5. Kết cấu cề tài
2.2.2. Hệ thống kênh phân phối ngành hàng C&A tại Công ty PSD
Quá trình hình thành
Với mục tiêu tạo ra hệ sinh thái, tích hợ ng nh h ng iện tử viễn thông và công nghệ thông tin, mang lại sự tiện ích tối h h h h ng Từ n m 2010, bên cạnh các sản phẩ Điện thoại v IT PSD ã ở rộng ngành hàng phân phối sang các sản phẩm linh phụ kiện iện thoại và phụ kiện IT. PSD hiện là nhà phân phối lớn ầu tiên ở Việt Nam phân phối cùng lúc linh kiện IT, phụ kiện h iện thoại và máy tính bảng. Sản phẩm trong mảng linh, phụ kiện mà PSD phân phối rấ dạng từ ƣng iện thoại i nghe ến các thiết bị dùng ên xe hơi Một số hƣơng hiệu linh phụ kiện nổi bật mà PSD phân phối có thể kể ến nhƣ P n ni Western Digital, Genius.
Các đối tác
Bên cạnh nh ng hƣơng hiệ PSD ng nh h n hối nhƣ S S ng Len v De HP S ndi Mi f … PSD n hú ọng tìm kiế ơ hội hợp tác và mở rộng ngành hàng, sản phẩm phân phối với ối tác mới có nh ng sản phẩm chấ ƣợng tố ƣợ ngƣời tiêu dùng trên thế giới ƣ h ộng ể ng nhu cầu c a khách hàng tại Việt Nam.
Đối tác ngành hàng C&A: MICROSOFT (PHẦN CỨNG) Chính h h n hối v tháng 12/2012 Sản phẩm: n h Ch ộ y tính WESTERN DIGITAL Ch nh h h n hối v tháng 11/2013 Sản hẩ : Ổ ng HDD
GENIUS
Ch nh h h n hối v tháng 5/2011
Sản phẩm: Ch ộ h ng
dây, loa ngoài, bàn phím, hiế ị ình hiế e hành trình, pin dự hòng iện h ại. CYBER POWER Ch nh h h n hối v tháng 01/2014 Sản phẩm: ộ h iện UPS ạ US in dự phòng, c d iệ . RICOH
Chính th c phân phối vào 12/2016
Sản phẩm: Máy in
PHILIPS
Chính th c phân phối vào 11/2016
Sản phẩm: Màn hình
SILICON POWER
Chính th c phân phối vào tháng 09/2014
Sản phẩm: RAM, USB, thẻ nhớ,
ổ c ng HDD, SSD.
ADATA
Chính th c phân phối vào tháng 1/2017
Sản phẩm: ổ c ng, USB, cáp,
Khách hàng
Đại lý
Với tinh thần làm việc chuyên nghiệp và cam kết dịch vụ tận PSD ã iên tục phát triển số ƣợng khách hàng chuỗi bán lẻ từ con số 88 ại lý vào n 7 ên hơn 5 ại ý v n 5 ên n ốc. Một số khách hàng lớn hiện nay c a PSD có thể kể ên nhƣ h ỗi cửa hàng bán lẻ c a FPT, Công ty cổ phần Thế Giới Di Động, Viễn Thông A, Siêu thị iện máy Nguyễn Kim, Tậ n Viễn thông Q n ội Việt Nam (Viettel), Trần Anh …
PLANTRONICS
Chính th c phân phối vào tháng 6/2013 Sản phẩm: Tai nghe Bluetooth ZADEZ Chính th c phân phối vào Tháng 02/2017 Công Ty TNHH Sản Xuất Mai Nguyên Công ty Cổ phần TM-DV Ph Vũ
Dự án
Đồng hành cùng chiến ƣợc c hƣơng hiệu lớn nhƣ De Mi f S S ng HP PSD ã iển khai hoạ ộng phân phối sản phẩm công nghệ theo kênh dự án từ n Đến n y PSD ã ở h nh ối tác c hơn 3 nh h hợp hệ thống (SI) chuyên nghiệp trên toàn quốc. PSD cùng c ối tác SI c a mình ã v ng ng ấp dịch vụ uy tín cho nhiều Sở ban ngành, Bộ quố hòng i truyền hình ƣờng học, ngân hàng, tậ n ốc gia, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đối với ngành hàng C&A với g n “Tận Tâm – Tận T y” a công ty, ngành hàng C&A luôn chú trọng n h h h ng ng nhu cầu c a khách h ng v e ến giá trị, lợi ích tốt nhấ h h h h ng ảm bảo sự hài lòng và hợp tác phát triển lâu dài gi a khách hàng với PSD.
