6. Tổng quan tài liệu
2.2.1. Tổ chức thông tin KTQT tại Công ty cổ phần Pymepharco
a. Phân loại và tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh ở Công ty
Với đặc điểm sản xuất kinh doanh hiện tại, Công ty chú trọng kiểm soát chi phí phát sinh tại các phân xưởng sản xuất là chủ yếu. Hiện tại, Công ty có 4 phân xưởng sản xuất là: Phân xưởng non beta lactam viên- tiêm (sản xuất các sản phẩm không có kháng sinh); Phân xưởng beta lactam viên- tiêm (sản xuất các sản phẩm có kháng sinh); Phân xưởng viên nang mềm; Phân xưởng đóng gói. Mỗi phân xưởng sản xuất một loại sản phẩm do Quản đốc phân xưởng quản lý điều hành và kiểm soát chi phí phát sinh.
Chi phí sản xuất kinh doanh ở Công ty được phân loại như sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và bao bì.
- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất được trích theo quy định.
- Chi phí sản xuất chung: lương trả cho nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao tài sản cố định tại phân xưởng, chi phí điện nước và các chi phí khác dùng tại phân xưởng.
- Chi phí bán hàng: tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên kinh doanh, chi phí khấu hao tài sản cố định , chi phí đồ dùng văn phòng phục vụ bán hàng, chi phí quảng cáo.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: tiền lương của cán bộ quản lý, chi phí công tác , chi phí điện phục vụ khối văn phòng, chi phí khấu hao tài sản cố định ,...
Chi phí phát sinh tại Công ty được tập hợp, ghi chép đầy đủ vào các sổ kế toán chi tiết cho từng đối tượng kế toán và thường xuyên kiểm tra, đối
chiếu tạo điều kiện cho KTQT nhận diện chi phí phát sinh, cung cấp thông tin cho các quyết định quản trị. Thực tế, Công ty tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng sản phẩm thuốc hoàn thành nhập kho, do đó toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung được tập hợp chi tiết cho từng sản phẩm thuốc. Trong đó:
- Chi phí nguyên vật liệu được tập hợp toàn bộ vào tài khoản " TK621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” theo giá trị thực tế xuất dùng cho sản xuất và mở thêm chi tiết theo dõi từng đối tượng tập hợp chi phí là phân xưởng và sản phẩm thuốc.
Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các phân xưởng viết phiếu đề nghị xuất kho, sau khi được Quản đốc phân xưởng và Giám đốc nhà máy phê duyệt sẽ là căn cứ để kế toán viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất.
Khi nhận được chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành ghi số liệu vào sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu theo loại sản phẩm:
Ví dụ:
TK 621-1001: Chi phí nguyên vật liệu của Tatanol Codein TK 621-1002: Chi phí nguyên vật liệu của Acenocounmarol ....
- Tương tự như CP NVLTT, CP NCTT được tập hợp vào tài khoản " TK622 - Chi phí nhân công trực tiếp" và mở chi tiết để phân bổ cho từng loại sản phẩm theo khối lượng hoàn thành.
Cuối tháng, Phòng Tài chính - kế toán tiến hành kiểm tra, tập hợp toàn bộ chi phí nhân công trực tiếp vào TK622 và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo khối lượng sản phẩm hoàn thành.
TK 622-1001: Chi phí nhân công trực tiếp của Tatanol Codein TK 622-1002: Chi phí nhân công trực tiếp của Acenocounmarol
Chẳng hạn, khối lượng sản phẩm sản xuất được trong tháng 7 năm 2013 của Phân xưởng Beta- Lactam là 5.761.537 viên (Trong đó, Tatanol Codein là : 248.174 viên, Acenocounmarol: 163.703 viên)
Đơn giá tiền lương đã được duyệt là: 192,5 đồng/viên Tatanol Codein. Quỹ lương cho sản phẩm Tatanol Codein là:
192,5 đ/viên x 248.174 viên = 47.773.495 (đồng)
Các khoản chi phí trích theo lương: BHXH: 17%; BHYT: 3%; BHTN: 1%; KPCĐ: 2%:
Các khoản trích theo lương đối với Tatanol Codein: 47.773.495 * 23% = 10.987.903 (đồng)
Chi phí nhân công trực tiếp cho sản phẩm Tatanol Codein: 47.773.495 + 10.987.903 = 58.761.398 (đồng)
Căn cứ vào bảng phân bổ lương được tập hợp từ tính toán trên, kế toán lập sổ chi tiết CP NCTT cho Tatanol Codein.
