6. Tổng quan tài liệu
1.3.2. Tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn
[12, tr.32-40]
Trong việc tổ chức thông tin KTQT phục vụ ra quyết định ngắn hạn gồm cả thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) và thông tin dự đoán tương lai. Cụ thế như sau:
a. Tổ chức thông tin quá khứ (thông tin thực hiện)
Thông tin quá khứ là thông tin về hiện tượng, sự kiện đã xảy ra, đã phát sinh. Thông tin này cho thấy tình hình hoạt động trong thời gian qua của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm soát các hoạt động của nhà quản trị và có cơ sở để hoạch định các chính sách mới trong tương lai.
Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ có thể thực hiện theo quy trình sau:
* Sự kiện kinh tế phát sinh: Các sự kiện được phân thành hai nhóm: bên trong ( quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp) và bên ngoài ( giao dịch giữa doanh nghiệp với ngân hàng, khách hàng, ...). Tất cả các sự kiện kinh tế này đều được KTQT thu thập thông qua các chứng từ kế toán có các nội dung phù hợp với thông tin KTQT cần thu nhận làm căn cứ cho các bước tiếp theo của qui trình tổ chức thông tin .
* Phân tích ảnh hưởng và hạch toán: Đây là giai đoạn tiếp theo của tổ chức thông tin. Sau khi thu nhận các sự kiện kinh tế, KTQT tiến hành phân tích ảnh hưởng của các sự kiện đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và ghi chép đầy đủ, chính xác các sự kiện kinh tế phát sinh thông qua việc lập chứng từ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời. Phân tích ảnh hưởng. và hạch toán Phân loại và tổng hợp Báo cáo theo yêu cầu quản lý Sự kiện kinh tế
Để phục vụ cho các tình huống ra quyết định, KTQT không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc mà còn sử dụng rộng rãi các chứng từ hướng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo từng mục tiêu quản lý và ra quyết định.
* Phân loại và tổng hợp: KTQT sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết, sổ kế toán chi tiết theo dõi từng đối tượng kế toán để đảm bảo phân loại các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản trị và đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết và thông tin tổng hợp của các đối tượng kế toán.
* Báo cáo theo yêu cầu quản lý: Trên cơ sở toàn bộ thông tin đã tập hợp, KTQT thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất...đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin KTQT cho từng tình huống cụ thể.
b. Tổ chức thông tin dự đoán tương lai
Thông tin dự đoán tương lai là những thông tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định, nhà quản trị cần rất nhiều thông tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau.
Thông tin dự đoán tương lai có thể được thu thập theo quy trình sau
* Phát hiện vấn đề và xác định: Giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là hoạch định mục tiêu. Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin đó phải có quan hệ trực tiếp đến vấn đề đặt ra của doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết.
Lựa chọn các nguồn thông tin Thu thập thông tin Phân tích thông tin thu thập Phát hiện vấn đề và xác định Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định
* Lựa chọn các nguồn thông tin: Trong giai đoạn này, KTQT phải xác định loại thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phương pháp thu thập thông tin có hiệu quả nhất.
* Thu thập thông tin: Tuỳ theo đó là thông tin sơ cấp hay thứ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép và trình bày phù hợp.
+ Thu thập thông tin thứ cấp: thông tin thứ cấp là thông tin đã có ở đâu đó và trước đây đã thu thập cho mục tiêu khác, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính, cũng có thể thu thập từ bên ngoài (như ấn phẩm của cơ quan Nhà nước, tạp chí, sách, dịch vụ tư vấn...).
Thu thập thông tin thứ cấp có ưu điểm là chi phí thấp và dễ tìm kiếm, song không phải lúc nào cũng có được các thông tin mà nhà quản trị cần và cũng có khi thông tin, số liệu không đầy đủ và lạc hậu không đáng tin cậy cho việc ra quyết định. Trong trường hợp đó, KTQT sẽ phải phân bổ thêm chi phí và tốn thời gian để thu thập thông tin từ đầu, các số liệu gốc và điều đó sẽ cập nhật và chính xác hơn.