Key Account
Siêu Thị Đ ện Máy Nguyên Kim Công Ty Cổ Phần Thế Giới
D ộng Công Ty TNHH Tin học
Thành Nhân
Cô Ty TNHH Thƣơ ại Dịch vụ D ộng Sao Việt
2.2.3. Các sản phẩm phân phối của ngành hàng C&A WESTERN DIGITAL
Western Digital hay viết tắt là WDC hoặ WD ƣ d liệu máy tính Hoa K và là một trong nh ng nhà sản xuất ổ ĩ ng lớn nhất thế giới, cùng với Seagate Technology.
Sản phẩm phân phối: Ổ c ng gắn ngoài
ADATA
Adata là nhà sản xuất bộ nhớ v ƣ Đ i L n ƣợc thành lập vào tháng 5 n ởi Simon Chen. Dòng sản phẩm chính c a nó bao gồ n
FPT Shop Công Ty Cổ Phần Sản Xuất
Thƣơ Mại Xuất Nhập Khẩu Viễn Thông A
DRAM, ổ USB, ổ c ng USB và thẻ nhớ ng ịnh dạng CompactFlash và Secure Digital.
Sản phẩm phân phối: Ổ c ng, USB, cáp, thẻ nhớ.
GENIUS
Geni ƣợc thành lậ v n 983 ụ sở chính tại Đ i L n hiện v n phòng tại Hoa K Anh Đ c, Hong Kong và Trung Quố Đ y ng y h yên sản xuất linh kiện máy tính: bàn phím, chuột, bản mạ h ồ họa. Công ty có trên 3000 nhân viên trên toàn thế giới. Doanh thu bán hàng lần ƣợt 353 triệ (2005), và 424 triệ ( 6)
Sản phẩm phân phối: chuột, bàn phím, loa.
PHILLIPS
Philips là tên gọi phổ biến nhất c a Koninklijke Philips Electronics N.V. (Royal Philips Electronics), là mộ ng y iện tử ốc gia Hà Lan. Philips là một trong nh ng ng y iện tử lớn nhất thế giới T ng n d nh h a ng y n y ạt 25.42 tỉ euro. Công ty có 119.000 nhân viên tại hơn 6 ốc gia.
Sản phẩm phân phối: Màn hình.
CYBER POWER
Cyber Power hƣơng hiệu cung cấp thiết bị ƣ iện và giải h n ng ƣợng trên thị ƣờng Bắc Mỹ. Nh ng sản phẩm c Cy e P we ƣợc bán tại hơn 50 quốc gia trên thế giới C ng y hơn nh n viên ên n ầu, 120 bằng sáng chế ƣợc ch ng nhận tại Mỹ Đ c, Trung Quốc.
Sản phẩm phân phối: Bộ h iện.
ZADEZ
Công ty TNHH Zadez Việt Nam là thành viên c a tậ n ZADEZ Technology Corporation - nhà sản xuấ v ối tác cung ng y n h hƣơng hiệu lớn trên thế giới nhƣ C USA HP TECLAST TOSHI A Shiken ...
PLANTRONICS
P n ni ời n 96 ại California (Mỹ) là mộ hƣơng hiệu về thiết bị âm thanh gia dụng và các nghiên c u ng dụng âm thanh kỹ thuật cao.
Sản phẩm phân phối: Tai nghe.
MICROSOFT
Microsoft là một tậ n ốc gia c a Hoa K ặt trụ sở chính tại Redmond, Washington; chuyên phát triển, sản xuất, kinh doanh bản quyền phần mềm và hỗ trợ trên diện rộng các sản phẩm và dịch vụ iên n ến máy tính. Nếu tính theo doanh thu thì Microsoft là hãng sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới.
