Để có thể hiểu sâu sắc về cơ sở dữ liệu, trước hết chúng ta phải làm quen với một số khái niệm cơ bản liên quan đến cách thức tổ chức dữ liệu trong các HTTT. Hình 2.13 mô tả các khái niệm cơ sở trong tổ chức dữ liệu: các bảng dữ liệu, các bản ghi, các trường và các ký tự biểu diễn giá trị các trường dữ liệu.
Thực thể
Thực thể (Entity) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về chúng, chẳng hạn như lóp các khách hàng của tổ chức, lớp các máy móc thiết bị hay lớp các hóa đơn bán hàng, lớp các lần THANHTOAN.
Ví dụ, thực thể KHACHHANG của một công ty cụ thể bao gồm tất cả các khách hàng của công ty đó. Giữa các thực thể thường tồn tại những mối quan hệ: quan hệ giữa thực thể KHACHHANG và thực thể DONHANG (các khách hàng gửi đơn hàng) hay quan hệ giữa thực thể DONHANG và thực thể HANGHOA (các mặt hàng được đặt mua trong các đơn hàng).
Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là một bản thể hay một lần xuất của thực thể đó. Một thực thể được mô tả chỉ xuất hiện một lần trong một CSDL, trong khi đó, có rất nhiều bản thể của thực thể được lưu trữ trong một CSDL.
Muốn quản lý tốt các thực thể trong hệ thống thông tin nhà các nhà quản lý cần trao đổi với các nhà phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các nhà xây dựng hệ thống thông tin để có thể hiểu rõ các thực thể cần quản lý, vì có thể có nhiều thực thể thuộc nhiều loại. VD như có nhiều thực thể là khách hàng, và cũng có nhiều khách hàng vừa là khách hàng lại vừa là nhà cung cấp. Nên trong hệ thống thông tin cần phân tích rõ tất cả các thông tin về một thực thể để giúp việc quản lý thực thể được logic và khoa học, không bị chồng chéo thông tin.
Thuộc tính
Mỗi thực thể đều có những đặc điểm, đặc trưng riêng mà ta thường gọi là các thuộc tính (Attribute). Ví dụ, thực thể KHACHHANG có các đặc trưng như mã khách hàng, họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, số điện thoại liên hệ,... Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể người ta thiết lập một bộ các thuộc tính. Bộ thuộc tính của thực thể KHACHHANG thường bao gồm: MAKH (mã khách hàng), HTKH (họ tện khách hàng), DIACHI (địa chỉ khách hàng), SODT (số điện thoại),...
Người ta có thể xếp nhóm các thuộc tính của thực thể như sau:
Thuộc tính tên gọi là một thuộc tính mà mỗi giá trị của nó cho ta tên gọi của một bản thể của thực thể đó, ví dụ thuộc tính họ tên khách hàng là thuộc tính tên gọi của thực thể khách hàng.
Thuộc tính định danh là một hay tổ hợp của một số thuộc tính của một thực thể mà giá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với mỗi bản thể của thực thể đó. Ví dụ, thuộc tính mã khách hàng là thuộc tính định danh của thực thể khách hàng. Một thực thể khi đã được xác định bắt buộc phải có thuộc tính định danh. Nếu thực thể chỉ có một thuộc tính duy nhất thì thuộc tính đó phải là thuộc tính định danh.
Thuộc tính mô tả là các thuộc tính không phải là thuộc tính định danh và cũng không phải là thuộc tính tên gọi dùng để mô tả thực thể, ví dụ thuộc tính địa chỉ, quê quán, giới tính là các thuộc tính mô tả.
Thuộc tính lặp là thuộc tính có thể nhận nhiều hơn một giá trị đối với mỗi bản thể của một thực thể. Ví dụ, MAHH là thuộc tính lặp của thực thể DONHANG vì trong một đơn đặt hàng khách hàng có thể đặt nhiều mặt hàng khác nhau.
Thuộc tính thứ sinh là thuộc tính mà giá trị của nó có thể tính toán hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Ví dụ, DOANHTHU là thuộc tính thứ sinh vì nó có thể được tính bằng SOLUONG nhân với DONGIA.
