6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.6. Tổ chức hệ thống sổ kế toán KCB BHYT
Sổ kế toán là phương tiện ñể cập nhật và hệ thống hóa các nghiệp vụ TK 511 TK 342 TK 1111 TK 1121 TK 3111 TK 3311 (1) (2) (3) (4) (5) (6)
kinh tế phát sinh theo từng ñối tượng KCB BHYT. ðối tượng KCB BHYT rất phong phú, ña dạng về ñặc ñiểm KCB và có yêu cầu KCB khác nhau, do ñó ñể phản ánh các ñối tượng kế toán KCB BHYT, sổ kế toán bao gồm nhiều loại khác nhau.. Do ñó, tổ chức hệ thống sổ kế toán KCB BHYT phải ñảm bảo hệ thống hóa ñược toàn bộ thông tin về hoạt ñộng KCB BHYT, tài chính kế toán ñể lập ñược các báo cáo KCB BHYT nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý KCB BHYT. Vì vậy việc tổ chức hệ thống sổ kế toán KCB BHYT ở bệnh viện công lập cần phải ñáp ứng ñược các yêu cầu sau:
- Phải ñảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kế toán KCB BHYT phát sinh ở bệnh viện khi tổ chức hệ thống sổ kế toán KCB BHYT tổng hợp.
- Phải ñảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán KCB BHYT tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết KCB BHYT ñối với các chỉ tiêu KCB và KCB BHYT tổng hợp.
- Phải ñảm bảo quan hệ kiểm tra, ñối chiếu số liệu nhằm ñảm bảo tính chính xác tuyệt ñối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán KCB BHYT.
ðể tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán KCB BHYT nhằm tổng hợp, xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán KCB BHYT nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý KCB BHYT; nhân viên kế toán phải thực hiện việc ghi sổ kế toán trong mối quan hệ giữa các nội dung sau:
Một là, tổ chức sử dụng thông tin thu thập trên hệ thống chứng từ KCB BHYT và tài khoản kế toán KCB BHYT: Chứng từ kế toán KCB BHYT là cơ sở và nguồn số liệu ñể kế toán ghi chép vào các sổ kế toán KCB BHYT tương ứng phù hợp.
Hai là, tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán KCB BHYT theo quy ñịnh của Nhà nước và cơ quan BHXH.
Bệnh viện công lập ñều mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ kế toán KCB BHYT theo quy ñịnh của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế ñộ kế toán HCSN ban hành theo Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và Thông tư số 185/2010/TT-BTC hướng dẫn sửa ñổi, bổ sung Chế ñộ kế toán HCSN. Theo quy ñịnh hiện hành và tùy vào quy mô, ñặc ñiểm hoạt ñộng và trình ñộ của ñội ngũ cán bộ kế toán, bệnh viện công lập có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái - Hình thức kế toán Nhật ký chung - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Ba là, tổ chức ghi sổ kế toán KCB BHYT chi tiết và sổ kế toán KCB BHYT tổng hợp: nhân viên kế toán BHYT căn cứ vào các chứng từ kế toán KCB BHYTñã ñược kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý tiến hành ghi sổ kế toán KCB BHYT chi tiết theo từng ñối tượng KCB, ñặc ñiểm phát sinh các nghiệp vụ kế toán KCB BHYT phục vụ công tác quản trị. Tổng hợp số liệu sổ kế toán KCB BHYT chi tiết, lập các sổ kế toán KCB BHYT tổng hợp theo từng loại, nhóm ñối tượng kế toán KCB BHYT phục vụ cho công tác tổng hợp, phân tích và lập báo cáo kế toán KCB BHYT.
