6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Các hoạt động logistics cơ bản có ảnh hƣởng đến hiệu quả hoạt
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Logistics cho phép kết nối tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp từ khâu đầu đặt hàng nguyên phụ liệu tới khâu nhận nguyên phụ liệu, sản xuất, đóng gói, phân phối tới tận tay ngƣời tiêu d ng thành một chuỗi nối kết liên hệ chặt chẽ với nhau, đƣợc tắnh toán tối ƣu hóa trong từng khâu, công đoạn và đặc biệt là toàn bộ chuỗi logistics. Logistics của doanh nghiệp bao gồm các hoạt động chắnh nhƣ sau:
- Vận chuyển vật tư kỹ thuật và sản phẩm sản xuất
chuyển thực tế của vật tƣ kỹ thuật về doanh nghiệp và sản phẩm sản xuất ra tới nơi tiêu thụ. Hoạt động vận chuyển có thể đƣợc thực hiện bằng nhiều phƣơng thức khác nhau nhƣ bằng đƣờng bộ, đƣờng sắt, đƣờng hàng không, đƣờng thủy, đƣờng ốngẦ T y thuộc vào điều kiện, khoảng cách địa lý của điểm xuất phát và điểm đến, thời gian, chất lƣợng, chi phắ dịch vụẦ mà có thể đƣa ra phƣơng án tối ƣu cho phƣơng thức và phƣơng tiện vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đƣợc chuyển tới đắch an toàn, đúng thời gian, đúng địa điểm, giảm thiểu chi phắ. Các hoạt động logistics vận chuyển chủ yếu đó là: (i) chọn phƣơng thức và dịch vụ vận chuyển, (ii) bốc xếp hàng hóa, lên lịch trình xe, (iv) xử lý sự cố, (v) đánh giá hệ thống vận chuyển.
Hoạt động vận chuyển là hoạt động chủ yếu trong chuỗi cung ứng, chiếm một tỷ trọng chi phắ lớn, luôn giữ vai trò quan trọng và ảnh hƣởng trực tiếp trong việc ra quyết định trong quản lý, từ các quyết định có tắnh chiến lƣợc đến các quyết định hàng ngày. Việc ra quyết định trong quản lý ngày càng phụ thuộc vào hoạt động vận chuyển và yếu tố JIT (đúng thời gian và địa điểm) trở thành tiêu chắ xem xét cho cả hoạt động sản xuất và phân phối. Trong thực tế vận hành hệ thống logistics, hoạt động vận chuyển luôn là hoạt động chiếm tỷ trọng lớn cả về thời gian và chi phắ [5].
Cung ứng vật tư trong doanh nghiệp
Hoạt động quản lý cung ứng vật tƣ là một quá trình theo dõi, giám sát vận hành các hoạt động liên quan đến dòng lƣu chuyển của vật tƣ đƣa vào, lƣu giữ và đƣa ra khỏi chuỗi cung ứng nhằm tối ƣu hóa, bảo toàn, hạn chế thất thoát và tránh những tình huống đình trệ không cần thiết. Cung ứng vật tƣ tuy là hoạt động bổ trợ nhƣng lại có khả năng kiểm soát đƣợc đầu vào nên có ý nghĩa sống còn với hoạt động sản xuất. Cung ứng vật tƣ là các hoạt động cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào, thiết bị, phụ tùng thay thế. Hoạt động chắnh của cung ứng vật tƣ gồm: (i) mua sắm - cung ứng vật tƣ, (ii) lƣu giữ các
dữ liệu, (iii) quản lý kho hàng, (iv) tìm chọn nhà cung cấp mới, (v) hợp lý hóa các luồng vật tƣ.
- Mua sắm và thuê dịch vụ
Hoạt động mua sắm và thuê dịch vụ nhằm đáp ứng các nhu cầu mua bán phát sinh từ các chức năng sản xuất hoặc các chức năng khác trong chuỗi cung ứng. Hoạt động mua sắm và thuê dịch vụ sẽ tạo nên những mối liên kết giữa doanh nghiệp với thị trƣờng, phát triển và quản lý các quan hệ với các nhà cung cấp. Hai nhóm hàng hóa chắnh thƣờng đƣợc mua sắm đó là các vật tƣ trực tiếp phục vụ sản xuất và vật tƣ gián tiếp phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh các hoạt động mua sắm các vật tƣ, hàng hóa cụ thể, hoạt động mua sắm còn bao gồm cả việc mua sắm các dịch vụ bên ngoài hay còn đƣợc gọi là dịch vụ thuê ngoài. Thuê ngoài dịch vụ ngày càng trở nên phổ biến bởi việc sử dụng các dịch vụ thuê ngoài đem lại nhiều lợi ắch cho doanh nghiệp qua việc chuyên môn hóa công việc, chia sẻ rủi ro và khai thác lợi ắch gia tăng [6]
- Quản lý dự trữ trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch dự trữ giúp các nhà sản xuất xác định đƣợc lƣợng dự trữ tối ƣu, ph hợp nhất. Lƣợng dự trữ hàng hóa này sẽ giúp nhà sản xuất duy trì đƣợc khả năng đáp ứng ngay các yêu cầu của khách hàng. Hoạt động này bao gồm nhiều hoạt động nhƣ dự báo lƣợng dự trữ, cân đối các yêu cầu đặt hàng, điều chỉnh các dịch vụ, sắp xếp, cân đối lƣợng dự trữ phù hợp. Hoạt động của logistics trong quản lý dự trữ bao gồm: (i) quản lý nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm, (ii) dự báo tình hình kinh doanh ngắn hạn, (iii) xác định số lƣợng, trữ lƣợng và vị trắ các điểm lƣu trữ, (iv) xây dựng kế hoạch đảm bảo tiến độ giao nhận đúng thời gian. Đối với DNSX, thƣờng tập trung quản lý và tối ƣu hóa dự trữ sản xuất và dự trữ tiêu thụ nhằm giảm chi phắ cho hoạt động logistics của doanh nghiệp [6].
