổng số tài sản năm 2016 so với năm 2015 giảm 1.56% khoảng 1.9 tỷ đồng. Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 7.7 tỷ khoảng 22.36% là do công ty đã có những động thái tích cực để thu hồi các khoản nợ ngắn hạn. Bên cạnh đó, tài sản ngắn hạn tăng còn là do chi phí trả trƣớc tiền thuê bãi, kho, depot tăng cao. Trong khi đó tài sản dài hạn giảm 8.9 tỷ tƣơng đƣơng 20.14%, đó là do các xe nâng đều đến giai đoạn hết khấu hao, xe mua đã lâu không còn đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc nên công ty thanh lý một số máy móc không còn phục vụ kinh doanh.
Tổng nguồn vốn của công ty qua 2 năm 2016, 2015 giảm 1.2 tỷ tƣơng ứng 1.56%. Nguyên nhân là do nợ phải trả của công ty giảm. Qua số liệu trên ta thấy công ty rất chủ động trong các khoản nợ của công ty. Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn đều giảm, trong đó đặc biệt nhất là khoản mục phải trả ngắn hạn khác. Chứng tỏ doanh nghiệp chấp hành tốt kỷ luật tín dụng, kỷ luật thanh toán, giữ đƣợc uy tín trên thị trƣờng.
Qua bảng khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua 2 năm 2016 và 2015, ta nhận thấy doanh thu của công ty giảm 2.08% khoảng 3.4 tỷ. Tuy nhiên, công đã có nhiều biện pháp để cắt giảm chi phí để đem lại lợi nhuận tốt nhất.
Do quy mô công ty bị thu hẹp nên công ty đã có những chính sánh giảm bớt nhân sự để phù hợp với khối lƣợng công việc mà vẫn đảm bảo đƣợc chất lƣợng, đem lại thu nhập tốt nhất cho NLĐ.
3.7 Thuận lợi, khó khăn, phƣơng hƣớng phát triển 3.7.1 Thuận lợi 3.7.1 Thuận lợi
- Uy tín về chất lƣợng dịch vụ và thƣơng hiệu đƣợc củng cố nên vẫn duy trì các khách hàng lớn và ổn định. Hoạt động mua bán cƣớc cũng đƣợc phát triển đồng thời ký đƣợc hợp đồng cung cấp dịch vụ ổn định với một số khách hàng lớn.
- Công ty Cổ phần Tiếp Vận Xanh có hơn 100.000m2 kho, bãi, và đều nằm ở các vị trí đắc địa nhƣ Cát Lái, Quận 2, Linh Trung, Linh Xuân quận Thủ Đức và Phú Thuận khu vực Quận 7. Vị trí khai thác depot khu vực Thủ Đức tƣơng đối thuận lợi do gần các khu công nghiệp, cảng và tuyến đƣờng giao thông ít ùn tắc.
- Nhân sự ổn định cùng với đội ngũ cán bộ công nhân trẻ trung, năng nổ, nhiệt tình và có kinh nghiệm trong nghiệp vụ khai thác, quản lý kho bãi, mua bán cƣớc… Đội ngũ nhân viên giao nhận chuyên nghiệp và đƣợc bố trí từ 02 – 04 xe nâng chuyên dùng phục vụ bốc xếp tại các khu vực, rất thuận lợi cho tàu và chủ hàng lấy rỗng hoặc hàng hóa.
- Công ty tổ chức đội ngũ sữa chữa container gồm những chuyên viên lành nghề, có chứng chỉ IICL (Institute of International Container Lesson) phục vụ cho các hãng tàu mọi nơi mọi lúc với các hình thức vệ sinh, bảo dƣỡng sửa chữa nhỏ, vừa, lớn cho các container khô và lạnh; làm container treo.
3.7.2 Khó khăn
- Sự cố cháy kho A và B của công ty ngày 28/11/2012 vẫn còn ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả hoạt động kinh doanh khai thác kho trong những năm qua.
- Thị trƣờng xuất hiện ngày càng nhiều các công ty vận tải gây cạnh tranh trên tất cả các tuyến đƣờng vận chuyển.