+ Thu thập thông tin sơ cấp: rất nhiều thông tin tương lai được thu thập từ đầu mà chưa có ở bất cứ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể như: phương pháp thu thập, công cụ thu thập, mẫu thu thập, cách thức liên hệ...
Tuỳ theo nội dung cần thu thập, KTQT sử dụng các phương pháp thu thập và trình bày khác nhau. Các phương pháp thu thập thông tin ban đầu là: quan sát, thực nghiệm, thăm dò dư luận.... Các kỹ thuật được sử dụng khi thu thập là: phân tích, chọn mẫu, tổng hợp và ước tính.
* Phân tích thông tin thu thập: Thông tin sau khi thu thập sẽ được KTQT tiến hành phân tích, xử lý thành những thông tin kế toán hữu ích cho mục tiêu và quyết định của nhà quản trị bằng các phương pháp: chứng từ, tính giá, tài
khoản, tổng hợp cân đối, kết hợp với so sánh, đối chiếu ....
* Báo cáo kết quả và tư vấn ra quyết định: Sau khi phân tích thông tin thu thập được, KTQT tiến hành lập báo cáo dưới nhiều hình thức khác nhau và đưa ra những tư vấn cho quyết định của nhà quản trị.
c. Xử lý thông tin KTQT liên quan một số quyết định ngắn hạn
* Quyết định chấp nhận hay từ chối một đơn hàng đặc biệt
Đối với các đơn đặt hàng liên quan đến việc tăng khối lượng sản xuất của doanh nghiệp, KTQT cần quan tâm đến các thông tin cơ bản sau:
- Khả năng, công suất của máy móc thiết bị có thể đáp ứng thêm nhu cầu của các đơn đặt hàng mới hay không.
- Xác định giá thành theo phương pháp trực tiếp để cung cấp thông tin về phạm vi linh động của giá bán, giúp cho nhà quản trị linh hoạt đưa ra các quyết định nhanh chóng cho các đơn hàng đặt biệt. Cụ thể:
+ Đơn đặt hàng chỉ một lần:
Nếu khách hàng cần mua: giá bán ≥ (biến phí đơn vị + CP tăng thêm) Nếu khách hàng không cần mua, doanh nghiệp cần bán: giá bán> Biến phí đơn vị
+ Nhận đơn đặt hàng khi năng lực nhàn rỗi: doanh nghiệp bán được sản phẩm với giá bán > biến phí đơn vị thì đã có được khoản số dư đảm phí để bù đắp phần định phí chưa được bù đắp, hoặc tăng lợi nhuận khi định phí đã được bù đắp.
+ Nhận đơn đặt hàng khi doanh nghiệp gặp khó khăn: doanh nghiệp bán được sản phẩm với giá bán ≥ biến phí đơn vị cũng được xem là tốt, vì doanh nghiệp sẽ bị lỗ phần định phí nhưng giữ được khách hàng, duy trì hoạt động.
Để đưa ra các quyết định, kế toán quản trị có thể lập bảng sau: Khoản mục Không chấp nhận đơn đặt hàng mới Chấp nhận đơn đặt hàng mới Chênh lệch hai phương án Doanh thu
Chi phí biến đổi Chi phí cố định Chi phí cải tiến sản phẩm cho đơn hàng mới (nếu có)
Lợi nhuận
* Ngừng hay không ngừng sản xuất kinh doanh một ngành hàng
Để phân tán rủi ro, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều đa dạng hóa sản phẩm. Cuối mỗi kỳ kinh doanh những doanh nghiệp này sẽ lập báo cáo kết quả kinh doanh theo loại sản phẩm để xác định loại sản phẩm, ngành hàng nào sinh lợi, loại sản phẩm nào bị thua lỗ, làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong kỳ tiếp theo.
Khi đứng trước quyết định ngừng hay không một ngành hàng, nhà quản trị sẽ cần các loại thông tin:
- Các thông tin về chi phí, thu nhập của từng phương án sau khi loại bỏ chi phí chìm, các chi phí và thu nhập giống nhau.
