vay tại ngân hàng NN&PTNN - chi nhánh huyện Thuận Thành, Bắc Ninh
Thứ 1: Tuân thủ đầy đủ nguyên tắc phân chia trách nhiệm trong quy trình xét duyệt cho vay
Quy trình xét duyệt cho vay là một trong những thủ tục kiểm soát quan trọng. Một quy trình chặt chẽ sẽ góp phần hạn chế rủi ro tín dụng. Hiện tại, CBTD vừa thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ KH, vừa thẩm định và quản lý khoản vay. Điều này chưa đảm bảo tính kiểm tra, ảnh hưởng đến chất lượng tín dụng.
Để đảm bảo tính kiểm soát và khách quan trong quá trình giải quyết cho vay, cần tách biệt chức năng tiếp nhận hồ sơ và thâm định hồ sơ vay vốn. Phòng Kế hoạch kinh doanh tại Chi nhánh cần thành lập hai bộ phận riêng biệt: bộ phận cho vay và bộ phận tiếp nhận, thu nợ và quản lý khoản vay.
Đối với bộ phận thẩm định độc lập, nên tách bạch bộ phận thẩm định độc lập ra khỏi Phòng Kế hoạch kinh doanh để đảm bảo tính minh bạch trong việc thẩm định nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác thẩm định, phê duyệt cho vay. Có thể áp dụng theo mô hình sau (Sơ đồ 4.3):
Sơ đồ 4.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tín dụng
Nguồn: phòng KHKD Agribank Chi nhánh Thuận Thành, Bắc Ninh
Thứ 2: Khai thác có hiệu quả thông tin trong hoạt động tín dụng
Tại Chi nhánh cần tăng cường cập nhật, khai thác thông tin thường xuyên nhằm phục vụ hoạt động tín dụng và kiểm soát nội bộ. Việc thu thập, khai thác thông tin có thể thực hiện như sau:
Thông tin khách hàng phải đảm bảo đầy đủ và chính xác:
- Giai đoạn xét duyệt cho vay: CBTD và cán bộ thẩm định phải nắm được những thông tin tài chính như số dư tiền mặt, số dư tiền gửi ngân hàng, tình hình công nợ, khả năng trả nợ cũng như các thông tin phi tài chính như môi trường kinh doanh, phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư, tình hình giao dịch, uy tín với ngân hàng để ra quyết định cho vay.
- Giai đoạn giải ngân: Trong giai đoạn giải ngân cần có thông tin về mục đích sử dụng vốn vay, thông tin này được thể hiện trên nội dung chứng từ nhận tiền vay. Chứng từ chứng minh mục đích sử dụng tiền vay như hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, hợp đồng giao nhận.
- Giai đoạn sau khi cho vay: CBTD cần thu thập thông tin về tình hình sử dụng vốn vay, tình hình thực hiện dự án, phương án vay vốn, tình hình tài chính thông qua báo cáo của KH, xem xét thực tế tài sản bảo đảm và có đánh giá sau khi kiểm tra và tìm kiếm từ các nguồn thông tin khác.
+ Kiểm tra, xác minh và xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời, phù hợp với yêu cầu của KSNB hoạt động tín dụng:
Trên cơ sở những thông tin thu thập được, cần phân tích cân thận để có quyết định chính xác, tránh để xảy ra rủi ro.
Định kỳ, CBTD và cán bộ thẩm định có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thông tin về KH và môi trường kinh doanh của KH vừa để phục vụ cho công tác thẩm định đồng thời cung cấp cho bộ phận có liên quan trong hoạt động tín dụng.
+ Lưu trữ, bảo quản thông tin một cách an toàn và khoa học:
Việc lưu trữ, bảo quản thông tin giúp cho Chi nhánh có một lượng thông tin đầy đủ, kịp thời, giảm chi phí trong công tác thu thập và xử lý thông tin KH vay vốn.
Thứ 3: Đổi mới quy trình kiểm tra sau khi cho vay
Đổi mới quy trình kiểm tra sau khi cho vay
Dưới hình thức nào đi nữa thì việc theo dõi khoản tín dụng đã cấp là cần thiết. Tại Chi nhánh, việc kiểm tra sau khi cho vay được giao cho chính cán bộ tín dụng đã cho vay thực hiện, như vậy là không khách quan, thiếu hiệu quả. Do đó, Chi nhánh cần có một số đổi mới trong quy trình kiểm tra sau cho vay như sau:
- Đối với khoản vay lớn, sau khi cho vay, tối đa là 30 ngày, cần phải cử một cán bộ khác đi kiểm tra.