3.7.3 Phƣơng hƣớng phát triển
- Trong những năm sắp tới, công ty sẽ tiếp tục đầu tƣ mở rộng, nâng cấp cơ sở hạ tầng để mở rộng, phát triển, quản lí tốt các chi phí, đảm bảo kinh doanh hiệu quả.
- Công ty sẽ tiếp tục nghiên cứu và áp dụng các biện pháp để kiểm soát chặt chẽ chi phi sản xuất, nâng cao chất lƣợng dịch vụ, quản lý và khai thác hiệu quả các loại hình
dịch vụ, đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh có lợi nhuận trong tƣơng lai.
- Thƣờng xuyên phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong từng lĩnh vực để kịp thời phát hiện những tồn tại trong quản lý và điều hành để có những biện pháp khắc phục kịp thời.
- Công ty sẽ chú trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực theo hƣớng chuyên nghiệp hóa đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lƣợng cung ứng dịch vụ, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trƣờng. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động điều hành, quản lý thao tác tại các bộ phận trong công ty. Tăng cƣờng và phát triển công tác quản trị nội bộ.
Qua phần giới thiệu về công ty chúng ta đã phần nào hiểu đƣợc khái quát về công ty cổ phần Tiếp Vận Xanh, sau đây tôi xin đi sâu vào việc nghiên cứu và trình bày thực tế về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng đƣợc áp dụng tại công ty.
Chƣơng 4: T M HIỂUCÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN XANH
4.1. Phân loại lao động
Lao động trong công ty đƣợc phân thành: lao động trực tiếp và lao động gián tiếp:
- Lao động trực tiếp: là những công nhân sửa chữa, nhân viên giao nhận, lái xe, thực hiện các dịch vụ nhất định, trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh của công ty.
- Lao động gián tiếp: là những ngƣời chỉ đạo, quản lý, không trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp: bao gồm Ban Giám đốc, phòng kế toán và phòng hành chính nhân sự và các nhân viên chứng từ ở các phòng khác.
- Tính đến thời điểm 31/03/2017, công ty có tổng số lao động: 130 ngƣời. Trong đó: lao động gián tiếp có 30 ngƣời, lao động trực tiếp có 100 ngƣời. Chất lƣợng đội ngũ lao động công ty có trên đại học và cao đẳng là 48 ngƣời, còn lại là 82 ngƣời. Bậc thợ bình quân của công ty là: 3.56/7.
Qua đó, ta thấy lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong đội ngũ nhân viên của công ty là lực lƣợng lao động chính đem lại doanh thu cho công ty. Chất lƣợng đội ngũ lao động tƣơng đối đồng đều, phù hợp với quy mô hoạt động của công ty.
4.2. Quy chế trả lƣơng, thƣởng tại công ty CP Tiếp Vận Xanh 4.2.1 Cách tính lƣơng và trả lƣơng 4.2.1 Cách tính lƣơng và trả lƣơng
4.2.1.1 Cách tính lƣơng
- Lƣơng thời gian bằng mức lƣơng thỏa thuận chia cho số ngày hành chính trong tháng nhân với số ngày làm việc:
+ Tăng ca ngày thƣờng x 1,5
+ Tăng ca chủ nhật x 2,0
+ Tăng ca Lễ, tết x 3,0
- Lƣơng sản phẩm: Đối với bộ phận giao nhận: 1.200 đồng/ 1 cont - Lƣơng doanh thu:
+ Đối với bộ phận sales phòng MTO: (dựa vào bảng lợi nhuận do trƣởng phòng MTO cung cấp).
Lợi nhuận đạt từ 501 đến 2000 USD: hƣởng lƣơng 20% trên lợi nhuận đạt. Lợi nhuận đạt từ 2000 USD trở lên: hƣởng lƣơng 25% trên lợi nhuận đạt.
+ Đối với bộ phận sửa chữa: bằng 50% tiền công nhân thu đƣợc của khách hàng. (dựa vào bảng doanh thu sửa chữa do trƣởng phòng C/S cung cấp).
+ Đối với đội xe: bằng 10% doanh thu (dựa vào bảng doanh thu do trƣởng phòng giao nhận vận tải cung cấp).
