6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Tổ chức chứngtừ kế toán về KCB BHYT
Xuất phát từ tính ña dạng và luôn vận ñộng của các ñối tượng KCB BHYT, hệ thống chứng từ ñược sử dụng ñể cung cấp thông tin trong công tác KCB BHYT. Như vậy, tổ chức công tác kế toán ban ñầu các ñối tượng hạch toán chính là việc thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của các chủ thể quản lý tại ñơn vị.
Tổ chức chứng từ bao gồm các công việc thiết kế bản chứng từ mẫu 01/BV về KCB BHYT ngoại trú và mẫu 02/BV về KCB BHYT nội trú và xây dựng các giai ñoạn luân chuyển chứng từ. Từ phân tích trên có thể thấy vai trò của tổ chức chứng từ kế toán KCB BHYT ñược xác ñịnh là “khâu công việc quan trọng ñối với toàn bộ quy trình kế toán KCB BHYT, bởi nó cung cấp nguyên liệu ñầu vào - các thông tin ban ñầu về các ñối tượng kế toán KCB BHYT”. Xét theo mục ñích thì tổ chức chứng từ kế toán chính là thiết kế hệ thống thông tin ban ñầu trên hệ thống các loại chứng từ ñược luân chuyển theo một trật tự xác ñịnh nhằm các mục ñích quản lý và thực hiện các giai ñoạn tiếp theo của quá trình hạch toán.
Như vậy nếu như tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán KCB BHYT.
Thứ nhất là về mặt pháp lý, với chức năng “sao chụp” nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với trách nhiệm vật chất của các tổ chức, cá nhân trong việc lập, xác minh, kiểm duyệt và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là căn cứ ñể kiểm tra và giám ñịnh của kế toán KCB BHYT, thanh tra, kiểm toán hoạt ñộng của bệnh viện về KCB BHYT; là căn cứ ñể thanh toán với BHXH. Vì vậy tổ chức tốt chứng từ kế toán về KCB BHYT sẽ nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán KCB BHYT ngay từ giai ñoạn ñầu.
thời, chứng từ là kênh thông tin quan trọng cho lãnh ñạo ñưa ra các quyết ñịnh phù hợp về công tác kế toán KCB BHYT. Do ñó tổ chức tốt chứng từ kế toán về KCB BHYT có tác dụng tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý KCB BHYT. Trên góc ñộ kế toán BHYT, chứng từ là căn cứ ñể ghi sổ kế toán. Do ñó tổ chức tốt chứng từ kế toán tạo ñiều kiện cho ñơn vị mã hoá thông tin và áp dụng CNTT hiện ñại trong công tác kế toán KCB BHYT. Với những ý nghĩa to lớn trên muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán về KCB BHYT trong bệnh viện phải áp dụng thống nhất ñể tăng cường tính pháp lý của chứng từ, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt ñộng, trình ñộ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân ñơn vị ñể xác ñịnh số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp.
Do ñó những nội dung cụ thể của tổ chức chứng từ kế toán khám chữa bệnh ñối tượng có thẻ BHYT trong ñơn vị bệnh viện công lập bao gồm các bước như ñược thể hiện trong dưới ñây:
Sơñồ 1.1. Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán KCB BHYT
- Thứ nhất, xác ñịnh danh mục chứng từ kế toán KCB BHYT. Danh mục chứng từ ñược thiết kế phải ñạt các yêu cầu tính pháp lý, ñầy ñủ và hợp lý khi ñược vận dụng. Trên cơ sở các quy ñịnh, bệnh viện thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán về KCB BHYT… Với những chứng từ kế toán này bệnh viện phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép trên cơ sở ñảm bảo sự thống nhất trong công tác KCB BHYT.
- Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán KCB BHYT. ðây là quá trình sử Tổ chức bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng từ kế toán KCB BHYT Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán về KCB BHYT Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán KCB BHYT Tổ chức lập chứngtừ kế toán theo mẫu KCB BHYT Xác ñịnh danh mục chứng từ kế toán KCB BHYT
dụng các chứng từ về KCB BHYT ñã ñược lựa chọn của bệnh viện và các phương tiện phù hợp ñể ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ. Tùy theo ñiều kiện của bệnh viện chứng từ có thể lập thủ công bằng tay hoặc bằng máy. Tuy nhiên trong thời ñại công nghệ thông tin phát triển và các phương tiện máy móc hiện ñại, các ñơn vị sự nghiệp có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn ñể phản ánh nghiệp vụ kịp thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ về KCB BHYT phát sinh.
- Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán KCB BHYT. ðây là việc xác nhận tính chính xác, ñúng ñắn của các thông tin ghi trên chứng từ kế toán do bộ phận kế toán BHYT kiểm tra. Các yếu tố ñảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ KCB BHYT cần ñược chú ý xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan… Trường hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu các bộ phận có liên quan ñi sửa ñổi, bổ sung cho hợp lý.
- Thứ tư, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán KCB BHYT. Sau khi ñược kiểm tra, các chứng từ kế toán ñược phân loại theo ñối tượng KCB BHYT như ngoại trú hay nội trú… Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế toán KCB BHYT tại bệnh viện.
- Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán. Sau khi ghi sổ kế toán KCB BHYT, chứng từ phải ñược bảo quản tại phòng kế toán ñể phục vụ cho việc kiểm tra, ñối chiếu số liệu khi có yêu cầu của phòng giám ñịnh BHXH. Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ ñược chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà tời gian lưu trữ quy ñịnh có thể khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ ñược phép tiêu hủy theo quy ñịnh.
BHYT, dựa vào ñặc ñiểm hoạt ñộng và yêu cầu quản lý cụ thể, bệnh viện cần tổ chức chứng từ kế toán về KCB BHYT cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình khám chữa bệnh tại bệnh viện.