Sản phẩm phân phối: Chuột, bàn phím, tay cầm game.
SILICON POWER
SP/Silicon Power, nhà xuấ h ng ầu thế giới về giải pháp công nghệ ƣ d liệu.
Sản phẩm phân phối: Ổ c ng, USB
2.2.4. Các quy trình nghiệp vụ l ê qu ến hoạt ộng phân phối ngành hàng C&A.
Sơ ồ 2.2: Quy trình phân phối ngành hàng C&A tại PSD
(Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu Khí)
Cử h ng ẻ Khách Hàng Nh Sản X ấ Nh Ph n Phối PSD Đại ý ỉ Đại ý ẻ Đại ý ẻ Cử h ng h ỗi
Dựa theo quy trình trên chúng ta thấy ƣợc: nhà phân phối PSD sẽ làm việc, lấy hàng từ chính hãng sản xuất, tất cả hàng hóa vì vậy ảm bảo hàng chính hãng, chấ ƣợng cao, từ h n hối h ại lý sỉ và lẻ h nh ảm bảo uy tín. C ại lý sẽ bán hàng thông qua các chuỗi cửa hàng, hay qua các cửa hàng lẻ bán h ng h ngƣời tiêu dùng.
Sơ ồ 2.3: Quy trình hoạt ộng ngành hàng C&A tại PSD
(Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu Khí)
Mô tả quy trình
+ BM:
Làm việc với nhà sản xuấ ể ặt hàng. Khi nhà sản xuất xác nhận số ƣợng và giá cả, gửi h ng in ơn h ng ( ố ƣợng, giá cả) cho bộ phận Xuất nhập khẩu (nếu là hàng mua từ nƣớc ngoài) hoặc gửi thông tin chi tiết về ơn h ng ( ố ƣợng, 42 ngày giao hàng) cho bộ phận Kho và giao hàng (nế h ng ng nƣớc).
+ Xuất nhập khẩu:
Sau khi nhận h ng in ơn h ng ừ bộ phận BM, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với nhà sản xuấ ại lý vận chuyển ể làm th tục hải quan nhập hàng về Việt Nam. Bộ ch ng từ bao gồm: In just Kho Khách hàng XNK BM Sales SCs KT xử ý HH Hãng Đặ hàng Approve N h ậ n ở T K H Q Gửi thông tin DO Tạ DO Hàng hóa Hàng hóa Gửi ị h h ng về dự iến Gửi h ng về ơn h ng
- SaleContract - Commercial Invoice - Packing List - Customs declaration - Bill of Lading - Arrival Notice - Certificate of Origin - Insurance - Others
Khi hàng chuẩn bị về Việt Nam, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ gửi thông tin lịch hàng về dự kiến (số ƣợng, ngày giao hàng) cho bộ phận Kho chuẩn bị nhân sự, sắp xếp kho bãi nhận hàng.
Đồng thời việc làm th tục, các ch ng từ Hải quan, Xuất nhập khẩu sẽ chịu trách nhiệ h i h h ng ể chuyển hàng từ cảng về kho PSD. Th ng hƣờng sẽ khai thác hàng tại hai kho là TCS và SCSC. Nếu khi nhận hàng phát hiện lỗi (hàng hƣ hùng…) sẽ làm việc trực tiếp với bảo hiểm.
+ Sale:
Khi sale có khách hàng, sẽ làm th tục ký hợ ồng mua bán, hợ ồng nguyên tắ ể bán hàng cho khách hàng. Khách hàng phải có giấy h ng ý inh d nh ƣ h h nh n ại Việt Nam. Sale sẽ gửi thông tin về ơn h ng bao gồ (Mã h h h ng ịa chỉ ịa chỉ giao hàng, sản phẩm, mã sản phẩm, chi tiết sản phẩm, số ƣợng gi …) c a khách hàng cho bộ phận hƣ ý inh d nh (SCs).