- Lƣơng thử việc: 85% lƣơng thực lãnh của công việc NLĐ đảm nhiệm. 4.2.1.2 Trả lƣơng
- Thời gian: Tiền lƣơng trả cho NLĐ: mỗi tháng 2 lần, lần 1 tạm ứng vào ngày 30 mỗi tháng, và lần 2 vào ngày 10 đến ngày 14 của tháng sau. Lần 2 NLĐ đƣợc nhận phần tiền lƣơng còn lại của tháng trƣớc sau khi trừ khoản tạm ứng lƣơng kì 1 và các khoản phải thu BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN theo quy định hiện hành và khấu trừ nộp KPCĐ (nếu có).
- Hình thức: Nhân viên có tài khoản ngân hàng thì trả bằng thẻ ATM, còn lại trả bằng tiền mặt.
4.2.2 Chế độ nâng lƣơng
- Về chế độ xét nâng lƣơng: Hai năm một lần, lãnh đạo công ty xét nâng lƣơng cho công nhân viên vào tháng 05 của năm và sẽ điều chỉnh tăng vào tháng 06 của năm.
- Thời hạn và đối tƣợng trong diện xét nâng lƣơng: Cán bộ công nhân viên đã có đủ niên hạn hai năm hƣởng ở một mức lƣơng với điều kiện hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và không vi phạm nội quy lao động.
- Mức nâng của mỗi bậc lƣơng từ 5%- 20% mức lƣơng hiện tại tùy theo kết quả kinh doanh của công ty trong năm và tùy theo quyết định của Ban Lãnh Đạo.
4.2.3 Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp
4.2.3.1 Phụ cấp:
- Phụ cấp tiền cơm: 25.000 đồng/ngày và tính riêng ngoài tiền lƣơng thực lĩnh của cán bộ công nhân viên.
- Phụ cấp trình độ: áp dụng cho các trƣờng hợp có thời gian làm việc tại công ty từ 3 tháng trở lên. Nếu NLĐ có nhiều bằng cấp thì chỉ đƣợc hƣởng phụ cấp trên một bằng cấp cao nhất. Phụ cấp đƣợc quy định nhƣ sau:
+ Cao đẳng: 300.000 đồng/ 1 tháng
+ Đại học: 500.000 đồng/ 1 tháng
+ Cao học: 800.000 đồng/ 1 tháng
chuẩn container và các hoạt động liên quan đến sửa chữa, bảo trì và giám định container). - Phụ cấp điện thoại: cấp cho Ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ công nhân viên thƣờng xuyên công tác bên ngoài để phục vụ cho công việc.
+ Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc: không khống chế mức quy định
+ Kế toán trƣởng và các trƣởng phòng: 500.000 đồng/ 1 tháng
+ Trƣởng bãi và trƣởng ca: 250.000 đồng/ 1 tháng
+ IT và nhân viên cung ứng vật tƣ: 200.000 đồng/ 1 tháng
+ Lái xe ô tô con: 200.000 đồng/ 1 tháng
+ Tổ trƣởng: 150.000 đồng/ 1 tháng
4.2.3.2 Trợ cấp:
- Tiền trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm: theo Luật Lao Động - Tiền trợ cấp nghỉ chờ việc:
+ Trƣờng hợp phải ngƣng chờ việc không do lỗi của NLĐ, cty sẽ trợ cấp tiền lƣơng cho NLĐ theo thỏa thuận nhƣng không thấp hơn mức tối thiểu cùng tại thời điểm ngừng việc.
+ Nếu do lỗi của NLĐ thì NLĐ không đƣợc trả lƣơng
- Những ngày nghỉ đƣợc hƣởng nguyên lƣơng (theo mức đóng BHXH của tháng gần nhất).
+ Nghỉ Lễ, Tết
+ Bản thân kết hôn: nghỉ 03 ngày
+ Con kết hôn: nghỉ 01 ngày
+ Cha, mẹ chết (kể cả bên chồng, vợ), vợ hoặc chồng, con chết đƣợc nghỉ 03 ngày.
4.2.4 Chế độ thƣởng
- Thƣởng cuối năm:
+ Cuối năm, thƣởng lƣơng tháng 13 theo thỏa ƣớc Lao Động tập thể.
+ Ngoài ra, hàng năm công ty có lãi thì công ty sẽ trích từ lợi nhuận sang Quỹ khen thƣởng để thƣởng cho NLĐ, mức thƣởng tùy vào lợi nhuận mỗi năm.