Bốn là, tổ chức cung cấp thông tin từ các sổ kế toán KCB BHYT: Tùy theo yêu cầu quản lý, kế toán BHYT có thể cung cấp thông tin ở những mức ñộ nhất ñịnh cho các nhà quản lý từ khâu tổng hợp ghi sổ kế toán KCB BHYT như về số lượng KCB, sự biến ñộng của giá thuốc, giá viện phí, từng nhóm ñối tượng kế toán KCB BHYT hoặc theo từng loại nghiệp vụ KCB BHYT phục vụ công tác phân tích, ñánh giá thông tin kế toán ñể có những biện pháp ñiều chỉnh trong quản lý và ñiều hành trực tiếp phù hợp.
Tóm lại, sổ kế toán KCB BHYT không chỉ có tác dụng tập hợp số liệu một cách có hệ thống từ các bản chứng từ kế toán KCB BHYT mà quan trọng hơn là giúp cho kế toán BHYT trong việc hệ thống hóa, tổng hợp số liệu KCB, lập báo cáo kế toán KCB BHYT và cung cấp thông tin phục vụ cho nhà quản lý cũng như cơ quan BHXH. Chính vì vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán KCB BHYT khoa học, hợp lý sẽ tạo ra thông tin ñầy ñủ giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chặt chẽñối với công tác KCB BHYT và các hoạt ñộng kế toán khác của bệnh viện, giảm nhẹ lao ñộng kế toán, tăng năng suất lao ñộng kế toán, ñảm bảo cung cấp ñầy ñủ, kịp thời thông tin cho lãnh ñạo về công tác KCB BHYT tại bệnh viện.
1.2.7. Tổ chức hệ thống báo cáo ñối với hoạt ñộng khám chữa bệnh
ñối tượng có thẻ BHYT
Việc lập các báo cáo kế toán ñối với hoạt ñộng KCB BHYT là khâu công việc cuối cùng của một quá trình công tác kế toán KCB BHYT. Số liệu trong báo cáo kế toán mang tính tổng quát, toàn diện tình hình KCB BHYT tại bệnh viện. Như vậy, tổ chức lập báo cáo kế toán KCB BHYT là quá trình cung cấp thông tin một cách ñầy ñủ và trực tiếp cho quản lý cả trong nội bộ bệnh viện và những người bên ngoài có liên quan ñến lợi ích với bệnh viện. Chính vì thế, theo tôi tổ chức lập báo cáo kế toán về KCB BHYT ñược ñầy ñủ, kịp thời, ñúng theo yêu cầu quản lý sẽ giúp cho việc phân tích, ñánh giá tình hình KCB BHYT ñược ñúng ñắn, góp phần làm cho quản lý của ñơn vị ñem lại hiệu quả KCB ngày càng cao:
Thứ nhất, tổ chức hệ thống báo cáo KCB BHYT cung cấp thông tin cho các ñối tượng sử dụng bên ngoài ñơn vị.
Báo cáo KCB BHYT là báo cáo phản ánh số liệu ở mức ñộ tổng hợp, lập theo ñịnh kỳ và cung cấp thông tin không chỉ cho quản lý của bệnh viện mà còn cho các ñối tượng bên ngoài ñơn vị có liên quan ñến lợi ích với bệnh
viện. Các báo cáo này thường là báo cáo bắt buộc, ñược Nhà nước quản lý và cơ quan BHXH ban hành các biểu mẫu thống nhất.
Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán KCB BHYT) và Thủ trưởng ñơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu của báo cáo BHYT. Vì vậy, Kế toán trưởng (hay người phụ trách kế toán) của bệnh viện phải quy ñịnh rõ trách nhiệm của các bộ phận kế toán liên quan trong bộ máy kế toán về việc cung cấp các số liệu, tài liệu, ñảm bảo thời gian và sự chính xác cho việc lập các báo cáo KCB BHYT.
Thứ hai, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán KCB BHYT phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và ñiều hành hoạt ñộng KCB BHYT của bệnh viện.