+SCs:
Nhận thông tin DO từ sale sẽ tạ ơn h ng ên hệ thống WMS ồng thời kiể ơn h ng (mã, số tiền hƣơng ình h yến mãi, chiết khấu (nếu có) rồi ẩy lên hệ thống WMS cho kế toán xử ý ơn h ng
Khi nhận ƣợ ơn h ng ên hệ thống WMS, kế toán sẽ kiểm tra lại ơn hàng T ƣờng hợp DO có vấn ề xảy ra, kế toán sẽ gửi lại SCs chỉnh sửa lại, nếu nhƣ DO ã h n h nh hì ế toán sẽ appove lên hệ thống WMS cho bộ phận kho, ồng thời in h ơn gi ị gi ng v gi h ơn h ộ phận kho.
+ Kho PSD:
Khi nhận ƣợ ơn h ng ên hệ thống WMS, kho sẽ có nhiệm vụ soạn hàng, in phiếu xuất kho, nhận h ơn gi ị gi ng ừ kế toán và giao hàng cho khách hàng.
Đối với khách hàng trong nội thành Hồ Chí Minh thì chính shiper c a PSD sẽ i gi h ng ằng hƣơng iện xe gắn máy hoặc bằng xe MD (xe taxi tải) c a ông ty.
Đối với khách hàng tỉnh hì h ng h v h ơn ẽ ƣợc giao cho một nhà vận chuyển trung gian là Kerry. Kerry sẽ nhận hàng hóa và ch ng từ i gi h khách hàng.
S hi hi e ã gi h ng x ng nhiệm vụ gửi lại ch ng từ gồ h ơn giá trị gi ng ã h ký xác nhận c ên h ng v ng DO
2.2.5. Công tác lập dự báo và kế hoạch.
Vào hàng quý, bộ phận AM trực thuộc mỗi Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành lên kế hoạch dựa vào nh ng số liệ nhƣ :
+ Tình hình bán hàng cùng kỳ ă trƣớc: Bộ phận BM sẽ tiến hành phân tích, so
sánh số liệu bán hàng c a quý cùng k n ƣớ Th ng hƣờng, nh ng quý cao iểm bán hàng là các tháng sau Tế Ng yên n h y ù ự ƣờng (Back To S h ) d y ợt mua sắ iểm c a họ inh inh viên ể chuẩn bị cho n học mới.
+ Tình hình bán hàng các tháng liền kề: Bộ phận BM sẽ xem xét tình hình doanh
số, lợi nhuận các tháng liền kề, sự h y ổi trong doanh thu sẽ phản ánh một phần nhu cầu hiện nay. Tuy nhiên, một số dòng sản phẩm mới hƣ ảng bá rộng rãi
với thị ƣờng d nh h n ầu có thể h ng nhƣng iề n ng a dòng sản phẩm này là rất lớn.
+ Nhu cầu thị trƣờng hiện nay: ối với các dòng sản phẩ nhƣ y nh x h y
iện thoại… nh ầu c a khách hàng h y ổi rất nhanh, cần có kinh nghiệm và sự dự báo chính xác. Việc nắm bắ ƣợc nhu cầu có thể thông qua các tạp chí, d liệu khảo sát c a các công ty nghiên c u thị ƣờng.
+ Chiế lƣợc củ á ối thủ cạnh tranh: tìm hiểu chiến ƣợc c ối th sẽ giúp
PSD ch ộng hơn ng việ ƣ h nh h hiến ƣợ … Việc tìm hiểu có thể h ng h ng in ƣợc cung cấp bởi các khách hàng c a PSD.
+ Cá ơ ặt hà trƣớc của một số khách hàng: một số khách hàng lớn nhƣ
Nguyễn Kim, Thế Giới Di Động FPT Re i … hƣờng gửi lịch dự kiến ặt hàng ƣớc ể PSD có thể chuẩn bị nguồn hàng cung cấp kịp thời cho các khách hàng n y T ên ơ ở n y ũng ộ iê h ể bộ phận BM ƣ ế hoạ h ƣợc chính xác.
Hình 2.1: Quy trình dự báo tại PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí.