- Tổ chức kiểm tra chéo định kỳ giữa các cán bộ tín dụng với nhau. - Chú trọng công tác tiếp cận, thu thập thông tin của KH sau cho vay để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động KH, khả năng tài chính, hiện trạng tài sản đảm bảo KH sử dụng vốn vay đúng mục đích, đồng thời có các biện pháp kịp thời trong trường hợp phát KH sử dụng vốn sai mục đích, làm ăn thua lỗ hoặc có dâu hiệu tẩu tán tài sản.
Thường xuyên kiểm tra tài sản bảo đảm tiền vay
Ngoài việc thực hiện kiểm tra sau khi cho vay, cần lưu ý đến việc thường xuyên kiểm tra tài sản bảo đảm tiền vay. Đây là một trong những yêu cầu để hạn chế rủi ro về hoạt động tín dụng khi phải xử lý tài sản để thu hồi nợ. Có thể thực hiện như sau:
- Đối với TSBĐ là bất động sản, định kỳ hàng năm Chi nhánh căn cứ vào Bảng giá đât do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành; kết hợp với tham khảo giá cả của thị trường, có tính đến lợi thế thương mại để làm cơ sở xác định giá trị TSBĐ. Khi kiểm tra lại kết quả định giá, CBTD sẽ áp giá cho từng bất động sản sau khi đối chiếu với giây tờ về sở hữu, vị trí, diện tích.
Để có thể xác định CBTD có kiểm tra thực tế tài sản, mỗi lần đi thâm định cán bộ trực tiếp thâm định và chủ sở hữu tài sản ký xác nhận về thời gian và nội dung đã thâm định.
- Đối với TSBĐ là động sản (máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.), cần quy định đối với cán bộ đi thẩm định phải chụp hình hiện trạng, mô tả tình trạng hoạt động của tài sản và thu thập các chứng từ có liên quan. Trong trường hợp Chi nhánh phát hiện tài sản được thế chấp, cầm cố sau đó có sự khác biệt so với mô tả ban đầu, cán bộ trực tiếp thẩm định phải chịu trách nhiệm nếu có sai sót.
Cán bộ thẩm định tài sản phải có trách nhiệm xác minh đầy đủ tính chất pháp lý về người vay và TSBĐ. Trong trường hợp đặc biệt, cần tư vấn luật sư hoặc các chuyên gia pháp lý.
Khi cho vay cần dựa trên các tài sản có độ an toàn cao, không nâng mức cho vay cao đối với tất cả các loại tài sản bảo đảm, nhất là các tài sản dễ giảm sút giá trị, rủi ro thanh khoản cao.
Giám đốc Chi nhánh cần quy định về việc tái kiểm tra, đánh giá lại định kỳ về TSBĐ và quy định lại mức cho vay trên TSBĐ nếu thấy cần thiết.
Thứ 4: Nâng cao vai trò kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Cơ cấu lại mô hình tổ chức
Về cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm tra KSNB hiện nay: Phòng Kiểm tra, KSNB vẫn là một bộ phận của Agribank chi nhánh huyện Thuận Thành, Bắc Ninh, do đó chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo chi nhánh, chỉ chịu sự điều hành của Ban Kiểm tra, KSNB về mặt chuyên môn. Mọi hoạt động về tổ chức, đoàn thể và quyền lợi đều gắn liền với Chi nhánh do đó không đảm bảo nguyên tắc độc lập, ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác KSNB.
Vì vậy, để tạo ra tính độc lập đồng thời cũng là để nâng cao được hiệu quả của công tác kiểm tra KSNB nói chung và KSNB đối với hoạt động tín dụng nói riêng cần có sự thay đổi lại cơ cấu tổ chức hệ thống kiểm tra, KSNB trong cả hệ thống Agribank để đảm bảo tính độc lập, khách quan cho hoạt động KSNB.
Áp dụng theo mô hình Bộ phận kiểm tra, KSNB chuyên trách, lực lượng cán bộ làm công tác kiểm tra, KSNB bố trí tập trung về Phòng Kiểm tra, KSNB tại Văn phòng đại diện đóng tại khu vực, mọi quyền lợi như lương, thưởng và chế độ được thanh toán tại Văn phòng đại diện đảm bảo tính chuyên môn hóa trong nghiệp vụ và tính độc lập trong công việc.