- Các thông tin, dự toán ở các bộ phận quản lý nhân sự, bộ phận bán hàng, bộ phận thị trường…
Các thông tin này rất linh hoạt theo từng tình huống quyết định, do đó KTQT phải dựa vào các thông tin của kế toán chi tiết, thu thập thông tin cần thiết từ các bộ phận có liên quan để phân tích, tính toán số liệu theo mục đích sử dụng thông tin. Ngoài ra, KTQT có thể còn phải thu thập thông tin từ bên
ngoài như giá cả thị trường, nhu cầu thị trường…KTQT có thể thiết lập bảng sau: Khoản mục Mặt hàng A Mặt hàng B Mặt hàng C Tổng số 1. Doanh số 2. Biến phí 3. Số dư đảm phí 4. Định phí (trực tiếp và gián tiếp) - Tiền lương nv quản lý - Chi phí quảng cáo - Tiền thuê nhà - Chi phí bảo hiểm sản phẩm - Chi phí khác...
5. Lợi nhuận thuần
Sau đó, kế toán quản trị sẽ lập bảng so sánh chênh lệch giữa số dư đảm phí của mặt hàng bị thua lỗ với định phí liên quan đến mặt hàng này, thể hiện qua bảng: Khoản mục Tiếp tục KD mặt hàng bị lỗ Loại bỏ mặt hàng bị lỗ Chênh lệch Doanh số Biến phí Số dư đảm phí Định phí trực tiếp Chênh lệch lãi lỗ
Nếu số dư đảm phí của mặt hàng bị lỗ lớn hơn định phí thuộc mặt hàng này (định phí trực tiếp) thì công ty không nên loại bỏ mặt hàng này.
* Tự sản xuất hay mua ngoài một loại chi tiết sản phẩm
Các nhà quản trị thường thực hiện quyết định này khi doanh nghiệp sản xuất sản phẩm được lắp ráp từ nhiều chi tiết. Những chi tiết này doanh nghiệp có thể tự sản xuất hoặc mua ngoài. Nếu doanh nghiệp tự sản xuất sẽ có những thuận lợi nhất định như: không phụ thuộc nguồn cung cấp, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, có lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi không đủ năng lực sản xuất. Chính vì vậy, để giúp nhà quản trị ra quyết định trong trường hợp này, KTQT phải thu thập các thông tin:
- Các thông tin định tính: chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng mua ngoài có đảm bảo theo quy định của doanh nghiệp hay không?
- Các thông tin định lượng: mức chênh lệch chi phí giữa hai phương án tự sản xuất và mua ngoài, bao gồm cả chi phí cơ hội có thể phát sinh khi doanh nghiệp mua ngoài…
Sau khi có tất cả các thông tin này, kế toán quản trị sẽ tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành và phân tích để có được thông tin thích hợp cho quyết định quản trị thể hiện qua các bảng sau:
Bảng phân tích và nhận diện thông tin thích hợp
Khoản mục Tự sản xuất Mua ngoài Chênh lệch - Biến phí
NVL trực tiếp
Nhân công trực tiếp Biến phí sản xuất chung
- Định phí
Lương NV quản lý hoạt động sản xuất linh kiện - Chi phí cơ hội (nếu có) Giá mua ngoài linh kiện Chi phí chênh lệch
* Bán ngay nửa thành phẩm hay tiếp tục sản xuất
Nguyên tắc chung trong trường hợp này là doanh nghiệp sẽ có lợi khi tiếp tục chế biến một sản phẩm nếu thu nhập tăng thêm từ quá trình chế biến này lớn hơn chi phí tăng thêm khi tiếp tục chế biến (chi phí sản phẩm chung trước thời điểm tách rời là chi phí chìm). Phương pháp chung để phân tích các thông tin thích hợp trong trường hợp này là:
-Xác định giá bán cho từng loại sản phẩm ở giai đoạn cuối cùng (thành phẩm).
- Xác định giá bán nửa thành phẩm ở từng giai đoạn (hoặc tại điểm tách) mà doanh nghiệp có ý định bán.
- Xác định chênh lệch giữa giá bán thành phẩm và giá bán nửa thành phẩm.
- Xác định chi phí quá trình chế biến thêm, biến phí sản xuất.