- Kế toán CP SXC: Chi phí sản xuất chung ở Công ty được phân loại theo các yếu tố:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng
+ Chi phí nhiên liệu, năng lượng: bao gồm dầu nhớt, điện + Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí sửa chữa + Chi phí khác
Trong kỳ, CP SXC được tập hợp vào TK 627, chi tiết theo từng yếu tố như trên. Cuối tháng phân bổ cho từng loại sản phẩm theo chi phí nhân công trực tiếp.
Minh họa các báo cáo chi phí sản xuất thuốc Tatanol Codein 500 như sau:
CÔNG TY CP PYMEPHARCO
MST: 44001167040011
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tên TK: Chi phí nguyên vật liệu Tatanol Codein Số Hiệu TK : 621- 10001
Tháng 7 /2013 ĐVT: đồng
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Số tiền Chú Ghi
Số Ngày Nợ Có
246 9/12 Xuất kho Aceminnophen 500 152 98.824.502 249 14/12 Xuất kho Codein phosphat 300 152 16.080.158 253 15/12 Xuất kho bột sắn 152 773.640
… … … … …
Kết chuyển CP NVLTT 115.678.300
Tổng cộng 115.678.300 115.678.300 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
CÔNG TY CP PYMEPHARCO
MST: 44001167040011
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tên tài khoản: Chi phí nhân công trực tiếp cho Tatanol Codein Số hiệu TK: 622-1001 Kỳ phát sinh: Tháng 7/2013 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ghi Chú Số Ngày Nợ Có
TL12 31/12 Chi phí nhân công
T12/2013 334 47.773.495 TL12 31/12 Các khoản trích theo lương T12/2012 338 10.987.903
... ... ... ... ... ... 30/11 Kết chuyển CP NCTT vào giá thành Tatanol Codein 154 58.761.398
Cộng 58.761.398 58.761.398 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc
- Trong tháng 7/2013, tổng CP SXC toàn Phân xưởng Beta -lactam (PX thuốc viên, tiêm có kháng sinh) được tập hợp trên sổ cái tài khoản 627 là: 3.370.499.195đ với CP NCTT toàn phân xưởng là 1.364.187.905 đ và được phân bổ cho thuốc Tatanol Codein theo CP NCTT cho sản phẩm này là 58.761.398 đ như sau: CP SXC Tatanol Codein = 3.370.499.195 x 58.761.398 = 145.181.792 (đồng) 1.364.187.905
Hiện tại, Công ty sử dụng dây chuyền sản xuất khép kín, không có sản phẩm dở dang cuối kỳ. Toàn bộ chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được tính hết cho sản phẩm hoàn thành trong kỳ.