- Thƣởng lễ 30/04 và 1/5, 2/9, Ngày giỗ tổ Hùng Vƣơng, ngày thành lập công ty, Tết Dƣơng lịch: số tiền thƣởng tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của công ty và quyết định của Tổng giám đốc sau khi tham khảo ý kiến của ban chấp hành công đoàn.
4.3. Phƣơng pháp tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty CP Tiếp Vận Xanh Tiếp Vận Xanh
4.3.1. Cách tính lƣơng
- Số ngày công chuẩn dùng để tính lƣơng thời gian trong tháng 03/2017: o Đối với khối văn phòng: 23 ngày (không làm việc thứ 7)
o Các phòng còn lại: 27 ngày (làm việc cả thứ bảy)
- Số ngày công dùng để tính lƣơng chế độ (nghỉ hƣởng BHXH, nghỉ phép, ốm đau,…)
o Đối với khối văn phòng: 24 ngày (không làm việc thứ 7) o Các phòng còn lại: 26 ngày (làm việc cả thứ bảy)
- Đối với khối văn phòng: Trả lƣơng theo thời gian:
Lƣơng thời gian =
VD: Dựa vào bảng thanh toán lƣơng: nhân viên Nguyễn Thị Bích Hòa thuộc phòng hành chính – nhân sự có Lƣơng thỏa thuận= 6.000.000đ, HSTT= 1, tiền ăn trƣa = 537.500đ (21.5 x 25.000đ). Số ngày làm việc trong tháng: 21.5 ngày. Lƣơng đóng bảo hiểm = 5.800.000đ (dùng để tính lƣơng nghỉ phép).
Vậy: Lƣơng thời gian =
đ
Lƣơng chế độ = đ (Nghỉ phép hƣởng lƣơng)
Tổng thu nhập = = 6.508.696đ - Đối với bộ phận giao nhận: trả lƣơng theo sản phẩm và thời gian
Lƣơng sản phẩm = Sản lƣợng sản phẩm X Đơn giá sản phẩm
VD: Dựa vào bảng thanh toán lƣơng: nhân viên Trần Tuấn Anh thuộc phòng OPS có chức vụ nhân viên giao nhận có sản lƣợng 2.272 cont/tháng (căn cứ vào bảng sản lƣợng tháng 3 do trƣởng phòng OPS cung cấp), đơn giá: 1.200đ/cont, tiền ăn trƣa: 675.000đ (27 x 25.000đ), HSTT= 1. Số ngày làm việc trong tháng: 27 ngày.
Lƣơng thời gian = 4.500.000đ (làm việc đủ 27 ngày) Lƣơng sản phẩm = 2.272 1200 = 2.726.400đ
- Đối với bộ phận sales phòng MTO và bộ phận sửa chữa container: Trả lƣơng theo doanh thu và thời gian
o Đối với bộ phận sales phòng MTO
VD: nhân viên Nguyễn Ngọc Bích đem lại lợi nhuận đạt 2026.516727 USD, (căn cứ vào bảng lợi nhuận do phòng MTO cung cấp), phụ cấp: 500.000đ, tiền ăn trƣa: 575.000đ (23 x 25.000đ), HSTT: 1. Số ngày làm việc trong tháng: 23 ngày.
Lƣơng doanh thu = 2026.516727 25% 22000 = 11.145.842đ Lƣơng thời gian = 4.000.000đ (làm việc đủ 23 ngày)
Tổng thu nhập = 11.145.842+ 4.000.000 + 500.000 + 575.000 =16.220.842đ
+ Đối với bộ phận sửa chữa container:
Dựa vào bảng thanh toán lƣơng ta có: nhân viên Đoàn Văn Trị thuộc phòng C/S có chức vụ công nhân sửa chữa đem về doanh thu 5.740.740đ (căn cứ vào bảng doanh thu do trƣởng phòng C/S cung cấp) tiền ăn trƣa: 625.000đ (25 x 25.000đ), HSTT: 1, trong tháng nghỉ 2 ngày hƣởng BHXH, lƣơng cơ bản đóng bảo hiểm= 4.500.000đ (dùng để tính