- Hoạt động kho bãi của doanh nghiệp
Là hoạt động bổ trợ nhƣng hoạt động kho bãi của doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc thực hiện đƣợc mục tiêu chung của chuỗi cung ứng. Năng lực kho bãi thƣờng đƣợc đánh giá qua khả năng lƣu trữ và chi phắ lƣu trữ. Logistics trong quản lý kho bãi bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: (i) xác định quy mô, diện tắch, địa điểm, (ii) bố trắ mặt bằng, sắp xếp trong kho, (iii) thiết lập cơ cấu kho bãi, (iv) lựa chọn địa điểm. Địa điểm kho bãi có ý nghĩa rất quan trọng. Việc chọn địa điểm kho bãi phù hợp có tác động lớn đến việc sắp xếp kế hoạch vận chuyển, mở rộng thị trƣờng và nâng cao khả năng cung ứng. Địa điểm kho bãi thuận lợi cũng là yếu tố then chốt trong việc nâng cao năng lực đáp ứng hàng hóa tại nhiều địa điểm khác nhau, trong các khoảng cách khác nhau mà vẫn tiết kiệm chi phắ vận chuyển. Việc lựa chọn loại dịch vụ kho bãi có vai trò rất quan trọng trong việc tiết kiệm chi phắ logistics đối với DNSX, qua đó để tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Liên kết hệ thống sản xuất và vận hành
Liên kết hệ thống sản xuất và vận hành đƣợc xác định là một trong những hoạt động logistics bổ trợ trong chuỗi cung ứng. Hoạt động liên kết sản xuất và vận hành có vai trò và tầm quan trọng ngày càng thể hiện r nét. Đặc biệt là việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý ISO. Hệ thống tiêu chuẩn quản lý ISO không chỉ là một quy tắc chuẩn trong quản lý mà nó tạo nên sự khớp nối chặt chẽ giữa các hoạt động vận hành hệ thống, hoạt động sản xuất và hoạt động quản lý. Kênh liên kết các hoạt động trong hệ thống cho phép nhà quản lý nắm bắt đƣợc toàn bộ khối lƣợng công việc phải tiến hành, cách thức và trình tự tiến hành, thời gian triển khai, thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động. Trên cơ sở đó, việc phân bổ nguồn lực và thời gian sẽ đƣợc tối ƣu hóa giúp tiết kiệm chi phắ, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng lực
giám sát với mọi hoạt động trong chuỗi cung ứng. Kênh liên kết các hệ thống hoạt động và sản xuất, quản lý cũng tạo điều kiện cho việc tiếp nhận và trao đổi thông tin qua lại giữa các hoạt động để tiến hành các điều chỉnh cần thiết nhằm hoàn thiện và tối ƣu hiệu quả của chuỗi cung ứng. Liên kết hệ thống sản xuất và vận hành bao gồm các nội dung: (i) xác định khối lƣợng công việc tổng thể, (ii) xác định các quy trình chuẩn, (iii) xây dựng các lộ trình thực hiện cho từng hoạt động dựa trên kế hoạch tổng thể, (iv) xác định chu k và thời gian ra đời sản phẩm để phục vụ cho việc bố trắ sắp xếp các nguồn lực, (v) thu thập và xử lý các thông tin phản hồi từ các hệ thống để tiến hành điều chỉnh. Đối với hoạt động logistics trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm: tổ chức cấp phát vật tƣ cho sản xuất, tổ chức chuyển giao vật tƣ cho sản xuất, chuẩn bị vật tƣ cho sản xuất và lựa chọn phƣơng thức giaoẦ Tất cả các hoạt động này nhằm bảo đảm cho sản xuất tiến hành đƣợc nhịp nhàng, liên tục góp phần nâng cao năng suất và chất lƣợng sản phẩm trong sản xuất.
- Dịch vụ khách hàng
Đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng là mục tiêu của mọi DNSX kinh doanh. Mục tiêu của logistics dịch vụ khách hàng là đƣa đƣợc đúng hàng hóa, đúng số lƣợng đến đúng khách hàng tại đúng địa điểm vào đúng thời gian và đúng điều kiện với chi phắ thấp nhất có thể. Thỏa mãn cho khách hàng là giá trị lợi ắch - yếu tố đánh giá chất lƣợng của hoạt động logistics dịch vụ khách hàng.
