5. Kết cấu cề tài
3.3.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác mua hàng
Hiện tại bộ phận BM c a Phòng Kinh doanh sẽ có trách nhiệm làm việc với nhà cung cấ ể tiến h nh ặt hàng, cung cấp ch ng từ cho bộ phận Xuất nhập khẩu và Phòng Kế n ể tiến hành th tục nhập hàng và thanh toán nhà cung cấ Điều này gây nên kh h n ng việc kiểm soát số ƣợng hàng hóa nhập về, chính sách mua hàng với các nhà cung cấp, theo dõi hồ ơ h nh n d ỗi nhân viên quản lý nhãn hàng phụ trách một số nhãn hàng khác nhau. Ngoài ra, bộ phận BM còn có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về việc bán hàng nên vô tình gây nên áp lực rất lớn cho bộ phận này, khiến họ khó hoàn thành tốt công việ D giả ề xuất thành lập bộ phận Mua hàng. Với việc thành lậ n y y ình h ng ƣợ ề xuất nhƣ :
+ Phòng Kinh doanh: n vào kế hoạch bán hàng, Phòng Kinh doanh gửi yêu
+ Bộ phận Mua hàng: n vào yêu cầu mua hàng c a Phòng Kinh doanh, bộ phận Mua hàng sẽ ối chiếu với dự toán mua hàng, tình hình tồn h h ng h ể cân nhắc việc nhập thêm hàng, làm việc với nhà cung cấ ể lựa chọn m c giá tốt nhấ S ẽ lậ Đề xuấ h ng ình n Gi ốc duyệt và làm hợ ồng với nhà cung cấp. Bộ phận Mua hàng sẽ có trách nhiệm theo dõi hợ ồng và liên lạc với nhà cung cấ ến khi hàng sẵn ng gi h PSD Khi ộ phận này sẽ thông tin cho bộ phận Xuất nhập khẩ ể chuẩn bị mở tờ khai (nếu hàng hóamua từ nhà cung cấ nƣớc ngoài) và cung cấp cho bộ phận Kho thông tin hàng hóa sắp về ể chuẩn bị nhân sự và mặt bằng nhận hàng. Sau khi bộ phận Kho nhận hàng xong, bộ phận Mua hàng sẽ tiến hành chuẩn bị các th tục với Phòng Kế n ể tiến hàng thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, kết thúc một hợ ồng mua hàng.
+ Bộ phận Xuất nhập khẩu: nhận thông tin từ bộ phận M h ng h ẩn bị
các th tụ ể mở tờ khai nhập hàng hóa về Việt Nam.
+ Bộ phận Kho: kiểm tra hàng hóa và tiến hành nhận hàng, sắp xếp hàng hóa trong
kho. Nếu có bất k vấn ề gì ối với hàng hóa, bộ phận Kho thông tin cho bộ phận M h ng ể xử lý. Qua việc thành lập bộ phận Mua hàng, có thể thấy rõ rằng, việc mua hàng – một công việc rất quan trọng – sẽ ƣợc kiểm soát và thực hiện chặt chẽ hơn C y ịnh, chính sách, hợ ồng… hi việc với các nhà cung cấp sẽ ƣợc thống nhất, tránh tình trạng mỗi ngành hàng một kiểu làm việc khác nhau. Tình trạng nhập thêm hàng trong khi hàng vẫn còn nhiều trong kho sẽ ƣợc khắc phụ Đầu mối cung cấp thông tin về hàng hóa về cho các bộ phận liên quan sẽ ƣợc giao cho bộ phận Mua hàng, giảm sự chồng chéo trong việc cung cấp. Trách nhiệm c a bộ phận Mua hàng sẽ kế hú hi h ng h ƣợ úng he yê cầu, số ƣợng và công nợ c a nhà cung cấ ƣợ h nh n ầy .