Bảng tính giá thành sản phẩm Tatanol Codein trong tháng 7/2013 như sau:
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH THUỐC TATANOL CODEIN Tháng 7/2013
ĐVT: Đồng
STT Khoản mục chi phí Tổng giá thành Giá thành đơn vị
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 115.678.300 466 2 Chi phí nhân công trực tiếp 58.761.398 237 3 Chi phí sản xuất chung 145.181.792 585
TỔNG CỘNG 319.621.490 1.288
(Nguồn: Phòng Tài chính - kế toán)
- CP BH & CP QLDN ở Công ty được phân loại theo các yếu tố: + Chi phí nhân viên
+ Chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ + Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài + Chi phí bằng tiền khác
Trong kỳ, CP BH và CP QLDN được tập hợp vào TK 641 và TK 642, chi tiết theo từng yếu tố như trên. Cuối tháng phân bổ cho từng loại sản phẩm theo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Cụ thể, tháng 7/2013, tổng CP BH và CP QLDN toàn Công ty được tập hợp trên sổ cái TK 641 và TK 642 lần lượt là: 16.625.000.000đ và 9.312.500.000đ với khối lượng sản phẩm tiêu thụ là 254.620.586 viên và được phân bổ cho 1.989.000 viên Tatanol Codein như sau: Chi phí BH & QLDN
Tatanol Codein = 21.937.500.000 x
1.989.000 = 171.367.680 (đ) 254.620.586
b. Tổ chức lập dự toán hoạt động kinh doanh ở Công ty
Phòng nghiên cứu và phát triển kết hợp với Phòng kinh doanh căn cứ vào năng lực sản xuất của các phân xưởng và khả năng phát triển thị phần của các trung tâm cung ứng thuốc và vật tư y tế để lập dự toán cho toàn Công ty như: Dự toán khối lượng sản phẩm tiêu thụ, Dự toán doanh thu, Dự toán giá thành, Dự toán lợi nhuận..Sau đó, Phòng Nghiên cứu và phát triển sẽ tính toán các chỉ tiêu có liên quan cho các phân xưởng, các trung tâm cung ứng thuốc và vật tư y tế. Trên cơ sở các chỉ tiêu được giao, các cửa hàng, chi nhánh, trung tâm cung ứng thuốc, các phân xưởng...sẽ triển khai thực hiện, không có sự phản hồi về điều kiện, khả năng hiện tại của đơn vị khi thực hiện các chỉ tiêu được giao. Do đó, công tác lập dự toán chưa có sự phối hợp đồng bộ của các đơn vị trong toàn Công ty, các đơn vị cơ sở còn bị động trong việc thực hiện và chịu trách nhiệm về kế hoạch được giao.
Minh họa cụ thể công tác dự toán tại Công ty cổ phần Pymepharco như sau:
Trong quí IV năm 2013, Phòng nghiên cứu phát triển kết hợp với Phòng kinh doanh đã xây dựng dự toán cho toàn Công ty và các chi nhánh, trung tâm cung ứng thuốc, các phân xưởng ...Trên cơ sở đó, Trung tâm cung ứng thuốc Trần Hưng Đạo có dự toán tiêu thụ như sau:
Bảng 2.1: Dự toán doanh thu tiêu thụ
TRUNG TÂM CUNG ỨNG THUỐC TRẦN HƯNG ĐẠO Quí IV năm 2013
ĐVT: Đồng
STT Mặt hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền
1 Tatanol 500 Viên 380 129.643 49.264.340 2 Suzympaine Viên 2.750 33.055 90.901.250 3 Tatanol codein Viên 1.370 53.075 72.712.750
... THUỐC VIÊN 1.534.021.830 15 Adenosin triphosphat Ống 14.850 6.325 93.926.250 16 Aminophylin Ống 10.200 9.537 97.277.400 17 Atropin Sunfat Ống 700 67.474 47.231.800 ... THUỐC TIÊM 1.558.978.850 26 Acetyl-Cystein Gói 1.100 41.679 45.846.900 27 Cuine 1500 Gói 4.350 62.238 270.735.300 28 Amoxcilin Gói 1.700 78.078 132.732.600 .... THUỐC GÓI 568.125.800 TỔNG CỘNG 3.661.126.480
(Nguồn: Phòng Nghiên cứu phát triển)
Sau khi triển khai thực hiện, cuối quý IV Trung tâm cung ứng thuốc Trần Hưng Đạo lập báo cáo gởi về Phòng kinh doanh như sau:
