6. Tổng quan tài liệu
1.3.1. Các loại thông tin KTQT
Những thông tin mà kế toán quản trị cần tổ chức và thu nhận là thông tin quá khứ và thông tin dự đoán tương lai. Những thông tin đó có thể có thông tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đó hoặc là những thông tin đã có từ trước được sử dụng cho những mục đích nào đó.
a. Thông tin quá khứ và thông tin tương lai [8],[12]
* Thông tin quá khứ
Thông tin quá khứ là thông tin được thu nhận từ các sự kiện kinh tế đã phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông tin này được thu nhận, xử lý và tổng hợp qua các phương pháp của kế toán. Chẳng hạn, thông tin về doanh thu hoặc thông tin về chi phí của từng trung tâm, từng bộ phận .... Thông tin quá khứ mà kế toán cung cấp có tính tin cậy đáng kể vì được thu nhận, xử lý và cung cấp dựa trên số liệu hạch toán ban đầu của kế toán. Thông tin này cũng là cơ sở để kế toán quản trị tiến hành so sánh với dự toán, xác định chênh lệch và tìm ra nguyên nhân để nhà quản trị có hành động khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, thông tin quá khứ còn
là cơ sở để xây dựng dự toán sản xuất kinh doanh và quá trình thu nhận, cung cấp thông tin quá khứ giúp ngăn chặn, kiểm tra phát hiện những sai sót, đánh giá trách nhiệm trong việc thực hiện ở từng cấp độ quản lý, từng bộ phận, khắc phục sai sót, hạn chế để đạt hiệu quả cao hơn.
* Thông tin tương lai
Trong một số tình huống sản xuất kinh doanh, nhà quản trị không thể chỉ dựa vào thông tin quá khứ để ra quyết định lựa chọn phương án nào đó do tính cố định (không thay đổi) của nó. Do đó, nhà quản trị sẽ sử dụng thông tin tương lai.Thông tin tương lai là thông tin có được nhờ chức năng dự toán của KTQT như: dự toán chi phí, dự toán thu nhập…Một trong những thông tin tương lai quan trọng mà KTQT cung cấp là chi phí định mức, chi phí tính trước, từ đó xác định được chi phí mong muốn. Sau khi so sánh chi phí mong muốn với chi phí thực tế phát sinh, tìm ra chênh lệch và phát hiện nguyên nhân thì đây là thông tin thực sự hữu ích, thích hợp cho nhà quản trị để ra quyết định. Thông tin tương lai được sử dụng rộng rãi trong quá trình ra quyết định ngắn hạn do có nhiều ưu điểm: dự toán linh hoạt, giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm trong dự đoán thông qua việc phân tích chêch lệch giữa thông tin quá khứ với thông tin tương lai, giúp nhà quản lý có cơ sở giải quyết nhanh các tình huống xảy ra…
b. Thông tin thích hợp và thông tin không thích hợp
* Thông tin thích hợp:
Xét về mặt kinh tế thì tiêu chuẩn để lựa chọn trong quyết định ngắn hạn là phương án có thu nhập cao nhất hoặc chi phí thấp nhất. Do đó, thông tin thích hợp cho các quyết định ngắn hạn là các thông tin về thu nhập và chi phí thỏa mãn các điều kiện sau:
× Thông tin đó phải liên quan đến tương lai: các quyết định thường liên quan đến tương lai. Vì vậy, để thích hợp cho việc ra quyết định, các thông tin
về chi phí và thu nhập phải liên quan đến sự kiện trong tương lai.
× Thông tin phải có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét lựa chọn: ra quyết định là sự so sánh giữa các phương án. Do đó, thông tin thích hợp cho việc ra quyết định phải có sự khác biệt giữa các phương án.
Tóm lại, thông tin thích hợp là thông tin thỏa mãn cả hai điều kiện trên. Việc xác định các thông tin thích hợp giúp KTQT tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí trong suốt quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho nhà quản trị; mặt khác nhà quản trị cũng dễ dàng hơn trong việc ra các quyết định chính xác do ít bị nhiễu thông tin và chiếm lĩnh lợi thế cạnh tranh [8], [9], [12].
* Thông tin không thích hợp:
Các thông tin không thỏa mãn một trong hai điều kiện của thông tin thích hợp là thông tin không thích hợp đối với các quyết định ngắn hạn. Cụ thể:
× Thông tin không liên quan đến tương lai (thông tin quá khứ): một khoản thu nhập, chi phí đã phát sinh trong quá khứ và sẽ không thay đổi dù lựa chọn phương án nào. Chẳng hạn những khoản chi phí đã chi ra trong quá khứ và không thể tránh được cho dù nhà quản trị lựa chọn phương án nào và gọi là chi phí chìm. Do đó, khi so sánh chi phí của các phương án thì khoản chi phí này sẽ triệt tiêu nên nó luôn là thông tin không thích hợp.
× Thông tin không có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét lựa chọn: các thông tin về thu nhập và chi phí có liên quan đến tương lai, nhưng không có sự khác biệt giữa các phương án sẽ bị triệt tiêu khi so sánh dòng chi phí và thu nhập của các phương án nên không có ý nghĩa so sánh. Vì vậy, chúng là những thông tin không thích hợp cho việc ra các quyết định ngắn hạn [8], [9], [12].