Báo cáo kế toán KCB BHYT phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và ñiều hành hoạt ñộng KCB BHYT của bệnh viện, phản ánh công tác khám bệnh ñối tượng có thẻ. Bên cạnh ñó thông tin trong các báo cáo kế toán KCB BHYT này có thể giúp cho nhà quản lý ñơn vị có thể ñánh giá ñược tình hình hoạt ñộng, thực trạng tài chính của bệnh viện từ ñó các nhà quản lý bệnh viện có thể ñề ra các giải pháp về KCB BHYT, các quyết ñịnh trong việc tổ chức, ñiều hành hoạt ñộng của bệnh viện một cách kịp thời, phù hợp với sự phát triển của bệnh viện (các quyết ñịnh trong ngắn hạn, các quyết ñịnh trong dài hạn,…). ðồng thời hệ thống báo cáo kế toán KCB BHYT cũng có ý nghĩa trong việc củng cố và nâng cao chất lượng công tác hạch toán kế toán ở các bộ phận của bệnh viện. Báo cáo kế toán KCB BHYT phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ và ñiều hành hoạt ñộng của bệnh viện thường ñược lập không theo những quy ñịnh bắt buộc của Nhà nước, mỗi ñơn vị tùy theo những ñặc ñiểm và yêu cầu thông tin ñể tổ chức lập báo cáo này cho phù hợp.
Thứ ba, Nội dung các chỉ tiêu báo cáo KCB BHYT phải rõ ràng, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin, báo cáo BHYT phải rõ ràng, chính xác và nộp ñúng hạn theo quy ñịnh của BHXH. Nội dung thông tin
cung cấp phải phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của bệnh viện.
Căn cứ các ñiều khoản ghi trong hợp ñồng khám bệnh, chữa bệnh BHYT ñược ký hằng năm, hóa ñơn chứng từ theo quy ñịnh của Bộ Tài chính, cơ quan BHXH thanh, quyết toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh BHYT với bệnh viện khi bệnh kế toán BHYT nộp các mẫu báo cáo theo quy ñịnh sau:
•Mẫu số C79a- HD: Báo cáo danh sách bệnh nhân KCB BHYT ñiều trị ngoại trú.
•Mẫu số C80a- HD: Báo cáo danh sách bệnh nhân KCB BHYT ñiều trị nội trú.
•Mẫu số19/BHYT: Báo cáo tổng hợp vật tư y tế ñược quỹ BHYT thanh toán riêng sử dụng cho bệnh nhân BHYT ñiều trị ngoại trú, nội trú.
•Mẫu số 20/BHYT: Báo cáo tổng hợp thuốc sử dụng cho người bệnh BHYT ñiều trị ngoại trú, nội trú.
•Mẫu số 21/BHYT: Báo cáo tổng hợp dịch vụ kỹ thuật sử dụng cho người bệnh BHYT ñiều trị ngoại trú, nội trú.
Tóm lại, ñể thông tin báo cáo kế toán KCB BHYT trở thành thông tin hữu ích, giúp các ñối tượng sử dụng thông tin ñánh giá ñúng thực trạng và ñề ra các quyết ñịnh quản lý tài chính ñúng ñắn, việc lập báo cáo kế toán KCB BHYT ở bệnh viện cần phải ñảm bảo các yêu cầu sau:
1.2.8. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán KCB BHYT
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán KCB BHYT là một nội dung của tổ chức công tác kế toán trong các bệnh viện nhằm ñảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan, ñáng tin cậy của thông tin kế toán; kiểm tra việc tổ chức chỉ ñạo công tác kế toán trong ñơn vị; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, ñặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng; kiểm tra kết quả công tác kế toán trong mối quan hệ ñối chiếu với các bộ phận liên quan trong ñơn vị,… Tổ chức kiểm tra kế toán ñược tiến hành kịp thời
ñược coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong công tác kế toán ñảm bảo tuân thủ ñúng các qui ñịnh của pháp luật và ñược thể hiện tại Khoản 10, ñiều 4, Luật Kế toán “Kiểm tra kế toán là xem xét ñánh giá việc thực thi pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán”.
Bằng việc ñánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và ñưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục, bệnh viện có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác kế toán KCB BHYT tại bệnh viện.