Bảng 2.2: Báo cáo tình hình thực hiện doanh thu
TRUNG TÂM CUNG ỨNG THUỐC TRẦN HƯNG ĐẠO Quí IV năm 2013
ĐVT: Đồng
STT Mặt hàng ĐVT Đơn giá Số lượng Thành tiền
1 Tatanol 500 Viên 380 125.640 47.743.200 2 Suzympaine Viên 2.750 31.055 85.401.250 3 Tatanol codein Viên 1.370 52.045 71.301.650
... THUỐC VIÊN 1.464.293.565 15 Adenosin triphosphat Ống 14.850 6.115 90.807.750 16 Aminophylin Ống 10.200 9.487 96.767.400 17 Atropin Sunfat Ống 700 66.454 46.517.800 ... THUỐC TIÊM 1.488.116.175 26 Acetyl-Cystein Gói 1.100 41.549 45.703.900 27 Cuine 1500 Gói 4.350 60.208 261.904.800 28 Amoxcilin Gói 1.700 75.076 127.629.200 .... THUỐC GÓI 531.972.340 TỔNG CỘNG 3.484.382.080
(Nguồn: Phòng Nghiên cứu phát triển)
Tại Phòng kinh doanh, sau khi nhận được báo cáo của các đơn vị gởi lên, sẽ tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện như sau:
Bảng 2.3: Bảng phân tích tình hình thực hiện doanh thu
TRUNG TÂM CUNG ỨNG THUỐC TRẦN HƯNG ĐẠO Quí IV năm 2013
ĐVT: Đồng
STT Mặt hàng Doanh thu tiêu thụ Chênh lệch Kế hoạch Thực hiện Mức %
1 Thuốc viên 1.534.021.830 1.464.293.565 (69.728.265) -4,54545 2 Thuốc tiêm 1.558.978.850 1.488.116.175 (70.862.675) -4,54545 3 Thuốc gói 568.125.800 531.972.340 (36.153.460) -6,36364 TỔNG CỘNG 3.661.126.480 3.484.382.080 (176.744.400) -4,8276
Từ bảng 2.3 ta thấy Trung tâm chưa hoàn thành kế hoạch doanh thu trong quí IV năm 2013 đối với cả ba nhóm hàng được giao. Kết quả này do nhiều nguyên nhân khác nhau như: chiến dịch quảng cáo, khuyến mãi, chính sách bán hàng của Công ty...Ngoài ra, còn do Trung tâm hoàn toàn bị động trong việc thực hiện dự toán được giao (không có sự phản hồi về khả năng thực hiện) làm ảnh hưởng đến việc phân phối các nguồn lực trong quá trình thực hiện dự toán, ảnh hưởng đến kết quả thực hiện cuối cùng.
Nhìn chung, Công ty đã sử dụng định mức và lập dự toán trong việc cung cấp thông tin KTQT cho hoạt động quản trị ở Công ty, nhưng việc lập các dự toán chưa có sự phối hợp với các đơn vị để đảm bảo sát với thực tế hoạt động của các đơn vị.
c. Tổ chức sổ và lập báo cáo kế toán quản trị ở Công ty
Công ty cổ phần Pymepharco sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung với chương trình kế toán được viết trên phần mềm và sử dụng cho tất cả các đơn vị trong Công ty. Do đó, hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm:
- Sổ chi tiết tiền mặt theo từng loại tiền ( VNĐ, USD, Euro..) do Kế toán thanh toán tiền mặt lập.
- Sổ chi tiết tiền gởi theo từng ngân hàng cho từng loại tiền do Kế toán thanh toán ngân hàng theo dõi.
- Sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng và từng kho do các Kế toán thành phẩm, mua hàng, bán hàng lập và theo dõi.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng khách hàng do Kế toán thanh toán phải thu, phải trả theo dõi.
- Sổ chi tiết chi phí phát sinh tại các phân xưởng sản xuất được mở theo từng đơn vị sản phẩm, từng phân xưởng và do Kế toán phân xưởng theo dõi, quản lý.
cung cấp thông tin về vốn bằng tiền, tình hình công nợ, sản lượng và giá trị hàng tồn kho, chi phí sản xuất sản phẩm...phục vụ quản lý chặt chẽ các đối tượng và làm căn cứ cho các quyết định về hạn mức tín dụng khách hàng, quyết định sản lượng sản xuất và lượng hàng tồn kho của các nhà quản trị