+ Trường dữ liệu
Trường dữ liệu (Data field) là một thuộc tính phản ánh về một thực thể. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, không chia nhỏ được nữa. Một thực thể phải có ít nhất một thuộc tính.
Các thuộc tính cơ sở dữ liệu của một trường bao gồm: Tên trường (Field name), kiểu dữ liệu (Data type), độ rộng của dữ liệu (Field size).
VD: Ta có bảng nhân viên dùng để lưu trữ về thông tin nhân viên, trong vùng có 2 trường lưu trữ thông tin nhân viên là: Trường Mã nhân viên lưu trữ thông tin về mã nhân viên, trường Tên nhân viên lưu trữ thông tin về tên nhân viên:
MÃ NHÂN VIÊN TÊN NHÂN VIÊN
NV001 NGUYỄN THỊ TRANG
NV002 NGUYỄN THỊ HOA
NV003 NGUYỄN VĂN HÒA
Bản ghi
Bản ghi (Record) là bộ giá trị của các trường của một bản thể tạo thành một bản ghi. Đôi khi người ta gọi bản ghi là mẩu tin.
Bảng ghi bao gồm toàn bộ các thông tin liên quan đến một đối tượng cần quản lý. Trong cùng một hàng không thể có 2 bản ghi trùng lặp nhau về thông tin lưu trữ. VD: Thông tin về nhân viên công ty:
MÃ NHÂN TÊN NHÂN QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN
VIÊN VIÊN THOẠI
HD01 LÊ ĐÌNH HẢI DƯƠNG 1970 0975880075
HƯNG
Bảng dữ liệu
Bảng dữ liệu (Data Table) là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin về một thực thể dạng một bảng, trong đó mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Trong bảng dữ liệu lưu trữ thông tin về sản phẩm thường có các trường dữ liệu sau đây: MAHH, TENHH, DVT, DONGIA. Bộ giá trị trên mồi dòng trong bảng tạo thành một bản ghi.
Bảng dữ liệu chứa toàn bộ các thông tin về đố tượng cần quản lý. bao gồm nhiều dòng và nhiều cột. Trong một bảng dữ liệu cần phải có ít nhất 1 trường dữ liệu.
VD: BẢNG DỮ LIỆU NHÂN VIÊN CÔNG TY
MÃ NHÂN TÊN NHÂN VIÊN QUÊ QUÁN NĂM SINH SỐ ĐIỆN
VIÊN THOẠI
HD01 LÊ ĐÌNH HƯNG HẢI DƯƠNG 1970 0975880075
HD02 NGUYỄN VĂN HÒA HÀ NỘI 1980 0988990912
HD03 NGUYỄN THỊ HOA HÀ NỘI 1986 0976732089
HD04 TRẦN THỊ MAI THÁI BÌNH 1976 01685333456
Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp gồm một hoặc nhiều bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau với những mục đích khác nhau. Ví dụ, cơ sở dữ liệu quản lý đơn đặt hàng có thể gồm các bảng dữ liệu sau đây:
Bảng danh mục khách hàng (KHACHHANG); Bảng danh mục hàng hóa (HANGHOA); Bảng đơn đặt hàng (DONHANG);
Bảng chi tiết đơn đặt hàng (CTDONHANG).
Các bảng dữ liệu này được tổ chức lưu trữ trên các thiết bị như ổ cứng đĩa mềm, đĩa CD-ROM,... chịu sự quản lý của các chương trình phần mềm quản trị CSDL như FoxPro, Access, Oracle nhằm cung cấp TT kế toán cho các cán bộ quản lý và lãnh đạo.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, duy trì và sử dụng các cơ sở dữ liệu trong một tổ chức. Nó giúp các tổ chức, các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả các CSDL lưu trữ các dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ cơ sở dữ liệu
Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là hệ thống bao gồm các CSDL và hệ quản trị CSDL được sử dụng để quản trị một cách hợp nhất các CSDL đó.