Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người, của những con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền một cách hợp nhất với các phân hệ thông tin khác của DN như HTTT kế toán tài chính, HTTT sản xuất và HTTT Marketing, tạo thành một HTTT hợp nhất phục vụ quản trị doanh nghiệp nói chung.
a, Các chức năng cơ bản của HTTT nguồn nhân lực
HTTT nguồn nhân lực, có chức năng hỗ trợ các hoạt động quản lý liên quan đến nhân sự trong một tổ chức doanh nghiệp. Vì chức năng quản trị nguồn nhân lực liên quan đến mọi bộ phận chức năng khác, nên HTTT quản trị nguồn nhân lực đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của tổ chức. Hệ thống này sẽ thực hiện việc phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, phân công công việc và các hoạt động khác liên quan đến nhân lực. Nếu có một HTTT
quản trị nhân sự hiệu quả thì tổ chức DN sẽ giảm thiểu được chi phí nhân lực cho các quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đạt được các mục tiêu đề ra.
b, Sơ đồ luồng dữ liệu vào/ra của HTTT nguồn nhân lực
Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý nhân sự bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các hệ thống xử lý giao dịch như hệ thống xử lý dữ liệu nhân sự và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức. (Hình 3.8).
Hình 3.8: Mô hình HTTT nguồn nhân lực
Trong kế hoạch chiến lược của tổ chức thường bao gồm các mục tiêu và chiến lược quan trọng về nguồn nhân lực. Các chương trình chiến lược do các nhà lãnh đạo xác định sẽ là những định hướng hoạt động quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Ngoài ra, việc cấu trúc hóa lại kinh doanh, tách nhập các bộ phận trong đơn vị và moi liên kết giữa các tổ chức cung sẽ ảnh hưởng đến chức năng quản lý nhân sự.
Để thực hiện được các chức năng nghiệp vụ của mình, bộ phận quản trị nhân lực thường phải sử dụng dữ liệu do các Hệ thống xử lý giao dịch cung cấp, ví dụ, số giờ công và đơn giá ngày công của mỗi nhân công được sử dụng để tính tiền lương cho nhân công đó. Những dữ liệu này được dùng để tính tổng chi phí lương cho từng bộ phận trong tổ chức và cho toàn tổ chức. Tổng chi phí mà đơn vị dành cho chăm sóc sức khỏe, lương hưu và các chương trình phúc lợi khác của nhân viên cũng có thể có được một cách trực tiếp từ các HTTT xử lý lương.
Dữ liệu về đặt hàng của khách hàng cũng thường được sử dụng để lên kế hoạch về nguồn nhân lực. Trên cơ sờ các đơn đặt hàng cho những tháng tới hoặc năm tới người ta có thể dễ dàng tính toán được nhu cầu về nhân lực.
Dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức thường bao gồm dữ liệu vê nghề nghiệp, kĩ năng, kinh nghiệm làm việc và các thông tin quan trọng khác trong CSDL. Những dữ liệu này có thể sẽ rất hữu ích cho việc lựa chọn đúng đối tượng nhân lực cho các công việc hoặc dự án.
Rất nhiều các nguồn dữ liệu quan trọng từ bên ngoài có thể được dùng cho HTTT quản lý nhân sự, ví dụ, mức lương trả cho nhân công ở các cơ quan khác hoặc dữ liệu thống kê về nhân lực có thể được sử dụng để xác định mức lương hoặc tiền công cho nhân viên trong tổ chức. Ngoài ra, các hiệp hội và tổ chức lao động khác cũng là những nguồn dữ liệu quan trọng đối với HTTT quản lý nhân lực.
Đầu ra của HTTT quản lý nhân sự bao gồm các báo cáo quản lý như báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, báo cáo tổng hợp về kỹ năng công việc, báo cáo khảo sát về lương. Bằng việc cung cấp các báo cáo quản lý, HTTT quản lý nguồn nhân lực có khả năng gia tăng giá trị cho các sản phẩm và dịch vụ của đơn vị. Trong lĩnh vực dịch vụ chuyển phát nhanh, vào thời điểm nhạy cảm như Noel hay những ngày lễ, việc lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả là hết sức mấu chốt và quan trọng. Các nhà quản lý sẽ dựa trên các báo cáo quản lý nguồn nhân lực để tiến hành phân công, điều phối các lái xe vào công việc chuyển hàng tới tay khách hàng đúng thời hạn. Và như vậy giá trị gia tăng đã tới tay người sử dụng dưới hình thức nhận hàng chuyển phát nhanh đúng hạn.