Những hoạt động logistics chủ yếu trong hoạt động dịch vụ khách hàng là: (i) tiếp nhận và xử lý đơn hàng, (ii) tiếp nhận phản hồi của khách hàng, (iii) phân loại khách hàng. Đối với các DNSX, dịch vụ khách hàng chủ yếu tập trung trong khâu dịch vụ tiêu thụ sản phẩm của DNSX ra. Nó liên quan đến các dịch vụ gắn với kỹ thuật sản xuất trong khâu giao nhận thành phẩm,
kiểm tra thành phẩm, bao gói thành phẩm, ghép đồng bộ thành phẩm và các dịch vụ liên quan đến tổ chức quản lý quá trình tiêu thụ sản phẩm.
- Đóng gói
Hoạt động đóng gói có nhiệm vụ chắnh là bảo vệ hàng hóa trong quá trình bốc xếp, vận chuyển từ nơi sản xuất đến nơi tiêu d ng. T y theo loại hàng hóa mà chi phắ đóng gói có thể chiếm khoảng 5-30% trị giá hàng hóa. Khi khoảng cách giữa điểm xuất phát và đắch đến của hàng hóa càng lớn nên quãng đƣờng hàng hóa đƣợc vận chuyển ngày càng dài thì ngày càng đặt ra những yêu cầu khắt khe hơn cho việc đóng gói hàng hóa. Xu thế đồng bộ hóa trong các hoạt động vận chuyển, kho bãi cũng là một xu thế chung trong phát triển kinh tế toàn cầu. Vì vậy, đóng gói hàng hóa cũng phải hƣớng tới tắnh đồng nhất để thuận tiện cho phân phối nhƣng vẫn phải đảm bảo những tắnh chất chuyên biệt phù hợp với từng loại hình kinh doanh, từng loại hình vận tải và điều kiện của thị trƣờng tiêu thụ. Vai trò của hoạt động đóng gói trong các hoạt động bổ trợ cho vận hành chuỗi cung ứng ngày càng quan trọng. Hoạt động logistics đóng gói hàng hóa thƣờng bao gồm một số nội dung chắnh: (i) thiết kế đóng gói ph hợp (phù hợp với bốc xếp, lƣu trữ, bảo vệ hàng hóa để thực hiện vai trò cơ bản là bảo vệ, tránh thất thoát hƣ hỏng; phù hợp với phƣơng thức vận chuyển, phƣơng tiện vận chuyển, phƣơng tiện bốc xếp; phù hợp với đặc điểm thị trƣờng tiêu thụ; đảm bảo theo yêu cầu của marketing), (ii) xây dựng kế hoạch, quy trình đóng gói.
- Quản lý hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin đã từ lâu trở thành công cụ quản lý mạnh mẽ trong nền kinh tế hiện đại. Công tác quản lý thông tin mặc dù chỉ có tắnh chất hỗ trợ cho các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng nhƣng nó lại có tắnh chất quyết định đến từng hoạt động và cả hệ thống. Đặc biệt khi thƣơng mại điện tử phát triển mạnh, việc quản lý thông tin từ khâu tiếp nhận, lƣu trữ, xử lý trở thành
một hoạt động sống còn trong chuỗi cung ứng. Nội dung công việc tuy không phức tạp và đòi hỏi nhiều chi phắ, nguồn lực nhƣng lại là một hoạt động thƣờng xuyên. Trong các hoạt động của chuỗi cung ứng, nhiều hoạt động có khoảng thời gian tạm ngừng nhƣng riêng hoạt động thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin không bao giờ ngừng để đảm bảo thông tin luôn đƣợc cập nhật. Lƣu trữ thông tin một cách khoa học giúp việc tra cứu, truy xuất dữ liệu dễ dàng, thuận tiện khi cần thiết. Có những thông tin là tài sản có giá trị rất lớn đối với doanh nghiệp nhƣ các công nghệ, danh sách khách hàng, dữ liệu về đối tác, dữ liệu về sản xuất, dữ liệu về thị trƣờngẦ Do đó, việc lƣu trữ bảo mật thông tin là một trong những biện pháp bảo vệ an toàn cho hệ thống, bảo vệ và nâng cao năng lực cạnh tranh. Xử lý thông tin cho kết quả là cơ sở để ra các quyết định, hoạch định các chiến lƣợc nên xử lý thông tin cần chắnh xác, kịp thời. Một sai sót nhỏ trong xử lý thông tin có thể phá hủy toàn bộ hệ thống chuỗi cung ứng. Hệ thống quản lý thông tin nhanh, chắnh xác giúp việc đƣa ra các quyết định, kế hoạch thắch hợp nhất cho các hoạt động của chuỗi cung ứng. Hoạt động quản lý hệ thống thông tin thƣờng bao gồm các nội dung: (i) thu thập, lƣu trữ và xử lý thông tin, (ii) phân tắch số liệu, (iii) xây dựng các quy trình kiểm soát (vắ dụ nhƣ việc kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa thông qua hệ thống định vị toàn cầu GPS - Global Positioning System).