Như vậy, nhiệm vụ của công tác kiểm tra kế toán KCB BHYT trong các bệnh viện bao gồm:
Thứ nhất, kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ KCB BHYT phát sinh; tính hiệu quả của các hoạt ñộng KCB tại bệnh viện, của công tác tổ chức và ñiều hành hoạt ñộng thực hiện nhiệm vụ ñược giao và các hoạt ñộng khác.
Thứ hai, kiểm tra, kiểm soát chất lượng và ñộ tin cậy của các thông tin kinh tế tài chính của bệnh viện ñược cung cấp qua báo cáo tài chính và các báo cáo KCB BHYT.
Thứ ba, kiểm tra sự tuân thủ các cơ chế về KCB BHYT, các chế ñộ chính sách của Nhà nước và của BHYT và các quỹ tại BV. Kiểm tra và ñánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong việc thực hiện các nhiệm vụ ñược giao tại BV.
ðể thực hiện những nhiệm vụ trên, tổ chức kiểm tra kế toán ở BVcần tuân thủ theo các nội dung sau:
Một là, kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kế toán, gồm: Kiểm tra về chứng từ kế toán KCB BHYT; kiểm tra về tài khoản KCB BHYT và sổ kế toán KCB BHYT, tổ chức bảo quản, thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán KCB BHYT.
- Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy, việc phân công phân nhiệm trong bộ máy xem có phù hợp với nhiệm vụ kế toán của bệnh viện, cán bộ kế toán có ñảm bảo tiêu chuẩn quy ñịnh và yêu cầu công tác của chức trách, nhiệm vụ bộ máy kế toán.
- Kiểm tra mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức kế toán và quan hệ giữa tổ chức kế toán với các bộ phận chức năng khác trong ñơn vị sự nghiệp công lập có chặt chẽ và ñảm bảo cho công tác kế toán thực hiện yêu cầu chính xác, ñầy ñủ và kịp thời.
- Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của cán bộ kế toán nói chung và Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) nói riêng.
Ba là, kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt ñộng nghề nghiệp kế toán, gồm: Kiểm tra thực hiện các tiêu chuẩn ñiều kiện cho người hành nghề kế toán; kiểm tra cấp và thu hồi chứng chỉ hành nghề kế toán.
Những công việc kiểm tra trên có thể tiến hành một cách toàn diện hay theo từng chuyên ñề, kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch hay kiểm tra bất thường, ñột xuất, có thể do do các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoặc do nhân viên kế toán kiêm nhiệm hoặc bộ phận kiểm tra chuyên trách thực hiện theo chỉ ñạo của Thủ trưởng ñơn vị và Kế toán trưởng.
1.2.9. Tổ chức bộ máy kế toán KCB BHYT
Tổ chức bộ máy kế toán cần ñược hiểu như là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán, thông tin ñược trang bị ñể thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý ñến khâu tổng hợp, phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt ñộng của ñơn vị, phục vụ công tác quản lý. Do ñó, tổ chức bộ máy kế toán KCB BHYT là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở bệnh viện công lập về KCB BHYT, bởi suy cho cùng thì chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trực
tiếp vào trình ñộ, khả năng thành thạo, ñạo ñức nghề nghiệp và sự phân công, phân nhiệm hợp lý các nhân viên trong bộ máy kế toán.
Như vậy, ñể tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán), vào ñặc ñiểm tổ chức và quy mô hoạt ñộng của ñơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức ñộ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu, trình ñộ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
Hiện nay, các bệnh viện công lập về KCB BHYT có thể tổ chức bộ máy kế toán theo các hình thức sau:
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp. ðơn vị kế toán ñộc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm ñể thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, kế toán KCB BHYT và kế toán phân tích kinh tế các hoạt ñộng. Trường hợp ñơn vị kế toán có các ñơn vị trực thuộc thì không có tổ chức kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập chứng từ, hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban ñầu các nghiệp vụ kinh