Sơ đồ 4.5. Bộ máy kiểm soát nội bộ tai Tru sở chính, Văn phòng đai diện và Chi nhánh
Ngoài ra, số lượng cán bộ thực hiện công tác KSNB được định biên tối thiểu từ 04-05 cán bộ và được phân công kiểm soát đối với địa bàn cụ thể. Cần kết hợp với việc luân chuyển CBTD, kiểm tra viên định kỳ giữa các chi nhánh phụ thuộc. Ưu điểm của việc luân chuyển cán bộ này là có thể ngăn ngừa gian lận hơn do có sự kiểm soát lẫn nhau, giữa người làm trước và người làm sau giúp phát hiện và khắc phục hậu quả của gian lận.
Hoàn thiện môi trường pháp lý
- Để công tác kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và thông suốt cần phải có hành lang pháp lý hữu hiệu. Bao gồm các văn bản của NHNN, của Luật tổ chức tín dụng và của Agribank hướng dẫn thực hiện hoạt động kiểm tra, KSNB. Hiện nay, hệ thống văn bản pháp quy điều chỉnh hoạt động này còn nhiều bât cập, chưa thống nhât. Cơ quan nhà nước cần xây dựng hành lang pháp lý thống nhât, làm cơ sở chung cho các NHTM làm căn cứ thực hiện.
- Riêng Agribank cần hoàn thiện các quy định về quy trình câp tín dụng, xử lý các khoản vay quá hạn với việc quy định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm của những người tham gia quy trình làm cơ sở kiểm tra.
Tăng cường KSNB hoạt động tín dụng
- Agribank Chi nhánh Thuận Thành, Bắc Ninh cần phải kiểm tra thường xuyên hoạt động tín dụng của chi nhánh. Đây là hoạt động chủ yếu, thường xuyên của hoạt động kiểm tra, KSNB được thực hiện theo quy định của Agribank.
- Công tác kiểm tra phải thực hiện thường xuyên, tập trung vào những KH có nợ xấu, kiểm tra những ngành nghề đang tiềm ẩn nguy cơ rủi ro để có biện pháp xử lý kịp thời.
- Định kỳ, phòng Kế hoạch kinh doanh phối hợp với các phòng kiểm soát thành lập các đoàn kiểm tra và sẽ kiểm tra, kiểm soát phải bám vào nhiệm vụ kinh doanh của ngành, chấp hành tuân thủ thể lệ, chế độ của ngành. Thông qua đó có thể phát hiện sai trái với luật, cơ chế nhằm giúp CBTD tiếp tục chấn chỉnh, củng cố tính pháp lý của hồ sơ tín dụng, đồng thời xử lý những CBTD vi phạm nguyên tắc, chế độ quy định nhằm nâng cao trách nhiệm người CBTD nói riêng và cán bộ ngân hàng nói chung.
Thứ 5: Hoàn thiện phương pháp kiểm tra, ứng dụng công nghệ thông tin và đẩy mạnh công tác sau kiểm tra
Kết hợp hiệu quả giữa phương pháp kiểm tra chi tiết và ứng dụng công nghệ thông tin qua phương pháp kiểm tra hệ thống
Theo xu hướng hiện nay của các NHTM thì KSNB đang chuyển từ phương pháp kiểm tra cơ bản sang kiểm tra hệ thống, bằng cách này ngân hàng sẽ mất ít chi phí cho cuộc kiểm tra hơn, thời gian công sức bỏ ra ít hơn mà hiệu quả cũng cao hơn nhiều so với kiểm toán cơ bản và quan trọng hơn là sẽ có cái nhìn tổng thể về hoạt động của Ngân hàng. Từ đó ngân hàng có thể đưa ra được kết luận chính xác về những sai phạm trọng yếu và các kiến nghị cần thiết.