- Xác định định phí tiết kiệm được do chấm dứt quá trình chế biến thêm. - Tính toán lãi, lỗ tăng thêm do quá trình chế biến thêm và đưa ra quyết định. Lãi (lỗ) tăng thêm do chế biến thêm = Chênh lệch giá bán thành phẩm
với giá bán nửa thành phẩm
-
Chi phí tăng thêm của quá trình chế biến
thêm
-
Định phí tiết kiệm được nếu ngừng chế biến
thêm
Nếu có lãi thì tiếp tục chế biến, và ngược lại thì doanh nghiệp nên bán ngay nửa thành phẩm.
e. Định giá bán sản phẩm
Quyết định về giá bán của sản phẩm là một quyết định quan trọng, nó tác động đến số lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Có 4 nhân tố chính tác động đến việc định giá sản phẩm:
- Hoạt động của đối thủ cạnh tranh - Chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm - Các vấn đề về chính trị, pháp lý...
Trong đó, mỗi nhân tố có mức độ ảnh hưởng khác nhau đến quá trình định giá. Tuy nhiên, tác giả chỉ đề cập đến ảnh hưởng của chi phí sản xuất và tiêu thụ (chi phí phân loại theo biến phí và định phí) trong quá trình định giá sản phẩm. Cụ thể như sau:
- Các thông tin được sử dụng cho việc định giá bao gồm: + Sản lượng tiêu thụ dự kiến
+Lợi nhuận mong muốn + Vốn hoạt động bình quân
+ Các chi phí sản xuất kinh doanh ( nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp). Các chi phí này có thể dựa theo mức độ hoạt động phân thành biến phí, định phí và được lấy ở tài liệu kế hoạch và tài liệu thực tế.
- Mô hình phân tích và xử lý thông tin:
Khi xác định lợi nhuận thì công thức chung là lấy doanh thu - chi phí ( chi phí được phân loại thành biến phí và định phí)
Tùy theo mục tiêu của doanh nghiệp mà việc định giá có thể có các trường hợp sau:
× Định giá bán để đạt được lợi nhuận mục tiêu
Theo công thức (2) trang 20, giá bán = biến phí đơn vị + Định phí phân bổ + Lợi nhuận mong muốn cho 1 đơn vị sản phẩm
Minh họa bằng 1 tình huống cụ thể như sau:
Tại một doanh nghiệp có tài liệu sản xuất kinh doanh như sau: ( ĐVT: 1.000 đ)
- Lợi nhuận mục tiêu dự kiến: 7,2% năm - Sản xuất và tiêu thụ: 500 SP
- Giá thành sản xuất sản phẩm: 245.000 . Trong đó: + Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: 98.000
+ Chi phí nhân công trực tiếp: 82.000
+ Chi phí sản xuất chung : 65.000 ( Biến phí: 45.000; định phí: 20.000) - Chi phí bán hàng: 42.000 ( Biến phí: 28.000; định phí: 14.000)
- Chi phí quản lý doanh nghiệp: 33.000 ( Biến phí: 10.000; định phí: 23.000).
Xác định giá bán là bao nhiêu để đạt mục tiêu lợi nhuận dự kiến là 7,2% Ta có bảng phân tích như sau:
ĐVT: 1.000 đ
Khoản chi phí Tổng số Trong đó
Biến phí Định phí - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 98.000 98.000
- Chi phí nhân công trực tiếp 82.000 82.000
- CP SXC 65.000 45.000 20.000
- CP BH 42.000 28.000 14.000
- CP QLDN 33.000 10.000 23.000
Cộng 320.000 263.000 57.000
Lợi nhuận mục tiêu cần đạt được là: 1.000.000.000 x 7,2% = 72.000.000
Giá bán để đạt được lợi nhuận mục tiêu là:
g = 263.000.000/ 500 + (57.000.000 + 72.000.000) / 500 = 784.000 đ/sp × Định giá bán để đạt được mục tiêu hòa vốn
Trong đó: SLh : Sản lượng hòa vốn
Theo công thức (3), giá bán = Biến phí đơn vị + Định phí phân bổ Ví dụ: Với tài liệu đã cho ở ví dụ trên:
Giá bán để đạt được mục tiêu hòa vốn là:
g = (263.000.000+ 57.000.000 ) / 500 = 640.000 đ/sp × Định giá bán để thu hồi được chi phí trực tiếp