Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Đánh giá chung về công tác kiểm soát nội bộ tại chi nhánh
4.3.2. Những tồn tại và hạn chế tại chi nhánh
Trước hết vì quy trình kiểm soát hoạt động cho vay là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác kiểm soát nói chung nên nó cũng mắc phải những hạn chế mà tác giả đã trình bày ở trên. Bên cạnh đó là những hạn chế cụ thể trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay tại chi nhánh như sau:
-Công tác phân công, phân nhiệm trong quy trình cho vay và quản lý cho vay chưa chặt chẽ, thiếu tính kiểm soát. Việc cán bộ tín dụng vừa làm công tác thẩm định, đồng thời trực tiếp cho vay đã ảnh hưởng ít nhiều đến công tác thẩm định, nhât là đối với những khoản vay lớn, làm tăng nguy cơ xảy ra rủi ro đạo đức ở cán bộ tín dụng.
Bên cạnh đó, tại Chi nhánh Thuận Thành bộ phận thẩm định độc lập lại thuộc Phòng kế hoạch kinh doanh nên những ý kiến đề xuất trong báo cáo thẩm định đối với những món vay do Phòng kế hoạch kinh doanh đưa sang dễ bị chi phối, còn mang tính nể nang hoặc hình thức dẫn đến hiệu quả của bộ phận thẩm định độc lập còn hạn chế.
Trong quy trình giải ngân, ở mỗi khâu đều phải qua phê duyệt của lãnh đạo, vì vậy lãnh đạo phải thường xuyên ngồi tại bàn làm việc để phê duyệt. Tuy nhiên, trong trường hợp lãnh đạo vì một lý do nào đó không thể có mặt tại bàn làm việc để trực tiếp phê duyệt kiểm soát, thường dễ dẫn đến tình trạng giao user, password của mình cho cán bộ CBTD trực tiếp thực hiện phê duyệt. Điều này đễ dẫn đến trường hợp: CBTD nhập thông tin trên máy không đúng với thực tế trên bộ hồ sơ vay vốn đã được lãnh đạo phê duyệt nhưng không được kiểm soát lại; hoặc CBTD lợi dụng user, password được lãnh đạo giao để tự phê duyệt hồ sơ vay sai quy định dẫn đến rủi ro. Cũng có trường hợp, giữa CBTD và lãnh đạo có sự thông đồng, nhập thông tin trên máy không đúng với thực tế trên bộ hồ sơ vay vốn đã được phê duyệt nhập sai thông tin: đơn xin vay có tài sản bảo đảm nhưng đăng ký trên máy thì nhập không bảo đảm bằng tài sản; định kỳ hạn trả nợ gốc, lãi trên hồ sơ trả theo tháng, quý nhưng trên máy là trả theo năm (12 tháng)...
- Còn tồn tại suy nghĩ kiểm soát là kiểm tra lại, nên kiểm soát viên có phần lơ là, chưa đánh giá rủi ro một cách đầy đủ. Trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay, kiểm soát viên chỉ chú trong vào các rủi ro pháp lý, rủi ro hoạt động mà chưa đề cấp đến những rủi ro về vốn khả dụng, rủi ro về giá cả thị trường.
- Trong bộ hồ sơ vay, với công tác thẩm định khoản vay là vô cùng quan trong thì chỉ có một nhân viên thẩm định khoản vay đó, điều này có thể xảy ra các sai sót vì kiểm soát viên đó sẽ không đánh giá hết được các rủi ro có thể xảy ra bên cạnh đó là tâm lý khách hàng thường cho rằng: trình bày phương án vay
vốn chỉ là hình thức nên họ chỉ làm cho hoàn chỉnh bộ hồ sơ vay vốn, điều này gấy rất nhiều khó khăn cho kiểm soát viên trong việc đánh giá chính xác .
- Thiếu thông tin chính xác về khách hàng vay vốn ,với những thông tin mà khách hàng cung cấp thì được cho là thiếu trung thực, thiếu khách quan. Nhằm hạn chế rủi ro rủi ro thì đòi hỏi nguồn thông tin mà khách hàng cung cấp phải được kiểm chứng. Quá trình kiểm chứng thông tin tốn rất nhiều thời gian và chi phí của ngân hàng mà đôi khi còn gặp những khó khăn khi tìm hiểu nên có thể bị bỏ qua hoặc không được đánh giá đúng mức. Điều này có thể gây ra khăn năng không thu hồi được nợ vì phẩm chất người đi vay cũng là một yếu tố quan trọng khi đưa ra quyết định cho vay hay không .
- Sau khi ký kết hợp đồng vay vốn, ngân hàng chỉ theo dõi hoạt động của khách hàng thông qua các giấy tờ như báo cáo tài chính, báo cáo tiến độ… chứ ít khi đi vào thực tế để kiểm tra và theo dõi dẫn đến không nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng, khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích ….khi có vấn đề bất thường xảy ra không kịp thời ngăn chặn và xử lý.
- Do trong quy trình kiểm soát hoạt động cho vay, với số lượng khách hàng đa dạng, nên mục đích vay vốn, dự án vay cũng đa dạng, mà năng lực của kiểm soát viên còn hạn chế cùng với lượng công việc mà họ thực hiện là khá nhiều từ kiểm soát quy trình cho vay, cho tới đánh giá tài sản đảm bảo tới quy trình hạch toán chứng từ, công thêm với tính cạnh tranh giữa các ngân hàng nên công tác kiểm soát phải thực hiện trong thời gian nhất định, sẽ gây ra những sai phạm khi thực hiện quy trình kiểm soát
- Các cuộc tự kiểm tra nội bộ chưa đạt hiệu quả cao do chưa có phòng kiểm toán, kiểm soát nội bộ riêng mà nhân viên kiểm tra nội bộ vẫn trực thuộc các phòng ban nên kết quả kiểm tra chưa được độc lập, minh bạch, phạm vi kiểm tra cũng bị hạn chế
+ Phương pháp kiểm tra, KSNB tại Chi nhánh vẫn chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra trực tiếp bộ hồ sơ cho vay. Chưa có phương pháp kiểm tra, giám sát từ xa để phát hiện và cảnh báo rủi ro về thông tin tín dụng cho các Chi nhánh trực thuộc để hạn chế các rủi ro có thể xảy ra.
+ Việc kiểm tra phụ thuộc nhiều vào đề cương, phiếu giao việc của Giám đốc nên nhân viên chưa thực sự chủ động trong công việc.
+ Việc kiểm tra chỉ mới chú trọng vào sự đầy đủ của bộ hồ sơ cho vay. Chưa kiểm tra, giám sát đối việc quản lý dòng tiền từ ngân hàng đến KH, đảm bảo KH sử dụng vốn vay đúng mục đích đã cam kết.
+ Những sai sót phát hiện qua tự kiểm tra của các Chi nhánh thường chỉ tập trung nhiều vào tính đầy đủ của bộ hồ sơ theo quy định, ít phát hiện sai sót trong nhóm KH có liên quan và khách hàng vay nhiều Chi nhánh... là những tiềm ẩn nhiều rủi ro.
- Hệ thống KSNB hoạt động cho vay tại chi nhánh có hoạt động nhưng vẫn còn những sai sót, rủi ro xảy ra. Tần suất hoạt động của HTKSNB chưa cao, quá trình kiểm soát, kiểm tra tình hình khách hàng sau khi cho vay là rất quan trọng nhưng cán bộ tín dụng lại ít tiến hành theo dõi khách hàng nên không nắm bắt được tình hình tài chính của khách hàng nên khi xảy ra rủi ro nợ quá hạn mới tìm cách khắc phục