Phương pháp kiểm tra tín dụng hiện nay tại Agriabnk các chi nhánh chủ yếu là kiểm tra tại chỗ theo định kỳ hoặc đột xuất để thu thập thông tin, việc này rất lãng phí thời gian, tiền của. Cách thức và phương pháp kiểm tra tín dụng chưa phù hợp với chương trình giao dịch trên IPCAS. Do đó, để đảm bảo đúng chức năng giám sát từ xa và kiểm soát hoạt động tín dụng trên giao dịch của hệ thống giao dịch và hồ sơ, đáp ứng yêu cầu KSNB của ngân hàng hiện đại, đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí, chất lượng của công tác kiểm tra đòi hỏi phải tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động KTKSNB tín dụng. Với các biện pháp cụ thể như sau:
- Đối với công tác giám sát hoạt động tín dụng: Thông qua vấn tin các giao dịch trên hệ thống IPCAS để kiểm tra, giám sát hoạt động tín dụng của các chi nhánh: Hiện nay, tuy chưa có phần mềm tin học hỗ trợ cho kiểm tra, kiểm soát trên chương trình giao dịch IPCAS nhưng tất cả cán bộ kiểm tra, kiểm soát
đều đã được trang cấp user để truy cập vấn tin trên chương trình giao dịch IPCAS. Cán bộ kiểm tra, kiểm soát có thể ứng dụng vấn tin để giám sát hoạt động tín dụng từ xa, từ đó cảnh báo sớm về các khoản vay có vân đề và rủi ro tín dụng thông qua việc theo dõi định kỳ các chỉ tiêu hoạt động kinh doanh:
+ Tăng trưởng nguồn vốn so với kế hoạch, cơ cấu nguồn vốn + Tăng trưởng dư nợ so với kế hoach, cơ câu dư nợ
+ Tỷ lệ sử dụng vốn so với nguồn vốn huy động
+ Tỷ lệ nợ xấu: phân theo từng nhóm: từ 1-3%, từ 3 - 5 %, từ 5-10%, trên 10%.
- Chỉnh sửa phương pháp kiểm tra tín dụng theo hướng:
+ Trên cơ sở theo dõi định kỳ (hằng tuần/tháng), nếu có diễn biến bất thường hoặc vượt mức chỉ tiêu kế hoạch, có tỷ lệ nợ xấu cao (trên 5%), số tuyệt đối nợ xấu tăng cao thì đề xuất lãnh đạo kế hoạch kiểm tra, xây dựng đề cương kiểm tra, quyết định kiểm tra.
+ Chuần bị số liệu trước khi thực hiện kiểm tra:
- Xuất toàn bộ các dữ liệu sao kê dư nợ ra trên nền Exell
- Sắp xếp các dữ liệu theo từng nhóm: cho vay doanh nghiệp, cho vay hộ sản xuất cá nhân, cho vay đời sống, cầm cố giấy tờ có giá...
- Đối với từng KH có nhiều khoản vay: sắp xếp theo thời hạn cho vay: ngắn hạn, trung hạn, dài hạn
- Lọc ra những món vay theo từng nhóm nợ, nợ xấu cao, nợ nhóm 5. - Lọc ra những món vay có lãi chưa thu từ 6 tháng trở lên (đối với cho vay ngắn hạn) và lãi chưa thu từ 12 tháng trở lên (đối với cho vay trung hạn). Xác định những món vay đã quá hạn trả lãi.
Xác định trọng tâm những khoản cho vay cần được kiểm tra: + Kiểm tra khoản vay thuộc nhóm nợ xấu
+ Kiểm tra hồ sơ khoản vay có lãi chưa thu cao
+ Kiểm tra theo quy mô dư nợ của KH, của khoản vay + Kiểm tra theo nội dung khoản vay
Ngoài ra, cần phải phối hợp các phương pháp kiểm tra một cách khoa học để vừa đảm bảo tính tổng quát đối với tất cả các hồ sơ tín dụng mà vẫn nhấn mạnh, tập trung vào các điểm cần chú ý, những điểm trọng yếu có thể gây thiệt hại cho Ngân hàng.
Trên cơ sở xác định những khoản cho vay cần được kiểm tra, yêu cầu cung cấp hồ sơ và thực hiện kiểm tra.
Cải tiến cách thức và phương pháp kiểm tra tín dụng phù hợp với chương trình giao dịch IPCAS:
- Về cách thức kiểm tra:
Hoạt động KSNB phải bao trùm lên mọi hoạt động kinh doanh của ngân hàng, đồng thời có lưu ý đến quy mô và mức độ rủi ro của mỗi hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần xây dựng kế hoạch KSNB cả trong ngắn hạn và dài hạn.
Riêng đối với nghiệp vụ tín dụng, là hoạt động chứa đựng nhiều rủi ro nhất đòi hỏi hoạt động KSNB phải định hướng vào rủi ro để có thể ngăn ngừa, phát hiện sớm. Kế hoạch kiểm tra, kiểm soát đối với mảng hoạt động này phải chi tiết cụ thể không chỉ hàng năm mà phải ở mức độ hàng quý, hàng tháng. Đặc biệt, việc kiểm tra hoạt động tín dụng không nên chỉ áp dụng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm hiện tại mà phải xem xét cả những nghiệp vụ phát sinh trước đó. Như vậy, KSNB mới có thể phát hiện kịp thời những sai sót, gian