Hiện tại công tác dự báo c PSD ƣợ nh gi ở m c khá tốt. Yếu tố “C ng y ng tố ơn h ng gấ v ột xuấ ” hƣ ƣợ nh gi Ng yên nh n do công tác lập kế hoạch dựa ch yếu vào d liệu bán hàng c n ƣớc, dẫn ến một số ơn h ng gấp ng y h ng h ng h ể ng nhu cầu c a khách h ng Điề n y úng h ột số dòng h ng iện thoại Samsung khi mới ra mắt. Do
Bộ phận BM lập kế hoạch
Gửi thông tin kế hoạch cho ban lã h ạo xét duyệt Gửi kế hoạch nhập và bán hàng hàng quý cho nhà cung cấp Hàng tuần/ tháng, tiến hành ặt hàng theo số liệu ã dự báo
mặt hàng này. Ở chiề ngƣợc lại, một số dòng h ng ƣợc nhập về nhiề nhƣng h ng n ƣợc dẫn ến thời gian tồn kho lâu, thậm chí có nh ng mặt hàng thời gian tồn kho từ n ến thời iểm hiện tại Điều này là ảnh hƣởng rất lớn ến lợi nhuận ũng nhƣ ế hoạch kinh doanh c a công ty.
2.2.6. Quy trình mua hàng.
Hình 2.2: Quy trình mua hàng ngành hàng C&A tại PSD.
Nguồn: Công ty Cổ phần Dịch vụ Phân phối Tổng hợp Dầu khí
C n vào nhu cầu thực tế (mụ h h ng ình hình hị ƣờng, kế hoạch h ng ý ã ẵn), hàng tuần hoặc thàng tháng, bộ phận BM ề xuấ ặt hàng và trình cấp trên xét duyệ S hi ề xuấ ã ƣợ n Gi ốc duyệt, bộ phận BM sẽ gửi h ng in ặt hàng qua cho nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp nhận và chấp nhận ơn h ng ộ phận BM sẽ tiến hành thực hiện:
+ Đối với hàng nhập khẩu: Bộ phận BM sẽ cung cấp thông tin hợ ồng gửi bộ
phận Xuất nhập khẩu. Bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ n vào hợ ồng, làm việc với ại lý vận chuyển và nhà cung cấ ể nhận hàng ở nƣớc ngoài. Khi hàng gần về Việt Nam, bộ phận Xuất nhập khẩu sẽ mở tờ khai hải quan và làm th tục thông quan hàng hóa. Thông tin chi tiết bao gồm số ƣợng, mã hàng hóa, thời gian hàng về sẽ ƣợc bộ phận Xuất nhập khẩu thông tin cho bộ phận Kh ể sắp xếp nhận hàng.
+ Đối với hàng nhập nộ ịa: Tiến hành làm hợ ồng với nhà cung cấp. Sau khi
hợ ồng ƣợc ký kết, bộ phận BM gửi thông tin dự kiến hàng về (số ƣợng, thời
Bộ phận BM gửi thông t ặt hàng cho Ban lã h ạo xét duyệt Bộ phận BM gửi thông t ơ hàng cho nhà cung cấp Bộ phận BM gửi thông tin về ơ hàng cho các bộ phận liên quan Khi hàng về, bộ phận Kho tiến hành kiểm tra và nhập hàng
gi n…) ể bộ phận Kho chuẩn bị mặt bằng và nhân lực nhận h ng Đồng thời chuẩn bị th tục thanh toán.
2.2.7. Quy trình nhập hàng
Quy trình nhập hàng: xem Phụ lục 02.
Việc quản lý hàng hóa trong kho hiện nay hoàn toàn bằng th ng hƣ sự hỗ trợ từ WMS. Chính vì thế, mỗi ngành hàng sẽ phân công một số nhân viên kho theo dõi nhằm biế ƣợc chính xác vị h ng h ng h Điều này gây nên sự lãng phí lớn về nguồn lự hƣ ể trong kho còn nh ng ngành hàng khác, số ƣợng hàng hóa nhiều, nhân viên kho không nhớ rõ vị trí c a mặ h ng dẫn ến